企业档案实行企业法人负责制探析

摘要：现代企业制度的建立，传统的档案管理模式再也不能维系了。在市场主体多元化的环境下，企业档案实行法人负责制，将为企业档案工作开辟一条新的蹊径。

关键词：企业档案；法人负责制；实践；创新

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)08-0216-02

1　企业档案是企业的重要资源

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，是企业各种活动的伴生物。一般情况下，企业档案不是企业有意识的产物，只是伴随着企业各项活动同时产生的，是企业活动自然留下的痕迹。企业之所以要保存它，是因为其凭证和参考价值，这是由档案的属性所决定的。原始的历史记录性是档案的本质属性，决定档案作为一种记录具有原生、真实，不可再生的特点，使企业档案与企业资产、权益密切相关，成为企业资产、权益的依据和凭证，有时甚至是唯一的，而且企业各个方面的工作都需要档案。从这个意义上可以说，企业档案是企业的一种保障性、基础性资源。同时档案的信息、知识和文化属性使企业档案成为企业的一种信息、智力和文化资源，企业经营、企业文化、企业形象都少不了它。总之，企业档案随着企业的产生而产生，随着企业的发展而丰富，成为企业的一种重要资源，利用好了就是财富。客观全面地认识企业档案与企业的这种关系，是我们理解并实行企业档案法人负责制的前提。

2　企业档案实行企业法人负责制的必然性

所谓“企业档案法人负责制”是指企业法人负责管理所属档案，自觉履行法定涉档义务，维护企业档案的完整、准确、系统与安全，企业法人代表对此负总责。现代企业制度以“产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学”为特征，核心是形成完善的企业法人治理结构。企业档案作为企业一种物质资源和附生品，成为企业法人财产不可分割的一部分，应属企业所有，由企业自主管理，企业对其档案依法享有占有、使用、收益和处分的权利。这一点对于非国有企业很好理解。国家档案局、农业部《乡镇企业档案管理办法》规定：“乡镇企业档案属企业所有，由企业管理。”而对于国有企业，国家档案局等4委局在《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》中规定：“国有企业档案……属国家所有。”从“国有企业档案一国有企业一国家”这一关系可以看出，国家对国有企业档案的所有权是间接的，正是通过国有企业来实现的。所以，“企业档案属企业所有，由企业自主管理”也就是企业法人负责管理自己的档案，不受非法干预，企业档案工作自主发展机制必然形成，这是企业档案工作发展的必然趋势。

企业档案是企业的重要资源，同时也是国家档案资源的重要组成部分。档案可以随着产权走，但并不会随着企业的消亡而消亡。企业法人负责管理所属档案必须遵守国家法规，不得损害公众利益和他人的合法权益，自觉履行企业在档案事务上的法定责任，归根结底是要维护对国家和社会有保存价值的企业档案资源的完整、准确、系统与安全，企业法人代表对此负总责。企业法人(代表)的这种责任或义务，本质上也符合企业本身的利益。因为只有维护了企业档案的完整、准确、系统与安全，企业档案的资源价值才能实现，否则对企业来说，企业档案就是可有可无的。所以，企业法人有义务也有必有建立和完善本身档案工作体系。企业决策层应当将档案工作纳入议事日程，企业法人代表必须承担相应的责任。企业即使破产或解散，也必须依法妥善处置其档案。

企业档案法人负责制是实现企业和国家利益的共同需要，也是按照现代企业制度的内在要求提出的。建立现代企业制度是社会化大生产和市场经济的必然要求，是国有、非国有企业发展的共同方向，企业档案实行企业法人负责制有着普遍而重要的实践意义。

3　企业档案法人负责制度下的企业档案工作体系创新与实践

企业档案管理体制创新与实践。由于企业的改革改制重组，企业的投资主体多元化和经营市场化、国际化，许多企业向集团化发展，企业内部档案关系趋于复杂。某投资股份有限公司从一般的单一生产型企业发展为以项目投资为主的集团公司，原来集中统一的档案管理体制已无法适应，因此公司决策层调整公司档案馆的职能，确定其定位于“服务于总部，指导于分(子)公司”，工作重点放在总部的投资项目、资金管理、经营决策、企业文化等方面；各分(子)公司设档案室，子公司建立自身的档案管理体系。我们认为：集团公司(母公司)包括分公司建立统一的档案管理体系是必要的，子公司虽然为母公司所控制，但他们之间是以资产为纽带的，两者不是领导与被领导的关系；子公司作为独立的企业法人，档案为其所有，有必要建立企业自身的档案管理体系，是否与母公司接轨则是子公司自主自愿视情形而定的；当然母公司在子公司的档案事务上，当其涉及到母公司利益时，享有充分的发言权。因此，子公司与母公司同为企业法人，分别建立自己的档案管理体系。正是实行企业档案法人负责制，各自对所属档案负责的体现。

企业档案工作机制创新与实践。企业档案法人负责制的基本目标是实现企业档案的科学管理，或者说，体现在企业法人对其档案资源的合理配置，使之于企业生产力发挥最大促进作用；企业传统的档案工作机制已明显落后，只有向先进的档案信息工作机制转换，才能适应这一要求。企业档案部门不仅要成为企业的档案资料中心，更要致力于转向成为企业的档案信息中心、档案文化中心――企业档案部门是企业档案信息与知识储备、管理、开发利用的基地，是宣传企业文化、企业形象的一个窗口。株洲市许多企业为建立档案信息工作新机制不懈地努力着，目前主要有三种发展趋向和形式：其一、以建设数字档案馆为方向，着力筹划由传统的企业档案馆转型为适应现代企业需要的全公司的信息中心。其二、档案馆与科技部门实施“集中管理文献，综合开发信息”，真正实现了档案与图书、情报信息一体化管理。其三、档案馆(室)在企业技术中心的框架内，与计算机室等构成企业技术信息的管理中心。无论是何种形式的档案信息工作机制，都必须通过档案信息的全方位多层次开发利用来获得成功。

企业档案宏观监督体制的创新与实践。企业档案法人负责制要求各级档案行政管理部门对企业档案工作进行依法监管。当然这种监管是宏观上的监督指导。对企业档案具体事务要少干预、多服务。依据《中华人民共和国档案法》，档案行政管理部门首先应该对企业档案中于国家和社会有保存价值的档案进行很好的监管。可借鉴一些发达国家的做法如实行企业申报登记制度，要求企业妥善保管，鼓励捐赠或采取代管、寄存、收购、征购等措施以确保档案安全。沿海城市或经济发达地区无论在创新档案管理体制还是在创新服务机制方面，都进行了一些有益的探索；但国家统一的法规和配套的规则有待建立，关键是需在立法上完善保障机制，如规定企业档案实行企业法人负责制，对企业法人的责任作出明确界定并有相应的奖惩措施，否则依法监管只能是“纸上谈兵”。