档案管理要点范文

时间:2023-09-18 02:55:10

档案管理要点

档案管理要点篇1

【关键词】煤矿企业;档案管理;人事档案;要点分析

在煤矿企业档案管理中,人事档案由于种类特殊,在具体的管理中对档案保管、档案信息的更新以及档案借阅行为有着明确的要求,要想做好人事档案管理工作,就要从这几个方面入手,重点做好档案的保管、信息更新和借阅程序的规范。所以,在煤矿企业档案管理工作中,我们不但要掌握正确的管理原则,同时还要对人事档案管理的重点和要点有所了解,做到正确、规范、有效,解决人事档案管理中存在的问题,提高煤矿企业人事档案管理的有效性,满足煤矿企业人事档案管理需要。

一、煤矿企业人事档案管理应做好档案保管

在煤矿企业档案中,人事档案相对特殊,由于人事档案记录了所有干部和基本员工的人事信息,是干部晋升和员工培训的基本依据,对煤矿企业的人力资源管理工作有着重要影响。基于对煤矿企业人事档案管理工作的了解,要想提高人事档案管理质量,做好档案保管是关键。具体应从以下几个方面入手:(一)建立专门的人事档案保管场所。为了提高人事档案管理质量,提高人事档案的保管效果,煤矿企业应建立专门的人事档案保管场所,温度、湿度等指标都要达到档案的保管条件。同时还要有专门的管理人员进行管理,确保人事档案管理工作得到有效开展。(二)将人事档案分类保管。在人事档案保管过程中,应将干部档案与普通员工档案分开保管,起到分类保管提高保管针对性的目的,提高人事档案管理的针对性和有效性,因此,分类保管是人事档案管理的重要着力点。(三)建立人事档案检索目录。由于人事档案数量较多,在管理过程中只有建立专门的检索目录,才能提高人事档案的查阅质量,为人事档案的管理和调阅提供有力的支持。所以,建立人事档案检索目录是人事档案管理的重点。

二、煤矿企业人事档案管理应及时更新档案信息

由于煤矿企业的干部职工队伍经常会发生人员岗位变动以及个人的人事信息也会出现变动,这就需要在人事档案中进行体现,并及时更新档案信息。因此,做好人事档案信息的更新,应成为煤矿企业人事档案管理的重要内容,具体应做好以下工作:(一)及时记录并更新人事信息。考虑到煤矿企业干部职工人事信息的频繁变动,在人事档案中应对变动信息进行全面体现,这就需要煤矿企业人事档案管理工作中应及时记录人事信息,并对人事信息进行及时分析,提高人事档案的全面性。(二)对人事档案信息进行及时归档。人事档案在发生变动之后,应进行及时归档,如果不及时归档,容易造成人事档案信息混乱,不利于人事档案管理工作的开展。因此,对人事档案信息进行及时归档是提高人事档案管理质量的关键。(三)加强对人事档案信息的审核,提高准确性。鉴于人事档案的特殊性和严肃性,在人事档案管理过程中,应对档案中的信息准确性负责,除了要及时记录人事信息之外,还要加强人事信息的审核,保证人事档案信息准确性能够满足实际需要。

三、煤矿企业人事档案管理应规范借阅程序

考虑到人事档案信息的特殊性,在人事档案管理过程中,做好人事档案管理的借阅工作,对于规范人事档案管理工作和提高人事档案管理质量具有重要意义。为此,应从以下几个方面入手:(一)对人事档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中,会对人事档案进行调阅,为了规范人事档案的调阅管理质量,应对人事档案借阅进行准确登记,对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。(二)对借阅归还的人事档案进行检查。人事档案在外借归还之后,档案管理部门需要对借阅归还的人事档案进行检查,避免人事档案发生涂抹或者丢失内容的现象,使人事档案做到和借阅之前一样,规范人事档案借阅行为。(三)建立人事档案借阅台账,规范借阅行为。为了有效记录人事档案的借阅情况,在人事档案管理中应建立人事档案借阅台账,并对借阅行为进行规范,对借阅期限进行明确,保证人事档案借阅能够按期归还。

四、结论

通过本文的分析可知,在煤矿企业人事档案管理中,要想提高人事档案管理工作质量,就要结合煤矿企业档案管理实际,根据人事档案管理工作特点,具体从做好档案保管、及时更新档案信息以及规范借阅程序等方面入手,使煤矿企业人事档案管理工作能够得到有效开展,最终达到提高煤矿企业人事档案管理质量的目的。因此,我们应立足煤矿企业人事档案管理实际,总结成熟的管理经验,掌握管理要点,为煤矿企业人事档案管理提供有力的支持。

【参考文献】

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[6]郭艳春.国有大型企业档案管理的策略选择[J].科学咨询(科技管理),2015(06).

档案管理要点篇2

关键词:工程档案;重要性;合同;质量

前言:档案是企业文化的重要组成部分,档案真实的记录着企业的各项活动,是企业历史的真实记录,它见证了企业的昨天和今天,是后人了解过去的重要途径。随着黄蓝两大战略的实施、生态文明典范城市的创建工作的开展,档案事业也成为推动经济和社会各项事业快速发展不可缺少的一部分。

一、工程档案管理的重要性

建设工程档案是工程建设、管理的真实记录,是建设科技档案的重要组成部分,具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。

一项建设工程从立项、设计、施工、竣工验收,到运行、养护、维修、改造,一直到完成服务期,要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节,还是形成后的长期管理过程中,任何纰漏都会给工程带来隐患,甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项工作的管理。同时,档案资料是工程正常运行的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造,不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。加强工程档案管理,是加强工程建设与管理工作的重要内容,总书记指出:“档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好的了解过去,把握现在,预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。”

二、健全制度,领导重视,是做好建设项目档案管理工作的基础和关键

重点建设项目施工单位多,对档案管理的要求不尽统一,所以只有按照上级部门的有关规定,制定统一的管理制度,才能使重点建设项目档案管理工作有法可依,有章可循。我们要从国家的有关档案的法律法规入手,加强对这些规章制度的宣传,自上而下,增强企业的全员档案意识。档案人员应深入一线,指导项目部的档案人员平时的档案工作。针对施工企业点多分散的特点,加强组织对企业档案人员的档案业务培训。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实际统一领导,分级管理,建立公司的档案网络体系,成立综合档案室,设立专业档案员和项目部的兼职档案员,持证上岗,由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。

任何一项工作,没有领导的重视和强有力的支持,是很难做好的,重点建设项目的档案管理工作也是一样。因此,作为档案人员,在日常工作中要经常通过各种方式向领导宣传档案工作的重要性和相关的法规、条例,使档案工作是一项缺之不可的重要工作的思想注入领导心中,使领导成为做好档案工作的坚强后盾。例如,本单位金水公司,前期部等单位部门领导非常重视档案工作,在重点工程立项之初,就相应成立了重点工程资料管理部门,明确人员分管工程资料的收集整理工作,在单位领导的支持和授权下,兼职档案人员能及时组织本单位和施工单位相关人员学习有关档案法规,建立档案管理程序,确保了工程档案资料收集整理工作的及时完成。另外,集团公司领导还将重点建设项目档案管理工作纳入相关领导、科室和人员的经济责任制进行考核,使各项制度落到实处。项目部门应将质量保证资料的编制纳入项目日常管理工作之中,建立文件编制及管理领导责任制,明确一位分管领导并建立相应的管理机构和管理网络,配备专职的技术人员或档案人员负责质量资料的编制工作,确保文件的真实、完整、准确和系统,质量符合归档要求。编制人员要保持相对稳定。资料编制工作要与工程建设同步进行,以保证资料的真实、准确。由于领导的大力支持,重点建设项目档案管理工作在“有法可依”的前提下,又做到了“有法必依”。

三、全程参与,工程与归档同步进行

施工阶段产生、形成的工程系统质量保证性材料是建设工程档案的核心部分,这些材料直接记录和反映工程建设的内在结构和质量,档案管理部门应以高度的责任感深入实际、积极主动地检查、督促有关施工管理部门和责任人。使其及时做好收集工作,最大限度地确保该阶段工程质量保证材料与所记录的对象保持一致:要做到这一点,在具体管理工作中应坚持“三同步”。首先,坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。其次,要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。第三,要坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷,使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查:工程前期文件、设计基础文件、施工技术文件、各种隐蔽工程记录、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件,检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度,敢于较真,严肃认真地把好这最后一关。

四、通过合同控制确保档案管理职责的有效落实

工程项目档案资料形成部门多,文档资料数量大、种类广,只有遵循“谁形成文件材料,谁立卷归档”的原则,才便于档案资料收集齐全、完整和系统。为了保证各参建单位对各自所形成的文档资料按规范要求收集、整理和归档,建设工程部门应充分运用法律手段,以合同的形式来明确各参建单位的档案责任。与各参建单位签订合同时,合同管理部门严格把关,把工程资料的收集、整理、归档工作,作为一项重要内容写进合同;以合同的形式来明确参建各方文档资料的形成范围、费用、归档套数和档案质量要求,明确档案的权属。在最后的合同结算时,以档案的完成情况作为结算支付的依据。

五、做好施工文件的质量控制

档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各司其责,档案人员从档案的角度进行把关,其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁,应承担比档案人员更大的责任,不但要从档案的角度把关,还要从工程的角度把关。因此项目资料员最清楚项目共包含哪些的内容(图纸),现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。项目资料员要认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”(即纳入工程施工程序、计划管理和有关人员的岗位职责)和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”(即布置施工任务与布置工程档案编制同步;工程施工进展与工程档案形成积累同步;工程验收交接与工程档案交接同步),保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依,有章可循,职责明晰。工程项目竣工验收报告、质量鉴定书、评优资料、业主对施工队伍的安全、质量评价等直接反映企业的施工质量、技术水平和施工实力的重要档案,要及时归档。但由于多种原因,有些工程完工后,不能及时进行验收移交,工程评优也要在工程竣工很长一段时间后才有结果,企业档案往往不能第一时间掌握这部分信息。因此,项目经理按建设单位要求提交竣工资料的同时,要责成技术人员及时将这部分重要的资料归档,档案部门也应注意跟踪这部分文件资料,及时收齐归档,以保证工程档案的完整性和系统性。

六、总结

档案管理要点篇3

关键词:电力工程;档案管理;质量管理;档案质量控制;档案监督机制 文献标识码:A

中图分类号:F407 文章编号:1009-2374(2015)13-0189-02 DOI:10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.095

在任何领域质量都是第一位的,质量也是我国建筑工程领域一直遵守的首要规则,但是近些年来建筑质量事故频发,工程质量出现了很大的问题。如何根据发生的质量事故来对事故发生的原因进行界定,如何认定事故中的责任者,在电力工程建设的过程中电力工程档案真实地再现了建筑质量的各个环节的责任者,如果没有这些信息,那么当建筑质量出现问题的时候事故的原因以及事故的责任追究更是无从谈起。所以在工程建设的过程中工程档案的管理是非常重要的,是电力工程建设过程中所不可或缺的一个环节。

1 电力工程中档案管理中质量管理的必要性

1.1 规范档案管理、实现既定目标

随着工程标准化建设的不断推进,对于工程建设的管理也要与时俱进。档案的管理工作就要和电力工程的管理工作相适应,如果要做到二者相适应那么就要结合档案的规范化管理和工程建设的标准化来实现协调,力求做到档案对于电力工程管理标准化能够按照其所要求的要点和标准进行,使得电力工程档案的整理符合电力工程要求,这样才能够保证电力工程的管理能够正常进行,并且达到切实通过档案的约束来提高电力工程建设质量的目的。

1.2 加强档案管理指导,提升从业人员业务素质

电力工程中的档案管理是伴随着电力工程施工过程逐渐诞生的,在电力工程中档案建设的初期,档案是以工程资料的形式存在的。对于电力工程档案管理的从业者要不断地对其进行专项的业务培训使其不仅懂得档案管理的重要性还要增强其专业的知识和能力;对于档案的管理人员来讲档案的验收要从档案管理专业的角度来进行,切实提高工程档案管理的质量。

1.3 加强档案管理过程中的质量控制,并按期移交

对于电力工程的建设来讲每一个电力工程建设的实体,也就是每一个具体的项目都对应着一个工程管理的档案,档案和工程之间是紧密联系相互依存的。电力工程完成竣工之后除了实体项目的交接以外,还要交接与电力工程建设相关的各种档案信息。所以对于电力工程中的档案管理来讲,档案是工程管理重要的一部分,是以后对工程进行维护,界定相关责任人的重要依据。

由于电力工程建设的时间长短不一,短则几个月长则几年。在电力工程建设的过程中如果对于档案工作忽视的话就会造成电力工程建设和电力工程档案不同步的现象,档案的记录就会出现遗漏的问题,甚至会出现某个阶段的重要档案的记录的遗失,最终很可能造成工程在验收的过程中由于档案的问题而不合格,就会造成工程的延期交付。所以要加强对于电力施工过程中档案的管理,并且严格控制电力工程建设中的档案的质量,这是保证电力工程是否能够按期交付的关键。

1.4 档案规范化管理

对于文书档案的管理已经较为成熟但是对于声像的档案管理一直没有现行的一个标准,但是声像信息又是档案管理中所不可或缺的一个部分,其能够形象地反映工程的进度,具有很强的客观事实性,其作用是其他的档案资料所无法替代的,是对电力工程建设最为真实客观的反映。为了能够将这些声像资料顺利的归档并进行保存,这就要求声像档案的制作者在制作声像档案的过程中如拍照和录像要严格按照电力公司对于声像资料的标准化的要求,并且严格控制声像资料的质量,并且对于声像资料按照其分类标准进行分门别类并使用不可擦出的磁盘进行保存而且建立相应的备份,同时能够打印成纸质档案的要打印成纸质档案进行保存,并且在声像资料保存过程中记录声像资料的六个重要的因素,对于声像资料所反映的信息进行客观的

描述。

2 电力工程档案管理质量体系建设

电力工程档案的形式是伴随着电力工程的建设过程的,档案在形成的过程中应该明确到各个部门各个环节,使得每个部门所提交的资料都按照相应的标准进行。为了确保电力工程中档案的质量那么就必须建立相应的质量管理体系,在档案标准制定的过程中严格参考电力系统对于档案所要求的标准,为电力工程之后的验收和维护提供支持。

第一,档案的管理应当以管理部门为基础,以档案的管理部门为核心环节,参与电力工程建设的各个部门各个环节都要参与到档案管理的整个过程,将整个电力工程的档案管理和工作的程序、工程计划、合同等各个环节相结合。并且在某些项目设计、工程监理的环节都要设定相关的责任人信息。

第二,电力工程建设的项目负责人、电力工程的管理部门、设计监理和施工部门以及调试采购和招标部门等。这些环节都应该纳入到电力工程档案管理的过程中,明确项目管理过程中的责任,将档案的管理纳入到相关管理部门的责任中,在电力系统建设的过程中做好档案的形成管理以及标准化,确保整个电力工程系统档案的质量。

第三,严格执行相关的同步执行制度。同步指的是工程建设和档案资料整理归档的同步;工程检查的进度和工程档案检查相关进度是同步的;电力工程的验收以及相关成果的验收是和档案的验收是同步的。参加执行指的是档案管理人员要参加相应的生产工作,参加相关的会议;参加项目的建设和竣工验收;参加相应的成果鉴定会议;参加相应的仪器设备验收工作等。

3 电力工程档案质量管理的要点

第一,电力工程建设中电力工程档案是电力工程建设的真实再现和反映,是日后工程维护以及扩建和相关责任认定的重要的资料。电力工程项目的管理者一般被全权委托来管理整个工程的档案管理工作,其是档案管理工作的主体单位,其负责收集工程整个过程中各个阶段各个环节各种类型的档案资料。并且按照工程的进度来对档案进行整理和归档以及检查。

第二,施工单位是电力工程档案质量控制管理的关键。项目经理负责整个档案,也就是负责整个工程的资料的工作,在这个过程中工程项目的技术人员和档案管理人员通力合作来促进档案的形成。施工单位也要收集和整理自身在工程建设中的设计材料和施工资料以及相应的安全措施、施工时间、施工记录等一系列的

资料。

第三,监理单位是电力工程档案质量控制管理的保障。监理工程师负责档案的监理工作。作为监理单位应当搜集和整理工程建设的质量材料,严格控制工程的进度以及资金的使用和工程的质量等,要根据档案管理部门的要求将各种资料档案按照其标准整理完全然后进行移交,并且严格控制档案标准的审核工作,严格控制档案验收的质量。

4 结语

对于电力工程档案的质量管理是电力工程建设中一个不可或缺的部分,其过程较为复杂和繁琐,涉及的时间周期较长,涉及的单位较多,涉及的范围较广。要保证档案记录过程中的完整真实和准确,真实再现整个电力工程建设的过程,必须要对档案管理的整个过程进行控制,不断完善档案质量控制和档案监督机制,切实提高电力工程档案的质量。

参考文献

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档案管理要点篇4

关键词:电算化会计 档案管理 加强 要点

中图分类号:C931

文献标识码:A

文章编号:1007-3973(2012)011-158-02

1 前言

会计档案是真实记录一个单位经济方面业务往来和数据信息的历史资料,是切实反映此单位经济状况的重要历史凭证和依据。电算化会计档案作为会计基础工作的重要组成部分,与过去纸质作为载体的会计档案比较,具有其独特的优势和基本管理要求。电算化会计档案主要指通过磁性介质或光盘存储的形式存储于电脑系统中的会计数据,以及通过电脑打印形成的书面形式的会计数据。近些年来,我国各领域和各行业已经广泛应用会计软件进行经济数据信息处理,会计电算化极大提高了工作效率,为会计基础管理工作奠定了坚实的基础。

2 电算化会计档案的基本内容

2.1 纸质会计档案

主要指通过计算机系统打印形成的书面形式的会计数据档案,包括会计账簿、会计凭证、财务报表、财务分析报告等,以及依据法律界定要求的会计档案保管、移交以及销毁等不同类别档案。

2.2 非纸质会计档案

主要指依靠计算机硬盘和软盘系统作为磁性介质,以电子数据的形式进行介质存储的会计数据资料,包括会计账簿、会计凭证、会计报表等数据信息和会计资料数据库。

2.3 计算机系统档案

主要指计算机本身硬件系统类型、存储空间、设备类型等具体情况;计算机操作系统和网络操作系统的具体型号;财务软件的数据库系统名称、版本号、磁盘、配套光盘以及用户手册等一系列资料;财务软件的数据库系统类型、编程语言及操作程序等。

3 电算化会计档案管理的基本特征

(1)与传统会计档案管理形式不同,基于电算化会计档案存储于硬盘、磁盘和光盘等磁性媒介中,需要严格确保内外环境因素,必须确保会计档案信息不被恶意篡改,全面考虑会计数据信息的安全问题,因此必须建立完备的软硬件系统。此外,需要档案管理人员做好本职工作,加强数据库的防护工作,并做好病毒库的设置和升级工作,以有效避免会计数据信息被删除或无法恢复。

(2)采用“双套制”归档的形式,将计算机会计系统产生的会计资料实施双备份管理,同时将双备份档案分别存放在不同的区域,以及将相配套的电算化会计软件安装版本共同做好保存,以避免发生意外情况而引起资料丢失或系统破坏。此外,电算化会计档案数据信息进行及时备份,做好报表数据和账务数据的备份工作。定期或不定期对电算化软硬件系统和存储装置进行严格检查,备份后的磁性媒介由档案管理员严格稳妥保管。

(3)会计电算化需要通过计算机软硬件系统进行会计基础工作,应首先明确会计人员作为电算化系统的实施者,必须精心设计和输入各种会计数据信息以被计算机系统识别,这些数据信息有效决定了电算化系统的顺利实施。同时,对于维护电算化会计系统运行的数据查询资料,严格确保了电算化会计档案管理系统的安全可靠性,以保证整个会计电算化核算正常运行和开展。此外,将会计软件版本和整个软件系统一并进行归档管理,有效实现了会计档案数据信息的完整性,并保证所保存数据适时或及时调出。

(4)从数据信息输入开始就不断更新数据资料,有效存储和利用档案信息,实现会计档案管理的动态化、信息化管理。通过建立会计图表真实反映过去和预测未来,并建立相应的电算化会计档案管理的法规和制度,为科学决策提供全面服务,这样一定程度上提高了工作效率,并利于会计档案管理质量水平的提升。

4 加强电算化会计档案管理的具体要点

4.1 提高电算化会计档案管理观念和意识

(1)应树立和强化会计电算化档案管理的思想和观念。应树立符合现代化发展要求的信息化管理观念和意识,深刻认识会计电算化规范管理的重要性,并在具体工作实施中,顺应内外环境的需要,逐步培养信息化管理意识和综合素养,并适时进行调整和创新。(2)加强领导和管理者的大力支持。做好舆论宣传和全方面努力,强化领导对于电算化会计档案信息化、科学化管理的重要性和现实作用的认可,以给予大力的重视和充足的经费投入,促进计算机软硬件系统的逐步完善和升级,以确保电算化会计档案管理工作健康、有序运行。

4.2 建立和完善岗位责任制

依据责、权、利有效结合的原则,科学明确规定各岗位不同的权限范畴,做好不相容职责相应工作内容的分离管理,严格执行岗位责任制。应设置专门的会计电算化档案管理人员,主要负责会计数据档案的归档管理工作,严格禁止由会计人员兼任。电算化档案管理员的岗位职责内容如下:在一定期限内,向各类相关人员收集会计数据存档及备份资料,同时准确填写存储清单;按照相关规定妥善保管各种会计数据信息档案;做好会计数据档案的安全和保密工作,不能随意借出和擅自外泄;经单位领导和电算化主管批准允许借阅或复制的档案资料必须办理登记手续;定期对磁介质的信息化档案资料进行升级和杀毒工作。

4.3 实施科学化、系统化管理

(1)加大力度完善硬件设施建设。有效保证计算机运行系统功能、会计档案存储的环境均符合规定要求的标准。(2)不断加强软件系统建设。选择基本功能符合实际经济业务需求的电算化软件,建立完善的会计档案管理信息化系统,对全部数据信息资料实施信息化、数字化的有效管理,合理运用数据信息使电算化会计档案管理工作满足实际经济业务发展的需要。(3)做好会计档案的移交管理工作。进行档案移交时,认真准确做好移交清册,列明所移交档案的名称、数量、编号等基本内容,同时严格各相关责任人的签字手续。(4)做好保管到期档案的销毁工作。若会计档案资料保管期限已满,保管人员须向负责人提出销毁建议,同时要求负责人签署具体意见。

4.4 全面提高会计档案管理人员的综合素养

会计档案管理是集专业性、技术性和科学性于一体的综合性工作,这就要求会计档案管理人员具备较高的综合素养。针对当前各企事业单位缺乏既懂财会知识、又精通档案管理及计算机技术水平过硬的复合型人才,已经明显不能满足新形势下会计档案管理工作的实际需要,因此,必须加大力度进行会计档案管理人才的培养,其综合素质的高低是决定会计档案管理质量优劣的关键因素,应进一步强化会计档案管理人员素质建设,逐步加强其财会知识水平、档案管理水平以及综合素质的提高,定期或不定期组织学习和培训工作,以进一步提高会计档案管理水平。

4.5 全面加强安全防范工作

应积极采取科学有效的手段和措施,全面确保会计电算化会计档案的完整性和安全性。应加大力量强化网络安全管理,安装防病毒、黑客的杀毒软件和采取安全措施,做好计算机系统的检测、杀毒工作。努力创建独立、安全的内部网络系统,做好同外部网络的物理隔离工作,以全面确保计算机软、硬件系统的安全。同时,严格界定电算化会计档案的使用权限,对不同类型信息规定不同的使用权限,有效降低人为恶意篡改的可能。此外,有效确保会计电算化资料的保密工作,严格各种借阅、移交等手续,全面保证电算化档案的安全性。

5 结语

综上而论,完善、有效的电算化会计档案管理是确保会计数据准确性和完整性,为现代化企事业单位经济业务工作服务的重要基础,为此,各单位必须顺应不断发展的新形势,迎合新的要求,加大力度解决各种突出问题,逐步实现会计电算化档案管理工作的规范化,充分发挥电算化会计档案管理的现实作用。

参考文献:

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[4] 刘彤.如何做好会计电算化档案的管理工作[J].大陆桥视野,2012(12):62.

档案管理要点篇5

关键词:干部;教育培训;档案管理

在近年来我党十的召开下,进一步加强了干部教育培训工作,并提出一系列对干部素质和能力进行提升的重要决策,这对我国进一步开展干部培训工作也提出了有效的帮助和依据。随着干部教育培训工作的进一步的落实,干部教育培训档案管理工作更是为这一工作的开展提供了有利的物质保障,为干部教育的培训内容和学习奠定了良好基础。但由于干部教育培训档案存在明显的滞后性,因此在一定程度上也给这项工作的开展起到了更大的阻碍和影响,所以怎样对管理干部教育培训档案工作进行规范就显得十分必要。本文将对干部教育培训档案管理的要点展开研究,以期良好促进此项工作的开展,为促进社会发展奠定良好基础。

一、干部教育培训档案管理工作存在的主要问题

虽然当前我国社会发展脚步不断加快,各项工作都得到了更大的发展和完善,但是在干部教育培训档案管理工作上仍然存在很大的问题,经笔者总结,主要体现在以下几个方面:

1.教育培训项目多,时间少,档案数量增长幅度明显

每年我国都有各个行业的干部教育培训工作,整体人数十分庞大,以我市某院的发展为例,该院为市级市委组织部的培训基地,每年至少开设专题培训十期,根据培训工作的实际情况,时间最短的专题培训也要几天,时间长的更是多达几个月,在人次上,我市目前专业技术人员培训5600人次,公务员培训1700人次,这一数量更需要我们对工作引起重视。由于该院每年还需要承担其他单位的干部教育培训工作,因此如果不加强对这项工作的开展,很容易导致工作受到影响和限制。

2.未对干部培训档案进行规范管理和规范性要求

经过笔者实际研究,发现当前大多数干部教育培训都没有设立专业的档案室,因此在对档案进行存放的过程中经常会出现不达标的情况,特别是今年来培训干部工作进行开展,因此干部教育培训的档案数量也开始明显提升,由于存放档案的设备难以得到良好改善,所以很难达到档案基本的存放要求,这也很容易使得档案出现丢失的情况。

3.档案管理队伍没有得到良好发展

受到传统工作的观念的影响较重,很多领导干部对于这项工作的开展并没有引起充分的认识,或是对这项工作的重视程度不足。并且这项工作也没有设立专业的档案管理工作人员,存在一岗多职的现象,致使档案管理工作很难得到兼顾。还有一些档案管理工作人员存在频繁调换岗位的情况难以保证档案管理工作的高效进行。

二、干部教育培训档案管理工作的要点

经过上文的论述,确定当前干部教育培训档案管理工作中还存在很多问题,严重影响了这项工作的有效落实,因此要想将这项工作得到进一步发展和完善,就需要从以下几个环节着手:

1.强化制度建设工作,对档案管理进行规范

在工作的过程中,要对工作规程进行规范,根据我国《档案法》的实际要求,严格对档案进行收集、保管和借阅等工作环节,进行规范和统一。在这个过程中还需要对报结案审查制度进行有效执行,从而对归档的时间、要求进行进一步完善和落实,对通报制度进行规范,定期对干部教育培训档案进行全面检查和监督,加强对归档数量,质量进行分析对于逾期未完成相关事项的情况进行通报。

2.加强领导重视程度,确定档案材料的随时更新和完善

在这项工作的开展过程中对归档进行程序化管理,并对干部培训档案归档过程中存在的问题展开研究,对这项工作的开展十分重要,所以在工作开展过程中要对归档环节的没想工作进行细化分析和处理。从收集档案开始,再到每种类型收集人员的职责,最后到收集档案的实现等工作都应该遵循相关规定和工作标准,并由各单位指定人员对工作负责,保证在规定的时间内开展工作,并对收集材料的真实性进行保障,这对于档案管理过程中做到及时收集归档,进一步对干部档案材料管理工作进行规范也将起到良好的帮助作用。

3.建立专用档案室,对信息管理进行强化,进一步提高档案管理的硬件设施

在实际工作过程中,相关工作人员应该尽可能的争取资金,并建立专业档案管理库房,保证其坚固性,在档案适中要配备铁质档案柜,同时在档案管理库房中还应该设置灭火、防潮、去湿等设备,进一步强化防火、防蛀、防潮灯工作要求,此外还应该加强库房的日常清洁工作,尽可能保证库房中的环境干燥、卫生。在档案管理工作中还需要对档案管理工作的网络化改革和数字化改革工作进行强化,做到将个人信息在档案管理数据库中的有效融合。当前我国对个人信息的管理方式十分多样,无论是个人的文凭学历、户籍信息、还是个人成长的表现记录等都在很大程度上和我国干部教育培训档案的信息存在较大的联系,所以在实际工作的开展过程中,就应该针对性的对这些信息进行管理和融合,这不仅可以将档案信息进行优化,同时也将对我国财政资源的节省起到极大的帮助作用。档案管理工作的信息化和数字化,是当前和未来我国信息工作主要发展的方向,这对人事档案管理工作的综合开发也将起到一定的帮助。

4.对档案管理工作队伍的建设进行强化

和其他工作相比,档案管理工作具备十分明显的保密性、专业性和政策性,因此要想将这项工作的开展得到更好的落实和完善,就应该促使工作人员建立起热爱管理工作的信念。这也要求档案管理工作单位要聘请一些更具事业心、责任意识和使命感的专业档案管理工作人员,要求其定期进行相关的学习和培训工作,熟练的掌握《中华人民共和国档案法》,并对其他相关法律进行掌握和了解,只有具备了完善的档案管理意识和必要的专业工作方式,才能在今后实际工作中华保证维护档案的完整和安全。

结束语

通过上文的研究,我们应该认识到传统的干部教育培训工作模式已经不能很好的满足当前社会的实际需求,因此在这种背景下的科学的、完善的工作模式也将逐渐占领这项工作的平台。随着我党十的召开,干部教育培训工作也逐渐得到深入,随着当前社会各项工作的进步,给干部教育培训档案管理工作也提出了全新的要求和标准。在当前社会发展中,干部作为社会发展的主力份子,只有加强对这一部分人的管理,在实际工作中才能得到更稳定的进步和发展。因此在今后的工作中更应该做到与时俱进,进一步加强对这项工作的有效开展,从而为今后我国社会经济和建设的整体发展提供更有效的帮助和支持。

参考文献

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[6]仝丽.党校档案管理服务教学改革[J].档案管理,2012,29(5):93-94

档案管理要点篇6

1 应具备过硬的政治素质

1.1 应具有强烈的事业心和高度的责任心 档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[1]。牢牢把握干部人事档案工作的政治要求。实事求是的维护干部人事档案中的真实面貌,做好档案管理、服务利用工作。因此,要求档案管理工作者必须要有强烈的事业心、高度的责任心,具有求实严谨、勤勤恳恳,踏踏实实,一丝不苟、吃苦耐劳、实事求是的精神、严守国家机密的档案工作者工作作风。笔者个人认为最好从事档案专业人员是中共党员,因为党员同志最起码有党性、党章等因素约束,在工作中能很好的履行档案管理人员的职责。

1.2 应具有良好的职业道德 ①干部人事档案工作,是尊重历史的干部人事档案工作。是尊重干部个人的历史原貌,它必然要求档案专业人员客观、公正地维护干部人事档案的完整和历史事实的原貌,它必然要求档案管理人员不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也绝不允许档案管理人员主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在何种情况下,都要实事求是,坚持据实立档,客观真实、据实用档,尊重干部人事档案的基础历史,坚持政策面前人人平等、一视同仁,公平公正,维护干部人事档案的历史真实性。②严守党和国家秘密是干部人事档案工作的政治性要求,是干部人事档案工作者的首要专业素质要求。干部人事档案管理工作者必须要克服主观随意性,按照国家档案的法律和档案工作纪律的要求正确处理好干部人事档案保密与档案利用的关系。档案管理专业技术人员必需具有严格的保密观念、保密行为、保密作风和保密习惯,确保干部人事档案的绝对安全。国家有关规定要求归档的干部人事档案材料,必须及时送交干部人事档案管理部门归档,集中管理,任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。其它材料不得擅自归档。③严格工作纪律,维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性。要求干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理和干部本人必须维护归档材料的部门真实性,严禁涂改、伪造干部人事档案材料,严禁将虚假材料归入档案。对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的,由组织人事部门对直接责任人员进行批评教育;情节严重的,由有关部门对负有责任的领导人员和直接责任人员给予纪律处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

2 应具备丰富的干部人事档案知识素质

要求干部人事档案管理专业人员应具备丰富的干部人事档案专业知识和相关的科学文化基础知识。

2.1 应具备干部人事档案专业知识 干部人事档案的专业理论来源于干部人事档案工作的实践,理论指导实践。因此干部人事档案管理专业人员既要学习、掌握档案学的专业知识,还要在实际工作中运用干部人事档案的内容,既掌握干部人事档案中所涉及的内容,又能在实践中利用。干部人事档案管理专业人员在对干部人事档案进行收集、整理、编目、保管、提供利用中,始终运用自己的专业知识来引导。所以,干部人事档案管理专业人员只有熟悉和掌握《档案学》专业理论知识,才能发现新情况,解决新问题。因而干部人事档案管理专业人员应重点学习党和国家有关干部人事的政策、法律、法规,新时期人才工作的有关要求的政策,“十三五”国家人才规划要求等等,掌握《档案学》相关专业书籍。

2.2 应具备相关的干部人事知识 ①具备干部人事现代化管理知识。随着档案管理现代化技术和科学技术管理手段在干部人事档案管理收集整理工作中的应用,要求干部人事档案管理专业人员必须熟练和掌握复印、缩微、音像以及电脑等现代化技术知识和技术手段,只有这样在新的历史时期,干部人事档案管理工作才能适应干部人事档案工作发展的需要。②具备丰富的干部人事工作历史知识。干部人事档案管理人员应具备基本的语言文字功底,基本的阅读能力,因为干部人事档案工作是与档案服务密不可分的,只有这样才能搞好干部人事档案信息处理工作,正因为干部人事档案工作的重要性。档案管理人员只有掌握相关的历史知识,才能知晓干部人事档案产生的时代背景、原因、作用,因而可以较好地利用干部人事档案的某些内容。③应具备干部人事档案专业的编研能力。干部人事档案管理人员必须培养自己的干部人事档案信息编研、开发能力,成为能够胜任“干部人事办公文秘―干部人事档案管理―干部人事档案信息开发一体化干部人事管理多面手”,并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[2]。

只有具备了干部人事档案管理的专业知识,具备了丰富的科学的干部人事历史知识,干部人才工作的知识,使每位从事干部人事档案管理专业的都能够做好干部人事档案工作,这样的知识结构对干部人事档案管理人员来说相对比较科学合理。

3 应具有健康的身体素质

档案管理要点篇7

关键词:医院;文书档案;管理

医院文书档案是医疗单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的一部分公文档案,主要包括档案的收集整理、立卷归档、开发利用、销毁等一系列工作。文书档案管理作为医院管理工作中的重要组成部分,是医院发展的真实记录,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要依据,因此具有十分重要的作用。

1材料的收集整理是做好医院文书档案工作的前提和基础

材料的收集整理是档案管理工作中的第一步,档案人员由于参与了文件形成和办文的全过程,掌握了文件的形成规律,加上了办公室的综合智能就更便于收集档案材料,保证档案材料的完整性。

在办理上级文件过程中,档案人员首先要做好收文登记工作,包括:签收登记、审核、批办、承办、催办和签注。然后要对文件的内容、要求、时间有一定的掌握。文件传阅时,要提示领导及时阅办,领导批示的文件要及时传阅,做好上情下达的落实工作,并催促办事部门及时做好文件的落实和文件的回收工作。

对于医院下发的各类文件,利用管理医院印章,把好档案收集的关口。我院的印章工作是由档案员专人负责,对需要用章的文书材料给予严格把关,留下档案材料。领导不签发,手续不齐全的不予用章。

2档案的立卷归档是做好医院文书档案管理的关键和保障

档案的立卷归档工作要按照《国家档案局8号令》、《归档文件整理概述》等档案管理标准,认真对照执行。

把握立卷归档的时效性和针对性。文件材料完成现行阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的则不能立卷或归档,否则将会给档案管理造成无序和混乱。要具体问题具体分析,注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。

保持立卷归档的关联性和完整性。在归档工作中要掌握重点,分清主次,把住卷宗的入口关, 使不该归档文件不致混入。同时又要注意防止应归档文件的散失。把具有内在联系、同一主题的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性。这样既能提高档案利用价值,又能使立卷归档后所形成的档案完整、清晰。直接划分文书档案保管的具体年限,分为永久、30 年、10 年,可以使到期档案得到更明确的鉴定时间, 把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定, 这样有利于保存齐全, 定期剔除无保存价值档案, 便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。

3档案的开发利用是做好医院文书档案管理的目的和归宿

医院文书档案要为领导决策和职能科室服务,为医院各项事业的发展服务。文书档案的服务性体现在围绕医院各项工作的开展积极做好档案的开发和利用工作。积极开发信息资源,是文书档案管理工作的目的和归宿。

医院在迅速发展和规范化管理过程中积累了大量的文件材料,包括:等级医院评审、资格准入、学科水平认定、专科建设以及基础工程建设评审等,这些文书档案具有行业特点又有巨大的利用价值,是一个医疗单位综合水平的体现,也是领导决策所用的精华信息。

随着医院医疗业务的不断拓展和基础设施的不断扩大,证件类文书档案的利用率不断上升,因此开发和利用证件类文书档案信息资源,充分发挥这些档案的作用,是新时期档案工作的一项重要内容。档案部门要积极配合,为医院各项工作的正常运作及时提供所需的有关证件,提供原始档案和凭证档案信息服务,解决争议性和历史遗留性问题。同时为确保这些重要档案文件的完整与安全,档案部门要建立严格的工作程序,明确职责,加强对借出的证件类档案的跟踪与管理,将复印件与借出的证件的收据等一起组成保管单位专门保存。

总之,档案工作是一项服务性、业务性、技术性都很强的工作,档案人员要认真研究和探索医院文书档案工作的规律和特点,确保档案工作的规范性、标准性、保密性和服务性,保证档案案卷完整化、保管利用价值最大化和检索利用便捷化。

参考文献:

[1]王丽云.浅谈中医院文书档案的收集和利用[J].档案学研究,2014,1:62-64.

[2]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导报,2012,19:207-208.

[3]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报(社会科学版),2011,3:117-119.

档案管理要点篇8

2015年12月11日,新修订的《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)正式公布。为方便各单位更好地理解、贯彻和实施,本刊从第二期开始连续四期刊登国家档案局经科司蔡盈芳同志的文章,就《会计档案管理办法》进行全方位解读,本期对《会计档案管理办法》保管期限的修订内容进行解读。

向单位档案管理机构移交时间更加灵活

原《办法》要求会计年度终了后,会计档案可暂由会计机构保管一年,一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中,很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查,通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为此,新《办法》第十一条规定,“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由会计机构临时保管一年后移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。会计机构临时保管会计档案最多不超过三年。”

明确会计档案出境要求

对于会计档案能否携带出境,原《办法》规定“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”。1999年经国务院批准,国家档案局的《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)规定档案出境实行分级审批制度。据此,新《办法》第二十四将其修改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。”

《中华人民共和国档案法实施办法》第十九条:“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。”

会计档案出境根据其等级不同由不同级别的档案行政管理部门审查批准,机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的会计档案需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准。有关办理方法可参见各地档案行政管理部门主页有关行政审批事项办理方法。

《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》第三条规定“在境外发行证券与上市过程中,境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的,应当依法报有审批权限的主管部门批准,并报同级保密行政管理部门备案。是否属于国家秘密不明确或者有争议的,应当报有关保密行政管理部门确定。”第四条规定“在境外发行证券与上市过程中,境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的,应当依法报国家档案局批准。”

对单位间会计档案交接的修改

会计档案的移交有可能发生在以下两种情况中:

第一种情况是因单位分立、合并等变动而引起的档案移交。新《办法》第二十一条规定“单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。”上述要求中“复制与其业务相关的会计档案”和“单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存”均会发生会计档案交接。

第二种情况是单位业务移交而引起的移交。新《办法》第二十一条规定“单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。”第二十三条规定“建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在k理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。”上述业务移交和建设项目移交也会发生会计档案交接。

对于上述发生会计档案交接,根据新《办法》第二十四条规定,纸质会计档案的交接,“移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。”会计档案交接文据的格式可参照《档案交接文据格式》(GB/T 13968-1992)中第三条和第四条相关内容执行;新《办法》对会计档案交接最大的修改是电子会计档案的交接,电子会计档案的交接的有关要求解读请参照《中国档案》2016年第3期《修订内容要点解读(之二)》

对违反《会计档案管理办法》处罚的修改

原《办法》并没有对违返其管理规定进行处罚的条款,给会计档案管理责任追究带来了困难,不利于规范会计档案的管理。对原《管理办法》修订征求意见过程中,不少单位提出需要增加罚责的意见。为此,新《办法》增加了第二十七条,规定“违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。”尽管新《办法》并没有对违反有关规定如何处罚作出具体的规定,但由于违返新《办法》均属档案违法违纪,可依据以下法律法规进行处罚。一是依据《刑法》第三百二十九条 “抢夺、窃取国家所有的档案的,处五年以下有期徒刑或者拘役”,“违反档案法的规定,擅自出卖、转让国家所有的档案,情节严重的,处三年以下有期徒刑或者拘役”的规定。二是依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、第二十五条的规定;三是依据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合印发的《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号)中有关规定;四是依据《中华人民共和国会计法》第四十二条、第四十四条规定。

其他修改内容

一是完善会计档案利用的有关要求。原《办法》规定,“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中,在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者司法工作中,会计档案会被借出。因此新《管理办法》规定,“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。”

二是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定。针对小微企业等不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位以及依法应当建账的个体工商户,新《办法》规定“其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。”(第二十八条)。此外,随着我国会计服务外包发展迅速,很多小微企业委托中介机构记账,因此,新《办法》明确了记账中涉及的会计档案管理问题,规定“单位委托中介机构记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。”

三是对委托记账机构的档案管理责任明确了要求。新《办法》第二十六条规定,委托人委托记账机构记账,应当在相互协商的基础上,订立书面委托合同。委托合同除应具备法律规定的基本条款外,应当明确下列内容:(1)双方对会计资料真实性、完整性各自应当承担的责任;(2)会计资料传递程序和签收手续;(3)编制和提供财务会计报告的要求;(4)会计档案的保管要求及相应的责任;(5)终止委托合同应当办理的会计业务交接事宜。记账机构接受委托对单位的会计档案进行管理的,应当遵照《办法》的有关规定执行。记账机构如满足新《办法》第八条、第九条规定条件的,可以利用信息化手段管理委托人的电子会计档案。

本文转载自《中国档案》

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