企业荣誉档案数字化管理分析

一、树立荣誉档案数字化的理念

传统的荣誉档案管理方法已经不能适应新时代新形势下荣誉档案管理的要求，越来越多的人强烈地意识到计算机多媒体、网络带给工作和生活的便利。计算机网络数据库技术对于档案管理有着十分重要的意义，同时它还是社会进步的标志，是时代进步和创新的标志。在高速发展的信息时代，人们更加注重信息的时效性。从信息资源开发的角度来看，档案部门管理档案、提供档案服务的方式必然要发生改变。档案工作要求我们“以档案信息资源为核心，以系统网络为支撑，以档案利用为目的”，做到档案资源数字化，档案利用现代化和档案服务网络化。

二、企业荣誉档案数字化的重要性和必要性

企业荣誉档案是指企业在社会各项活动中获得的由各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。荣誉档案以其历史的真实性、原始性、直观性、生动性、形式多样性、一定宣传性和艺术观赏性等特点，真实地反映了企业开拓创新的光辉历程和辉煌成就。我们通过企业荣誉档案可以更好地了解这个企业，可以编写先进人物事迹宣传册。企业先进人物是最典型、最能代表企业精神和价值观的，是企业行为和群体行为规范化和合理化的优秀代表，这些无形资产有利于影响其他员工形成和坚持正确的观念，提升企业的形象，增加企业的文化附加值，推动企业文化建设的进程。荣誉档案数字化管理，使荣誉档案尽早进入“信息化高速路”，实现办公自动化、档案管理数字化、信息利用网络化。对荣誉档案信息资源进行开发可增强档案事业的活力，为实现档案资源的充分利用提供方便、快捷的服务。

三、荣誉档案数字化管理的基本要求

1.基本原则荣誉档案数字化管理的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2.数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。(1)符合国家法律法规的原则。荣誉档案的数字化必须符合国家档案开放规定以及有关规定。(2)价值性原则。属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3.荣誉档案数字化的基本环节荣誉档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

四、荣誉档案数字化势在必行

1.实物荣誉档案储存的弊端荣誉档案大多为实体档案，包括奖杯、奖状、奖牌、锦旗、牌匾、证书等。随着时间的推移，荣誉档案越来越多，既不便于保管，也给档案库房容量增加压力。随着企业对外宣传力度的加大，单位或部门借查阅荣誉档案的越来越多，提供实物及现场拍摄既浪费时间，又增加了档案工作人员的劳动强度。2.荣誉档案数字化管理的优点(1)依据不同载体分类，便于管理。按照不同的载体和时间顺序分门别类编目，使荣誉档案一目了然。(2)查询速度快。将荣誉档案信息存储于档案数据库中，检索非常方便，通过档案管理软件，只需轻点鼠标，就可以找到所需的荣誉档案。(3)网络传输快。利用者无需到档案室，通过OA办公系统，发邮箱就可直接拷贝和下载所需荣誉档案。(4)成像快。用照片形式呈现实物档案，提供荣誉照片档案，可以直接传递或输出，充分实现档案资源共享。(5)保存更加环保、安全和方便。荣誉档案是以金属、木材、塑料、布和纸质等材料为载体，对环境要求高，其耐久性差，无论是奖旗、奖杯、奖牌、奖状还是牌匾，均会随着时间的推移出现褪色、生锈、发黄、字迹模糊等现象，从而影响荣誉档案的再次利用。荣誉档案数字化管理，使得荣誉档案的载体发生变化，变成以硬盘、光盘和数据库等不同形式载体存储。这些载体不仅容量大、占用空间小、存储方便，而且保存与复制便捷，随着时间的推移也不会出现发黄、生锈和褪色等问题。传统的荣誉档案实体管理方法造成档案利用率较低，只有实现荣誉档案数字化管理才能有效提高荣誉档案的利用率，解决重复查阅、拍照带来的不必要的无谓劳动。

五、荣誉档案数字化的工作流程

(一)实物荣誉档案转换为数

字档案的方法和步骤1.方法运用相应的设备如数码相机、高拍仪、扫描仪等对不同载体的荣誉档案逐件进行处理、加工，使其转换为电子文档，并按照电子文档的归档要求进行整理、编号、录入和挂接工作。2.具体步骤(1)用数码相机将荣誉档案一一拍照。在拍摄中为避免载体反光和出现阴影，最好在自然光下用散射光拍摄，用长焦距镜头拍摄可减少透视和变形，用定焦镜头拍摄可提高品质。适度的曝光能表现好质感、还原好载体的颜色。(2)将拍摄好的荣誉档案照片导入计算机，数码记忆棒是个移动盘，只有把存放在移动硬盘里的照片拷贝到计算机上，才能进行编辑。(3)用图片处理软件ACDS或PS对照片进行亮度、色阶、饱和度、对比度、裁剪等调整编辑工作，使照片清晰、主题突出、画质好。(4)照片最好用源文件格式(RAW)，即无损格式，但一般常用TIFF或JPG格式。无损格式的照片虽然大，但可以保证画质，缩放不损害原始面貌，又可任意转换其他格式保存。(5)按照统一规格格式，把处理编辑好的照片原件挂接到档案管理软件上，以备随时为利用者提供利用。

(二)电子荣誉档案的存放方法

为了提高电子荣誉档案的查阅速度，依照国家、省市档案局的归档要求，本单位根据实际情况，按组织机构或年代进行归档。1.建立电子荣誉档案图片库独立存放即把荣誉档案图片集中放在一个库内，每张照片独立存在。每张照片标注年、月、日，按不同载体分类存放。此方法是最直接也是最简单的方法。2.存储在公司专用档案服务器上通过档案管理软件，利用者可调用挂接在专用档案服务器上的电子荣誉档案。实现了虚拟档案库的查询、调阅和下载的提供利用工作。3.以幻灯片的形式存放此方法图文并茂易于观赏，是单位对外宣传本单位荣誉史的好方法。要按照组织机构、年代顺序，充分体现单位的辉煌历史。

六、荣誉档案数字化管理中应注意的事项

1.电子荣誉档案与实体荣誉档案要一一对应电子荣誉档案与实体荣誉档案应该按照不同载体(如奖状、奖旗、奖杯、牌匾等)分柜、分层管理，必须做到实体荣誉档案与电子荣誉档案一一对应，统一编号。这样便于日常的存放和管理。2.电子荣誉档案要多套保管为方便工作，在日常办公的计算机上保存一套。永久保存在档案专用服务器上一套，根据归档时间，可按照时间段将电子荣誉档案刻录成光盘保存一套，再备份一套在移动硬盘上。只有这样才能保证电子荣誉档案的信息安全。光盘最好存放在防磁柜里，以免数据丢失。如果没有防磁柜，电子档案存储载体的保管要尽量满足以下三点要求：一是温湿度要求，库房温度应在17-20℃，库房湿度应在35%-45%。二是归档的光盘要做好防重写处理，装袋并标注内容及时间，避免擦伤、触摸、涂抹和再刻录。三是光盘应直立存放，避免挤压，存放的装具应防光、防尘、防磁、防有害气体。光盘每3年进行一次机读检查，如发现问题应及时采取恢复措施。3.搭建提供利用平台，实现服务方式的创新一是改变以往重管理轻服务的管理模式，及时掌握各部门的获奖信息，充分利用荣誉档案资源，多角度、多层次拓展服务领域，为单位各项工作服务。二是主动服务，变被动接收各部门荣誉档案为主动上门接收，时刻关注局域网信息，随时收集荣誉档案材料，为档案利用者提供图、文、音一体化的信息服务。三是深入各基层部门了解他们对荣誉档案的信息需求，利用信息技术拓展建立荣誉管理系统，搭建开放互动的管理平台，实现荣誉建设的动态管理。推进荣誉建设持续改进，促进企业的蓬勃发展。

七、总结

综上所述，档案数字化建设是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。它能够极大促进企业档案信息资源的开发利用，促进档案部门管理方式的改变，大力提高档案管理人员的业务素质，实现实体档案室向虚拟档案室的转变。因此，荣誉档案数字化管理势在必行，档案数字化建设对于推动档案事业的改革和发展有着重要的现实意义。

作者：王洛曼 单位：桂林市自来水公司