文书档案管理办法范文

文书档案管理办法篇1

（一）有利于办公室其他各项工作的顺利开展。办公室文书档案是对办公室工作的重要记录，因此办公室中收集和归档文书档案是非常重要的一项工作，也是办公室的重要职能。通过做好办公室文书档案收集和归档处理，能够使办公室各项工作有序开展，对提高办公室各项工作的效率具有非常重要的作用。

（二）?录各单位发展历程。通过对办公室文书档案资料进行收集、记录和归档，更好地记录单位的发展历程，科学和规范地对单位运营中产生的书面材料进行整合，能够为单位相关人员对资料的查阅和使用提供更多的便利条件。

（三）便于管理者进行决策。办公室文书档案记录了单位的发展情况，能够为单位各项决策提供重要的参考，而且通过办公室文书档案能够更好地了解和掌握单位实际运营情况，并与单位的发展方向有效结合，从而为单位发展计划的制定及各项重要事件决策提供重要的依据。

二、做好办公室文书档案收集和归档工作的措施

（一）加强文书档案收集和归档的宣传工作。通过对文书档案收集和归档工作进行宣传，可以为后续工作的开展奠定良好的基础。在文书档案管理工作中，可以采用多种方式来强化档案收集和归档工作的宣传，努力提高档案管理人员的档案管理意识和工作积极性。同时单位管理层也要充分利用多媒体宣传手段，加大对文书档案重要性的宣传力度，进一步对文书档案管理方法进行规范，强化文书档案核查力度，进一步提高文书档案管理的质量。而且通过做好宣传工作，可以使员工对文书档案的重要作用有一个深入的了解，从而在日常工作中能够更好地协助档案管理人员做好档案的收集和归档工作，提高文书档案的真实性和完整性，确保办公室文书档案收集和归档水平的全面提升。

（二）完善文书档案的收集和归档工作管理制度。为了更好地做好办公室文书档案的收集和归档工作，需要对文书档案收集时间、保管期限、归档范围和注意事项等进行细化和明确，针对单位实际情况进一步对文书档案的归档范围进行明确，制定合理的职责分工制度，实现办公室文书档案的统一集中保管。同时各单位还要根据自身发展的实际需要来对文书档案管理制度和管理方法进行更新和改进，从而更好地满足文书档案收集和归档的需求。

（三）加强临时性档案文件材料的收集。在部分人员调动或是离职过程中，会有少量文件遗留在这些人手中，导致文件资料无法及时归档，甚至出现丢失的情况。因此文书档案管理人员要定期对上一年度的文书档案进行收集和整理，特别要重视日常工作中临时性档案资料的收集工作。在人员调动或是离职时及时做好文件材料的移交和接收工作，并将收集完整的档案文件打印移交清单和移交目录，移交人与接收人签字，确保文件材料及时归档，为档案文件的后续利用奠定良好的基础。

（四）全面提高文书档案管理人员的素质。做好办公室文书档案的收集和归档工作，需要构建完善的管理体制，同时还要努力提高文书档案管理人员的整体素质。通过定期培训和继续教育，努力提高档案管理人员的专业知识水平和管理能力，全面提升文书档案管理人员的自身素质，增强档案管理人员的责任意识和使命感，使档案管理人员能够全心全意地做好办公室文书档案管理工作，努力提高文书档案管理水平，为文书档案工作的顺利开展起到积极的促进作用。

三、结束语

文书档案管理办法篇2

关键词：文书档案；按件管理

众所周知，一个企业的文书档案是企业文化和发展的记载器。做好企业的文书档案工作是档案工作者义不容辞的责任。但是在实际工作中由于各种各样主客观方面的原因，企业的文书档案工作未能得到足够的重视，因而造成文书档案整理良莠不齐。主要体现在以下几个方面：一是各级领导对档案重要性的认识不够，资金投入少，档案室设施简陋。以笔者所在企业为例，由于公司办公楼为临时租赁，没有独立的档案库房，档案室与仓库库房在一起，档案与杂物一起存放，保管条件很难保证，致使档案容易损坏或丢失；二是由于单位人员紧张，我的主要工作是办公室日常文书处理和机要保密工作，文书档案和科技档案都是兼职，主要精力是办公室日常工作，因而常常忽略了档案工作；三是档案员业务水平参差不齐，档案管理人员更换频繁，我所在的公司6年间先后更换了4位专兼职档案人员，有在其他单位从事过档案工作的老师傅，也有刚刚参加工作对档案工作一无所知的新丁，由于其对档案整理理解和认识的角度不同，造成档案整理不规范。导致文书档案资料收集不够齐全，文书立卷整理过程中不会分类，乱整乱归，不能及时方便查找借阅。

在传统的文书档案管理工作中，案卷是档案管理的基本单位，而案卷又是由互有联系的若干文件组合而成的文件的有机整体。整理档案难，而合理地组卷则是难上加难，从文件的分类、鉴定到拟写案卷题名都需要档案工作者具备极高的专业水准，而且在立卷工作还存在大量繁杂重复的劳动。面对众多规定和较高要求，即使老档案员都是举步维艰，新档案员更是望而生畏。这在很大程度上影响了企业档案工作的顺利开展。不过近些年来，随着文书档案现代化管理步伐的加快和办公自动化的不断推进，以单份文件为单位组织管理文书档案的方法得到了广泛的推广和认可。作为一个在基层长期从事档案工作的人员，对于文书档案按件为单位进行管理在实际工作中的利弊我也有一些基本的认识，下面是我个人的一些粗浅看法。

首先，文书档案按件整理有利于文件的日常整理。我公司由于人员有限，日常文书工作和文书档案管理工作全部由我一个人负责。按传统的以案卷为单位整理档案，所有的工作都要等一年文件办理完毕后才能进行；而按照以单份文件为单位组织文书档案的方法，有很多工作我可以在日常办理的时候进行，一份文件办结后，我可以立即将文件进行编页装订，使文书归档工作化整为零，减轻了归档工作压力，提高了工作效率。由于文书档案按件归档取消了组卷这一环节，全部档案按年度―机构或年度―问题分类后，按形成时间、保管期限排列，放宽了对档案实体形式上的要求，整理方法变得简单、易学，即使从未学习过档案管理的人员也能轻松上手，适应单位档案人员兼职多、流动性大的现状。其次，文书档案按件管理能更加有效地适应档案计算机管理的新要求。由于实现了按件管理档案，取消了案卷，只留文件级一个管理层次，既减少了数据录入的工作量，也适应了计算机直接定位于文件级条目的检索方式，提高了档案的检索速度与准确率，有利于计算机在档案管理上的普及与应用。实现按件管理档案后，办理完毕的文件可直接进入档案整理环节，文书处理环节中形成的著录项目可通过计算机直接生成归档文件目录，避免了档案管理环节中数据的重复录入。而且目前包括我所在的企业在内的大量单位的办公都采用了网上电子办公流程，如果设置好和档案管理系统的接口，完全可以实现文档网上流程办结后的直接归档，这又为档案人员减轻了不少工作量。最后，文书档案按件管理有利于文件的借阅复制利用。按传统的以案卷为单位整理档案，在档案整理好后，如需借阅复制，经常需要将整个案卷提供给利用者，一方面造成资源的浪费，另一方面也不利于档案的安全。按照以单份文件为单位组织文书档案的方法整理档案后，利用者只需要对单份文件进行借阅复制就可以了，既对档案管理人员和利用者提供了极大的方便，又增强了提供利用的针对性，便于档案的保管、保密和提供利用，有利于档案的保护。同时文件按件归档也方便文件的复制和扫描，有利于电子文档的制作。

在实际工作中，文书档案按件整理的基本原则和方法是：归档文件以件为基本整理单位：每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；收文的文件处理单与收文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；多种文字形成的同一文件各为一件；来（去）文与复文各为一件。归档文件的整理原则是简化整理，深化检索。归档文件按年度、保管期限、机构（问题）分类整理，尽量采用前两种分类方法，即在同一年度下，把文件材料按永久、定期相对集中装盒。归档文件应齐全、完整、准确。电子文件应与纸质文件内容一致。纸张较小或已破损的纸质文件应予修整、托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。传真件应复制后归档。归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。用纸尺寸采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；正文在前，附件在后。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。对需要永久和定期30年保存的归档文件，应尽量用不锈钢钉进行装订；保管期限为定期10年的文件及已装订成册的刊物、书籍等可保持原装订。较厚的文件、材料应采取适合保管、利用的方式进行装订。

文书档案管理办法篇3

一、办公自动化环境下的文本档案管理

（一）办公自动化实现了文本与档案的相统一。文书是人们用来记录信息、交流信息和信息的一种工具，具有分散性比较强的特点，而档案则是依据文书的性质按照一定的规律进行保存的，是有系统性的。传统的文书和档案是有区别的，文书是档案的前身，处理完毕的文书经过归档整理后，成为档案；但并不是所有的文书都会成为档案，只是文书中有查考利用价值的会被整理成为档案，而档案不仅仅只有文书，档案的其他种类还有人事档案、会计档案、科技档案、基建档案等专门档案。但在办公自动化下，文书和档案之间的界限越来越不明显，在计算机上，所有的文书都可以按照分类进行快速检索和浏览，将全部的文书归入系统之后，文书和档案就成为了一个整体，实现了文本和档案统一管理。

（二）推动文书档案的标准化与规范化进程。办公自动化实现了文本归档，主要有两方面的内容：第一方面归档工作以纸质文档为对象；第二方面归档工作是以电子文书为对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。

（三）提高文本的高效率和便捷度。办公室自动化最大的成效是改善了文书档案工作的效率，计算机的运用提升了文本档案的效率，改善了以往传统纸质档案立卷难、管理工作难度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人员解放出来从事其他的工作，也大大的提高了工作的准确性。文书档案管理自动化是信息全方位的展示，减少快速检索和浏览的时间，从而提高便捷度。

二、文本档案自动化的应用方法

（一）硬件?O施为基础，改善硬件环境。文书档案管理实现办公现代化，是在拥有互联网、计算机和相关的电子设备基础上完成的。提高文书档案管理自动化的首要是做好硬件设施建设，营造良好的硬件环境，加强硬件设施装备，是保障办公人员顺利完成工作的条件，也是提高办公效率的基础。

（二）合理布局办公自动化系统的内外网。在办公自动化系统的内外网之间设置物理隔离，这也是保护文书管理的关键性措施。就目前而言，主要有两层保护，第一层是以路由器的为中心防护隔离，路由器发挥过滤被屏蔽的IP地址和服务的作用。先隔离IP地址，在选择的放行需要的地址进入，从而保护自动化系统网络的安全。第二层是防火墙，防火墙能够检测出网络攻击并报警，还会得以经过防火墙的信息内容进行记录，对一些禁止进入的内容进行屏蔽，针对网络内容进出的监督，实现办公系统化的优化作用，不但能够提高文本档案管理的保密效果，还可以增强文书档案的时效性。

（三）对文书档案工作人员的整体素质有要求。文书档案管理自动化的能够的顺利进行，离不开现代化档案管理人员的力量。而在传统的纸质文书档案管理中，对工作人员的素质要求没有限制，没有什么大的技术要求，有的甚至有的管理人员并没有什么文化水平。但是，面对自动化办公系统，对管理人员的要求很严格，管理人员一定要熟练的掌握计算机等现代设备，通过自动化实现归档管理，对工作人员有了更高素质的要求。因此，要求管理人员要不断的加强学习，熟练应用自动化设备，在了解自动化操作理论基础上，不断的加强对计算机的了解。为文书档案自动化管理，长远发展储备人才，满足对技术人才的需求。此外，还要在自动化操作中不断的积累经验，及时发现办公自动化系统中存在的问题，及时的对办公系统化进行完善和改进。

（四）加强文书档案管理的保密性，确保文本档案的安全性。从当前来看，网络中仍存在许多不安全因素。为保证文书档案的安全，仍需要采取一些措施，如将文本档案转换成图像性的网络电子文等等。为了防止文书的丢失和真实性，应使用备份。一些重要文本则需要纸质文本或微缩品进行保存，利用路由器和防火墙构建安全防护网，保证文本档案管理的安全性。

三、 结语

文书档案管理办法篇4

【关键词】办公室文书；档案管理；问题

在整个办公室文书的管理当中，文书与文书档案的管理属于主要的管理工作，并且为整个事业单位的管理形成了良好的保障和支持作用。在现代社会下的迅速发展当中，合理有效的档案管理是提高事业单位工作质量的必要手段。而现如今的党政机关事业单位，在日常的工作当中，总会产生一些文书档案信息，这些档案信息具有相当重要的作用，能够为党政机关事业单位未来的工作形成科学的引导和决策依据。但是，我国现阶段的办公室文书与文书档案管理却存在着相当多的问题，需要进行科学有效地解决。

一、办公室文书与文书档案管理的基本特点

我国当前的党政机关事业单位，已然对档案管理有了较为深刻的认知度，并且在办公室文书和文书档案管理的过程中，形成一定的基本特点。这些特点集中地体现在三个方面。首先是对一些党政机关事业单位的主要数据资料进行收集和保管，而这也属于企业档案管理的主体内容。其次是开展相应的办公室文书工作，需要有相应的文书人员进行。最后是对于一些复杂的文书工作，需要进行精细化的管理，进而实现档案管理的高效性。在整个办公室文书与文书档案管理的过程中，需要将纸作为主要的信息载体，并对一些事件发生的过程、内容以及时间进行相应的记录，并保存下来。而在这个过程中的工作重点主要是对信息进行广泛地收集和整合，接着进行科学的分类，实现管理与保存的高效性。现如今，文书工作也开展了全新的无纸化操作，因而除了纸以外，存储介质成为了新时期主要的信息载体，整体的办公效率有了很大的提高。此外，虽然这些文书仅仅是一些书面性的内容，但是它具有较高的真实性，能够被人们的决策所依赖，并且具有一定的法律依据。因而对其进行合理的保管，能够为党政机关事业单位的工作，带来相当多的实体利益。

二、办公室文书与文书档案管理存在的主要问题

1、基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小

一般而言，党政机关事业单位都会将办公室的文书以及相关的档案资料放在档案管理建筑的底层部分，这一区域空间通常都不会很大，并且经常会出现潮湿的现象。如果无法实现有效的通风，并将这些文书和文书档案放置较长的时间，将很容易出现损坏的状况。而之所以会出现这些状况，主要是由于基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小，党政机关事业单位对其也没有太大的重视度，使得整个办公室文书管理上缺乏一定的资金和资源配置，进而难以得到切实有效的发展。而在领导不重视的状况下，党政机关事业单位的文书管理员工也很难将这些工作内容切实地放在心上，而进行了随意地搁置，并且往往没有较好地进行分类，给整体的查阅和管理造成了一定程度上的阻碍。

2、办公室文书与文书档案管理的管理人员专业素质较低

对于办公室文与文书档案管理工作，大多数党政机关事业单位都单纯地认为它是一种十分简单的工作，不需要投入过于专业的人手，仅仅需要一部分懂得管理的人员即可，因而经常会出现一些文化素质并不高的人员进行管理，他们仅仅懂得对这些资料进行储存，并不知道如何进行分类，对于其查阅的优化以及对现代档案管理设备的运用，几乎没有任何的了解。因而在实际的办公室文书与文书档案管理当中，涌现出了相当严重的问题，整天的档案管理效率十分低。同时，由于这些人员的专业素质十分低，经常出现文书档案损坏和丢失的状况，而对于这些状况的出现，这些管理人员都选择了忽视，并没有进行积极地恢复和查找，导致在需要这些文书的过程中难以查找地到，一定程度上给党政机关事业单位的工作形成了较大的阻碍

3、文书档案管理的方式过于落后

除去上述的管理人员自身素质存在问题以外，在管理的方法上也存在着许多的缺陷，不规范的管理方法对于档案来说，就是一场伤害，而在大多数的文书档案管理中，对于档案的管理方式并没有一个较完整的管理策略，在档案标题和档号的管理上。存在很多不科学的管理方式，这种不规范的管理对于档案造成也是十分严重的，其次，在管理的设施上，管理的工作方法一直处在过去阶段，事业单位对于档案管理没有具备发展的眼光，一味的采用传统管理手段，对于新时代下的新技术没有及时的进行吸取，在社会的快速发展下，网络时代为社会带来了很大的方便，计算机的产生既方便了管理人员对于档案的保存，还让管理工作的工作量得到了有效的减小，节省工作时间。但在实际的管理中，部分的事业单位并没有及时对网络保存的技术进行学习，而是继续使用传统的管理方式，而对于档案管理的工作，现实问题就是存在着部分的人仍旧采用以人工检索的方式，这种方式最为凸现的缺陷就在于，它不仅增加了工作量，还使得工作变的更加复杂，事业单位对于文书档案管理的成本增加，单位的管理方式严重与社会的发展脱节，导致文书管理的工作效率得不到提高。

三、办公室文书与档案管理的创新优化策略

1、加强办公室文书与档案管理的规范化

要想使得整个办公室文书它档案管理，实现较高的管理水平，必然要对其进行规范化管理，而要形成规范化的管理，必然需要建立一定的管理机制和条例。而这部分工作本身需要党政机关事业单位的领导来完成，为此，党政机关事业单位的领导必须重新审视办公室文书与档案管理的重要性，并将它放在党政机关事业单位的重点工作内容当中。在实际的管理规范中，党政机关事业单位需要对其中的管理机制和管理方法进行严格的控制，使得管理人员能够切实地对自身的管理职责加以了解，并建立一定的奖惩制度，促使员工形成较高的工作积极性，逐步提升整体的文书档案管理效益。

2、提高办公室文书与文书档案管理人员的专业素质

在整个办公室文书以及相关的文书档案管理工作当中，管理人员发挥着关键的作用，并且会对整个工作的质量产生最为直接的影响。为此，党政机关事业单位应当重视管理人员的管理能力，并采取一定的措施，对管理人员的专业素质进行综合性的培育和训练，使得他们具有较高的档案管理能力。对于这方面的措施，党政机关事业单位可以从两方面开展，首先是从外部招聘，企业需要吸收一些专业素质较高的人员，并对他们的素质进行考核，确保他们具有较高的专业素质后，再投放到实际的管理岗位上。其次是对党政机关事业单位内部人员的能力进行培养，党政机关事业单位可以选择自身内部的一些人才，进行档案管理知识技能上的培养，使他们具备较为先进的办公室文书与文书档案管理能力，并进行不断地更新，迎合当前时代的具体需求，为党政机关事业单位的发展做出切实有效的贡献。

3、构建信息化保存方式

对于传统文书管理方法中管理管理陈旧，管理方法落后的问题，构建网络化，智能化的管理方法是解决它的最好途径，在目前网络和计算机快速发展的情形下，事业单位对于文书档案的管理要建立电子化的档案，这就要求管理人员对于社会发展有较好的学习能力，对于现代化的技术有较完整的把握，在实行文书管理时，充分的将事业单位的档案管理和现代化的技术结合在一起，构建一体化的管理模式，从而实现档案管理高效、快捷、方便、安全的目标，促进整个社会组织及事业单位的快速稳定发展。

综上所述，在整个党政机关事业单位的工作进程中，办公室文书与文书档案管理起着相当大的作用，它能够对党政机关事业单位的很多决策提供依据，并完善当前的工作进程，因而对其进行科学有效的管理具有重要的意义。

参考文献

[1] 王协舟，徐慧姣，高晶晶，刘柯吟. 党政机关公文处理工作政策解读――基于五个新旧文本的分析（一）[J]. 档案学通讯. 2013（05）

[2] 刘作权，席继宗. 以规范公文处理为载体提高高校办公室管理水平[J]. 大连大学学报. 2013（01）

文书档案管理办法篇5

【摘要】本文认真分析了机关文书档案管理存在的问题，以此找准突破口，分析了提升机关文书档案管理水平的有效途径。

关键词 机关；文书档案；管理

一直以来，文书档案都是国家档案的核心组成，它记载了各个单位的发展历程，是对基本建设、问题处理以及领导决策等方面的客观反映。作为机关的基础性工作，文书档案管理是一切管理工作开展的基础。

一、机关文书档案管理存在的问题

（一）难以判断电子档案的原始性。传统的纸质档案可以通过载体、形式以及内容来表现，也可以通过纸张、字迹、印迹、字体等方面对其原始性加以判断。但是电子形式的出现将原本的实态转变为虚态，已经缺少了“纸质原始状态”，由于其生成、传输、接受的状态完全一致，因此也很难对其原始性加以辨别。

（二）文书档案资料收集不及时、不健全。随着社会的发展，业务性较强的机关部门，由于形成的业务档案量大，且日常收集、整理、数字化处理、查借阅工作量大，业务档案在机关行政管理过程中的现实性作用突出，都实行办文与办档相分离的档案管理模式，即机关综合办公室负责公文收发流转的工作人员与机关专职档案管理人员相分离，档案人员安排在机关信息中心专门负责机关的档案管理。专职档案人员不参与机关文书的日常流转，各个业务科室又各自为阵，使得在收集与整理档案材料时难以做到真正地周全考虑。出现档案管理“轻文书、重业务”的情况，每年一次向档案部门移送文书时才发现个别公文不知去向，造成“缺米下锅”，管理被动。

（三）办文人员档案管理意识不强。虽然机关部门针对档案管理工作也出台了多项制度，但是在实际的操作中，却无法将制度作用完美地发挥出来。究其原因：第一，文书部门办文人员未经过专业的档案业务培训，由于综合办公室负责公文收发流转的工作人员本身对档案法律法规以及档案知识的缺乏，在公文流转过程中不能及时收回需要存档案的文件材料。第二，机关各科室的档案联络员发挥作用不明显，一般工作人员更是缺乏档案意识，个别员工为了方便，长期借用具有参考价值的部分文件，这样很容易造成部分档案的缺失。这不仅对档案的完整性产生影响，同时也会影响档案的挖掘与利用，影响到日常服务工作的顺利开展。第三，一些领导干部对于公文存档要求的重要性认识不够，在文件行文签发、修改时随意用铅笔、圆珠笔等现象还是存在，造成一些重要内容出现行文不规范、资料残缺的现象，最终影响档案的保存寿命。

二、机关文书档案管理的有效途径

（一）机关应定时开展档案教育培训，提高文书处理人员的档案管理素质。想要实现机关文书档案科学化管理，负责公文流转的文书处理人员的素质能力必须做到与时俱进。第一，拥有现代化的专业管理技能。注重业务素质的同时，也要懂得计算机知识的合理运用。第二，保持良好的政治素质。机关文书档案工作拥有极强的政治性，所以档案管理人员应该拥有明确的政治方向、高度的责任感以及鲜明的政治立场，能够懂得乐于奉献、勤奋敬业的精神。第三，保持良好的职业道德与责任意识。作为档案管理人员，需要认识到机关文书档案是一项严肃而又光荣的任务，需要严谨的作用、一丝不苟的态度才能将其完善，文件进柜不是目的，要懂得端正服务态度、增强服务意识，最终达到提升服务质量，利用服务作出贡献的目的。

（二）加强档案法律法规的宣传贯彻，健全机关档案管理制度。加强对《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《电子公文归档管理暂行办法》等档案法律法规和机关文书档案工作现实意义的宣传，让机关单位领导干部和工作人员认识到档案管理的重要性，提升广大职工对档案管理工作参与的自觉性、积极性，做到按时上交文档资料。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络，在业务档案一月一次移交的同时，加强文书资料的日常监管。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情况，对于无法立即收集的资料，监督办文人员做好交接与登记处理，这样才能落实所掌握的资料，以便后期将其归档。

（三）健全机关档案工作组织网络。健全机关文书档案工作组织网络，就应该不断地创新档案管理体制，闯出新思路，以便更好地服务机关内部工作。在文书档案之中，工作组织网络健全是首要条件，以往的文书档案管理工作过于简单、刻板，也没有相应的“网络”来加以支撑，使得其管理的潜能无法得到发挥。面对这样的情况，就需要健全机关档案工作的组织网络，并在“网络”内部做到层层落实，切实执行，就能够提升管理质量。健全“网络”，需要将重点放置于“活”字上，能够懂得通过网络来挖掘其内在价值，真正地将材料细化、活化，找准档案与机关各项工作的切入点与结合点，最终实现信息化文书档案管理。

参考文献：

[1] 赵恩芳. 谈机关文书档案员如何管理档案[J]. 办公室业务，2014（11）:174.

[2] 王萌萌. 机关文书档案管理分析[J]. 东方企业文化，2014（12）:272.

文书档案管理办法篇6

关键词：办公自动化；文书档案；传统与现代

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载着社会发展的历史过程，客观的反映着各种问题及解决方法，是人类社会进步的证明者。文书档案管理是以收集、整理和保存文档资料作为工作内容的。文书档案管理的过程中会涉及到方方面面的资料信息，如果管理不当，将会影响文书档案的价值，造成一定的影响。社会的进步，就促使着文书档案的管理工作也要与时俱进，不能在只靠着传统模式来管理经营，而是要实现“文档一体化”的科学管理模式。

一、传统文书档案管理中存在的问题

文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：

（一）传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性

在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。

（二）传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存

在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。

（三）传统模式下的文档管理的复杂化

在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。

二、办公自动化环境下文书档案管理的优势

随着社会的不断发展，科学技术的进步，计算机的出现带来了新的改革，在文档管理方面也有着它无可比拟的优势，给文档管理工作带来了极大的改变。技术的革新，使得文档管理也日益科学化、合理化、规范化。但是文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了档案能更好的被利用，发挥它应有的价值。既然说过了传统文档管理的弊端，现在就来说下，在办公自动化环境下文书档案管理的优势。

（一）办公自动化环境下的文书档案管理使用的时效性强

在文档管理中实行信息化管理，使文档信息可以实时在线，需求者就可以通过一定的互联网络进行及时的查阅，使文档信息能否充分的达到资源共享的目的。且查阅时所进行的个人信息登记也变得简单明了，由于是计算机检索，便自动的保存了借阅者的信息，以此来方便借阅者进行多次借阅，不用反复登记的麻烦。由于少了来回的奔波，减少了大量的时间与人力，没有造成不必要的浪费，在很大程度上提高了使用的效率，且能进行及时的沟通，给使用者带来极大的方便，因此说在办公自动化环境下文书档案的使用时效性变增强了。

（二）办公自动化环境下的文书档案管理中的文书档案可以长久保存

在传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体，不宜长久保存，且易损坏，造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下，文书档案可以用多种载体来进行保存，不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存，如果需要可以实时的进行查阅，方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性，也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤，这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。

（三）办公自动化环境下的文书档案管理的精简化；

传统文书档案的管理有一套比较复杂繁琐的流程，从文书信息的收集、归类、整理、立卷到最后的存档，每一步都需要花费大量的人力、物力来完成，且在过程中也容易出现差错，做起来很不方便。但是在办公自动化环境下，有了计算机的协助，使复杂的工作变得简单，操作上也不需要耗费太多的时间和精力，而且还能提高文档的质量，减少时间和空间，以便于使用。

文书档案的管理也具有一定的保密性，在办公自动化环境中可以设定一定的局域来访问使用某些方面文档的资料，从而来加强其保密性质。因为工具的方便，也使文档的查阅变得简单而快捷，甚至可以通过一些模糊查询就可以搜到想要查阅的文档信息。

总 结：

伴随着科技的进步，科学的发达，传统的文书档案管理已经渐渐地不能适应人们所需，把传统与现代技术相结合，让文档管理由“卷”变成“件”逐步实现“文档一体化”的现代科学管理，这也是每个文书档案管理人员所要掌握的基本技能。办公自动化是信息社会时代的重要标志之一，为了更好的服务全人类，文档管理的现代化进程将永不停止。

参考文献：

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用.[J].黑龙江档案.2011，（12）

[2]李志红.适时新时期发展需要做好文书档案管理工作.[J].北方经贸，2012（05）

文书档案管理办法篇7

关键词：医院文书档案；办公自动化；管理措施

在医院文书档案管理人员应用自动化办公技术的过程中，必须要重视各类文书档案的管理情况，保证可以提高文件传输保密性，提高医院文书档案的利用效率，实现档案资源共享，发挥办公自动化技术作用。

1 医院文书档案办公自动化管理问题分析

目前，医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程，还存在较多问题，影响着医院文书档案管理工作质量。

首先，医院文书档案办公自动化保密性较差。随着计算机技术的发展，医院文书档案管理人员开始应用计算机对文书档案进行管理，并且得到了良好的管理效果。然而，在实际管理过程中，还是存在医院文书档案保密性差的问题。主要因为在档案载体发生变化之后，电子文件内容稳定性较差，经常会受到各类因素的干扰出现保密问题。例如：不法分子进入医院档案系统中，然后对电子文件进行修改，导致出现难以解决的问题[1]。

其次，医院文书档案管理规范性较低。当前，部分医院在应用办公自动化技术对文书档案进行管理的过程中，还没有制定完善的管理制度，不能提高文书档案管理的规范性，难以达到良好的管理效果。例如：在对医院文书档案进行分类与编码的时候，不能根据各类医院文件情况进行分类，不仅分类效率低，还影响了医院文书档案的使用价值，难以提高医院文书档案管理工作质量[2]。

2 自动化办公技术在医院文书档案管理中的优势

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中，可以有效提高其工作效率，达到预期的管理目的。具体表现为以下几点：

首先，办公自动化技术在医院文书档案管理中的应用，可以提高办公效率。主要因为办公自动化技术依靠计算机执行工作，在处理文书档案的过程中，能够自动输入数据与处理文件，减少了人工操作环节，进而减少了人工操作的时间，可以有效提升办公效率。同时，传统的医院文书档案管理是工作人员利用手写方式执行工作，而自动化办公技术可以提高文字输入效率，提升办公效率，实现一体化操作[3]。

其次，医院文书档案管理人员应用自动化办公技术，可以实现信息资源共享。在传统的医院文书档案管理过程中，文书档案信息很难得到共享，导致文书档案应用价值降低。然而，在应用办公自动化技术之后，可以利用网络信息技术对文件信息进行共享，进而提高医院文书档案的应用价值[4]。

最后，医院文书档案管理人员应用办公自动化技术，可以提高文件保存质量。传统的医院文书档案管理中，都是利用纸张对文件进行保存，很容易因为纸张损坏出现文件保存问题，难以达到良好的文书档案管理效果，然而，在应用办公自动化技术之后，相关管理人员可以利用数据库等对文件进行保管，并且做好备份工作，这样，除了可以提高文书档案传输效率之外，还能保证文书档案信息的可靠性，从根本上增强医院文书档案管理效果[5]。

3 医院文书档案管理中办公自动化技术应用措施

医院文书档案管理人员在实际工作过程中，要想提高工作质量与工作效率，就要重视办公自动化技术的应用，保证可以提高工作质量与工作效率。

3.1 提升文书档案信息的安全性

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术期间，必须要重视文书档案信息的安全性。首先，管理人员要阶段性的对文书档案保存设备进行检查，及时发现其中存在的危险性问题，并且采取有效措施解决问题，避免出现危险事故。其次，管理人员要根据医院文书档案管理工作实际要求，在文书档案系统中设置杀毒软件与防火墙等，这样，才能避免出现文书档案信息安全问题。最后，管理人员可以针对医院文书档案系统设置身份验证密码，保证可以提升医院文书档案信息的安全性。

3.2 制定完善的工作计划

医院文书档案管理人员必须要针对办公自动化技术的应用，制定完善的工作计划，进而提高办公自动化技术的应用质量。首先，医院领导人员要制定完善的规章制度，利用相关制度规范文书档案管理人员的行为。其次，医院文书档案管理人员要在提高工作|量的基础上，为医院提供完善的工作计划书，在院领导审核之后，按照工作计划书开展相关工作。最后，医院文书档案人员除了要保证文书档案信息数据安全性之外，还要重视数据传统环境的优化，保证可以提高数据管理的便利性。

3.3 建设高素质人才队伍

医院在对文书档案进行管理的过程中，必须要重视人才队伍的建设，为文书档案管理工作的实施奠定基础。首先，要聘请专业素质较高的文书档案管理人才，要求其在具有较高学历与素质的基础上，掌握一定工作经验，有利于提升医院文书档案管理工作质量。其次，在聘用高素质人才之后，要阶段性的对其进行专业知识的培训，使其可以掌握先进的办公自动化工作技能，全面了解办公自动化设备的使用方式，进而提升管理工作质量。再次，相关部门要对文书档案管理人员进行思想知识的培训，使其养成良好的职业道德素养。最后，要求文件档案管理人员与医院领导人员共同学习计算机软件技术知识，使其在实际工作过程中，可以有效应用计算机软件技术，全面发挥办公自动化技术的作用。

4 结语

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中，必须要重视自身工作方式，积极学习先进的办公自动化技术知识，全面掌握各类软件与硬件的应用策略。同时，医院领导人员还要全面监督文书档案管理工作，及时发现存在的问题，并且利用相关制度解决问题。

参考文献

[1]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志，2014（5）：79-79.

[2]赵袁园.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].办公室业务，2014（16）：63-63.

[3]韩飞.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志，2014（11）：144-144.

[4]卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考[J].管理观察，2013（22）：92-92，93.

文书档案管理办法篇8

1 文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文书档案载体多样，内容丰富

作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。

1.3 文档工作一体化

文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

2 当前文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度不规范

当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。

2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题

文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。

2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

3 办公室人员做好文书档案管理的措施

办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。

3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平

文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。

3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理

在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

3.3 强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。

4 结束语