网络环境下的档案信息资源研讨

一、为档案开发利用做好信息储备

档案部门要与时俱进，开拓创新，加大收集档案资源的力度，扩大档案的接收范围和征集门类，注意收集反映社会重大变迁的多种载体档案，不断充实馆藏档案信息资源，解决传统载体档案的数字化问题，确保网络环境下档案信息资源开发利用的效率和质量；优先数字化那些最具有现实利益问题的各类档案信息资源，如房地产档案、婚姻档案、城市低保档案、合作医疗档案、农民工档案、学籍档案、拆迁档案、社保档案等；采取多种方式和手段，有效地开发数字档案信息资源，建立各级各类档案数据库，保证数字档案信息的广泛利用；档案部门还应加强合作与协作，通过多种信息平台协同建设各种文献信息数据库共享机制，用户可以不受时间、空间等的限制，随时、准确地从网上查到自己所需的各种档案信息资源。

二、利用现代化信息技术开展档案开发利用

在网络环境下，档案信息资源的开发必须在统一的技术和标准下进行，依托政府上网、电子政务工程逐步实现文件、信息查询、利用网络化。开展档案计算机检索、网络信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用，加强联网协作，实现档案信息资源共享。信息网络化可为档案信息的社会化服务提供最佳的技术手段，可使检索变得简捷快速，提高信息检索的查全率和查准率，实现档案信息资源数据库化、档案信息资源服务网络化、档案管理自动化是目前档案信息资源得以开发利用最快捷、最有效的措施。充分利用网络和档案信息数据库等优势，开发多种多样的数字档案信息资源，编制多样化的检索工具，建立信息交换协调机制，把不同档案部门档案信息资源开发利用统一起来，形成一个全功能、高效益的检索系统，充分发挥整体优势，提高档案信息资源开发利用的工作效率。

三、重视档案利用后的信息反馈工作

档案作为一种信息资源，不仅要开发利用而且要注意掌握利用效益信息的反馈。档案利用后的信息反馈，是指输出后的档案与外界发生关系后，其效果（包括用户要求、意见、评价及效果）如何的音信，并由此引起各项工作内容的调整，以便更接近于服务目标的过程。档案利用后的信息反馈，按照范围可分为两类：第一，档案利用工作后的外部信息反馈是一个开放系统，需要档案开发利用人员主动去收集。如档案工作者通过对档案利用者调查、建立用户联系制度、询问等形式，主动收集用户对档案信息的需求意见，以利用户及时反馈信息，也可定期召开用户座谈会，加强与用户联系，改进工作和服务方法，开展在线的信息预定服务、设置用户反馈栏目，充分利用网络的双向互动性的特点，有针对性地解决用户各种实际问题，促进网络利用服务工作的提升和开展。第二，档案利用后的内部信息反馈是一个闭路系统。如在档案利用工作系统内，档案信息资源的加工过程中出现的新问题，各组成要素或环节的不协调状况等，都要将信息反馈给档案利用部门，以便其通过调节手段而达到新的平衡。由此可见，档案利用后的信息反馈，是调节各项具体工作内容的客观基础，是整个档案开发利用工作不可缺少的一个重要组成部分，有利于提高档案信息资源的开发利用工作的深入开展。

四、提高档案开发利用人员的整体素质

档案开发利用人员自身的素质将直接影响网络环境下档案信息资源的开发利用工作。随着大量电子信息资源的产生，对档案开发利用人员提出了“一专多能”的要求，作为从事网络信息服务的档案开发利用人员必须重新构建自己的知识体系，加强信息技术的培训和学习，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理等技术和手段，提高运用现代化技术的技能，从旧的管理和服务方式中走出来，以满足用户信息需求为中心，提高工作效率和管理水平，以适应网络环境下档案开发利用工作发展的需要。

作者：林桂春单位：哈尔滨高新区机关服务中心