浅议档案信息化建设

1 档案信息化建设现状

档案管理标准化程度低，档案工作者的观念转变不够。电子文件的产生、传输、存储和再现始终与其产生的设备有强烈的依赖性，许多单位未能处理好纸质档案与电子档案两者间关系，阻碍档案信息化建设的进程。另外，对档案信息化建设的财力支持明显不足，经费问题成为制约档案管理信息化的又一因素。

2 档案管理工作的创新需要档案工作信息化

2.1 通过档案信息化，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，大大提高档案检索的效率。

2.2 通过档案信息化建设和计算机的管理，对档案信息资源加以分类，提取、分析、加工，并进行共享，从而准确、及时、实用地满足社会各界需求。

2.3 只有实现档案信息化，才能为社会提供全方位、内容新、质量高的档案信息产品。

3 档案资源信息化建设的途径

3.1 档案信息资源建设。档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，一般情况下，应优先建立对传统文书档案的管理系统。对传统档案信息资源进行数字化转换，分为三种：目录数据的管理与检索；全文数据的管理与检索；多媒体数据的管理与检索。

在配备计算机软、硬件和网络设备时，应选择先进、成熟、适用的技术，管理软件除了能够完成业务管理、事务管理、档案利用服务工作外，还应努力与信息数据系统相融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。

通过信息技术的运用，可以实现档案信息的海量存储，并通过计算机查阅功能，解决档案的自然老化与人为的损害等问题。通过信息技术的运用，可以实现档案信息远距离、无障碍传递和交流，从而达到档案信息资源的互通和共享。

3.2 积极开展探索电子档案的管理。对电子档案的归档与收集，档案馆要尽早抓，早抓早主动。应及早在馆里建立电子文件中心，将电子文件中心建设纳入政府信息化建设的总体布局，进而取得对电子文件中心建设的政策支持、资金支持、人才支持，促进电子文件中心建设与本地信息化建设的同步发展。建立科学、严密的电子文件安全管理机制，既要重视网络安全隐患的预防，又要考虑脱机载体的物理安全，既要在信息技术上进行安全防范，又要在管理上制定严密的规章制度。明确管理措施，要求档案人员一丝不苟、精益求精，做好电子文件的保真、保密、保存工作。

3.3 做好档案信息的编研工作。端正指导思想，树立为广大群众服务，为本地区、本系统服务开展编研工作的正确思想。应以“紧抓大事要事，适应大众需求”为原则，做好编研材料的选题工作；选题应紧贴广大利用者，趋向大众化、平民化，同时，还要注重多元化，形成个性特色。要广开征集渠道，拓宽思路，建立特色档案，如名人档案、家族档案、口述档案等，并在此基础上编写出相关的多媒体档案专题材料，以展示风土人情、历史变迁、建设成果或当地某一历史事件的真相。给社会利用者提供更加系统、完整、精练的档案材料。档案编研资料是档案馆为档案利用者提供的有效方式，为发展经济、文化提供超前服务。

根据需要编写检索工具。在大力开发档案信息资源工作中，改变目前主要依靠“一本账”（全引目录）查阅档案的局面，根据需要编制分类目录、专题目录、人名目录、文号目录等各种检索工具，逐步健全完善检索系统；对重要档案开展著录工作，计算机多种途径检索档案信息，逐步实现档案管理现代化，做好超前服务和主动提供利用，及时地、有针对地提供给档案用户，产生相应的经济效益和社会效益。

3.4 坚持“两为”服务的需求导向。为领导和机关提供档案信息服务，是档案服务工作的优良传统；为社会、公众提供公共服务是发展的必然。坚持服务宗旨，在服务方式上，从被动服务转变为主动服务；在服务对象上，从为机关、政府转变为为全社会、全方位服务；服务手段上，从人工检索转变为利用计算机统计和检索；在服务观念上，从重保密、重保管、轻开发、轻效益转变为加大档案信息资源服务社会宣传力度，让社会广泛利用，充分发挥经济与社会效益。

3.5 档案信息化建设要提高档案工作人员的自身素质。档案工作者必须有较强的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。要有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案知识，还要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、网络技术、缩微摄影技术等。

（作者单位：驻马店市房地产监理所 来稿日期：2012-04-11）