ERP系统环境下的油田档案管理

河南油田自从实施ERP项目后，把采购、生产、销售、项目、财务纳入统一的系统当中，完成了包括财务会计、产品销售、设备管理、生产计划等七个功能模块的建设，实现了物流、信息流、资金流“三流”合一。随着ERP系统的成功上线，系统内产生了大量电子文件。河南油田档案管理系统在总部的配合下于2011年9月成功运行，该系统构建了完整的档案资源信息共享服务平台，实现了电子文件在线归档。其中，ERP业务接口已在档案管理系统中建成，确定了ERP系统的归档范围，完成了ERP接口程序的开发和功能测试。两个系统对接后的业务数据、规范标准等一系列问题，给档案部门提出了新的挑战。

1 ERP系统数据状况及归档的必要性

ERP系统产生的数据是动态、实时数据，包括财务、设备、供销、项目、科研等各部门业务数据。这些数据是企业生产经营过程中最重要、利用率最高的档案，定期归档ERP系统已办结了的业务数据，是企业在建设数字档案馆时需考虑的重要问题。

2 ERP系统数据归档可行性分析

2.1 报表归档。各业务部门定制的报表经过筛选，定期自动导入档案服务器。目录数据自动采集与整合，原文格式封装。

2.2 以财务明细账为基础的财务元数据归档。自动采集每笔账的有关字段并整合档案元数据库，作为关联检索与该笔账有关的凭证、报表等。

2.3 以设备主数据为基础的元数据归档。以设备、固定资产主数据为基础采集有关字段，整合成档案元数据库，目的是关联检索该设备的基础资料、设备台账、检修工单、报表等所有文档。

2.4 以物料主数据为基础的元数据归档。以产品、原料等物料为基础整合成档案元数据库，目的是关联检索物料的性质、订单、供销、报表等所有文档。

2.5 以项目主数据为基础的元数据归档。以项目为基础整合成档案元数据库，目的是关联检索该项目有关的合同、项目预算、工单、报表等所有文档。

2.6 ERP统计数据库归档。采集ERP中投放产出、成本、利润、供销、库存等所有统计数据，连续保存到档案数据库，目的是为物料平衡、计划规划等模块提供基础数据。

3 ERP系统对油田企业档案管理工作带来的影响

3.1 ERP系统的实施给企业档案管理工作带来了新的发展空间。实施ERP系统后，油田企业可以进一步完善档案管理模式，应用网络技术，将其纳入企业ERP系统，建立档案管理模块，采集ERP系统中的各项数据。一方面，可以加强对文件、数据等管理，使文件、数据等自形成之日起即导入档案管理系统，真正实现文档一体化管理；另一方面，可以实现信息的集中管理、快速传递和有效利用，更方便、更快速地为企业各部门和人员提供信息资源服务。

3.2 目前企业档案工作面临的问题和挑战

3.2.1 信息载体和信息内容多元化问题。传统的企业管理模式下，油田企业档案以纸质档案为主要载体。实施ERP系统后，档案部门要面临着如何接口和管理这些文档的问题。

3.2.2 信息基础技术标准问题。现阶段，油田企业仍处于传统经验管理模式中，ERP系统中信息基础数据技术标准体系尚未完善，基础数据的自动采集、录入标准有待规范，影响着油田企业档案信息化发展。

4 ERP系统环境下企业档案管理工作的对策

4.1 抓住试点机遇，全面推进企业档案信息化建设。

河南油田要抓住总部信息化建设试点这个机遇，把档案信息化纳入ERP管理系统之中，使档案信息化与企业化同步发展。

4.2 健全制度，规范企业档案管理工作。档案部门要建立有效的规章制度，全方位参与油田企业信息化建设，使档案工作与勘探、施工、管理等工作流程相衔接，加强各种载体文件材料运行的监控与管理。

4.3 完善标准，实现企业档案信息集成和共享。实行标准化是档案信息化健康发展的重要保证，是实行ERP管理系统的必然要求。要建立统一的信息采集、存储等标准，维护数据的一致性、安全性和唯一性。

4.4 重视安全，确保企业档案工作高效运行。档案部门对上网企业档案信息进行分析，分清开放性档案信息和非开放性档案信息。对非开放性档案信息可以利用ERP系统的权限管理方案，对档案信息实行分级管理，在油田内部网络上以数据库形式提供利用及做出权限限制。同时，必须建立统一的档案信息安全管理制度，使档案工作有章可循，有序发展。

（作者单位：河南石油勘探局档案馆 来稿日期：2012-04-12）