试述信息化环境下的档案管理工作

摘 要：当前，我国的计算机技术在不断的发展和提升，同时信息化水平也在这一过程中得到了十分显著的提升，以往的档案管理方式已经无法顺应当今的时展需求，同时，在档案管理工作中，电子档案的数量越来越多，因此信息化高度发展的情况下，如何做好档案管理工作也就成为了人们关注的焦点。

关键词：信息化；电子档案；档案管理

1 引言

当前我国的信息化发展水平越来越高，而档案管理工作的方式也在这种情况下产生了非常大的转变，在档案管理工作中不仅仅只是将档案的功能当做是重点的因素，同时还要使用后先进的技术和相关的网络资源对其进行全面Dev处理，这样也就在很大程度上使得档案自身的综合管理能力得到了非常显著的改善，档案管理人员在实际的工作中必须要重视创新能力的培养，提升档案管理的质量和水平。

2 现阶段档案管理工作中存在的问题

首先是现在还有很多档案依然是以纸质的形式存在，还没有实现数字化，其次是各个部门之间的沟通不畅，数据不能交换和共享，所以在这一过程中也容易形成信息孤岛现象，没有办法形成一个相对相对完整和科学的信息资源数据库，再次就档案管理水平不完全相同，使用的管理软件也并不是十分相同，重复建设的现象比较普遍，所以在这样的情况下也使得其管理水平无法得到显著的提升，软件自身的功能也还存在着十分显著的不足，其可靠性和安全性都无法保证，最后一点是软件系统在运行的过程中灵活性方面无法满足其运行的需要。

此外，档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案工作信息化。

3 档案信息化管理的意义

3.1 信息化档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量人财物力才能更好地保管，而且不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档。检索查找的困难，降低了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量人力物力档案管理工作电子化后，可把按“卷”立卷归档改为按'。件“整理归档，大大提高档案管理的工作效率。

3.2 信息化档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，信息化档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量电子档案的特点是实现资料的信息化，大量原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这将使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥应有的社会效益和经济效益。

3.3 信息化档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像。视频等资料，而传统档案模式已经无法满足这一需求电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成了满足使用者多样化需求的主要解决方案档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有密切联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都将发生变化，表现出一定的动态性，而加强电子档案管理，有利于满足这一多样化需求。

4 在信息化条件下如何进行档案管理工作

4.1 转变工作方法，将信息管理转变为信息管理

在传统的档案管理工作当中，档案一般都是以纸质或者是照片录音等形式存在，在工作的过程中一般也是按照手工的方式对其进行收集和整理，但是这需要完成大量的工作，在这一过程中还会出现一些困境。由于存储量相对较大，所以档案部门在实际的工作中已经不能很好的对其进行全面的处理，所以很多档案信息资源在这一过程中出现了非常明显的浪费现象。而当前计算机信息技术的不断发展使得档案信息化成为了可能。

当前的档案管理工作中，一定要采取有效的措施，不断的适应现代化发展的需求，这样也就使得实体档案管理能够更加平稳的转换到信息资源的管理。在实际的工作中，一般是以信息为主要的对象进行管理，同时还要完成数字化但你敢的加工，使信息更加的全面和细致，在对档案信息进行处理之后，档案信息资源就可以根据实际的需要进行重复性的使用，只有对其进行信息化和数字化管理，才能更好的体现出其自身的价值和优势，它也成为了社会发展过程中一个重要的推动力。

4.2 建立有效的信息系统，合理使用电子档案

要更好的实现档案信息化管理，就一定要建立一个适应其发展需要的信息系统，所以，单管部门在日常的工作中必须要从以下几个方面入手：首先是对计算机技术网络条件下的档案管理流程和手段进行适当的调整和改进，这样其才能更好的顺应当前的时展需求。其次是按照文件处理的流程对信息化系统进行功能设计，使其可以充分的发挥自身的积极作用。最后一点就是在信息系统建设的过程中要不断的改进和完善内部控制制度，提高档案信息的安全性和可靠性。

在应用电子档案的时候，首先必须要对电子档案自身的安全性予以高度的重视，这是因为计算机网络技术在实施的过程中得到了非常迅猛的发展，电子档案所涉及到的范围也在不断的拓展，电子档案的数量呈现出明显的上升趋势，但是在这一过程中也出现了一些问题，最为明显的就是计算机病毒和黑客的侵扰，所以必须要保证电子档案的安全。其次是电子档案自身的真实性需要确认和控制。在档案工作中，因为电子档案在生成的过程中没有一个相对比较统一和完善的系统，所以很多档案的元数据无法归档，对于对应的纸质档案也没有给出一个统一性的处理方法，电子档案可以更改，且不留痕迹，所以在这一过程中也会产生篡改档案信息的问题，这样一来也就影响到了档案信息的真实性。

结束语

现代社会已经跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用是一项极其重要而复杂的工作、为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应规律，加强科学管理，确保电子档案安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献

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