档案室安全预案范文

档案室安全预案篇1

一、 工作原则

(一) 以人为原则。发生灾害，面临人员生命安全和档案

安全选择时，采取相应措施最大程度地保证人员生命安全。

(二)档案优先原则。面临其他财产损失的档案安全的

选择时，要把保障档案的安全作为灾害紧急处置的首要任务，在确保人员安全的前提下，最大限度地减少灾害对档案信息的损害和影响。

(三)预防为主原则。把灾害预防作为档案馆安全工作

的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，健全防范手段，建立安全预报机制，提高对各种灾害的紧急处置能力。

(四)统一领导，分级管理。按照“统一领导、分级管理、

各司其责”的原则，县档案馆成立灾情应急处置领导小组，发生的自然灾害由县档案局(馆)负责组织处置，各科室按照各自职责，分工负责，有效开展应急处理工作。

二、 工作目标

采取切实有效的措施，消除对馆藏档案、资料的威胁，保护末受损档案，抢救已受损档案。

三、 适用范围

县档案馆发生火灾、水灾、雷击、雪灾，库房坍塌、档案被毁、被盗或由于地震、战争等原因，造成重要档案损毁、档案馆损坏、人员伤亡，造成一定社会影响的突发事件，适用于本预案。

四、 启动条件

凡出现下列任何一种情况，启动本预案。

(一) ××县档案馆发生特大火灾，造成档案库房坍塌、

重要档案被毁和人员伤亡，急需多个部门紧急求援的;或档案馆附近区域发生特大火灾，严重威胁档案安全，需要多个部门配合紧急转移档案的;

(二) 档案馆(室)发生重大盗窃档案事件，造成严重社

会影响的;

(三) 发生破坏性地震，造成档案馆(室)库房坍塌和人

员伤亡、失踪、被困，需要多个部门配合求援的;

(四)发生战争、社会对抗，严重威胁档案安全的;

(五)发生特大洪水，全县2个以上档案馆(室)进水，

造成档案库房坍塌，档案被淹和人员伤亡、失踪、被困，急需组织力量紧急求援和转移档案的;

五、 案馆灾害应急领导小组职责任务是：预案启动后

县档案馆发生灾情时，具体组织救灾管理和协调工作，乡镇和机关，企事档案室发生灾情时负责指导，协调工作，及时调查统计灾害影响范围和受灾程度，评估，核实自然灾害所造成的损失情况调查及时上级部门。平时定期开展对县档案馆机关，乡(镇)档案室的安全通报和预警。

发生灾情时县档案灾害应急处置领导小组要及时组织救灾，通讯联络疏散引导安全防护工作。各小组的职责分工如下：

组长：金古嘎嘎：县档案局局长，主要负责发生灾情时负责组织、协访、指导、抢险救助工作。

副组长：卢弘连：县档案馆副馆长，发生灾情时负责调度，通讯联络调查统计报告。

成员：李道生：档案局科员，发生灾情时负责人员疏散组织人员抢险。

杨秀兰：档案局科员，发生灾情时负责档案资料抢险，确保减少档案的损失。

杨学英：档案局高级工，发生灾情时负责维护现

场秩序，做好已疏散和抢救档案资料的安全保护工作。

六、 应急保障

(一)人力资源保障

组织救灾队伍，建立、健全与公安、武警、消防等专业求援队伍的联动机制，依托专业救灾人员，培养和训练自救队伍，并对其进行培训指导和专业支持。当灾害发生时节，能够协助专业救灾部门开展自救互助，最大限度减少灾害损失。

(二)资金保障

按照救灾工作分级负责，救灾资金分级负担的原则，各级财政都应安排救灾资金预算，将资金落实到樘事业发展经费县财政应根财力增长、物价因素、居民水平实际状况，每年安排档案抢救专项资金。发生灾害时，重点用于档案抢救和保护工作。

(三)物资、设备保障

××县档案馆应按照档案馆建筑设计规范的要求，设置必要的安全防护设施，配备来火、去湿、去酸、消毒、防火等必要的档案安全保护设备和耗材。同时，应配备救灾必需的车辆、通讯工具等设备，紧急转移档案所需的装具和紧急避险场所临时保管档案所需的帐篷、简易房等设施设备。

(四)宣传、培训

1、宣传

案馆应在本地、本单位和相关部门公布应急预案，并利用各种渠道广泛宣传馆安全保管突发事件预防、避险、自救、互救方面常识以及不同各种类突发事件的应急知识。

2、培训

××县档案局(馆)负责本区域内处置重要档案保存突发事件技能培训的组织管理工作。不定期对档案人员开展安全警示教育，进行突发事件法律、应急程序、应急技术处理、人身安全、档案保护、受损档案抢救与修复以及各种灾害的预防、防灾物品和工具的使用等方面的专业知识和技能培训。

七、 应急响应与灾后救助

(一)灾害预报警、核定及报送

1、害预报部门发出灾情预警或档案馆工作人员发现灾情后，××县档案局(馆)负责本行政区域内发生的重大突发性灾情报送工作。灾情发生时，要迅速组织力量赶赴现场核实灾情在2小时内向同级政府和上级档案行政管理部门报告，并通报相关职能部门，灾情严重的，可同时越级上报。××县档案局接到报告后，应及时报告县委、县政府和市档案局，并立即组织人员现场核实、评估灾情。

2、 报告内容：

灾害发生的背景、时间、区域、影响范围，受灾的严重程度和等级，档案信息损失情况，人员和其它财产损失情况，救灾工作情况经及灾区存在的主要困难和问题。受灾档案室馆在灾情稳定前，执行24小时灾情报告制度，要与同级党委、政府及救灾机构保持不间断通讯联络，及时掌握灾情动态，并随时上报。灾情稳定后，档案部门应组织力量，全面开展灾情核定工作，保证灾情数据的完整准确。

(二)求助及终止预案

档案馆灾害事件发生后，档案行政管理部门应当即向应急办汇报，组织各应急机构(如消防系统、卫生系统)对突发事件进行综合评估，并向同级党委和政府提出启动档案突发事件应急预案终止。

1、 发事件造成的档案损毁情况进行全面清理、统计和

登记，应转移的档案全部转移，并要确保档案的安全;

2、 因突发事件造成的档案馆(室)损毁情况进行评估，

根据突发事件暴露的档案保管条件方面的问题进行分析，制定切实可行的措施，改善档案保管条件;

3、 整个突发事件进行总结，提供开的信息。

(三)损失情况汇报

档案馆应建立突发事件调查报告，分别报送主管部门、上级档案行政管理部门和当地党委和人民政府。调查报告内容包括：事件发生的单位、时间、地点、经过、档案损失情况、伤亡人数、直接经济损失初步估计、初步分析原因、抢救处理情况、已采取的措施、需要有关部门协助处理的事项、事件报告单位、签发人、报告的事件、联系电话、联系人等，任何单位和个人对突发危及档案安全事件不得隐瞒、缓报、谎报或授意他人隐瞒、缓报、谎报。

八、 奖惩

档案馆应根据实际情况对抢险救灾有功人员进行表彰和奖励，对消极冷漠，贻误时机，不听指挥者给予处分，对有关事故责任人将按法律法规严肃处理。

九、 附则

档案室安全预案篇2

百货的火灾应急预案为提高百货商店安全事故的应急抢险能力,最大限度地减轻对我店档案的损害，维护档案的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《百货商店档案管理制度》之规定，结合我店实际，制定本应急处置预案。

一、应急处置的组织机构职责

为确保档案突发安全事故应急抢险工作的顺利开展和高效运作，特成立百货商店档案安全应急处置领导组，由分管档案室领导任组长，保卫处、后勤部门及档案室相关同志任成员。负责档案安全应急处置工作的组织领导和抢险现场的组织指挥。下设抢险组：档案室领导担任小组长，各类别档案负责人、保卫处处长任副组长，档案室全体人员参加，负责对库藏档案的抢险工作。

二、应急处置的险情种类等级

(一)险情种类划分

引发档案安全事故的险情主要有火灾、水灾、虫灾、地震、雷击和库房崩塌等等。

(二)险情等级划分

1.一般险情

若库房险情不大，档案室可以自己处置且不会造成重大后果的，为一般险情。

2.较大险情

若库房险情较严重，已危及档案安全，靠自身力量不能处置的，为较大险情。

3.重大险情

若库房险情致档案严重受损且发生人员伤亡事故的，为重大险情。

三、应急处置的抢险目标任务

排除灾情、险情，消除灾情、险情对库藏档案、资料和设施的威胁，保护未受损的档案、资料，抢救已受损的档案、资料。

四、应急处置的抢险原则顺序

(一)应急处置原则

先抢救珍贵档案，再抢救一般档案，最后抢救资料和设施设备。

(二)应急处置顺序(顺序请自定)

1．基建档案

2．会计档案

3．文书档案

4．实物档案

5.音像档案

6.照片档案

7．其他资料、设施、设备

五、应急处置的抢险程序

(一)一般险情

1．第一发现险情者迅速通知档案室的负责人和库房管理人员。

2．档案室的负责人和库房管理人员到现场查清险源后，能自己处理的就地处理，不能处理则立即报告突发安全事故应急抢险领导小组组长。

3．应急抢险领导小组组长接报后立即到现场确认险情，并迅速采取措施进行处置。

4．查明原因，堵塞漏洞，做好善后工作。

(二)较大险情

1．第一发现险情者在确认险情较重，自己不能处置的，立即向应急抢险领导小组组长报告灾情，请示处置办法；得到报警请示后，迅速向档案室职工报警；若需向外界呼救，则拨打119、110或其它与抢险救灾有关的外界联系电话，告知险情，请求抢险。之后立即打开通往险区的大门，为消防车或其它抢险车辆靠近做好准备。

2．接报警后，应急抢险领导小组应迅速组织工作人员实施抢险，档案室人员接通知后立即赶到现场。

3．各抢险人员到位后，立即按分工各就各位，投入抢险。外界专业抢险队伍到达后，突发安全事故应急领导小组组长应及时介绍情况，组织人员协助抢险。

4．相关人员要做好报案、施救、灾情等记录。

(三)重大险情

若发生危害档案、危及人身安全的重大灾害事故，则立即拨打120救护车，指挥组立即派人将受伤者送到医院抢救；其余人员参照上述较大险情的抢救步骤进行抢险。若险情危及到其他部门或整个商店等自身不能处理时，则通知相关部门予以抢险。

六、应急处置的善后工作

(一)总结经验

险情排除后，要进一步做好善后工作，及时对抢险工作进行总结。内容包括：报告是否及时；突发事件等级确定是否准确；预案启动是否及时；采取措施是否及时、科学、有效；人员、物资、经费是否到位等。

(二)及时上报

突发安全事故应急领导小组应将险情发生原因、所受损失及处理结果及时报告商店总经理室，并及时向有关部门通告。

(三)兑现奖惩

档案室安全预案篇3

一、提高思想认识 增强安全意识

档案安全是档案工作的第一要务和生命线，档案安全不仅包括档案在保管环节的安全，而且包括档案在利用环节的安全；不仅包括档案实体的安全，而且包括档案信息的安全。各处室、各直属单位要牢固树立档案安全责任重于泰山的思想，树立常抓不懈的思想，以对党和人民高度负责的态度，自觉做好档案利用安全工作。要更加注重档案利用过程中的安全科学管理，时刻牢记，常抓不懈。要不断完善和严格执行档案利用安全责任制，要配置必须的视频监控系统。同时，要建立健全防火、防汛、防震及突发事件应急预案。各直属单位要对档案工作人员开展经常性的安全教育，并通过开展消防应急演练、档案安全知识竞赛等活动强化安全防范意识和责任意识，确保国家档案资源万无一失。

二、检查的主要内容

（一）档案安全保管和保密工作责任制以及规章制度是否健全，是否得到严格执行。

（二）消防安全责任人，档案安全保管和保密工作监督管理人员是否认真履行职责。

（三）各单位分管档案工作的领导、办公室主任、档案员是否懂得消防常识，是否熟知应急预案，是否会使用消防器材等。

（四）档案库房，利用、阅览场所、计算机房、计算机档案管理网络系统主要电路是否存在短路、老化等问题。

（五）疏散通道、消防安全通道是否畅通，消防设施是否能正常使用等。

（六）档案馆库房和查阅场所是否安装自动报警系统、视频监控系统和自动灭火系统等。

（七）档案交接是否只清点到卷而未清点到页；内部人员借阅档案是否及时归还；档案目录对档案页数和附件著录是否齐全。

三、检查的组织实施

各直属单位要成立专门的检查领导小组，制定具体的工作方案，采取检查与整改相结合的方式。严格执行档案安全保管、安全利用和保密工作责任制正检查要做到全面彻底，不留死角，坚持谁主管、谁检查、谁负责的原则，并做好检查记录。要把档案安全检查与日常监督管理工作结合起来，集中精力，突出重点，采取强有力的措施，确保档案的绝对安全。

各直属单位档案员要把档案利用安全过程中存在的隐患，可能造成的后果以及整改方案及时报告给主要领导，各单位主要领导要积极认真负责地解决档案室安全工作所必须经费，为确保档案资源的安全完整提供资金保证。

档案室安全预案篇4

【关键词】技工院校；综合档案室；档案保护；档案安全

档案室是档案工作最基层的组织机构和保管单位，保存着一定数量的各种门类、各种载体的档案。基层档案室档案保护工作做得好坏，不仅关系到本档案室的档案寿命，也影响着档案馆馆藏档案的寿命和整体档案工作水平的提高。档案是不可再生的资源，如果遭到破坏，损失是不可挽回的，档案的其它工作也就更无从谈起。保证档案的安全是档案工作的第一要责，是档案工作的重中之重，技工院校综合档案室档案安全保护工作也是如此。由此做好技工院校综合档案室档案保护工作，对维护技工院校档案完整与安全，延长档案寿命具有十分重要的意义。

1、技工院校综合档案室档案安全保护存在的主要弱点

1.1、档案安全保护意识淡薄。当前，在大多数档案工作人员的认知里，基层档案室的工作只是能按时把档案整理好，能及时查到就可以了，至于档案保护方面的工作，那则是档案馆的事。这种认知在一定程度上导致了档案保护意识的减弱，致使技工院校对做好档案保护工作的重要性认识不足，存有偏见：多数只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作；少数条件比较好的学校却热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室之类的工作。只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房没有引发火灾，档案的安全就不成问题。

1.2、档案安全管理制度不健全，执行不到位。由于档案安全保护的模糊意识，多数技工院校虽制订了档案安全管理制度，但制度不健全，在制度执行上存在一定的疏漏；有制度但没有严格执行，平时很少到库房去监控，工作只停留在表面上，缺乏必要的细致工作；还有少数技工院校虽制订了档案安全管理制度，也只是为了应付上级检查，上墙了事。档案安全管理工作没有提到议事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。

1.4、部分档案管理人员责任心不强，缺乏档案保护技术知识和保护技术手段。基层档案工作人员，大都不是档案科班出身，以中途转行为多：有的经过长期或中、短期档案知识培训，有的则是直接由老师傅传、帮、带。而档案人员参加档案培训的机会很有限，即使培训也很少有安排学习档案保护技术方面的知识，而随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用等同纸质档案发生了根本变化。这样就造成了档案工作人员缺乏系统的档案保护技术知识和保护技术手段。

1.3、档案安全管理的经费投入严重不足，设备缺乏，库房设置不合理。在经济浪潮的冲击下，一切为经济效益服务，技工院校也不例外。作为服务性质的档案工作，无法直接产生经济效益，很难得到领导的重视，许多直接威胁到档案实体安全的问题都难以得到解决。如：档案室的档案库房和办公用房是最明显的问题：少数技工院校是利用普通办公用房改造的；多数是在办公大楼的某一层划一、二个房间作为档案人员办公用房和档案专用库房；更有甚者是一房两用，即是办公室又兼作档案库房。这就很难达到档案的防盗、防火、防热、防潮、防光、防尘、防有害生物和有害气体的、最大限度地延长档案的寿命的要求；档案设备也是最基本的几样，有的小型技工院校，设备几乎为零，档案的安全无法保障。

2、技工院校综合档案室档案安全保护的努力方向

2.1增强档案保护工作的意识。首先，档案工作人员要努力学习档案保护知识和技能，提高自身档案保护意识。只有档案管理工作者自身重视档案的安全问题，才能通过一些重大的档案灾难案例、档案展览等形式加大档案安全保护的宣传，增强校领导对档案保护工作的重视。其次，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，关键要落实安全第一、预防为主的方针，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。

2.2建立完善档案保护制度，制度保证上严密有效，做到违法必究。档案的安全包括两个方面的内容，一个是档案实体的安全，一个是档案信息的安全。随着档案载体的多样化，要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的工作制度。如档案实体安全的保管制度、档案实体安全的保密制度、档案实体安全的利用制度、

电子文件与电子档案的保管制度、电子文件与电子档案的利用制度、电子文件与电子档案异地备份制度、室藏档案应急预案、计算机档案信息系统网络应急预案、档案信息安全的学习培训制度等，做到有章可循。学校应将档案安全管理工作提到议事日程上来，除建立有效的制度保障，还要严格按制度办事，做到违法必究，并进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态，避免造成不可挽回的损失。

2.3、加强业务学习和培训，提高档案人员专业素养。由于技工院校现今档案工作人员所具备的专业知识和技能的程度参差不齐，对他们进行专业技术培训就显得优为必要；即便是档案科班出身的档案工作人员，随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体的多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化。如果不随时补充相关知识，保护工作将无从谈起。只有档案工作人员系统地熟知档案保护技术知识和技能，并用科学的理论知识指导实践工作，才能创造条件，为档案保管提供一个良好的环境。为避免校领导以办学经费紧张、档案工作人员不需要那么高深的档案知识等为由拒绝参加，由上级业务指导部门对业务系列培训学习做出要求为更好：规定每年档案工作人员都要档案继续教育学习1-2次。以达到提高、更新档案管理者的专业素养的期许。

2.4、争取领导支持，加大资金投入，改善档案库房的设置与配备。档案寿命的长短与档案保存环境及保管条件有着极为密切的关系。虽然由于自然和人为的因素，随着时间的流逝，一切都是朝着逐渐消亡的方向发展。但适宜的存放环境，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用。虽然技工院校不可能达到档案馆的保存条件，但却可以在条件允许的范围内，尽可能创造有利于档案保存的环境，最大限度地延长其寿命。具体要从以下几个方面着手：首先，库房设置问题：档案库房是保存档案的重要基地，是档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件。档案库房是否适用，将直接影响到库房管理措施的繁简、效果和费用。档案库房设置的适用，它就会长期起着利于改善档案保护条件的作用；反之，则相反。技工院校不可能、也没有实力另建档案库房，条件好的学校，可以根据防热、防潮、防光、防尘、防火等要求修、改建档案库房，要尽可能的实现库房、阅览、办公三室分开；如果是由办公室改做的库房，要尽可能的选在办公楼的北面或南面，楼层不要选在顶层或地下室；窗子要尽可能的小而少，要密闭、牢固、保温、防火，采用双层密闭塑钢窗，外边要安装防盗网，向阳的窗户要采用质地厚密的遮光窗帘，用来通风的窗户，应安装纱窗。库房门要采用密闭的防盗门。其次，库房温、湿度控制与调节问题：在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度对档案的影响很大。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖；而低温、低湿又会影响档案制成材料的耐久性，使纸张纤维变硬变脆，强度下降。因此，控制与调节库房温、湿度是防虫防霉、保证档案制成材料耐久性的有效措施。如果档案库房门、窗坚固、密闭性能好，可以通过紧闭门窗或打开门窗通风来控制与调节库房的温、湿度。在高温或严寒季节，可以通过 空调和抽湿器等设备来控制库房的温、湿度，以达到国家规定保存纸质档案的标准：温度14～24℃， 相对湿度45%～60%的要求，使之成为更加适于档案保存的空间。对于一些很珍贵的档案， 可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中进行保存。第三，库房的防光、防有害生物与防尘的问题：因为光线会使档案发生光氧化和光辐射热反应，进而影响纸张和字迹的耐久性，紫外线对档案的破坏力更大。因此，库房应避免光线直接照射，防止或减少漫射光中的紫外线进入库房，使用人工光源时，应选择白炽灯，且要用质地厚密的窗帘遮挡，这样也利于防止空气中的有害气体和灰尘进入库房，因为空气中的有害气体和灰尘也是影响档案“寿命”的因素之一。又由于现今大气污染越来越严重，其不利影响也日趋突出。档案材料入库前也应进行除尘处理。第四，库房的防火问题：随着各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的可能性进一步增大。火灾可以说是当今档案部门的头号灾害。档案库房内不能见明火、不允许在里面吸烟、存放易燃化学物品、无人时关闭电源，门口必须配备消防器材，使用无酸阻燃的档案装具等。

2.5、档案的备份和信息保密问题：为防止自然灾害的侵协，要做到存放档案的异质备份和异地备份；使用无酸阻燃的档案装具；加强档案信息的保密工作并定时检查等。

总之，要做好技工院校档案安全工作，关键要落实安全第一、预防为主的方针，做到思想认识上警钟长鸣、制度保证上严密有效、技术支撑上坚强有力、监督检查上严格细致、事故处理上严肃认真，真正为档案的保存提供一个优良的环境，以维护技工院校档案完整与安全，最大限度地延长其寿命，使人类的记忆得以永久保存。

参考文献：

[1] 邬泽兰. 基层档案室的档案保护工作不可忽视，[J].办公室业务，2012（14）

[2] 翁梅. 浅谈档案室的档案保护工作[J].浙江档案，2009（11）

档案室安全预案篇5

关键词：档案管理；不安全因素；安全意识；预防措施

中图分类号：G271文献标识码： A

档案管理工作作为办公室工作之一，是人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素

1. 档案实体存放的不安全因素

档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。

2. 档案信息的不安全因素

当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。

3. 档案设施的不安全因素

现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。

4. 借阅过程中的不安全因素

个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期还，甚至盗取档案中的相关内容。

三、单位档案管理人员应该具备的安全意识

档案管理员在档案管理过程中，既有保证档案实体、档案信息和档案设备安全的责任，又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。

1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主，把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。

3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。

4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。

四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

1. 落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全

在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散被困者逃生等。

2、树立信息安全意识保证档案信息安全

档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP 地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全

档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。

另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。

4. 加强对电子档案的保存提供复制件代替原件

电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

五、结束语

总而言之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。档案管理者的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理过程中的基本任务，也是目的。在日常工作中做到档案资料不损坏、不丢失，不出现任何问题，是我们每个档案管理者的责任。通过采取有效防范措施，在构筑档案实体安全与档案信息安全防范体系的同时，做好档案在利用过程中的安全工作，确保档案安全工作有条不紊的安全运行，使档案资料在实际工作中，发挥其不可替代的重要作用。

参考文献：

[1]郭雅.《谈市场经济条件下的人事档案管理》，《海南矿冶》2000年第1期.

[2]张松滋；汤国英. 高校会计电算化档案管理的思考[J]；会计之友（中刊）；2009 年06 期

档案室安全预案篇6

一、档案管理制度建立和执行情况

建立健全各项档案管理制度，使档案管理工作更加有组织、有计划、有程序的开展。在原有规章制度的基础上，不断完善、细化全单位档案管理的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，加强了档案收集、整理、移交、鉴定、统计、保管等各个环节管理工作。收集和整理做到齐全完整、分类清楚、编排有序，无当年积存零散文件。文件归档做到归档范围明确、保管期限准确、档案完整安全。文书档案在每年的12月底基本完成归档工作，其他档案按照有关规定及时归档。不断加强档案的保管、鉴定、统计工作，档案保管安全，从没有出现过档案失密、泄密、损坏等违反《档案法》现象。在现代化管理上，我委结合“档案管理软件”，实现了便捷、高效、安全的计算机检索与查询，较好地发挥了档案现代化管理工具的作用，提高了档案利用效率和效果。

二、档案收集整理的情况

按照档案管理规范化、精细化、专业化的工作要求，结合我委档案工作实际，进一步完善了档案管理工作的规章制度，充实了档案管理机构工作人员，加强了档案集中统一管理，强化了档案工作的基本业务建设。现存室藏2018年档案共   余件（卷），其中：文书档案余件（永久  件、30年存档期限  件、10年存档期限  件）；会计档案  件；建筑档案  件。同时建立人事档案  个专档、资料汇编  册等。

三、档案保管情况

始终坚持“安全第一、预防为主”的方针，牢固树立“隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”的安全责任意识，完善有效应对突发事件的档案安全预案，健全制度，规范管理档案，构筑人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。对重要电子档案实行备份保管，确保档案实体绝对安全。目前，我委现有专职档案员1名，兼职档案员3名，档案室现有设备：计算机、多功能打印机、空调机、铁柜、保险柜、防盗门、干粉灭火器、档案管理软件1套。今年，我委在工作经费非常紧张的情况下，克服困难，加大资金投入档案管理工作，对照档案规范管理要求做到了防火、防虫、防盗、防潮、防鼠、防强光、防霉变等，保证了档案的安全存放。

    四、档案移交情况

按照《档案法》、《档案法实施办法》以及相关制度规定，我委于2018年6月底前已将上个年度的档案资料整理完毕。根据《xx主要职责、内设机构和人员编制规定》（xx发〔2011〕32号）文件精神，我委成立未满10年，没有向有关的档案馆移交到期文书档案和重大活动档案。

五、监督指导所属机构档案工作的情况

档案室专职档案管理人员，统一管理全委文书、会计、声像、实物等各种档案的收集、管理、整理、保管、移交及开发利用，指导和监督各科室档案管理工作，各科室负责人为本科室档案管理第一责任人，安排一名同志担任兼职档案员，负责收集、整理本科室已形成的文件材料，按规定时间向档案室移交应归档的文件材料，协助档案室做好有关档案整理工作。

六、下步工作打算

一是在宣传形式上要突破思维，转变观念、创新载体，加大普及性宣传学习和教育，进一步增强社会档案意识和档案法制观念，为依法治档工作创造良好的工作氛围；二是加大对档案工作经费和设备配备的投入，档案设施设备不断完善；三是进一步加强培训，不断提高档案工作人员的业务水平。

档案室安全预案篇7

档案局：

根据文件精神，我校认真组织相关部门和人员开展自查工作，并按要求填写了《档案部门基本信息表》。现将自检自查情况报告如下：

一、 基本情况。

我校综合档案室承担着全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、产品、财会、实物等十一大类档案的收集归档、提供查询利用以及编研工作，每年归档文件XX多件，且随着学校发展逐年递增。综合档案室现有工作人员X人，其中专职人员X人，，临时工X人。

二、贯彻落实档案法律法规和档案工作规章制度，确保档案安全保管情况。

（一）领导重视，进一步加强档案安全管理，规范操作。

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我校十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。

（二）建章立制，进一步规范档案工作，确保安全。

我校综合档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，修订了《综合档案室办事指南查档须知》《各部门、二级学院文件材料归档流程》《查阅档案流程》等制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档。

（三）规范管理，进一步加强岗位职责的建设，严防泄密。

一是为了进一步完善档案工作的科学化、规范化，以便管理、查找和利用档案资料，根据《单位档案室建设要求参考技术规范》要求，今年扩充学校综合档案室库房。

二是继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，增强各工作人员的档案意识。一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作;另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，我校每年都订阅相关的档案刊物，积极参加档案专业技术和业务知识培训。

三是档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统;做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用，保证学校各项工作提供优良的服务;严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。

三、2019年度形成的各种门类、各种载体文件材料收集、整理、归档等情况。

目前，已完成XXXX年度文书、科技、会计、照片、录像（视频）、实物、电子文件等文件材料的目录编制以及各类归档工作。全年共归档文件材料XX件，各部门、二级学院电子文件光盘X张，照片档案X本XX张，实物档案XX件。各类档案归档齐全、完整、规范。

四、存在的主要问题

一是需进一步健全档案安全管理制度，确保档案安全工作顺利开展。二是需进一步加强对文件材料收集、检查和管理，保证归档文件材料完整、准确，确保档案的安全和利用，使我校的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。三是学进一步提高档案工作人员的业务水平，加快档案数字化、现代化管理进程。

五、下一步整改措施

（一）加强学习，进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。有计划地开展档案安全工作专题教育，加大宣传力度，提高全体工作人员的安全防范意识和预防事故的能力。

（二）在实践过程中认真探索、总结档案安全管理的新方法，不断创新工作思路，灵活运用电子管理系统，使档案资料更加方便、安全地运用于实际工作中。

档案室安全预案篇8

关键词:档案保护 防灾减灾 指南 核心档案 质量管理

在近期召开的全国档案安全体系建设工作会议上,国家档案局把加强档案部门防灾减灾工作作为一项重要任务提了出来。杨冬权局长在讲话中明确指出,“要进一步唤起广大档案工作者对防灾减灾工作的高度关注,增强大家的防灾减灾意识,提高大家的防灾减灾能力”。关于推进该项工作实践展开的举措之一,杨局长指出,国家档案局组织编写、的《档案馆防治灾害工作指南》,是指导我国各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料,是档案工作者参加防灾、抗灾、救灾教育培训,提高档案人员安全能力的重要教材,希望大家今后加大对这个指南的学习宣传与贯彻执行。为了配合该指南的学习和宣贯,本文拟就指南的编制背景、基本框架和主要内容作一简要介绍,同时谈谈笔者在参与指南编制过程中对有关问题的一些初步思考。

1.指南的编制背景及主要过程

我国历来都很重视危机管理和防灾备灾的问题,所谓“有备无患”、“预则立,不预则废”、“未雨绸缪”、“不打无准备之仗”等等,都是阐述的同样的或相近的道理。而“临渴掘井”、“亡羊补牢”等则是另外一种态度,当然也可以说是对“未雨绸缪”某种程度或某个角度的补充。

著名的玛雅传说认为,我们的地球目前处在第五个太阳年。按照玛雅日历计算,人类历史将于公元2012年进入新纪元。而每一太阳年更迭时,总会发生一场巨大灾难。好莱坞根据这一传说拍摄了轰动一时的灾难片《2012》,描述了一个天塌地陷、末日来临的惊悚故事。

而这仅仅只是一个可怕的故事吗?事实上,自然力在造福人类的同时,对人类文明和人民生命财产的影响与破坏从来就没有停止过。远的不说,还保存在我们记忆中的重大灾难就有不少,如1976年7月28日爆发的唐山7.8级大地震造成24.2万人死亡;2004年底导致22.5万人死亡、10万儿童沦为孤儿的印度洋海啸,让人们在悲伤中进入新的一年;2005年8月发生的卡特里娜飓风,2008年5月相继发生的纳尔吉斯热带风暴和汶川大地震等,其巨大的破坏和造成的惊人损失,至今无法让人释怀。

重大灾难发生时,档案部门往往也难以避免地受到直接损毁或间接殃及。仅以汶川地震为例,这次自然灾害对当地及周边地区档案馆建筑造成的巨大破坏和对档案造成的严重损毁,可谓触目惊心。据统计,四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安等6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案425万余卷中,有61万多卷档案处于严重受损的危房之中,全省有43915平方米档案馆舍受到不同程度损坏。北川县档案馆在地震中完全坍塌,档案被泥石瓦砾掩埋,被雨水淹渍霉变。这次地震对档案馆造成的灾难性后果,给馆藏档案文献遗产的安全保管和有效利用形成严重威胁,造成极大困难。

正因为如此,危机管理和防灾备灾近年来已不再仅仅是一个学术研究课题,而已成为各国档案部门和相关国际组织高度关注和重视的现实问题和具体实践。国际蓝盾委员会自成立以来,始终致力于推进文化遗产领域防灾减灾和各类突发事件中文化遗产的保护。国际档案理事会1997年专门出版了《档案馆防灾减灾指南》。2006年,国际图联也出版了《灾害准备和规划简明手册》,都是对这一重大问题高度关注的具体体现。

国家档案局高度重视防灾减灾和突发事件中的档案保护工作。早在1997年,国家档案局技术部曾经组织了各种自然灾害及其对档案影响的系列课题的研究,主要包括地震、台风、泥石流、火灾、水灾等,分别由河北、浙江、湖南、四川等地档案部门承担。这些课题先后完成,取得了一批重要的理论和实践成果,对各级档案部门开展防灾减灾工作提供了有益的智力支持和技术保障。

近年来,面对自然灾害频发的总体态势,国家档案局每年在汛期之前都要发出关于做好汛期档案安全工作的通知,提醒并要求各级档案部门加强汛期的档案安全排查,这在一定程度上对于做好档案的保护,确保档案的安全起到了一定的作用。

但是,直到汶川地震发生前,国内还没有一个规范的标准或一部专门参考书目对我国较常发生的自然灾害进行梳理,并提出具体的防治意见,用于指导我国档案部门防灾减灾的工作实践。汶川地震发生后,国家档案局立即组织开展了一系列工作,包括制订出台抗震救灾中档案抢救和保护工作指导意见、派出工作组赴灾区调研和指导受损档案紧急处置、组织各省区市档案部门开展对口支援灾区恢复重建、批准组建专家组具体指导北川受损档案抢救工作,等等。与此同时,面对档案部门遭受的重大损失,出于受损档案紧急处置和档案部门灾后恢复重建工作的客观需要,更为了总结实践中得来的经验教训以提高各级档案部门的防灾备灾能力,国家档案局立即提出并组织有关人员着手研究编制《档案馆防治灾害工作指南》,以作为各地档案部门防灾备灾的重要参考资料。

课题组从我国频繁发生的、较为常见的自然灾害种类和对档案造成危害的实际出发,参考了国际上的相关经验和做法,在总结汶川地震档案工作恢复重建实践经验的基础上,从防灾备灾、应对灾害、灾后重建三个方面提出了我国档案馆在防治和应对灾害工作中的具体做法和要求。课题组成员以高度负责的精神进行了相关调研,查阅了大量的资料,多次召开座谈会,不断调整优化篇章结构,对各省区市报送的反馈意见进行认真研究、梳理和吸收,数易其稿,经过一年多时间的艰苦努力,于2009年底完成全部工作,正式与广大读者见面。这个指南的及时编制和实施,既得益于汶川地震中档案抢救修复相关经验教训的总结,也在后来指导相关灾害应对时档案紧急处置等实际工作中发挥了积极作用。

2.指南的基本框架和主要内容

《档案馆防治灾害工作指南》的主要内容包括三个部分:防灾备灾、紧急应对和灾后恢复重建。防灾备灾主要包括风险评估、应急预案、建筑考量、容灾备份等方面的内容,紧急应对主要涉及人员疏散、档案转移和紧急处置,恢复重建则包括损失评估、重建规划、馆舍重建、档案抢救、系统恢复等主要内容。这里仅就各部分中的几个相关问题作一点简要补充。

2.1风险评估、建筑布局和应急预案

(1)要高度重视并切实做好档案馆的安全风险评估。应对危机、化解风险,首先要能够充分意识到危机和风险的存在。风起于青萍之末。海恩法则充分阐述了“预则立,不预则废”的道理:每一起严重事故的背后,必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。人们对导致事故发生的隐患、征兆往往容易忽略,甚至发现后没有引起足够的重视,这是导致意想不到的安全事故发生的重要原因。因此,对档案馆可能存在的安全风险进行系统的、规范的、科学的评估,及时查找各个环节可能存在的漏洞或隐患,有针对性地及时把各种漏洞或隐患消灭在萌芽状态,是确保档案实体安全和档案信息安全最根本的措施之一。我们应当及早研究和建立档案安全风险评估机制,研究制订档案安全风险评估指标体系及其实施方案,通过对档案安全状况开展风险评估,指导各单位立足于防患未然,采取更加具有针对性的安全防范措施,预防安全事故发生,并为处置安全事故提供科学依据。

(2)要慎重考虑档案馆舍总体建筑布局。档案馆舍是保管和保护档案最为重要的防线,是防止各种自然灾害对档案造成损毁的首要屏障。从汶川地震灾区档案馆受损评估情况来看,一是档案建筑倒塌的比例远远少于其他建筑,凡按档案馆建筑设计标准建造的档案建筑,无一倒塌,而只有程度不同的损坏。二是惟一倒塌的北川县档案馆,也是位于县政府办公楼的顶层,而不是按照《档案馆建筑设计规范》标准建造的独立建筑。三是就独立建造的综合档案馆而言,大都表现为办公楼在地震中成了危房,而档案库房因设计和建造标准相对较高,损坏明显较轻。因此,建造一幢质量好、符合规范的档案建筑,其意义非常厚重。这里给我们的另一个重要启示是,有必要尽量避免“头重脚轻”的馆舍建筑布局。事实上,我国目前档案馆库房在上、办公用房在下的垂直建筑格局并不少见。相反,库房在地下、办公和其他业务用房在地面的建筑布局在欧洲、日本则比较常见,其中的道理是显而易见的。头重脚轻的布局,不仅因为整体承重要求提高而导致建筑造价高,遇到重大灾难时更是在稳定性上大打折扣。这一点值得我们进一步反思和总结。

(3)要重视应急预案的制订与演练。各级档案部门,尤其是重大自然灾害易发地区的档案部门,必须制定应对各种灾害或突发事件的应急预案。预案的主要内容包括成立应急指挥机构,明确有关部门和人员的职责;各种情况下怎样抢救、转移和修复档案;怎样进行灾害损失的评估;怎样与救灾部门联系;怎样预防次生灾害等。另一方面,要通过演练提高执行力。根据预案经常进行演练,是提高应急反应实际能力的重要途径。四川安县桑枣中学,从2005年开始,每学期都要在全校组织一次地震紧急疏散演练,汶川地震发生时,2200多名学生、上百名老师,根据平时演练的做法,仅用1分36秒,就全部集合到操场上,全校师生无一伤亡。这一现实的例子向我们揭示了防灾演练的极端重要性,关键时刻,关乎生死存亡。

2.2抗灾救灾中档案的紧急处置

重大自然灾害中,在从抢救生命阶段过渡到抢救重要物质阶段时,一定要提请有关部门把抢救国家档案放在至关重要位置,要争取在有关的法规制度中对此作出明确规定和要求。这是我们在灾害应对中应当始终坚持的一项重要原则。

2010年4月14日,青海玉树发生强烈地震时,玉树州县档案馆建筑严重受损。灾区档案馆室保管的13万卷档案中,有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋,其余12万卷档案均处于震后危房中。地震发生后,中央办公厅主任令计划同志指示国家档案局迅即派工作组赴玉树灾区指导档案抢救和保护工作。工作组同当地档案部门一起研究了关于“转段”期间优先抢救档案的意见,受到抗震救灾总指挥部的高度重视并迅速发出紧急通知,要求“在抢救重要物资和清理废墟时,要优先抢救州县档案馆和州县机关、人民团体、企事业单位的档案,并进行集中统一保管,防止档案丢失和二次受损”,为最大限度保证档案完整、安全和减少灾后抢救修复难度提供了保障。

2.3灾后恢复重建的科学组织

受灾档案部门灾后恢复重建,关键是要把档案抢救、馆库加固或重建纳入法制轨道。汶川大地震后,国家相继了一系列法律法规,如《汶川地震灾后恢复重建条例》(国务院令第526号)、《国务院关于做好汶川地震灾后恢复重建工作的指导意见》(国发22号)等。据此,国务院制定的《汶川地震灾后恢复重建总体规划》(国发31号),明确提出要“合理布局公共文化和体育设施,抓好县级图书馆、文化馆、档案馆……等各类设施的恢复重建”。七章三节“公共服务之文化体育”部分明确提出恢复重建56个档案馆。有了法律上的保障,档案部门的恢复重建才能真正落到实处。

灾后恢复重建,应当建立在科学评估、科学论证、科学规划的基础之上。要对档案受损范围、档案馆舍和其他基础设施损毁情况等进行重点分析,为编制实施灾后恢复重建规划提供基础数据。在开展资源环境承载能力评价,对震后地质、水文、生态环境等进行调查了解和科学论证的基础上,确定重建选址是采取原地重建、局部避让或者重新规划的方式。恢复重建不是简单地恢复,而要着眼于档案事业的长远发展,坚持统筹规划、科学重建,使灾区档案事业发展全面恢复并超过灾前水平。

3.指南编制过程中引发的对有关问题的思考

指南编制任务的提出,源于对汶川地震中档案防灾减灾问题的思考,而指南的编制过程则是与北川档案的抢救修复同期进行的。因此,指南的编制过程,实际上也是一个档案馆防灾减灾和档案抢救修复实践探索的过程,经验总结的过程,技术研发的过程,理性思考的过程。

3.1关于防灾资源储备和机制创新

防灾减灾要加强资源储备。在众多的资源储备中,抢救修复受损档案的保护技术,应当作为重要的战略储备之一。在2008年汶川地震档案抢救修复工作中,暴露出来的大规模处理受灾档案实用技术以及专门修复人才的匮乏,提示了加强技术储备、人才储备的重要性和紧迫性。尽管档案遭到如此严重程度的损毁可能百年不遇,但一旦真正遇到这种情况,如何及时制定紧急处置方案并且顺利付诸实施,如何确定严重受损档案抢救的方法和流程,采用哪些相关修复技术与设备,以便因灾受损档案得到及时、科学的抢救,人才和技术两方面的充足储备,都是必不可少的。因此,要坚持不懈地培养人才,要坚持不懈地组织研发,确保档案事业的可持续发展。

与此同时,不断推进机制体制创新也至关重要。在北川档案抢救修复过程中,在国家档案局的支持下成立了由全国各地档案保护人员组成的专家组,为这批档案的抢救修复提供技术咨询。专家决策咨询机制的引入,有利于集思广益,凝聚多学科多领域专家的智慧,有利于提高科学决策水平,保证档案抢救修复的科学性和成功率。再比如,重要档案备份制度在我国由来已久,上世纪六七十年代档案后库的建设也风行一时,但近年来后库的实用价值和战略地位发生了一些变化。汶川地震引发了对备份基地建设的意义及其模式的思考。在当年的档案工作者年会上,我们提出了重要档案的馆际互备机制,即根据不同地震带、不同江河水系流域、不同电网布局等因素,在全国合理建立不同区域档案馆互为备份的机制。馆际互备机制的提出,有利于降低档案馆备份基地建设成本,有利于加快异地备份制度落实的步伐,因而得到各地档案部门的拥护和积极响应。截至今年3月底,全部副省级以上国家档案馆全部结对完毕,互为备份基地。

3.2关于现代都市档案防灾问题

随着国家城镇化进程的加快,现代都市档案防灾减灾工作面临的新特点,如高层建筑林立、地铁网线修建、暖通管道密集等,也是一个值得特别关注和思考的问题。德国科隆市档案馆因地铁施工坍塌事件是一个比较典型的案例。科隆档案馆建于1971年,曾为德国最大、欧洲最为著名的城市档案馆之一。档案馆保存有近800位著名德国作家、作曲家和政治家的个人文件,还有早至公元922年的手稿档案,档案排架长度达8千米。2009年3月3日下午,科隆市档案馆轰然倒塌,事故诱因竟然是档案馆所在街区修建地铁所造成的。需要特别指出的是,有人事先已经在档案馆发现了一些裂纹等蛛丝马迹,但并没有引起足够的重视,更没有及时采取任何紧急处置措施,致使馆舍倒塌时全部档案被废墟掩埋。我们熟悉的另一个典型案例是发生在北京的民族文化宫水管跑水事件。2005年11月15日,因水管爆裂致使该单位所藏60余万册图书中的2万多册图书被浸湿。所有这些都昭示我们,对于城市档案馆的防灾减灾问题,应当更加引起我们的关注并积极开展研究,有针对性地探索相应的应对策略,保护城市档案,保护城市记忆。

3.3关于核心档案的特殊管理

西方国家档案部门所说的vital records,指的是重要档案或核心档案。美国好莱坞大片《国家宝藏》虚构了一个涉及多股力量设法获取美国国家档案馆保存的《独立宣言》的传奇故事。其实,美国国家档案馆的镇馆之宝,其保护措施之审慎、严密是世所罕见的,是当今核心档案特殊保管措施的典范。确定各档案馆保存的核心档案,为其创造最适宜的保存条件和进行特殊的保管,在突发事件中对其优先进行处置和转移,应当成为各级国家档案馆的一项基本制度。

核心档案的特殊保护措施至少可以从以下几个方面来考虑,比如采用具有防火性能和便于转运的装具和设施存储核心档案,就地建造坚固可靠和具备特殊保管条件的特藏室,或将核心档案转移至后库或其他备份基地进行异地保存,及时制作和保存核心档案的副本,等等。我国各级特藏室的倡导和建设,其初衷也是源于对核心档案的特殊保护,是一项保护档案的重要举措。我们要特别注意坚持加强对特藏室建设的引导,加强对特藏室建设规范的制定和推行工作,警惕假藏展结合之名,将“特藏室”嬗变为“陈列室”或“展示室”,而把那些最珍贵的档案原件置于人员流动性相对较高,保存条件适宜性和稳定性相对缺失的环境之中,就失去了建立特藏室原有的要义。要避免特藏室建设中可能出现的偏差,还需要做很多规范化方面的工作。

3.4关于质量管理体系建设

在档案馆引入和推行全面质量管理制度,特别是档案保护修复(以及档案数字化加工、缩微复制)等技术工作中,对各项工作流程的规范和进行质量管理,对于确保档案修复等工作的质量,真正起到“治病救人”、“起死回生”的作用,具有重要的意义。国外不少档案馆已经在这样做了,比如新加坡国家档案馆的档案保护修复室先后于2003年和2009年两次通过iso9001(2000版和2008版)质量管理认证,取得“4s店”的资格,拥有了“甲等医院”的称号。并且,破损档案修复的工作流程写在纸上,挂在墙上,记在心上;把“敬业、创新、求知”奉为自己的企业文化。无独有偶,与新加坡毗邻的马来西亚,其国家档案馆也通过了iso9001质量管理认证。

这一做法启示我们,在因灾受损档案的抢救修复中,特别是国家重点档案的抢救和保护工作中,如何引入和推行全面质量管理,杜绝“无照经营”,避免“大炼钢铁”。与此同时,要大力加强对专业技能要求较高的档案修复从业人员进行系统的培训,杜绝“无照驾驶”,消灭“马路杀手”。明代学者周嘉胄对于藏品修裱提出的“不遇良工,宁存故物”的原则,至今仍然没有过时,仍然应当予以坚持。我们绝不能以牺牲档案抢救修复的质量为代价,决不能冒着“治伤致残”的风险来完成所谓的抢救修复的数量和指标。

4.结语

当然,前面提到过的关于2012的世纪灾难只是一个虚构的故事,不足为据。但我们仍然有必要认清自然灾害多发频发这一基本国情,高度重视自然灾害的防范与应对,根据党和国家关于自然灾害应对工作的总体要求,结合档案部门的实际情况,居安思危,未雨绸缪,加强管理,积极应对可能发生的各种自然灾害,增强档案部门抵御风险的能力,努力造就保障档案安全的“诺亚方舟”,最大限度维护国家档案资产安全。

近两年来我们经历了汶川、玉树两次特大地震等众多的磨难,在这种时候,我们更加要树立"多难兴邦"的百倍信心。恩格斯说过:"没有哪一次巨大的历史灾难,不是以历史进步为补偿的。"只要我们把各种灾害带来的危害估计得严重一些,把应急预案和应对措施考虑得周全一些,把对各类受损档案的处置实施得科学一些,档案事业就一定能够趋利避害,不断实现安全发展,协调发展,可持续发展。

参考文献:

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3.青海省玉树抗震救灾指挥部.关于切实做好玉树抗震救灾工作中档案收集抢救保管工作的紧急通知[s].青震指[2010]62号,2010年4月23日.

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