数字化档案范文

数字化档案范文第1篇

利用为本的效益理念，以满足用户需求为导向，以追求利用效益为目标；系统工程的整体理念，把档案数字化与数字化档案利用作为整体，把档案价值鉴定、开放鉴定、系统整理、网上利用等一系列问题统筹解决，追求整体大于单项之和的效果；投入产出的成本理念，引入“二・八”定律原理，积极打造低成本、高效率、高效益的长春模式。

创新内容

通过多个课题研究，形成了完整的体系。正如国家档案局李和平副局长所肯定的：他们探索的更加深远的意义不仅在于他们自己这样坚定地走下去，而在于跟他们具有同样条件、同样愿望的其他地方或单位，能够从他们身上获得思想观念的启迪和科学发展的动力。

1　档案需求研究方法与实践创新

开展《档案信息资源开发利用模型研究》，科学圈定了馆藏档案数字化范围和顺序，杨冬权局长肯定为：“长春市档案馆的同志在工作中研究和分析了以往利用工作中哪些档案群众利用得最多，将利用率高的档案优先数字化。我赞成这样做。”该项目获国家档案局2010年优秀科技成果奖。鉴定结论提到：“引进数学模型及排列组合等数学方法研究档案数字化与数字化档案利用问题，为今后档案信息化乃至档案管理定量与定性结合的研究提供了新的思路、新的理念、新的方法，――对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值。该成果依据档案利用需求、档案数字化能力、数字化档案利用之间的关系，――从宏观出发从微观人手，为不同层次的档案馆解决海量档案数字化先后顺序及合理配置档案数字化资源提供了科学的依据和选择的方法，开创了档案数学模型化的先河。”

2　民生档案数据库建立与利用创新

开展《建立工人调配档案数据库，服务百姓的应用研究》，收到了明显的社会效益。杨冬权局长报告肯定为：“长春市档案馆为100多万工人的档案建立了数据库，帮许多工人解决了问题，工人们含着眼泪给档案馆送来锦旗，在全国档案界起到了示范和带动作用。”该项目获国家档案局2008年优秀科技成果奖。

3　档案数字化方案研究与制定创新

实践证明了长春档案数字化规划和实施方案的科学性、实用性、创新性。通过《档案数字化方案研究》，全面总结了档案数字化规律，该项目获国家档案局2006年优秀科技成果奖。鉴定结论提到：“提出的档案数字化工作指导思想、优化原则和优化策略，符合国情、符合现代管理理念，对全国各级档案馆的相关工作具有较大的参考价值。”

4　档案数字化推进路线与流程创新

实施了档案鉴定与数字化同步、多种档案数据库建设同步、档案数字化与数字化档案利用同步的技术路线；实践了“现用现扫、以用定扫、常用先扫”的数字化流程，总结了_一整套经验，鉴定结论提到：“运用现代管理理念和系统科学方法论，―在档案鉴定原则、筛选原则、数字化原则及开放原则等方面有所创新，――制度创新以及注重成本效益的做法具有先进性，――增强人力和资金使用效率，节约成本、提高效益，具有较强的示范作用。”

5　档案提供利用手段与方式创新

查档实现“三个替代”的目标。开展《档案网站公开馆藏政府信息资源的实证研究》，在辖区内档案馆间实现异地获取档案证明，使档案提供利用方式发生了根本变革，社会效益明显。“积累了下岗工人凭加盖电子签章的数字化打印件办理社会保险的成功案例，其数字化档案的法律效力得到认可，系全国范围内率先开展的创新性实证研究。”杨冬权局长的报告肯定了“长春启动区域内国家综合档案馆馆藏信息远程共享工程”，并指出：“进一步提高档案部门远程服务能力。首先在国家档案馆之间实现民生档案信息数据库共建共享，利用者所需档案信息只要保存在其中某个档案馆内，即可在首访的档案馆查阅并可异地开具档案证明，无须往返奔波。――这种实实在在的便民服务方式很值得参考借鉴并大力推广。”该项目获国家档案局2010年优秀科技成果奖。

6　以案例的形式出版专著

公开出版了《档案数字化的长春模式》一书，李和平副局长在序言中写到：“长春市档案馆的同志大胆地把自己实践做法原汁原味地整理并公开出版，这在档案信息化理论专著较多，实践案例相对偏少的当前，是难能可贵的。”此书出版对于推广创新的成果起到了很大的作用，在全国档案界产生了积极的影响。

效果及影响实践效果：文件级、专题级、全文级多层次的档案检索体系已形成，档案查全率、查准率、工作效率提高数十倍；提供数字化档案打印件占利用档案总件数的90％，6年间少调用档案原件上百万次，少翻阅上千万页，有效地保证了档案实体的安全；已为几万名利用者提供了方便快捷的服务，公众成为档案数字化的最大受益群体。特别是为上百名利用者在辖区内的县(市)档案馆异地获取了长春档案馆的档案证明，数字化档案利用社会效益显著。正如获奖证书所言，长春市档案馆“在推动档案科技发展中作出重大贡献”。

国内影响：国家档案局和原国务院信息化办公室推广的档案数字化全国试点单位；4个相关课题分别获国家档案局优秀科技成果二、三等奖；《档案数字化的长春模式》一书分别获省和市社会科学优秀成果奖；40余篇科研报告、学术论文、通讯报道在媒体上发表；包括国家档案局、地方档案馆、企事业单位档案馆(室)、军队、院校等100多个单位、600多名领导、专家、学者、业务干部来考察学习；长春模式被中国档案界所熟知，对中国信息界产生影响，并在台北海峡两岸学术会议上发言。

数字化档案范文第2篇

版权制度的宗旨是保护权利人　（版权人、邻接权人）　的合法权益，营造尊重智力成果的社会氛围，鼓励权利人创作既多又好的精神产品，还要构筑有助于作品传播利用的法律机制，促进科学文化事业的繁荣。可是，版权理论中始终存在着如何既保护权利人对作品的独占以承认其智力劳动价值，又能使作品得以充分造福于社会的矛盾。化解矛盾的着眼点是权利人与社会公众的利益平衡，这是版权制度的基石。

毫无疑问，许多……

二、数字档案馆建设中几个具体的版权问题

版权制度自诞生以来始终追随着新技术的前进步伐，数字技术的应用并没有改变版权因新技术的应用而不断扩张的趋势，这使得靠相关法律理念得以延续及其补充修正架构形成的版权制度捉襟见肘，许多传统的法律规范需要重新认识和界定。由干本文篇幅所限，下面仅就数字档案馆建设中涉及的众多版权问题中的几个重要问题进行阐述。

（一）传统档案作品的数字化权

数字档案馆不再是孤立分散的物理存在。是相互联合、协作、整体化的，充分实现资源共享的服务网络体系，数字技术与网络环境则提供了实现广泛的档案信息资源共享的条件和可能性。传统的以印刷，胶片等载体形式存在的档案作品上网传播的起始步骤是对其进行数字化，使其具备二进制数字状态，这就必须明确数字化权的权利归属问题.

依照版权法原理，权利人的财产权与作品利用方式是对应的，作品数字化的实质是增加了作品的利用方式，这甚至是网络环境中利用作品的惟一方式和必要条件，所以从保护权利人合法权益的角度出发，就应将数字化确定为权利人的一项专有权，1999年12月9日，国家版权局了《关于制作数字化作品的著作权规定》　（以下简称《规定》）　，其第二条规定：“将已有作品制成数字化作品，无论已有作品以任何形式表现与固定，都属于《中华人民共和国著作权法实施条例》第五条第1款所指的复制行为。《规定》第三条规定：“除著作权法另有规定外，利用受著作权保护的他人作品制作数字化制品，应事先取得著作权人的许可，可以直接向被利用作品的著作权人取得许可，也可以通过著作权集体管理组织取得许可。”

无论是我国旧《著作权法》还是新《著作权法》，都没有明确规定权利人享有的数字化权，但是按照《规定》的解释，数字化权被包括在了复制权当中，按照《著作权法》第二十二条第8款的规定，档案馆为了陈列或保存的目的，将以传统载体形式存在的档案作品数字化无需取得授权，亦无需支付报酬，但除此之外其它目的的对传统档案作品的数字化，都要事先取得权利人的授权。

（二）数字化档案作品的法律地位

需要明确的问题是，档案馆对以传统载体形式存在的档案作品数字化后，产生的数字化档案作品是否受到版权法保护及其权利归属。一件作品要受到版权法保护，必须同时具备“独创烂”与“有形形式复制”两个基本条件.传统档案作品被数字化，实际上是将该作品以数字化代码形式固定在磁盘或光盘载体上，改变的只是作品的表现和固定形式，作品的独创性与可复制性不会由于其被转换成数字编码形式而丧失掉。所以，对传统档案作品数字化后产生的数字化档案作品仍然受到版权法保护。2000年11月22日，最高人民法院言判委员会第1144次会议通过了《关于审理涉及计算机网络著作权纠纷案件适用法律若干问题的解释》（以下简称《解释》）。其第二条第1款规定：“受著作权法保护的作品，包括著作权法规定的各类作品的数字化形式。在网络环境下无法归于著作权法第三条列举的作品范围，但在艺术和科学领域内具有独创性并能以有形形式复制的其它智力成果，人民法院应予以保护。

由于作品被数字化后的独创性没有发生变化，不产生新的作品，因此档案馆对传统档案作品数字化后，产生的数字化档案作品的版权属于原权利人，而不归档案馆。当然，如果被数字化的传统档案作品的版权原本就归档案馆所有，则数字化后档案作品的版权也自然归档案馆。另外，数字档案馆正在利用自己的技术与人才优势及网络上丰富的档案信息资源扮演一个使信息增值的角色。这类增值的档案作品往往是编纂或编研档案作品，按照《著作权法》第十四条的规定，档案馆在整体上对其享有版权，但在行使版权时不得侵犯作品中包含的原作品的版权。

（三）信息网络传播权

网络传输与数字化一样都是网络环境中利用作品的新方式，同样受到权利人专有权的控制。档案馆数字化档案作品上网传播必须经过权利人的授权，这在1996年缔结的《世界知识产权组织版权条约》　（WCT）第八条“向公众传播的权利”由有明确的规定。我国新《著作权法》第十条第12款增加了“信息网络传播权”，即“以有线或者无线的方式向公众提供作品，使公众在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。”

信息网络传播权法律地位的确立，使权利人对作品的传播方式的专有权延伸到网络空间，并且能直接传播作品，行使邻接权。这对档案信息服务构成一种威胁，使档案馆无法充分利用新技术为用户开展各种形式的数字化信息服务。因为不能从事基于网络环境与网络技术的档案作品传播服务，将使数字档案馆的功能开发受到全面压抑。

信息网络传播权除了阻止档案馆未经授权上载档案作品外，还会对档案馆开展的数字信息缓存，数字信息浏览等服务起到负面影，同时禁止档案馆未经授权把含有档案作品的数据库和网络相连，使用户在其个人选定的时间与地点访问并得到这些作品，尽管在这种情况下档案馆并没有通过网络直接传播档案作品。网络传播没有传统传播那样的“权利穷竭”问题，档案馆从网上合法下载档案作品仅仅是针对本次下载行为而言的，所形成的复制件仍然受到权利人专有权的控制，未经许可不得将其向用户作新的传播。

有人认为，档案馆取得数字化权后，就可以把数字化后的档案作品上网传播。因为数字化和网络传输都是对作品的数字化利用，权利人既然授权档案馆对其作品进行数字化，就会自然同意将其作品上网传播。其实不然，权利人授予档案馆数字化权，并不意味着同时授予了档案馆信息网络传播权，档案馆若把以传统载体形式存在的档案作品上网传播。必须先后或同时向权利人取得数字化权与信息网络传播权。

（四）合理使用在数字档案馆的适用性

合理使用是对权利人专有权行使限制的主要方法，是指在法律允许条件下。不经权利人许可，不付报酬地使用他人已经发表的作品。各国著作权法都针对档案馆制定有合理使用的条款。比如我国《著作权法》第二十二条第8款，另外第1款、第2款、第6款也可适用。网络环境中，对传统的合理使用原则能否得到适用，学术界存在不同的看法。WCT则采取了折衷的态度，其第十条议定声明规定：“不言而喻，本条约允许缔约国各方将其依国内法中按《伯尔尼公约》被认为可接受的限制和例外继续适用，并适当地延伸到数字环境。同样，这些规定应被理解为允许缔约方制定对数字网络环境适宜的新的例外与限制，”这样，就把传统的合理使用原则适用于网络空间，并给各缔约方自行立法规范网络环境中的合理使用问题留下了余地。

为了满足数字时代档案信息服务的需要，许多国家新的 立法都对档案馆合理使用原则作了调整。比如：1998年美国颁布了《跨世纪千年版权法》（DMCA），对美国原《版权法》第108条关于档案馆的免责条款作了修订。在DMCA之前，美国《版权法》第108条只允许档案馆为内部使用之目的制作1份仿真复制件（非数字化的）。按照修订的第108条，允许档案馆制作多至3份的、可以是数字化的复制件，条件是不得把这些复制件向档案馆建筑以外的公众传播。如果原格式已被淘汰的话，修订还允许档案馆将作品用新的格式复制。DMCA第1201条（d）款又规定档案馆在法定情形下享有“解密权”：对相同的复制件，不能以其他形式合理地获得的，则对他人作为商品的作品复制件，仅为获得1份复制件，以便决定是否本法允许从事的活动，如果对作品解密，不构成侵犯作品的技术措施权。1999年，澳大利亚颁布的《版权法修正案》规定，档案馆可以将档案作品上载到网站，但只能为用户提供作品的屏幕浏览（不能输送到打印机或软盘）。

新的《版权法》对档案馆合理使用制度的调整仍不理想。一方面，与版权扩张的总体趋势相比，档案馆合理使用的范围显得缩小和确定化；另一方面，新的《版权法》对合理使用制度的调整偏重于复制权，而档案馆对作品的数字化利用需要的版权例外并不仅仅限于复制权。法律若不能就档案馆对数字化作品的利用做出更加宽泛的例外规定，档案馆就可能随时受到侵权指控，或在因用户违法利用档案行为而引发的侵权纠纷中承担连带责任。

三、数字档案馆建设中的版权保护对策

鉴于数字档案馆与经济和社会发展的重大关系，鉴于我国已经加入世界贸易组织，数字版权保护成为档案馆应对国际版权保护新形势挑战的重要课题。我们有必要以积极的态度和有效的措施认真解决数字档案馆的版权问题。

（一）不断完善版权制度

数字档案馆版权问题的解决最终依赖于版权制度的调整与完善，不仅包括版权基础理论。基本原则的创新，还涉及具体法律规范的重新界定。其重要问题包括：数字档案馆的法律地位、合理使用在数字档案馆的完善、法定许可制度和数字档案馆版权问题的关系、档案馆的信息存取权与解密权、网络版权集体授权机制，档案馆的版权责任等。

（二）解决《档案法》与《著作权法》的冲突问题

档案作品是一种“特殊形式”的作品，受到权利人“版权”和档案馆“管理权”的双重控制，对其使用不仅要符合《著作权法》，还要符合《档案法》，但是现在《档案法》和《著作权法》在档案的开放、公布（相当于《著作权法》上的“发展”），利用方面的规定中存在着多处冲突。比如：〈著作权法〉规定，发表权属于权利人。但《档案法》第二十二条第1款规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布：未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”那么，档案作品的发表权究竟是属于权利人，还是属于档案馆呢？又比如：《档案法》第二十一条第2款规定：“由华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案，”如果利用的是己经发表过的档案作品，上述规定与《著作权法》并不冲突；如果利用的是未发表过的档案，按照《著作权法》的规定，这种利用应该受到权利人的控制，并非持有合法证明就可以不经权利人授权而利用（注：档案馆对档案作品的“开放”并不意味着权利人同意·发表·该档案作品）。《档案法》和《著作权法》的交叉与矛盾，有待进一步研究。这对解决数字档案馆版权问题有着重要意义。

（三）成立档案馆知识产权联盟

仅仅依靠法律专家和技术专家来解决数字档案馆的版权问题是不够的，档案界要做出自己的努力，为此应建立档案馆知识产权联盟，其任务包括：开展数字档案馆版权问题的研究，提出规划与对策；运用档案馆集体的力量，向立法机关反映档案馆的要求；代表档案馆和权利人谈判，维护档案馆的合法利益；构筑档案馆之间的知识产权流通机制；推动档案馆保护知识产权的经验交流，开展档案馆知识产权保护的培训活动，促进档案馆整体知识产权保护水平的提高等。

（四）提高档案馆保护版权的自律性

行业自律，即通过档案馆采取必要措施来规范自己和用户对档案作品的利用行为，达到保护版权的目的。网络环境中，档案馆有必要进一步提高保护版权的自律性，针对档案馆对数字化作品的利用特点制定有效的行为规范。要在档案馆员中开展多媒体技术。数据库技术、计算机技术等新技术版权保护知识的普及教育，针对档案作品数字化利用的关键环节建立严格的版权制度。要在档案馆与权利人之间建立沟通机制，增强档案馆保护版权的透明度。树立保护版权的良好社会形象。档案馆还要对新的档案作品利用方式和价格模式开展研究，并予以合理接受，以防止侵权。

（五）加强对档案作品的技术保护

技术手段已经被纳入了版权保护的范畴，因此档案馆可以对档案作品保护提供技术支持。比如：加密技术（对称加密技术、非对称加密技术）。数字签名技术、数字时间戳技术、身份验证、防火墙技术和CA认证等。

【参考文献】

1.张照余：《档案网站建设维护过程中著作权的认定与保护》，《档案学通讯》，2001年第6期。

2.连志英：《档案和著作权保护》，《档案》，2000年第2期。

3.薛虹：《网络时代的知识产权法》，北京，法律出版社，2000年7月第1版。

4.方开玉：《论档案的开发利用和著作权的合理使用》，《档案学通讯》，2000年第6期.

5.姚红：《中华人民共和国著作权法释解》，北京，群众出版社，2001年11月第1版。

数字化档案范文第3篇

【关键词】档案数字化；积极；管理；挑战；战略

档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、发展档案数字化的必要性

首先，档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设资源的建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录象档案的数字化；二是电子文件归档和电子档案管理。

其次，档案数字化能有效地保护档案的原件。具体表现为：代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出微缩胶片供永存保存，这样可使这些档案资料在天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊蜕变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

再次，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路，数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管它当前的组织结构、组织管理模式还处于不成熟阶段，可其实现数字化则是必须的，要想国家前进，档案数字化是基本建设工程之一。

二、档案数字化的优势与缺陷

（一）档案数字化的优势

1.有利于部门立卷制度的落实

部门立卷是个老生常谈的问题，但至今档案室代替部门立卷现象依然很普遍，个别立卷单位一年中分几次送一些零散材料给档案室由档案员代替立卷。但也存在一个问题：及档案管理员对该部门的工作未了解，无法断定材料是否齐全完整，从而影响归档案卷的质量。

2.档案管理不受时间和工作环境的限制，大大提高办公效率

传统管理模式不论是管理还是利用都只能安排在上班时间内进行。工作环境是由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成。实现档案数字化管理后，传统的办公用具消失了，取而代之的以单位网、计算机系统、电脑工作台为主要办公工具。企业各部门形成大量的电子文件，存储于硬盘中，与实物载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同的介质之中，利用者只有获得允许，就可以随时随地调出查阅的档案信息。

档案管理效率也大大提高，立卷部门只要平时将本部门的文件材料输入计算机，年终将归档材料送交档案室，档案管理员通过网络系统直接自动立卷、编目，并打印出移交目录、卷内目录、全引目录等，整个操作过程简单便捷。

3.档案数字化管理提高档案内容信息的开发

传统管理模式对档案进行分类顺序整理，只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用。实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现同一事件的若干历史性的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求。

（二）档案数字化的缺陷

1.电子文件档案的不安全因素，影响长期保存

电子文件档案具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点。但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息业可以更改，者些都使电子文件档案的原始凭证性辨别变得更困难。

2.电子文件档案的存储受载体制约性强

电子文件档案存储对软硬件设备的依赖性很强。现有计算机存储设备虽然容量很大，但面对呈几何级数发展的电子文件总有穷尽的时候。

由于应用软件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期电子文件也有应用软件不兼容问题。文件形成部门为存储档案投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件。

电子文件不能像纸质文件直接读取，数据易丢失、病毒侵害等不安全隐患的存在，都给电子文档的安全保管和长期保管带来很大的威胁。

3.档案“双套制”保存，造成资源浪费

档案“双套制”保存是将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单位实行办公自动化系统，各部门文件资料在网上传递、承办，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费。

4.办公自动化与档案管理系统不兼容

有些单位内各部门应用的管理软件都不相同，都使按照各自部门的特点开发及使用。而现代化档案信息管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。

5.数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍

虽然档案信息管理系统推进多时，但很多单位没有对这个强大的信息提高利用意识，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工完成。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的资料宝库。数字化档案利用率得不到提高，计算机网络在整个管理过程中的应用仅限于文字的录入。编辑和打印工作，不仅消耗了人力物力，而且使电子档案没有得到合理的开发和利用，造成双重浪费。

三、档案数字化的发展策略

（一）加强系统工程建设，实现信息共享

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各部门日常工作每天要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的查询系统，通过触屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对企业中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，建议在纸质文件与电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全有序展开。

（三）提高管理水平，注重人才培养

随着当今世界信息爆炸式的增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化办公设施为依托的技术密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握：另一方面，要根据利用者要求提供大量的数据库信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件的管理知识，提高电子文件保密管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高档案数字化管理水平。

参考文献：

[1]谢方.音像档案数字化研究与实践[M].中国广播电视出版社，2010.

[2]龚丽瑛.企业档案数字化研究文献综述[J].办公自动化，2012（16）.

数字化档案范文第4篇

关键词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析

1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况

档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网），表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用，还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。

2 档案数字化的概念

国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。

国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]

之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]

对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别。

3 数字化档案的概念

国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。

国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]

对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的。

4 数字档案的概念

国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。

国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]

何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]

对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。

5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考

5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。

所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。

档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。

档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。

档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。

5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。

数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。

而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。

对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。

那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。

5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案），数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。

数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。

注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。

参考文献：

[1]李筱春.手段 途径 结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界，2002（3）.

[2]屠跃明，翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界，2012（14）

[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文，2005.

[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会，2002：7.

[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文，2009：6.

[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005（6）.

[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会，2007：6.

[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源，2011（5）.

[9]档案学词典[M].上海：上海辞书出版社，1994，360-361.

[10]中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学[M].北京：中国大百科全书出版社，1993，407.

数字化档案范文第5篇

[关键词]数字化档案馆档案数字化关系

中图分类号： G271 文献标识码： A

当下档案界提出了建设数字化档案馆的目标，然而这与我们正在搞的档案数字化之间有什么区别和联系？本文就这一问题来论述一下两者之间的关系。

一、数字化档案馆与档案数字化的概念

（一）数字化档案馆：所谓数字化档案馆就是保管、加工、利用数字化档案信息的专门机构。它区别于传统意义上的档案馆的显著特点是：1、档案信息化，就是说馆藏所有档案都是以计算机识别的数字形式存在；2、传递网络化，就是说馆藏所有档案的传递主要通过计算机网络来完成；3、信息共享化，就是说馆藏所有档案通过计算机网络实现资源共享；4、收集规范化，就是说接收进馆的数字档案信息（电子档案）统一标准、统一规范、统一结构，便于数字档案信息的交流应用；5、服务在线化，就是说档案信息利用者的计算机随时可以成为数字化档案馆的终端，方便地实现网上查询、利用。

（二）档案数字化：所谓档案数字化就是将不同表现形式、不同载体上的档案信息，通过计算机技术转化成计算机能识别的二进制数字信息（计算机语言），形成各种数据库，从而实现利用计算机管理、加工、传递、利用诸如文字、图像、声音等档案信息。

二、建设数字化档案馆的必要性

随着计算机技术和互联网技术的飞速发展，人类正进入以信息化为主的知识经济时代，数字地球，数字城市，电子政务，电子商务等已深入到我们的生活中。城建档案馆作为保管和利用一个城市在规划、建设、管理中所形成的档案的专门机构，其保管的文字、图纸、声像等各种载体的资料是城市建设发展的重要依据，是数字城市的重要信息源。因此，顺应时展潮流，充分利用计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，把分散在不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，实现资源共享的数字化档案馆建设就显得尤为重要。

数字化档案馆建设是一项庞大的系统工程，不仅要靠档案界全体同仁的共同努力，还要依托于国家信息化水平的整体提高；不仅需要社会各界的支持，更需要有高瞻远瞩，统筹规划的宏观战略意识。既要克服一蹴而就的急躁心理，又要避免低水平的重复建设。因此，在没有现成模式借鉴的情况下，数字化档案馆建设可采取分步骤、分阶段、分层次的方式以次推进。

三、档案数字化是建设数字化档案馆的先决条件

建设数字化档案馆面临首要任务就是对现有库存档案的数字化问题，其次是数字化档案的接收、管理、利用问题。众所周知，我们档案馆现存的档案绝大多数是以纸质为载体的，还有一些录音、录像磁带、照片档案等。小馆有万卷左右，大馆几十万卷左右，我们青岛馆就有十六万多卷。我们馆的竣工档案文字卷每卷平均近200页，每年近7000卷的速度进馆，可想我们面临的档案数字化工作量 有多大。因此说建设数字化档案馆，档案数字化是关键，是先决条件，它是一项十分艰巨而长期的工作。面对计算机技术的不断进步，设备的不断更新，各馆要根据自身的实际情况，分期分批，稳步实施。做好档案数字化首先要解决以下问题。

（一）资金问题。现代化管理依赖于高科技，高科技就要有高投入，因此资金问题，就成了建设数字化档案馆的瓶颈。对于纸质档案的数字化，通常采用计算机扫描的方法，至少要有高扫A0幅面的扫描仪（用于扫描图纸）、A4幅面的扫描仪（用于扫描文档）及相应数量的计算机。考虑到利用，还需有相应的输出设备及为系统服务的服务器、光盘库等，大一点的馆还应建立内部局域网，这样至少需要几百万的资金投入。

（二）技术问题。档案数字化的实现技术上没有问题，要考虑的一是数字化的格式问题。主要表现在对现有馆藏档案的数字化格式以及对接收的电子档案格式的规定， 具体就是计算机档案著录的执行格式。标准的机读目录编码执行格式的著录区首先是“编码头标区”，其后是“编码目次区”，再后是“变长编码数据区”。目前我国计算机档案著录在执行格式上尚无标准化的编码规则，即还没有档案机读目录格式，因此，在实践中我国计算机档案著录处于一种无编码的状态。计算机档案著录的无序在执行结构上使得各档案计算机系统所生成的目录数据缺乏统一、一致的标准化编码，进而导致数据记录很难“走”出其所依赖的某一计算机系统而被其他各个计算机系统所共同识别与处理，即资源不能共享。二是存储介质选用问题。档案载体主要有光盘、磁带、可移动硬盘等。可移动硬盘虽然具有移动存储方便等优点，但由于其依赖操作系统、标准尚未统一等缺点，所以不宜用来长期保存档案，只可用作电子档案的报送。光盘和磁带都可用作对数字档案的长期存储。光盘技术更新快，刻录方便，且盘片易于长期保管，存储的档案信息可随机读取，但光盘容量相对较小，大馆就得上光盘库。磁带作为信息存储已有几十年的历史，具有技术稳定，兼容性好，不受操作系统约束，海量存储等优点。但磁带机的存取速度比光盘慢，且磁带是一个连续媒体，只能顺序存取，不能象光盘那样随机读取。光盘和磁带各有优缺点，各馆可根据实际情况选用。

（三）人才问题。档案数字化是个庞大的工程，它涉及到计算机软硬件知识、扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理基础知识等。要求操作人员既要掌握一定的计算机基础知识和操作技能，又要懂一些档案管理基础知识，因此，人才的引进和培养就显得非常重要。在编制限定下，不可能引进大量计算机人才，可以采取临时聘用社会上一些计算机人才，或对本馆现有人才进行计算机培训的方式。后者对于档案馆的长期发展比较有利，不仅对档案的数字化过程和方法比较了解，而且有利于数字档案的日后管理和应用，为日后数字化档案馆的建设积累经验和存备人才。

数字化档案范文第6篇

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质

在进行数字化档案管理时，必须注重提高现有档案工作人员的能力与素质，包括专业知识、技术知识、管理能力等。因此就要进行跨学科、跨领域的人才培训，使得档案员由原先的知识单一的档案工作者成为既懂档案管理，又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。这样才能达到信息时代的要求。

数字化档案范文第7篇

1． 科学性原则

在馆藏档案数字化时，如果将全部馆藏数字化，对于继承和保护人类宝贵的文化财富无疑是最为完美的。然而由于档案鉴定工作长期滞后，使得档案馆中存在着大量未经鉴定或鉴定后未作销毁的档案，如果将这些档案全部数字化，不仅会增加管理和维护的负担，而且也是资金的巨大浪费。因此，馆藏数字化应遵循科学性原则，从实际出发，对馆藏档案进行筛选，确定数字化的范围，分清轻重缓急，分阶段、分层次、分步骤进行。优先对具有馆藏特色和地方特色的档案，馆藏珍本、孤本，用户急需的利用率高的档案进行数字化。

2．系统性原则

馆藏档案数字化的系统性包含两层含义：一是保持档案信息资源的系统性。在进行馆藏档案数字化时，只有系统地、连续地将馆藏档案信息资源数字化，才能充分发挥档案资源的效用。对重点或特色档案更应保持系统、连贯和完整，保持档案信息内在的有机联系。二是保持数字化软硬件的系统性。即软硬件配置、对象数据库数字化标准等在数字化的不同实施阶段应保持一致，保证数字化技术、软硬件的可继承性，以确保数字化系统内在的可持续发展性。

3．整体性原则

从宏观上看，馆藏档案数字化是数字档案馆众多对象数据库中的一个节点，它是数字档案馆的一个有机组成部分。毫无疑问，馆藏档案数字化建设应该融入到数字档案馆档案资源建设的总体规划之中。因此馆藏档案数字化必须遵循整体性原则，即实体馆藏必须根据数字档案馆建设要求制定的统一标准和规范，以及档案信息资源共建共享的计划来进行自身馆藏档案信息的数字化，并和其他实体档案馆相互协作，从而确定各自馆藏档案资源数字化的范围。通过实体馆际的协作发展，形成一个互为补充、互为利用、互为推动的地区性或全国档案信息资源体系，并提供网络档案信息服务，从而充分发挥数字档案馆的作用。

4．特色性原则

在遵循整体性原则的同时，各档案馆的馆藏数字化建设还需各具特色。特色是档案信息资源数字化建设的生命。选择本馆独有的，具有资源优势的专题和项目开发建设特色数字化档案信息资源系统、特色档案信息数据库，有利于形成优势，避免重复建设，实现网上档案信息资源优势互补和资源共享。特色化是现代化建设分工协作的一个表现，也是网络时代档案馆生存和发展的关键。各实体档案馆要想拥有更多的利用者和谋求自身的长远发展，必须首先确定自己的档案资源特色，并在确定馆藏特色资源范围后，逐步形成自己的独特性和全面性。所谓独特性，是指要保证所建立的对象数据库的数据具有惟一性，不能和其他馆的数据重复，突出档案资源的地方特色。所谓全面性，是指在建立特色数据库时，要保证档案信息的完整性和全面性。

5．通用性原则

在馆藏档案文献数字化建设的过程中，档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库等的建设要注意通用性原则，又称标准化原则，即在档案文献数字化建设的过程中必须遵守国际和国内通用的网络传输协议或格式、数据加工标准和档案文献分类标引、著录规则等标准的原则与要求，以确保数字化档案信息产品的通用性和标准化，符合网上传输与档案信息资源共享的要求。这样建成的档案信息数据库才能适应各种通用的软硬件要求，方便远程利用者对各种档案信息的存取和利用。

6．可行性原则

在传统档案文献资源数字化或开发新建数字化档案信息资源时，必须根据数字档案馆建设需要、人才物投入力度量力而行。在可行性、最优化方面着重分析拟建档案数据库（数字化档案信息资源）所拥有的或预期拥有档案信息资源丰富的程度，档案信息内容系统性、完备性程度，开发周期，档案信息数字化加工设备、技术水平与能力，档案信息数字化经费保障力度，人才队伍的数字化建设经验、信息技术水平与能力等。在档案信息专题或全文数据库开发上要避开开发周期长，数据规模过大，数据采集难度大，数据更新速度慢等弊端，以确保档案信息数字化建设的进程与质量。

7．安全性原则

数字化档案信息常常在网上传播利用，最大问题是保密难，所以数字化档案信息资源，特别是上网的档案信息资源必须严肃对待安全保密问题。安全性包括防泄密与防数据丢失两个方面。防泄密、防病毒攻击或停电等意外事故造成数据丢失和系统破坏是数字化档案信息资源建设中的重大原则问题。必须予以高度重视，采取切实有效的安全措施和手段，如数据加密、限制使用范围、建立数据备份，制作只读光盘等。

8．“用户至上”原则

馆藏档案信息资源数字化建设的出发点和最终目的是满足利用者需要，提供社会利用。因此在档案信息数字化建设的规划、决策中，我们应形成以利用者需求为中心的服务观念，即为满足利用者需要的原则。在此理念指导下，馆藏档案数字化建设应从利用者的角度出发，分析网络时代不同用户利用档案的心理和需求，不同利用者关心的焦点、热点问题。在充分权衡各种问题的需求程度、重要程度的基础上，选择、确定馆藏档案信息资源数字化的优先顺序和内容，从而在更大程度上及时满足利用者对档案信息资源的需求，提高利用者获取档案信息的质量。在选择硬件转换传统档案文献问题上，也必须遵守满足需求的原则。

9．高仿真原则

在档案信息数字化转换时应使生成的拷贝对档案文献原件有较高的保真度。这就需要在转换工作中仔细地关注档案文献的重要细节，以免丢失信息。为了使数字拷贝尽量地再现档案原件的本来面目，除非为弥补设备的缺陷，一般不宜对图像信息进行处理。要寻求使数字化后的档案文献达到准确复制效果的方法，不能造成原始档案信息的丢失。另外，档案文献数字化处理过程中应慎用压缩技术。文件压缩可以使大文件变小，方便档案文献的传送、存取及拷贝，但文件压缩程度越大，数据丢失风险越高。因此，对于数字档案信息的存储不提倡压缩。

10．保护原件原则

数字化档案范文第8篇

摘 要 企业医院综合档案的管理，由收集信息到利用档案，以数字化的形式管理档案，会给医院带来社会和经济效益。

关键词 档案 数字化

企业档案信息数字化是一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，它的出现给现有的医院档案工作带来新的挑战。

医院档案信息数字化是计算机大量应用于医院管理的必然结果。首先，医院档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。一是自动编目，二是自动检索，三是对有保存价值的文件进行辅助立卷，自动进行转档等。其次，计算机大量应用于医院管理，产生了大量的数字化文件，进而产生了数字化档案。

医院数字化档案的建设

在医院建设数字化档案，是医院档案工作发展的必由之路，也是今后发展的目标。这需要从以下3方面入手：首先，医院现存档案的数字化建设。主要是将档案进行普遍、全面的数字化处理，即将档案室的所有档案数据通过手工著录、扫描等形式，将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有医院档案室的室藏档案信息向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案室向数字化档案室过渡较为稳妥的办法之一。其次，从现有的档案工作体系逐步向数字化体系转化，建立和健全一套完善的数字化档案工作体系。数字化档案工作体系的主要内容包括：数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。①数字化档案的收集。它不同于以往的纸质档案收集，对纸质文件生成阶段的管理，档案工作者很少直接参与，一般只要把好归档接收环节就行，对于数字化文件如果也简单照搬这种管理方式，发现了问题可能无法挽救。数字化档案的收集工作体系，要求采用以前所说的文档一体化管理方式，只有这样才可以保证数字化文件的内容（包括文本、图形、声音、影像等）、背景（包括文件产生的原因、形成过程、各阶段的责任者等）等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或坏掉。数字化文件和档案一体化管理是数字化档案管理的根本方式。②数字化档案的保管。现阶段的数字化档案的保管应采取将记录向人读介质输出；暂时以原格式保存记录；应用现有技术克服技术过时；将记录转换到标准格式等。③数字化档案的利用。④数字化档案室的各种规章制度的建立。

档案工作者的素质

档案工作者的素质，是数字化档案室建设较为关键的一个环节。因为一些专业性强的档案要做到精确把握；还要根据利用者的要求，提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才，不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握档案管理知识，更要掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。

数字化档案范文第9篇

关键词：音像档案数字化档案数字化

音像档案作为一种专门档案，以其直观、全面、生动再现等特点，能够全面记录和生动还原历史的真实面貌，能够有效补充档案全宗的完整性，能够丰富档案全宗的存在形式，在档案工作中发挥着独特的、重要的作用。但同时也因受到自身特点、存储载体和播放设备等因素的影响和限制，传统音像档案的保管和利用状况并不乐观。传统音像档案经历了蜡筒、胶木、钢丝和磁带等作为记录载体，其中，以磁带为介质的传统音像档案数量最多也最为常见。这些传统录音（像）带档案经过长时间的存放和利用，磁介质会发生退变、老化，信号逐步衰减，影像质量越来越差，甚至无法正常播放。与此同时，传统的模拟音像系统和设备正逐渐淘汰，能够正常使用的越来越少，存放在模拟音像带上的珍贵音像资料将面临永久丢失的危险。

一、音像档案数字化的作用和意义

针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。通过音像档案数字化，不仅可以实现数字音（视）频文件代替传统音像档案提供利用，从而有效地保护音像档案原件，而且数字音（视）频文件的重放效果好，又不会造成损耗。此外，音像档案经过数字化，可以开发出丰富的文化资源，供社会公众广泛消费。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。

二、我国音像档案数字化发展相对滞后的原因

现实中，与纸质档案数字化开展得如火如荼相比，我国音像档案数字化发展则明显滞后，只有少数档案馆和电台、电视台等开展了音像档案数字化，而更多的音像档案还沉睡在档案馆（室）的库房中。

那么是什么原因造成了我国音像档案数字化发展缓慢呢？笔者认为，主要有以下几个方面：

首先是观念问题。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。

其次就是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展。但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。

再次是人才问题。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而加剧了开展音像档案数字化工作的难度。

最后是设备问题。与纸质档案数字化相比，音像档案的数字化和后期编辑利用都需要更多种类的播放、采集和编辑等设备，而这些设备要么是价格不菲，要么是已经停产，市面上很难买到（如钢丝录音机），这也在一定程度上影响了音像档案数字化的发展。

由此可见，造成音像档案数字化发展滞后的原因是多方面的，这其中有些是档案工作者们主观造成的，有些则是客观使然；有些是需要各级国家档案部门共同推动并且经过一个较长的时期才能彻底解决的，有些则是每个档案馆（室）通过自身努力就能取得明显成效的。

三、如何更好地开展音像档案数字化

我们应该如何有效解决音像档案数字化存在的问题，促进音像档案数字化工作的快速健康发展呢？笔者认为，暂时抛开那些我们不能左右的客观因素不谈，只要做好以下几方面，就可以推动音像档案数字化工作顺利开展。

（一）转变观念，积极创造有利于音像档案数字化开展的各种条件

要想发展音像档案数字化工作，首先就要在思想上充分认识音像档案以及音像档案数字化的重要作用和意义，要积极转变过去“重纸质档案而轻专门档案”的思想观念，要用发展的眼光看待音像档案在多媒体网络时代的强烈需求和美好未来，做到“思想上高度重视，资金上充足保障，人员上坚决支持”，积极为音像档案数字化工作的顺利开展创造各种必要条件和有利条件。

（二）厘清音像档案的种类和数量，选择合适的组织生产方式

开展音像档案数字化其中一项很重要的内容就是要选择合适的组织生产方式。音像档案数字化有自主生产和外包生产两种基本组织生产方式。自主生产一般由本单位人员负责档案数字化系统的建设以及日常生产的组织与管理，有关操作人员向社会招聘并进行技术培训。自主生产方式的管理成本较高，但方式灵活，可控性强。外包生产需要把音像档案数字化作为一个项目公开向社会招标，选择有一定资质和经验的企业承包生产。外包生产方式在建设与管理上相对简单，但需要做好进度控制、质量验收和安全保障等工作。

各单位在开展音像档案数字化前应厘清本单位音像档案的种类和数量，并主要根据音像档案种类和数量同时参考资金投入方式和进度要求等因素综合选定组织生产方式。一般来说，音像档案数量较少的单位可采取外包生产方式，可以有效减少本单位的人力和物力投入；而音像档案数量较多的单位，可采用自主生产方式，可以有效确保音像档案数字化的质量和安全。

（三）统筹考虑，选好音像档案数字化的关键技术指标

在音像档案数字化过程中，一些关键技术指标参数选定的合适与否直接决定着音像档案数字化的质量。因此，在选定关键技术指标参数时，要统筹考虑，慎重选择，既要着眼于未来发展趋势和要求，又要立足于现实技术成熟度和兼容性；既要实现音像档案的保真、生动再现，又要便于网络共享和广泛利用。

1.音频采样频率

音频采样频率是指每秒钟对声音波形的采样次数，是描述声音频率的解析度，同时它也是衡量音质的标准，采样频率越高，声音失真越小，音质就越好，声音的还原就越真实、自然，但音频数据量也就越大。常用的音频采样频率有11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz和48kHz等。其中，11.025 kHz是电话和调幅广播的声音品质，22.05 kHz只能达到调频广播的声音品质，44.1kHz是CD音质（高保真立体声）。由于人耳听觉的频率上限为20kHz，根据奈魁斯特（NYQUIST）采样定理，用44.1kHZ的采样频率进行采样，刚好可还原为略高于人耳听觉极限频率的声音，可以完全满足录音档案数字化的需求。而48kHz采样虽然更加精确一些，但人耳已经分辨不出与44.1kHz采样的差别了，而音频数据量会随之增大。因此，在开展录音档案数字化时，建议音频采样频率一般设置为44.1kHz就可以了。

2.视频码率

视频码率是指单位时间内视频数据的输出量，是视频编码中画面质量控制中最重要的部分。一般情况下，视频码率和视频质量成正比，视频码率越大，视频质量就越高，视频画面越清晰，但当视频码率超过一定数值后，对视频画面的质量就没有多大影响了。同时，视频码率也与视频文件体积成正比，视频码率越大，视频文件体积也就越大。因此，录像档案数字化时，不能一味为追求视频质量而肆意提高视频码率，而应根据原录像档案的清晰度选定合适的视频码率，在保证能够完美还原原始录像档案画面的基础上，又使数字化视频文件的容量不会太大。一般地，标清录像档案数字化时可选择6M/S的码率，数字化视频与原录像档案画面无明显差别，一个小时大约需要2.5G的存储空间；而高清录像档案数字化时可选择12M/S的码率，数字化视频与原档案画面无明显差别，一个小时大约需要10G的存储空间。

3.视频采样格式

视频采样格式是指录像档案数字化时从原始图像信息中获取亮度信息和色彩信息的方式。常见的视频采样格式主要有YCbCr 4：4：4、YCbCr 4：2：2、YCbCr 4：1：1和YCbCr 4：2：0几种，其中Y是亮度分量，Cb是蓝度分量，而Cr是红度分量。由于人眼对亮度比色度更敏感，因此在视频采样时，通过减少色度分量，可以有效降低视频容量，但人眼却不能明显察觉到图像质量的变化。YCbCr 4：4：4，表示全像素点阵，三个分量的采样率相同，画面与原始画面非常一致，但数据量巨大；YCbCr 4：2：2，表示每4个像素有4个亮度分量、2个Cb分量、2个Cr分量，画面非常接近原始画面，数据量较大；YCbCr 4：2：0，表示每4个像素有4个亮度分量、2个Cb（或Cr）色度分量，相邻的扫描行存储不同的色度分量，画面接近原始画面，数据量一般；YCbCr 4：1：1，表示每4个像素有4个亮度分量、1个Cb分量、1个Cr分量，画面与原始画面差别较大，数据量较小。为获取较高的视频质量、满足绝大多数利用需求的同时又能有效减少存储容量，在录像档案数字化时，标清录像档案建议选择4：2：0的视频采样格式，高清录像档案建议选择4：2：2的视频采样格式。

4.存储格式

音像档案通过数字化保存为不同格式数字化文件的容量相差很大，数字化档案的品质差别也非常大。而音像档案数字化要实现充分地反映音像档案内容和便利的网上传输、利用，就非常有必要生成不同格式的数字化文件，从而满足不同的需要：即在音像档案数字化时，可以直接保存为低压缩率格式的数字化文件，以充分地保存和再现原始音像档案的全部特征；在此文件的基础上，通过转换程序，可以生成高压缩率格式的数字化文件，以便于快速检索和网上传输、利用。

（1）音频文件格式

目前用于音频数据存储的格式有很多，如WAV、MIDI、MP3、WMA等。其中，WAV是基于PCM编码的一种波形存储文件，被Windows平台及众多音频软件所广泛支持，有极强的通用性。WAV文件的质量很高，几乎达到了CD音质，可以精确地记录和完美地还原声音，是存档用比较理想的格式；但WAV文件体积较大，一小时的16位、44.1KHZ、立体声WAV文件大约要占600MB的空间，而若将其转换MIDI、MP3、WMA等压缩率较高的格式，则转换后的文件仅为原WAV文件大小的十分之一甚至更小。因此，录音档案数字化产生的用于长久保存的数字音频文件，建议采用WAV格式存储，而在此基础上，可以将WAV文件转换生成MIDI、MP3、WMA等格式，用于快速检索和网上利用。

（2）视频文件格式

用于存储视频数据的格式也很多，常见的有MPEG系列和RM、ASF、WMV等，有些适合于档案存储，有些适合于网络在线播放。其中，MPEG系列标准有MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4等，分别适用于不同的应用领域：MPEG-1是VCD的压缩标准，它的视频压缩质量仅达到家用录像机的品质；MPEG-2编码标准是DVD的核心技术，还应用于广播、卫星电视、有线电视和HDTV高清电视；MPEG-4是视频流媒体的压缩标准，它的压缩效率更高，可以在低带宽网络的情况下，保障连续的视频数据播放，被VOD（视频点播）所广泛采用。其中，MPEG-2在设计之初就融入了存储的理念，更加注重视频数据的存储，能够完好地保存原始画面，这正好契合录像档案数字化工作。由于MPEG-2的压缩率较低，虽然能够完美地保存和再现原始画面，但存储容量较大，不太适合网络传输。用MPEG-2压缩存储10Mbps视频码率、720×576分辨率、384Kbps音频码率、立体声这样1小时的视频画面，约占用4GB的存储空间。因此，建议录像档案数字化生成的数字视频文件存储为MPEG-2格式，用于录像档案数字化成果的长期保存；而在提供检索、预览等网络利用时，可以由MPEG-2转换生成MPEG-4、RM、ASF、WMV等压缩率较高、文件容量更小、适合网络传输的视频流媒体格式。

在当今网络盛行的信息时代，宝贵的音像档案资源若继续被束之高阁，实为暴殄天物。我们档案工作者要与时俱进，鼎力推进音像档案数字化工作，用数字化的音像档案资源代替并保护传统音像档案提供利用的同时，积极开发音像档案的文化衍生品，主动推送给社会。这样，不但能充分发挥音像档案的独特价值，更可为档案工作注入新的生命力和增长点。

数字化档案范文第10篇

现代化档案数字化管理的特征主要表现为：①以网络化为基础的特征。档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。②数字化管理模式的特征。对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。③档案高效使用的特征。档案管理最终目的是合理应用档案信息。采用数字化管理模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案数字化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案数字化管理的推进有一定的现实意义，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。

2现代档案数字化管理存在的主要问题

结合笔者实践工作经验，认为现代档案数字化管理存在的问题主要有：①档案数字化建设缺乏有力的支持。a.缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案数字化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案数字化建设。b.硬件环境问题。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案数字化建设对硬件设备的要求。②档案数字化建设缺乏统一的标准与规范。片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案数字化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案数字化建设中的资金投入，还没能体现出档案数字化的服务功能。

3加强现代档案数字化管理的措施

（1）建立健全现代档案数字化管理制度。①现代档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。②树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。（2）科学利用相关资源。①保证资源的准确性与完备性。对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此需要避免资源遗漏现象的出现。②统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，其直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。③定期检查和更新。社会的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面有了新要求，对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理数字化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门部门开展档案的更新工作。（3）强化现代档案数字化管理标准化建设。现代档案管理数字建设并不是一项容易的工作，其涉及的环节诸多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。

4结束语

综上所述，长期以来，档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索时浪费很多时间，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误。随着计算机信息技术的发展，现代档案数字化管理已成为必然的趋势。

作者:刘玉俊 单位:海东科技投资有限责任公司

参考文献

[1]邹薇.新常态下谈事业单位档案的数字化管理[J].卷宗，2016（05）.

[2]杨灿.档案数字化管理的优势与存在的问题[J].中国科技博览，2017（05）.