学校档案信息社会共享的实现

学校档案信息实现社会共享(以下简称档案共享)是指学校档案信息通过互联网，以简便的方式向社会公众开放，需要查阅学校档案信息的单位或个人，能够就地、自主、快速、方便地查到所需要的信息进行阅读或复制。

一、档案共享的功能

学校档案信息实现社会共享是由建立档案的目的所决定的。《中华人民共和国档案法》第13条明确要求“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用”。

档案共享具有以下功能：

1．服务功能：档案共享最根本的功能就是可以满足社会公众随时随地调用学校档案的需求。实现档案共享后，人们可以就地、自主、快速、方便地获得档案信息，使社会公众对档案信息的利用摆脱了时间和空间的约束，提高办事效率。实现档案共享后，学校档案室由“等人上门”的被动服务变为“送信息上门”的主动服务，这种转变体现出档案事业对社会的创新服务，拓展了档案工作的服务领域，提高了档案的利用率，使档案资料更好地为社会服务。

2．宣传功能：学校档案信息中有不少具有宣传作用，如学校概况、年鉴、校容校貌图片等等。查阅人在获得这些资料的同时也宣传了学校，扩大了学校的社会影响，提高了学校的知名度，体现出档案共享的宣传功能。我们在利用档案共享的宣传功能时，要牢记档案不是“广告”，档案是历史的写照，向社会开放的必须是真实、完整的档案资料。

3．沟通功能：通过档案共享，社会公众可以随时了解学校动态信息，学生家长可以及时掌握子女在校成绩、表现和动向。校方通过档案网日志文件，可以了解社会公众关心的焦点问题，通过反馈信息了解学生家长的意见要求。这样，档案共享成了沟通社会与学校的桥梁，有效地促进双方互相了解、理解与支持。

4．促进功能：档案上网首先对学校档案工作产生了压力，提高档案开放力度，首先要提高档案管理水平，对档案实行规范化、现代化管理。其次，档案上网后，学校的各项工作计划、总结、活动记录等等都要接受社会公众的审阅，这会对学校及各职能部门产生压力。一旦把这种压力变成动力，不仅可以有效地促进学校档案室的建设，更能进一步促进学校整体管理水平的提高。

二、实施档案共享的原则

1．人本主义原则：学校档案是一种资源，享用这种资源是社会公众的权利，实施档案共享时应该处处以人为本，从各方面考虑满足档案查阅人的需要。在指导思想上，要由为少数人服务转变为面向普通大众服务，要由等人上门索取转变为主动送信息上门。档案网页页面应该清晰、简明，一目了然，查阅使用方法应该简便易行。档案网页要设置留言板，以便查阅人留下自己的意见要求。对留下的意见要求，档案管理员应该及时处理，必要时向学校有关领导报告并向留言人反馈处理意见。

2．效能原则：效能原则是指档案网站要努力提高使用效率，为查阅人提供有效服务。学校上网的档案信息应该是点击频率高的内容，对一些很少有人查阅的内容，可以只有条目标题，具体内容保留纸质文件查阅方式。另外，查阅检索方式应该多样化――可以通过分类大纲查阅，通过内容要点查阅等等，特别需要具有强大的模糊查阅功能支持，只要输入关键字段，就可以查到有关条目、内容。

遵循人本主义原则和效能原则，我们应该充分了解主要是谁在关心学校档案的什么内容，以便首先满足这些群体的需要。下面列表分析。

其中本校师生、在校学生家长、初三学生及家长、档案同行是最主要的用户群体，实施档案共享时首先要设法满足这些群体的需求。

3．保密原则：保密原则是档案管理的基本原则，《中华人民共和国档案法》第14条规定“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”，在实施档案共享时必须贯彻执行。学校档案需要保密的内容不是很多，不能上网公开的内容，主要有领导笔记、会议记录、文件讨论稿等等，学校会计档案也不上网公开。

保密具有相对性，例如学生家长可以查阅自己子女的学习情况，但不宜将所有学生成绩向社会开放。所以档案上网共享必须设置分级查阅功能，有密级要求的必须凭密码查阅，确保档案保密要求。

4．安全原则：学校档案上网以后，不可避免地会出现设计程序、档案信息被误操作或恶意修改的现象。为了保证档案网站安全，必须重视做好安全防范工作，对重要程序、内容需要采取双机备份、光盘备份等方法，以备修复使用。档案网络要设置身份认证、访问控制、密钥等安全保密技术措施，要设置功能强大的防火墙，有效维护系统信息的安全。档案网最好单独配置服务器，与学校对内的校园网分隔设置。

三、实施档案

共享的注意事项

1．档案共享的平台建设：学校档案数字化、网络化，实现档案共享，需要一定的软件支持。对学校来说，这个软件尽可能自己组织力量编写开发。自己编写开发档案专用软件的好处是有利于体现学校特色，可以节约开发费用。自己编写的软件，使用起来也更加得心应手，发现问题还可以及时修改、补充。学校拥有计算机专业教师，这是学校自己开发档案专用软件的一个有利条件。

2．一次规划、分步实施：实现档案共享是一项系统工程，涉及面比较广，具体工作量又很大，不是在一个短时间内就可以完成的。采用一次规划、分步实施的方法，可以缩短准备时间，提前实现档案共享。

一次规划是指对档案共享作总体上的设计，搭好整体骨架，在此基础上，再订出分阶段计划。这样做可以使档案共享这一系统工程有序开展，具体工作忙而不乱，防止返工浪费。

分步实施是指共享不断完善，内容逐步充实。 档案共享在范围上首先做到在校园网上共享，这是一个档案社会共享的试运行阶段，便于及时发现问题，不断积累经验，不断整改完善，等到档案网站基本成熟以后，再推广到全社会共享。档案信息可以先输入条目，详细内容分阶段逐步充实。

3．强调归档时效：原来以纸质档案材料为主时，档案材料归档“以卷组档”注重阶段性。现在档案上网，实现社会共享，档案信息强调时效性。如反映学校动态信息，用于沟通学校与家长的信息等等，都应该在第一时间归档整理后及时上网。为此，档案管理员的工作理念、工作流程都要作相应的调整，以适应档案共享的需要。

总之，学校档案信息实现社会共享是学校档案事业现代化建设的一件大事，可以使学校档案更好地为社会主义现代化建设服务。只要我们思想上重视，充分调动各方面的力量，就一定能实现学校档案信息的社会共享，使学校档案事业建设展现出一个崭新的面貌。

参考文献：

1．《档案管理学》邓绍兴、陈智为主编 首都师范大学出版社出版

2．《电子文件归档与管理规范》 浙江档案网(WWW.zjda．gov．cn)

3．《谈谈信息化时代的档案管理》张攀、胡蕴灿著“待问九天”网站

(作者单位：浙江省杭州市萧山区第一中等职业学校311203)