内部控制在实践中的应用探讨

[摘 要] 内部控制制度的制定不可能一步到位,还需要在实践中不断地进行改进和完善。只有这样,才能真正确保企业内部控制对企业管理起到有效控制的作用,尽可能避免企业业务流程中的错误和舞弊,切实有效地提高企业的市场竞争力。

[关键词] 内部控制 作用 监督 完善

一、引言

企业的内部控制制度,是为适应现代生产经营和管理的需要而产生和存在的,是现代企业内部管理制度的重要组成之一。在社会化大生产中,内部控制作为企业经营和管理活动的自我调节、自我约束的内在机制,处于企业中枢神经系统的重要位置。

企业的内部控制从性质上来说可以归结为两大部分,一是内部控制是企业经营和管理的重要组成部分,二是内部控制是由企业内部制定和实施的控制企业的经营和管理活动的行为。在内容上,企业内部控制制度可以分为内部管理控制制度与内部会计控制制度等两大部分。内部管理控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制;如企业单位的内部人事管理制度、技术管理制度等。内部会计控制制度是指那些直接影响会计业务、会计记录和会计报表的可靠性的内部控制。

健全有效的内部控制,不仅能够确保企业会计信息的准确可靠,财务收支的有效合法和财产物资的安全完整,还能保证企业经营和管理活动的效率、效益以及国家法律法规的贯彻执行。但是当前我国企业的内部控制存在着不少问题,需要在实践应用中进行改革探讨。

二、内部控制对企业经营和管理的作用分析

内部控制的成功与否已成为现代企业兴衰成败的关键。对企业经营和管理的作用主要体现以下几个方面:

(一)保证企业的合法经营

必须在国家的方针政策和法律、法规内合法经营是企业生存和发展的先决条件。企业的各项生产经营和管理以及与此相关的各项规章制度,必须在国家政策法规的基础上实施。内部控制在对企业的各种管理部门、经营环节进行有效的监督和控制的过程中,可以对国家的政策法规在企业内部的实施细节进行落实。内部控制还可以经过对企业各项经营和管理活动的监督、检查来揭示经营决策和规章制度的具体执行情况,及时制止和纠正偏离国家政策和法规的行为,保证企业的合法经营。

(二)及时为企业提供真实、可靠的财务信息

企业的管理者、投资人、债权人等相关决策高层在做出正确的经济决策之前,必须掌握和了解企业真实和可靠的财务信息。采用职务分离、岗位轮换、内部审计等方法,内部控制通过对企业财务信息的采集、归类、记录和汇总过程进行全面的监控,及时发现和纠正各种财务中存在的问题,切实保证财务信息能够真实完整的反映企业生产和经营活动的实际情况。

(三)有效防范和降低企业风险

对经营过程中可能出现的各类风险进行有效和全面的防范和控制是企业实现生存和发展目标的重要保证。在现代竞争的社会中,每一个企业都面临着成功的挑战和失败的风险,对风险的管理是现代企业的主旋律之一。风险影响着每个企业生存和发展的能力,也影响其在产业中的竞争力及在市场上的声誉和形象。内部控制可以帮助企业建立有效的风险管理系统,通过识别并采取相应行动来管理对经营、财务报告、符合性目标有影响的内部或外部风险,包括风险识别和风险分析等具体工作,使得企业能提前加强对薄弱环节的控制,有效避免或降低各种风险对企业可能造成的不利影响。

(四)维护企业财产和资源的安全完整

企业财产和资源的安全是确保企业生存安全的基础。通过采用限制接近、定期盘点、记录保护、财产保险等方法和手段,内部控制可以对企业财产物资的采购、计量、验收、仓储等各个环节进行科学有效的监督和控制,提高效率和减少浪费,降低企业生产成本,确保企业财产物资的安全完整。

(五)提高企业的经营效率

企业为了达到经营目标,就必须让各部门全面配合使整体作用得以发挥。内部控制可以利用会计、统计、业务、审计等各部门的制度、规划及有关报告,将企业的生产、营销、物资、财务、人事等各部门及其工作结合在一起,使各部门之间形成协调统一、相互制约和监督的关系,保证企业经营目标的顺利实现。内部控制还可以通过对企业的各项经营管理活动进行严密的监督与公平合理的考核来激发员工的工作热情及潜能,调动企业员工的工作积极性和提高企业员工的工作效率,有利于提高企业的整体效率与效益。

三、企业内部控制存在的问题探讨

我国企业的内部控制处于发展过程中,虽有所进步,但存在以下问题:

(一)认识不足导致企业内部控制制度弱化

内部控制建立在成本与效益原则的基础上。内部控制并不是要消除任何的可能性,而是要创造一种为防范而投入的成本与的累计数额之比呈合理状态的机制。因此,没有不花钱的内部控制,也不存在完美无缺的内部控制。

因为建立控制制度需要耗费人力、物力,而这种人力、物力的耗费所能带来的经济效益又难于确定, 所以有些企业领导对建立企业内部控制缺乏积极性和主动性;还有一些企业领导把对成本的控制或对企业内部资产安全性进行的控制等个别方面的控制当成企业内部控制;有的企业领导,则干脆对内部控制完全没有认识,认为那一堆堆的手册、文件、制度等实属繁琐多余之物。由于企业领导者对内部控制重视不够,也从思想上导致了企业财会人员及企业员工对企业内部控制制度的认识不足,有意或无意地导致了企业内部控制制度的弱化。

(二)董事会组成结构不规范

不少企业的董事会在表现上还存在许多误区,真正的法人治理结构并未建立。董事会的监控作用严重弱化,“董事”不“懂事”,经常只有一个“虚职”,且缺少必要的常设机构。

国有企业改制以后建立了法人治理结构,但很多企业的董事长和总经理由一人担任,董事会成员也大多由企业的高级管理人员担任,难以发挥对企业的客观和全面的监督作用。同时很多企业的董事担任监事,监事会成员的薪水和职位的升迁也大都由总经理或董事长决定,使得监事会也基本形同虚设,不能有效发挥其对企业的监督职能。这些都从主客观上对企业内部控制造成人为的不利影响。

(三)内部控制机制不完善

企业在内部控制中必须制定控制的政策及程序,并予以执行,以帮助管理阶层保证“为保证其控制目标的实现,其用以辨认并用以处理风险所必须采取的行动业已有效物实”。

企业经营的目的在于实现其整体目标,一个企业的组织结构则在于提供规划、执行、控制和监督活动的框架。企业组织结构建设的好坏直接影响到企业的经营成果及控制效果。构建组织结构的一个重要方面,在于界定关键区域的权、责以及建立适当的沟通管道。但是,组织结构只是给企业的经营运作与控制提供了一个合理的框架,真正进行这些工作的主要还是企业员工。因此,企业组织设立的一项重要任务就是权责分派。权责分派包括指派进行营运活动的权与责以及建立沟通管道和设立授权方式等。

为了进行内部控制,企业制定了各种管理措施和处理程序,包括授权、职责划分、恰当凭证的运用、有效的安全措施、相对独立的检查和考核等。但在组织机构控制、授权批准控制、预算控制、风险控制、报告制度控制等许多重要环节上,离真正形成相互分离、相互联系、相互制约、相互监督的内部控制机制还有不同程度的距离。在企业内部控制活动中突出的一个薄弱环节就是考核奖惩机制不够健全和有效,使得在一些重大投资、资产处置等决策处理过程中难免存在主观随意性,一定程度上影响了企业的健康发展。

(四)管理层次过多导致职责不清

合理的职权划分和责任分配是确保内部控制制度有效实施的基本保证。建立健全企业内部控制制度,监督控制政策和程序得到持续有效的执行是董事会及经理层应当承揽的责任,同时,按照不相容职务相分离的原则建立合理精简的组织机构,科学的划分企业内部各部门的职责权限,明确各部门的权利和义务。

一个良好的管理系统应能确保企业中的每个人都清楚地知道其所承担的特定职责。在企业系统内部,从集团总公司到最基层的单位,有的多达五六个层次,这样谁都可以管,谁都又可以不管,出了问题以后无法追究责任。由于管理层次过多容易造成企业内部控制的失控,使企业的投资资金难以控制到位,给企业资产造成损失。

(五)企业内部控制运行缺乏相应的监督

整个内部控制的过程必须施以恰当的监督,通过监督活动在必要时对其加以修正。内部控制仅靠制度本身还不能发挥其管理效能, 企业内部控制的实施需要在运行过程中适时加以审计和评价,才能真正提高企业内部控制的效能,保证内部控制的有效性。而在不少企业中虽有各种内部控制制度和办法,但却没有严格的监督机制来保障实施,导致内部控制制度形同虚设;有些企业侧重于事后监督,如对属于事中控制范畴的核算程序没有及时进行;还有一些企业对内部控制运行的监督往往被一般性工作差错的查纠所取代,缺乏对内部控制运行情况的深入考核,也没有设置相应的考核评价指标,使得内部控制措施难以真正落到实处。

四、内部控制应用的实践对策探讨

针对内部控制的重要性和实施中存在的问题,不断发展和完善我国企业内部控制制度对企业的生存发展和员工收入具有重要的意义。总的来说,要建立、修正和维护一个企业的内部控制可以对以下三个方面进行重点考虑:

(一)建立一个良好的内部控制环境

加强和完善企业内部控制,首先应注意企业内部控制环境的建设。控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素。它是一种氛围,塑造企业文化,影响企业员工的控制意识,影响企业内部各成员实施控制的自觉性,决定其他控制要素能否发挥作用,是内部控制其他要素作用的基础。控制环境直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业经营目标及整体战略目标的实现。

1.高层管理者必须树立现代企业管理观念。如果高层管理者不愿为实现预算、利润和其他财务及经营目标对管理加以高度重视,不愿设立内部控制制度或不能遵守建立的内部控制制度, 将会对控制环境造成很不利的影响。

2. 组织机构的设立必须合理,相关的管理职能和工作关系必须明确,每个组织和机构的责任权限必须落实到位。企业内部的组织与管理机构主要包括股东会(或股东代表大会)、董事会、监事会和管理队伍。

3.重视审计作用的充分发挥。约80%的管理信息来源于会计资料, 会计资料的真实程度决定了管理信息的可靠程度。在企业各个层级的人员中,就内部控制而言,内部审计人员具有极其重要而又特殊的地位。内部审计既是企业内部控制的一个部分,也是监督内部控制其他环节的主要力量。因此,可以在有重大决策权限的机构如董事会内设置一个审计委员会,对会计报表等进行监督,协助决策机构(董事会)与公司外部及内部审计人员进行直接沟通。审计委员会的建立有利于企业保持良好的内部控制,内部审计在促成建立好的内部控制环境的同时也可以为内部控制制度的不断改进提供建设性意见。

4. 要明确各职能部门的授权,因事设人、权利明确、责任到位,做到责任与权利对等。如果企业管理高层明确建立了授权和责任与权利的分配方法,就可以大大增强各部门的内部控制意识。

5.要建立确保执行企业政策和程序的人员具有胜任能力与正直品行的人事政策。制度化做好企业各部门负责人员的选拔任用、后续教育工作;制定并执行好按员工业绩进行考核并给予适当的待遇及晋升等的相关政策。

6. 充分应用好企业的各种管理控制方法。如计划控制、目标控制、预算控制、定额控制、进度控制、规章制度控制等常用的管理控制方法。

(二)建立一个有效的会计系统

做好会计控制是内部控制实施的关键,企业内部必须建立一个有效的会计系统。在国家会计准则指导下, 企业自行设计会计制度渐步成为了国家对企业会计的管理体制,会计系统的建立也就是企业会计制度的设计。会计制度的设计包括了会计账户、账簿、会计报表等内容的编制说明,另外还包括了对发生在企业各部门间各种经营管理活动中会计处理程序的具体规定,在内部控制中抽象性、要素性的方法和程序具体化为企业会计制度中可操作的方法和程序。

(三)建立内部控制监督机构并加强内部控制队伍建设

内部控制监督机构对每个岗位、每个部门和各项业务实施全面监督检查和及时反馈情况的制度,与行政管理进行交叉控制,有效加强内部监控。内部控制必须被进行监督,监督是一种随着时间的推移而评估企业内部控制制度执行质量的过程,只有实施切实可靠的监督,才能及时发现和解决内部控制过程中可能出现的问题,才能保证企业内部控制的有效实施。

五、结语

总之,内部控制作为企业自我调节和自行制约的内在机制,处于企业中枢神经系统的重要位置。针对我国企业内部控制的现状及局限性,要想不断有效地完善内部控制制度和实施内部控制,不仅需要国家相关法规的配套和不断完善,更需要各企业结合自身的特点,设计一套适合自己的包括监督、激励和评价为一体的内部控制体系,并在实践应用中确保该体系的有效实施。另外,内部控制制度的制定不可能一步到位,还需要在实践中不断地进行改进和完善。只有这样,才能真正确保企业内部控制对企业管理起到有效控制的作用,尽可能避免企业业务流程中的错误和舞弊,切实有效地提高企业的市场竞争力。

参考文献:

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