企业档案管理的信息化建设思考

[摘 要]企业想要获得持续性发展就要提高对自身发展的认识，企业档案是企业发展状况的良好反应，为此，企业应当充分挖掘档案信息价值，充分利用互联网的优势，做好信息管理工作。

[关键词]企业档案；管理；信息化

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0208-01

1、引言

随着社会经济的不断发展，科学技术也在快速发展，现如今已经进入了信息化和大数据时间，现代化信息技术被应用到了各行业和各领域中。我国企业也因为社会经济的发展和信息化技术的冲击开始了改革。企业的管理也应用了信息化技术，传统的档案管理模式逐渐被电子档案所替代，这也是企业顺应市场经济发展的必然趋势。

2、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

2.1 对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

2.2 企业档案管理工作的不足

企业想要在未来求得更好的发展就要对企业档案进行规范化管理，提升档案管理水平，进而为企业的发展决策提供基础和指导。但是目前很多企业在档案管理工作中仍然存在很多不足之处，为此，应当加强分析档案管理工作的不足及原因，进而采取针对性的解决措施。

2.3 来自网络的威胁

互联网的飞速发展，促进了社会的发展和进步，网络也覆盖了社会生活的各个方面。但是由于网络的架构不完善、网络协议不够强大以及人为的原因等，使得网络在使用过程中存在诸多的安全隐患。一方面，一些非人为因素造成的安全隐患，比如计算机硬件受潮、电源断电或漏电、受到其他辐射或者干扰等，会使得电子档案信息安全问题无法得到保障，甚至会造成电子档案的丢失。另一方面，电子档案的开放利用中会出现人为的操作失误而造成安全漏洞，使电子档案管理系统发生瘫痪，电子档案信息受到威胁。而这些漏洞常常会使档案信息发生丢失或者篡改等情况，使得档案信息无法读取或者读取错误，严重影响电子档案开放利用中的信息安全问题。

2.4 信息化建设和安全管理滞后

近年来，在电子档案管理上，我国已经逐渐向信息化建设发展，有关的档案管理机构也已经建立了一定的数据库。然而，这些数据库的管理和规范没有统一标准，而且数据库之间相互独立，没有建立起一定的联系，这就给电子档案信息安全造成了巨大的安全问题。此外，网络安全的管理和发展也是制约电子档案开放利用中信息安全的一大因素，网络安全技术要不断进步，如果只是在出现信息安全问题以后，才进行技术的更新和改良，那信息安全问题就不能得到有效的解决，起不到真正的预防作用。在安全管理方面，电子档案相关管理人员在日常的档案管理工作中，没有意识到信息安全的重要性，缺乏对电子档案开放利用中信息安全的认识，加之对一些工作人员的培训工作做得不到位，使得他们对电子档案信息安全不重视，工作态度缺乏严密性，直接影响电子档案信息安全。

3、档案信息化管理措施

3.1 提高电子档案管理工作者的业务素质

电子档案管理工作者是电子档案安全工作的主体，档案管理工作者的综合素质直接决定了电子档案的安全和管理效果。所以，要重点培养电子档案管理工作者的业务能力，提高其综合业务素质，定期对其进行专门的电子档案管理培训，使其数量掌握电子档案管理技g和实际操作能力，并且提高其电子档案的安全意识。不仅如此，随着现代化信息技术的不断更新，电子档案管理工作者也要适应这种发现，掌握新的信息技术，熟练操作新的设备，不断的提高自身的技术、技能和业务素质，适应电子档案管理的发展。

3.2 加强档案管理工作

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

3.3 加强互联网建设

互联网是一个庞大的系统，因此安全问题尤为重要。加强网络安全建设，包括很多方面，比如数据库的建立、数据的链接等。随着互联网的飞速发展，加强网络安全建设，必须培养互联网人才，利用多种网络安全技术手段，开发相P的网络安全软件和系统，减少对电子档案信息安全的威胁。及时备份数据，避免因硬件损坏造成信息丢失，从而可以补救电子档案信息。在现阶段，电子档案信息安全有着滞后性，而这种滞后性不能得到有效解决，因此电子档案信息安全隐患无处不在，在这样的情况下，建立档案信息备份和恢复具有十分重要的意义。这样能够避免信息丢失，使系统正常运转，保证档案信息的完整性。

3.4 重视信息安全，确保企业档案信息的绝对安全

首先，企业管理者和档案管理人员应当不断更新观念，全面认识企业档案对于企业发展的重要性，充分做好档案管理工作，加强对档案的应用。同时，档案信息是档案价值的重要体现，所以企业应当重视信息安全性和准确性。在互联网时代，很多企业都利用网络技术进行企业档案信息的管理，互联网技术的应用能够有效提升档案管理工作效率，档案的应用价值也有所提升，但是需要注意的是，互联网面对着复杂的环境，网络安全成为威胁企业档案信息的重要因素。为此，企业应当加强建设网络安全保障体系，国家政府部门应当积极制定相应的法律规定，为企业档案信息管理创造良好的条件。企业的管理人员应当完善档案管理制度和责任，由专门的管理人员定期进行档案安全管理隐患的排查，确保每个环节处于安全环境中。

4、结语

随着互联网的飞速发展，信息化时代的到来，在我国的档案管理工作中，信息化和数据化体现得越来越突出，但是电子档案信息安全管理机制不够完善，管理不够规范，加之网络自身存在着一定的不稳定性，使得档案信息安全受到很大的威胁。因此，要加强基础环境建设和互联网建设，对提高电子档案开放利用中的信息安全有着十分重要的意义。

参考文献

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