传统物流管理不足及信息化成效

为充分发挥集团管理优势，有序调配生产资源，黑龙江龙煤集团七台河分公司2008年自主研发了以V.fox为基础的信息化管理软件，内容涵盖井区材料控制、内部银行管理、井区设备管理、大型材料管理、单体支柱管理等方面。二级单位领导和财务负责人对信息化推广工作积极配合，添置电脑近百台，铺设光缆几万米，并在2010年对该管理软件进行了升级，目前公司已有8个煤矿财务管理数据内部传递实现了网络联通和实时监控。通过大力推进信息化管理试点工作，极大地提高了井区核算信息化管理水平与办公自动化水平，规范了各矿业务管理流程，提高了矿内物资流转效率，在管理手段和流程上实现了权责分离，杜绝了物资消耗过程中的“跑冒滴漏”现象，带来了较好的经济效益，初步实现了管理制度化、制度流程化、流程岗位化、岗位信息化的管理模式。

传统管理方式存在的问题

一是业务繁重，准确率不高。传统管理模式在材料核算与管理方面，成本员、材料员和保管员仍使用手工票据往来核算，工作量大、效率低、数据易错，无法及时、精准地提供管理信息。

二是流程过长，管理难度大。由于材料从物管科出库到井区入库要经过井区开票、物管科审批、物管科送票领料等八个环节，中途时间花费长，矿领导和相关部门无法及时准确掌握材料动态信息，难以及时进行成本控制和经营决策。

三是品种过多，监控难度大。矿用材料种类繁多，票据全部采用手工传递、记账、对账、分类和汇总，矿管理部门无法及时掌握材料出入库情况以及周转材料的回收、复用情况，容易造成账实不符，产生流失和浪费现象。

四是责权不分，管理机制差。由于依靠人工操作业务，流转过程中数据全部沉压在基层工作人员手中，对成本员、材料员、保管员等业务人员长期缺乏有效监督，无法做到权责分离。即使发现材料管理中的问题，追踪起来也十分困难，难以划清具体责任，造成管理透明度不强、约束力不大。

五是家底不清，资金损失大。由于管理人员无法实时了解材料、设备的具体占用情况，很多基层单位调用的材料、设备长期闲置，闲置物资无法在矿内调剂，增加了储备资金占用，部分材料设备长期闲置后变质、毁损和淘汰，造成了极大的损失。

六是监控不严，管理效率低。物资管理使用中流程不够清晰、出入库环节漏洞较多，管理者不能够及时对物资进行监管和调控。大量库存物资及相关数据长期分散并沉淀在各个基层单位，对各项物资的监控只能事后分析，无法做到事前和事中控制，往往造成过度投入的现象，管理效率低。

推广信息化工作取得的成效

一是信息掌握更加准确。通过建立井区核算信息化管理平台，矿对井区材料收、发、存等实现了信息化管理，能够对井区材料入库、出库、查询、处理、报表进行实时控制，随时接收和处理井区材料消耗数据，实现了井区材料来有渠道、耗有去向的全程监控，所有数据实现电子比对，杜绝了因手工操作带来的失误，实现了即时跟踪问责。

二是管理效率大幅提高。在管理的重点环节，有机融入了限额控制、内部银行管理、呆滞材料分析等先进管理手段，各级管理人员依照计算机程序设定的权限随时查阅各基层单位的业务数据和材料使用情况，将以往的事后单向考核转变为以业务流程控制为中心的实时控制。提高了井区库存、物管科库存的流动性，对各级库存紧缺物资实现了全矿调拨，有效解决了以往各级仓库积压问题，极大地提高了管理效率。公司各矿储备资金占用较实施信息化管理前平均降低50万元，连续两年杜绝材料变质、淘汰现象。

三是流程控制更加严谨。实行制度流程化控制，通过将管理制度在网络中以信息化的形式表现，在网络中按工作人员岗位设置计划、付料、收料、验收、考核等唯一操作权限，明确相关人员管理责任，日常工作中一旦出现材料投入异常变化，网络系统立即提示各级管理人员查找原因，并通过网络责令相关责任人进行整改，在计划控制、限额领料、定额比对等方面发挥了重要作用，实现了管理责任的追根溯源。同时，实行网络限额、定额控制，杜绝了人为独立操作可能带来的数据不实等现象。信息化效率的提升实现了材料管理动态跟踪，对材料投入现场核实、大型材料核销等方面发挥了重要作用，有效控制了材料消耗。

四是物资管理更加方便。实施财务管理信息化后，矿内各职能部门可以清晰掌握大型材料、机电设备、单体支柱的在用、闲置、待修、修复、报废、丢失等各种状态，对井区已领未耗材料和闲置的大型材料、机电设备、单体支柱进行更好的调剂，使新品投入得到了有效控制。由于增加了呆料分析控制功能，矿领导和各级管理人员可直观地看到各个库存中都有哪些材料长期滞留，占用了多少生产成本，可迅速责令相关人员进行“退库”或“调剂使用”处理。

五是井区核算更加规范。作为财务管理信息化的配套措施，矿财务统一了内部经济核算形式和内容，编制了基层核算管理软件，使成本预算、消耗控制、业绩考核由原来的手工操作变成依托办公自动化软件的微机操作，会计报表和会计资料上报实现网络传输，使井区核算得到了进一步规范。

六是人员操作更加便捷。由于公司井区分散，相互间距离远，网络分布不均衡，若通过局域网铺设光缆进行数据传输，不仅投入大，而且在维护上也存在较大难度。部分单位应用的信息化系统则充分利用了互联网广泛分布的优势，实现数据网上审批传送，减少数据重复录入工作，操作更加便捷。

七是管理手段得到提升。随着信息化管理手段的进一步提升，公司新建煤矿引进材料超市物流管理理念，在原来的信息化基础上新设了数字仓库管理系统。材料超市设在井下，配备了MA煤安标识的RFID电子标签扫描器，为每种材料都配备一个电子标签，并为各级段队发放领料牌。每班库管员再通过数字仓库管理系统将扫描器内的领料记录上传，即可实现整个物资管理系统的闭合管理。

八是有效实现节支降耗。以新兴煤矿为例，全矿16141万元的大型材料全部纳入微机化管理，2011年回收大型材料2548余万元，复用旧品2200万元，回收复用率达86%。通过加强轻轨、电缆、防爆开关等大宗定额材料的管理，年节支429万元。以新建煤矿为例，材料超市的成立，改变了由物资供应部直接到采区的管理模式，增加了财务科和物管科对材料领用源头上的管控。通过取消采区库存，矿物管科 储备 资 金占 用 降到45.5万元，井区储备156万元清理为零库存，月均消耗材料较同期月均减少86万元，35种定额材料同比月均下降23.8万元。新建煤矿实行超市供应后，取消了所有基层仓库，月节省工资5万余元。