ERP系统建设项目档案管理研究

摘要：

本文主要通过对ERP系统建设项目档案管理在大型企业中的一般性和特殊性分析，有针对性的制定相应档案管理对策，保障项目档案管理目标实现。

关键词：

档案管理 ERP 一般性 特殊性

一、ERP项目档案管理的一般性分析

一般而言，ERP项目的实施主要分为初次调研阶段、系统培训、制定蓝图、确定编码规则、主数据收集、流程测试、期初数据导入、上线支持八个阶段，一般性的档案管理，就是将这八个方面产生的资料进行收集、整理、归档。这样的档案管理不能深层次的体现ERP项目的档案精髓。

二、ERP项目档案管理的特殊性分析

文档随着ERP的实施而逐渐完善，同时也反映了整个ERP实施过程。文档管理是项目管理的核心。虽然ERP项目具有大多数信息化项目档案管理的一般性，但同时也具有很多它的特殊性，这也给ERP项目的档案管理提出更高的要求。这些特殊性主要体现在：(1)需要比一般项目开展更多更细致的前期研究工作和配套准备工作，这些工作将形成比其它类项目更多的档案资料，并具有较高的档案价值。如果忽视对这部分资料的归档，将失去较多的档案件。(2)ERP项目开工前要举行正式的项目开工大会，要求参加人员的层级高、规模大，会议准备的文献要求程度高，这些纲领性文件资料，是很宝贵的档案源，需要及时预归档案处理。(3)与其它大部分的信息化项目不同，ERP项目建设中需要设计成套的蓝图资料，这些都是后期技术开发、人员培训、系统应用管理的主要依据，是极为重要的档案源，必须高度重视其归档管理。(4)ERP系统内部的整体业务架构、模块创建、块间逻辑关系、系统实现方式等极为复杂，在业务模型向技术实现转化、系统成型过程中的各类测试和改进优化等，都将产生很多相应的特殊资料（如多版本），也是重要的档案源需要加强管理。(5)ERP系统上线前的数据整理和主数据界定等都是难度大、涉及部门和单位多的事项，还涉及采集标准问题、数据规划问题、数据多元审核问题等等，产生的档案资料完整性、准确性比其它系统要求高且复杂，需要高度重视其资料的归档管理。(6)ERP系统的应用管理环境宽广和层级多，各项业务都的本质都是与人、财、物等企业核心管理要素打交道，控管要求在所有系统中层级最高，标准最严格。系统的技术功能需要与企业的内控体系密切融合，增加了系统实现的难度和增加了许多特殊的档案资料，需要纳入归档范围。(7)ERP系统上线的准备工作复杂且工作量巨大，其中人员培训工作，涉及岗位构成复杂、数量大、培训材料与手册构成多样、培训教件多样、考核标准多样等特殊性，产生大量相关资料，有长期的档案价值，需要完整的归档处理。(8)ERP系统上线、双轨向单轨切换的多层级申请与审批资料的归档。(9)ERP系统上线后的双轨运行评估资料、单轨切换有关资料归档，ERP系统上线后成功运行的标志物归档。(10)ERP系统上线应用的运行与维护期产生的相关资料的归档。(11)ERP系统全部安全管理的资料归档。(12)其它有特殊性的具有档案价值的资料归档。

三、ERP项目中解决档案的一般性与特殊性管理的主要对策

(1)提前学习研究和掌握项目运行规律，结合项目的一般性和特殊性，制定ERP项目档案管理细则并认真执行。(2)ERP项目中的特殊性所涉及的业务性和技术性都很突出，档案源点的庙宇和档案物的跟踪管理，需要项目领导者在人员匹配、档案管理指导和监督管理方面多下功夫。(3)ERP项目产生的档案资料，要随项目进程伴随性预归和相应档案化处理，不能全部留在项目尾期收归。在正式归档前的阶段，要确保档案物的齐全。(4)ERP项目的档案管理的首要条件，要确保项目档案管理人员的稳定性和专业化能力培养。项目的档案工作主管领导为项目档案管理创建必要的工作条件。(5)对于项目档案管理遇到的新情况新问题，项目领导应及时组织解决。

四、结束语

总之，ERP项目档案管理的一般性和特殊性研究应该在项目管理实践中试用和总结完善，形成有推广应用价值的管理体系，提升项目档案质量。

作者：吕微 单位：吉林油田公司信息中心

参考文献

[1]周室屏.企业资源计划实施与应用[M].兵器工业出版社,2001.

[2]周玉清,刘伯莹,杨宝刚,王新玲.ERP原理与应用[M].机械工业出版社,2002.