浅议数字化档案馆

【摘要】数字化档案馆建设是既是新生事物，也是发展趋势。如何正确认识数字化档案馆的概念、特点，并寻找有效途径建设好数字化档案馆，是本文论述的重点。

【关键词】数字化，档案馆，建设

随着信息技术的迅速发展和计算机互联网功能的不断扩充，传统的、以印刷体为主的档案馆正在向数字化档案馆过渡。数字化档案馆以网络和高性能计算机为环境，向利用者提供比传统档案馆更为广泛、先进和方便的服务，从根本上改变了人们获取档案信息、组织信息、使用信息的方法。因此，建设数字化档案馆将成为档案馆今后在信息高速公路上争取自己位置的关键性一步，是本世纪档案馆发展的方向。

1数字化档案馆的概念

数字化档案馆作为现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆，其定义各说不一。有的把它称作电子档案馆，有的把它称为虚拟档案馆等等。这些不同称谓都是人们从不同角度去描述数字化档案馆的特征，将其数字理论的设想、预见具体化。近些年来，随着数字化技术的高度发展，人们便逐渐倾向使用数字化档案馆这一概念。数字化技术就是把任何形式的原始信息，诸如文字，人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机和录像磁带上录制的节目，统统数字化，使一切存贮装置、信息网络、信息处理设施上的信息全部成为数字化信息。也就是说，在未来的各种信息系统中，所有的信息媒体，不管是文字、声音还是图像，都要转化为数字形式，采用数字方式进行存贮、传输和处理。因此，我们可以将数字化档案馆定义为：数字化档案馆是一个数字化的系统。它将分散于不同载体，不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式贮存，以网络化的方式互相连接，提供及时利用，实现资源共享。

2数字化档案馆的特点

2.1馆藏资源数字化。数字化档案馆将各种档案信息转化为二进制数字存储起来，采用数字方式进行处理并通过网络传输。2.2空间虚拟化。数字化档案馆是一个开放的信息系统，它可利用网络交流与分发信息，可进行远程存取的信息服务。它超越了时空限制，其资源和服务不再仅仅是原来物理意义上的馆藏资源，而是一个连接网络上所有信息资源的网络传递系统，用户可以在任何时间，在世界上的任何地方利用自己的终端通过网络查询、检索和获取档案信息。

2.3信息资源共享化。数字化档案馆上网的档案信息，是可共享的信息资源。它可以拥有来自于世界各地的各种档案信息资源。档案馆除充分开发、提供利用自己馆藏内资源外，还可充分利用馆藏外资源，满足用户日益增长的需求，真正实现资源共享。

2.4服务对象及需求扩大化。网络环境中的档案馆使其本身成为网络中的一员，成为资源共享的一部分。数字化档案馆与其他档案信息机构、利用者之间的联系更加广泛和普遍，其利用者范围也突破本馆限制而遍布全球各地。利用者范围扩大化也带来利用者需求的扩大化，包括利用者需求信息类型更加多样化、内容更加广泛化。

2.5传输网络化。数字化档案馆时代，全球档案馆将会联结成为一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。众多的档案馆不再是散布于世界各地的孤立个体，而是由相互联结的馆藏极其丰富、信息资源共享的、使用更便捷、保存更安全的档案信息网络。

3如何建设数字化档案馆

3.1争取上级的支持，赢得经费投入。建设数字化档案馆的开支包括三个方面：一是基础设施建设方面的开支，即购置电子计算机及具有类似功能的电子档案阅读设备等，购买通讯设备及铺设通讯线路的开支，这部分开支数额较大。二是数字化档案馆运行时所需的开支，包括软、硬件的维修、升级、人员培训、数据库更新、设备所需的消耗材料等方面的开支。三是数字化馆藏信息资源建设所需的开支，这部分开支包括收集电子文件的费用及对原有馆藏进进行数字化转换所需的费用。建设数字化档案馆数额之大是任何一个档案馆都无法依靠自己的力量能够解决的，必须依靠上级的拨款。档案部门应当加强档案数字化的宣传力度，使领导意识到档案馆数字化的重要性。

3.2提高档案人员的计算机技术、网络技术等专业知识水平及应用能力。在数字化档案馆环境下，档案管理人员的管理对象是数字化信息及数字化技术设备，他们必须处理远比现在复杂得多的信息检索、信息分析及信息传输工作，必须能利用日新月异的信息技术，从浩如烟海的档案信息资源中筛选出最有价值的信息。因此，他们除应有传统的收集整理、立卷归档、著录标引等方面的知识外，还应熟练掌握现代信息技术，如算机技术、数据库管理技术、光盘技术、网络信息资源利用和管理技术等。提高档案人员素质、改善知识结构和能力是当务之急。

3.3实现馆藏档案信息数字化。由于我国档案馆、室保存的传统的文本型档案信息数量庞大，短期内将这些非数字化信息全部数字化，无论在时间、资金还是技术上都难以实现。非数字化与数字化文献并存的情况还需很长的一段时间。各级档案馆可依据馆情，确定馆藏档案数字化范围，制定整体规划，分阶段按照不同的方式逐步实施。首先要调整收藏方针，积极收藏大容量、高密度、联机联网能力强的电子档案介质，逐步提高电子文件的收藏比例，形成收藏数字化与非数字化档案文献协调互补；其次可对馆藏的传统文本型档案文献进行必要的数字化处理。将重要的、利用率高的馆藏文本型档案转换成数字信息，也可将目录或重要文摘、提要、数据等数字化，使大量的静态馆藏信息被激活，从而适应高效的网络环境。

3.4加快开展有关数字化档案馆的科学研究。建设数字化档案馆是对传统档案馆的超越，代表了档案馆发展的方向。建设数字化档案馆是一个大的系统工程，涉及许多技术难题，特别是通信和计算机技术中的一些技术难题，将成为数字化档案馆建设的拦路虎。如大规模分布式数据库的建设问题、检索语言的“自然化”问题等，都要投入大量人力和物力进行研究，以求尽快取得进展，为数字化档案馆的建设作好准备。

3.5制定国家数字化档案馆发展战略。为了建设好我国数字档案馆系统，必须统一部署，统一规划，统一标准，互相协调，分工合作，发挥整体优势。这样，可以避免重复建设，提高效率。因此我国数字化档案馆建设应从一开始，就立足于国家全局，从档案事业整体发展出发，坚持联合开发原则，以保证数字化档案馆健康有序地发展。

作为本世纪的新型档案馆―数字化档案馆，目前还只是起步阶段，真正建立、发展还需要做大量工作。但是随着人们对信息社会的进一步认识，以及计算机与通讯技术的发展和普及，数字化档案馆不仅是一种趋势，而且是一场革命，只要我们坚持不懈地努力，相信这一天会早日来临。