数字档案馆建设

一般认为，数字校园是在信息化环境下，以现代教育思想和教育技术为指导，采用多媒体技术、计算机网络技术和信息通信技术等手段，以构建信息化学习生态环境为核心，创建满足信息社会发展要求的高等学校办学新模式的系统工程。其基本内容为实现学校教学、科研、管理和校园文化生活的数字化，而目标则为培养适应信息社会发展的创新型人才。对于“数字校园”的定义，以下3点必须明确：(1)数字校园是新型的大学模式，是校园信息化建设的高级阶段，它是在传统校园的基础上，利用先进的技术和手段，使现实校园在时间上和空间上延伸。(2)数字校园指导思想是人文的，手段是具体的。数字校园是以现代教育思想和教育技术为指导的，不断发展的先进的信息技术只是实现数字校园的手段。(3)数字校园在生态环境上是多维度的。数字校园是以现实校园为基础，通过信息技术在时间和空间上的扩展与延伸，衍生出来新的数字空间。

数字档案馆建设目标

数字校园建设对高校档案馆产生了深远的影响，在为档案管理工作提供更广阔的平台和视野的同时也对档案工作和档案工作者提出了更高的要求，促使高校档案馆在管理内容、管理模式、服务功能、人员技能要求等方面做出调整，以担负更多的任务。笔者认为高校数字档案馆的建设不应仅仅停留在传统档案数字化的层面上，应根据数字化校园建设构架，从资源、管理，应用和服务4层面为数字化校园学习环境提供全面支撑。

1实现校内信息资源共建、共享

为了最大程度地实现档案信息资源在校内外的共建和共享，发挥档案信息的增值作用是数字档案管理的核心功能之一。其特点是数据“一次录入，共享使用”，即数据仓库中的所有数字化档案信息数据来源唯一，由档案部门输入后，各教学管理部门可以通过统一的学校信息访问平台获取所需的信息，避免信息重复和混乱等现象。

2.实现文件、档案一体化管理

数字校园背景下的数字档案馆克服了以往工作环节、程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程，对文件管理进行超前控制，保证了档案的质量。开展文件材料网上立卷归档，将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动。

3.实现多种应用集成

在数字校园网络环境下建立一个面向对象、分布式的、能兼容多种操作系统、可在不同数据库平台环境下运行、能够支持系统从分散的应用管理系统中收集所需各类电子档案信息的档案管理系统平台，实现教学、科研和管理等数字化信息资源规范化存档管理，构建其管理应用目标。

4.实现信息服务的多元化、网络化

在数字化校园环境下建立统一的档案信息访问平台，解决异构平台的信息资源检索，数字化校园用户可以通过访问档案馆的网站，以最快速度查找存放在不同型号服务器以及不同操作系统和数据库平台下的、实时归档或网上逻辑归档的数据库或数据仓库中的档案信息。

数字档案馆建设路径

1.建立完善的数字化档案工作规范

要构建适合数字校园环境下的数字档案馆，必须制定数字化工作规章制度并建立符合数字化特点的档案工作流程。首先，要根据国家规定制定本校的相关标准与制度，如文档一体化工作制度、数字文件归档制度、数字档案鉴定制度以及数字档案备份制度等，保障数字档案馆建设、安全有序地开展。其次，在档案收集环节，建立数字化文件档案一体化管理归档收集模式，由各单位文书处理人员在产生电子文件时转发一份到档案馆，完成文件归档。再次，在管理环节，建立数字档案设备与信息安全管理体系，注意逻辑与物理存储管理问题，建立数字档案对设备的依赖，防止信息丢失或被非法更改，保证数字档案的可读性和可用性。最后在利用环节，通过数字校园平台建立数字档案信息体系并建立跨网联机用户使用情况文档等。

2.加强档案信息数据库建设

高校档案部门应加强数字化档案信息资源库建设，积极推进馆藏档案数字化进程，为数字档案馆建设提供信息储备。有了数字化的信息资源还不够，还必须建立与之匹配的档案信息数据库。档案信息数据库是一个系统化的数字信息集合，当前高校建设档案信息数据库主要x~--T两种途径：一方面来源于现有的馆藏档案，另一方面通过对电子文件的收集。通过数字校园应用系统进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

5.实现数字档案馆管理系统与办公自动化各应用系统的无缝衔接

在数字化校园建设的过程中，学校的各职能部门相继建成了各种应用系统，如教务管理系统、资产管理系统等，这些系统中蕴藏着大量的信息资源。最终这些系统产生的有价值的信息资源应通过一个数据接口自动转入档案管理系统中，实现文档一体化管理。可以说，各应用系统与档案管理系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。档案系统通过对各应用系统的数据进行采集、处理、分类、加工，形成指导性、有长久保存价值的信息，为校领导和有关部门决策服务学校的不同职能部门所产生的电子文件归档要采取不同的策略。对于党群、行政等部门所产生的电子文件，档案管理系统直接与各归档部门的收发管理对接，紧紧抓住归档的源头，所有的收发文材料都在网上进行登记，而后再按归档类目进行文件的预立卷工作，保证归档的完整率。对于像教务、科研、设备等专业化门类，通过标准化信息采集平成网上归档和信息采集。因此学校要加大投资，尽快建立档案管理系统与各应用系统的无缝衔接，建立完整的信息体系。

4.建立数字化环境下档案利用服务中心

利用服务中心不是档案实体存放机构，而是存在于数字化校园网络上的有序的信息空间，是面向数字化校园用户提供档案信息的在线利用。主要表现形式是学校档案网站作为档案信息服务平台接人数字化校园。建设内容有档案信息的主页设计和更新维护，组织档案信息的上网浏览，档案数据库的更新维护，利用者对档案信息的远程调用，对远程用户的身份认证，对利用部分档案原文的用户进行在线收费，对整个网站的安全维护，对用户利用信息的反馈分析以及提供与其他档案馆的链接点等内容。

5.加强队伍建设，提高档案干部现代化素质

人是档案管理的永恒主体，档案工作人员的素质高低决定档案管理工作的成效。随着计算机等现代技术的使用，加强档案工作人员对现代化技术的应用已成为实现档案管理现代化的重要内容。数字档案馆建设是一项长期的、艰巨的战略任务，任重道远。要担当起这一历史重任，必然要求要有一支较高的政治素质、良好的职业道德和精湛的业务技能的人才队伍。这在业务知识、科技知识和管理能力等方面都对档案馆工作人员提出了新的、更高的要求。因此，我们应当采取有力措施，尽快培养和建立起一支适应现代化管理模式的档案干部队伍。首先，要建立完善的档案人员培训制度坚持自学提高与生产培训相结合，坚持基本知识与专业技能相结合坚持继续教育与职称评聘、晋升加薪相结合，有计划地对档案人员进行继续教育和培训更新其知识结构，提高其业务水平，使其了解掌握计算机和其他有关方面的知识技能。其次，要努力引进或选调计算机专业人才对其进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案信息化管理工作的需要。只有培养和造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。