城建档案数字化管理范文

城建档案数字化管理篇1

[关键词]城建档案；管理；信息化；数字化；现代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。

1 规范城建档案信息化建设指标和要求

城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。

2 建设城建档案信息管理系统

目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。

3 设计城建档案管理系统的数据库储存

目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。

4 应用及管理城建档案信息资源

在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。

5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍

城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。

6 结 语

城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。

主要参考文献

[1]陈涛.云存储技术在图书馆随书光盘管理工作中的应用[J].科技情报开发与经济，2012（5）.

[2]张建成，宋丽华，鹿全礼，等.云计算方案分析研究[J].计算机技术与发展，2012（1）.

城建档案数字化管理篇2

【关键词】城建档案；信息化；管理

对于广大档案工作者来说，档案信息化建设是一个崭新的课题，面对汹涌的社会信息化大潮，档案界如何应对，这是一种挑战，也是一种机遇。城建档案作为档案管理中的重要成员，如何应对信息化的挑战，显得尤为重要。

1、档案数字化的概念

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的原始记录。档案数字化建设是指将传统的以纸张、录像音带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件盒录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存储于磁带库、光盘库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字档案”管理网络的档案管理技术。

2、城建档案信息化管理的必要性

随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。

城建档案作为城市规划、建设发展过程中直接形成的真实记录，包含着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，作为城建档案的存储介质，载体形式主要有磁盘、光盘及录音、录像、文字、图纸、图表、照片等。城建声像档案是城建档案的重要组成部分，是指在城市建设中直接以图片、录音、录像等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明为主的历史记录，我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。而录音、录像带作为声像档案的重要组威部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。

磁性物质容易受外界环境如空气、温度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。采用现代高新技术，对城建档案优化信息源。整合档案信息，实现业务作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用。同时也方便了网上传输，也为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

城建档案数字化建设中的声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新任务。声像档案也是提升城建档案在社会地位的极好载体。在声像档案地位越显重要的今天.特别是在高速发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索、研究好声像档案管理这一问题，对城建档案数字化建设发展有十分重要的意义。

开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。而做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展显得尤为重要，通过档案真实反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源。提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。

3、城建档案管理信息化建设的几大核心要素

城建档案信息化的核心是档案信息资源的开发利用，城建档案信息化的实现在于各种档案信息经由公共信息通道实现互联互通，从而满足多用户在同一的或不同的时间和地点广泛而有效地利用城建档案信息。城建档案管理信息化建设至少需要具备以下几大核心要素：

3.1基础设施建设。基础设施是城建档案信息化建设的物质保障，是城建档案信息化程度最直接、最集中的体现，是城建档案信息化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。基础设施涉及的内容很多，其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、换和资源共享的必要手段，是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。

3.2档案信息资源建设。城建档案信息是国民经济和社会发展的战略资源，它的开发和利用是城建档案信息化的核心任务，是城建档案信息化建设取得实效的关键。城建档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志：一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善，并与有关网络系统实现互联：另一方面是对现有馆（室）藏档案的数字化处理，利用现代信息技术将城建档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。

3.3标准规范建设。随着计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和扩展，需要确保城建档案信息资源的真实、可靠和安全，就要构建和遵循关于城建档案信息化建设的标准和规范。标准规范是城建档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，要逐步形成具有中国特色的信息化标准规范体系。

3.4应用系统建设。应用系统是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件，是城建档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，关系城建档案信息化建设的速度与质量，集中体现了城建档案信息化建设的效益。应用系统建设要同各单位办公自动化、局域网建设同步发展。

3.5人才队伍建设。人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。人才对其他各要素的发展速度和质量有着决定性的影响。各级档案部门必须引起高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理的专门人才队伍。

4、城建档案数字化建设需要政府的支持

4.1政府要积极引导，城建档案馆信息化建设的目标，树立建设信息化的意识，增强建设信息化的紧迫感和责任感。在开展工作中要统筹规划。需求牵引，科技创新。

4.2标准化和规范化是建设我国城建档案数字化工程的重要基础之一。结合地区实际情况，逐步推出相关的标准规范。最终形成我国城建档案数字化工程标准规范体系。并且紧密配合国家有关部门，积极探索网络环境下的知识产权保护与保障用户公平使用的合理途径。

4.3相互学习先进经验，提高信息化认识。开展“推进重点，带动一般”的活动。带动全国城建档案的信息化建设步伐。

5、结语

我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物。城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源；城建档案工作是提升城市品位的重要保证；城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分。城建档案古已有之，它与城市建设活动同根同源，既记录了城市的历史面貌.又在一定程度影响了城市建设的内容和走向，城建档案是一座历史文化的宝库，是我们发掘和弘扬城市历史文化特色极其重要的信息源泉。

参考文献

[1]江伟琴.浅论城市建设档案信息化建设[J].科技信息，2008.34.

[2]罗敏.城建档案馆数字化建设的途径[J].城建档案，2009.

[3]王荣国，李东来.数字图书馆的概念形态及研究范围.图书馆学报，2001

城建档案数字化管理篇3

【摘要】信息技术的不断发展使得城建档案数字化管理变得日益重要。因此，应该根据当前城建档案管理的发展现状，运用数字化管理手段有效开发和利用城建档案，使其发挥出更多的潜力，以丰富的信息资源服务社会。本文主要从城建档案数字管理存在问题进行剖析，探讨城建档案数字化管理对策，为数字化城市建设提供有益的建议。

关键词 城建档案；数字化管理；对策

随着信息技术的出现，城建档案管理中融入了档案信息管理系统，极大地促进了档案管理信息的共享，初步实现了自动化处理。不过，这些新技术的运用大多是从方法改进上来优化传统档案管理，而管理方式还没有出现彻底的变化。城建档案数字化管理是城建建设中文化精神的重要保存途径，也是数字城市的基础数据源，能够有力地提供数字城市建设所需的依据性档案信息。所以，反思城建档案数字化管理的现实困境，转变管理理念及方式，是当前城建档案数字化发展的基本要求。

一、城建档案数字化管理的问题

城建档案数字化管理滞后的问题有着多方面的因素，例如数字信息技术水平低，城建档案管理体系单一，相关管理规定不完善等等。但实际上，城建档案数字化管理存在的问题主要有三个方面：

（一）资金投入少。国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二 城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

（一）打造规范的管理体系。在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。

（二）加强基础设施建设。城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。

城建档案数字化管理篇4

关键词:数字城市 档案 数字化

随着信息技术的迅猛发展,使我们加速了进入数字时代,数字城市建设的实施将使城建档案事业的生存和发展发生了巨大变化。“数字城市”数字化图书馆工程的启动,已使我们真切地感受到数字时代强烈脉搏。作为城建档案部门,如何应对数字时代的挑战,使档案管理跟上时代的步伐,已是城建档案馆和城建档案工作者,不得不面对的问题,加快城建档案数字化建设已势在必行。

一、“数字城市”的概念。

“数字城市”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Intcrnct网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,核心是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。

二、“数字城市”与城建档案的数字化。

透视数字城市的定义,其涉及的有关城市规划、建设、管理等方面的信息是城建档案接收的范围。也就是说,城建档案应该成为数字城市重要的数据源。为适应数字城市的需要,城建档案应加快数字化建设,在“数字城市”工程启动时,数字化的城建档案将与建设系统的规划、市政、园林、房地产等部门的专业信息构建城建信息系统,成为数字城市的有机组成部分。

数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆,其信息资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息,因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字化,并将数字化的档案信息上网提供利用,数字档案馆是一个数字系统,它把产生于不同部门以各种载体存在有关城市建设活动中形成的信息资源以数字化的形式储存,以网络化的方式相连接集中管理,并为城市建设活动服务,它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、贮存、利用、咨询、交流和服务中心,城建档案数字化,简单说来,就是利用计算机技术对档案文字、内容、图形、音像等进行数字化整理的过程。它包括两个方面,一方面是对收集档案进行主题词等标引项的录入,实现计算机检索,即机读目录;另一方面是对馆藏档案内容分门别类进行全文输入,实现磁盘存储,即机读档案。

城建档案工作,是建设“数字城市”的基础工作。城建档案作为城市规划、建设、和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理的各个部门,内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘查、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形成有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等。因此城建档案应该是“数字城市”中海量数据采集的源泉和基地,应当成为数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。“数字城市”所需的信息数据大部分不是原始的档案资料,而是经过编辑加工并且数字化处理的数据信息。城建档案工作也就应当作为以“数字城市”为目标的信息化建设工程的一项重要的基础工作。

城市是人类活动的中心,也是一个国家一个地区的经济文化政治中心,城市化是人类文明发展的必然趋势,实现城市信息化是一个城市经济社会发展综合实力和文明程度的重要标志,是中国融入全球化浪潮的首要和必要条件。"城市数字化”充分利用数字化及其相关的技术和手段,对城市基础设施建设、社会经济发展等各方面进行全方位的信息化处理和利用。城建档案是城市规划、建设、管理的知识结晶,城建档案馆是城市高速发展的产物,也是城市建设最大的信息服务基地。电子文件是现代数字化城市建设的必然产物,是我们城市建设档案的新生代。被人们熟悉的传统载体的档案文件将被数码世界所产生的新载体所取代,这将证明“数字城市”建设与城建档案数字化工作有着密不可分的关系。

三、“数字城市”与城建档案发展方向。

城市作为区域中心必将成为数字地球的焦点,城建档案馆作为接收保管城建档案提供信息资源为城市建设服务的基地。未来的数字城建档案馆无论在学科理论还是管理模式方面都是空白,但先期启动的数字图书馆工程或许可以给我们有益的启示,数字图书馆是以统一的标准和规范为基础,以数字化的各种信息为的底层,以电子商务为管理模式,以宽带高速网络为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递、保护、利用等全过程。档案馆与图书馆相比,同样是海量信息的保管基地,面向社会提供咨询利用服务,在制定学科理论和建立管理模式方面有一定的借鉴意义。但城建档案毕竟是城市规划、建设、管理过程中形成的原始记录,具有凭证作用和密级等其他档案属性,档案数字化要求最大限度地保护档案的原貌,网上管理强调确保档案安全,注意使用权限保护。另外,城建档案与城市三产三业紧密相连,具有现实性、动态性强,内容精度要求高,档案成套性的特点。在表现形式上,涉及各种工程文字资料、图表、设计图纸、地籍图、管线图、照片、录像资料等。因此我们在建立数字档案馆发展数字档案的时候,要考虑城建档案的特点和数字城市的要求,适应“数字城市”建设需要,城建档案工作必须拓宽思路,提高素质,不断适应现代社会信息化飞速发展的需要。在提高城建档案现代化管理水平的基础上,努力向“数字档案馆”建设迈进。实现这一宏伟目标,必须认真做好以下工作:

1.以城建档案馆为基础开展建设信息化工作,做好本城市的基础地理信息、数字化建设工作,抓紧大规模的数字化信息资源建设,“城市数字化”为我们描绘了一个体系完善、功能健全、组织有序的数字信息体系蓝图,而城市数字化是一项复杂工程,不可能一蹴而就,不是靠简单的大规模基础设施建设和技术产品的堆积就能实现的,数字化信息资源不足,以及信息资源配置不当,同样会使耗费巨资建设的网络造成浪费。如有些城市的城建档案馆虽然已进了先进的GIS系统,但目前仍基本上停留在城建档案资料的目录管理上,著录的档案内容信息基本上以检索利用为主,还不能进行内容信息自动分析研究、数据采集,还不能实现城建档案资料的信息化管理。有些馆已开始进行一些数字化和网络化工作,但目前还未与“数字城市”建设工程真正联系起来。关键是缺乏信息开发的专业人员、网络技术人员、数字化处理人员。现有的工作人员大多数有实际工作能力,缺乏理论水平。特别是县级城建档案馆的工作人员水平低,缺乏数字城市建设管理知识,整体素质不能适应社会信息化飞速发展的需要。

2.扩大城建档案接收、收集范围,特别要有目标地、有重点的收集与“数字城市”建设有关的档案资料。注意分析研究城市规划、建设和管理工作者利用需求以及“数字城市”建设工程数据采集的内容需要,有重点的收集与“数字城市”建设工程有关的档案资料,如建设用地管理、建设工程规划管理、房地产拆迁管理等方面的档案;工程勘测档案注重城市地图、数字化地形图、城市建设工程测量图、地下管线图等。工程建设档案主要有建设项目前期形成的文件、图表、施工文件、竣工文件以及照片、录像等,对这些档案资料要进行定性分析研究。

3.为适应数字城市带来的信息化时代的新技术要求,城建档案馆必须紧跟城市建设工作步伐,及时开发馆藏信息资源,深层次地编辑各种基础数据,紧扣“数字城市”这一主题,围绕城市建设做文章,积极培养和引进复合型专业人才,就一定能够建成数字城建档案馆。

城建档案数字化管理篇5

关键词：城建档案；信息化；数字化；网络

中图分类号：TP393文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)29-7088-02

Analysis and Discussion on InformationizationofDigital Archives

YAO Hui-tang

(Yuncheng Urban Construction Archives, Yuncheng 044000, China)

Abstract: In this paper The number of urban construction archives is analyzed, building on geography, history and culture, urban location and social impact of other factors. The number of urban construction archives are supporting urban development and management of the content base, which is the nature of urban construction archives itselfdetermined; It is the direction of development into the information age and the inevitable result to construction the digital urban construction archives.

Key words: urban construction archives; informatization; digital; network

伴随中国“城市数字化工程”的启动，作为城建信息中心的数字城建档案馆，承担了大量建设信息的管理和服务工作，如利用网络提供城建档案服务。但与电子政务建设和数字城市发展的需求相比，城建档案信息化的发展水平和社会化服务能力都还存在许多不足。因此，建立数字城建档案馆也是城建档案工作进入信息时代的发展方向和必然结果。

城建档案馆信息化是指城建档案馆利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高城建档案接收、指导、管理决策的效率和水平，进而提高城建档案馆的经济效益和社会效益的过程。具体到每一个城建档案馆，档案信息化就是要实现档案管理各环节的自动化，管理方式的网络化，决策的智能化和档案信息利用的电子化。需要强调的是，数字城建档案馆包含了四个方面的信息：

一是数字城建档案馆是在传统城建档案馆基础上建立起来的；二是数字城建档案馆需综合运用数字化、网络化、信息化等多种技术；三是数字城建档案馆信息来源广泛、形式多样，不仅包括馆藏城建档案信息，还包括未归档的有关城市规划、建设、管理各类电子文件和资料，甚至是实物信息；四是提供针对性信息服务，为城市规划、建设、管理等活动服务，它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、储存、利用、咨询、交流和服务中心。

在电子政务环境下，数字档案馆是政务信息汇集与的平台。它主要有两个层次的含义：一方面，数字档案馆是一个存在于分布式网络中的总体，它既包括许多(可能是异质的)数字资源库，也包含与其相关的创建、查找及利用这些数字信息的整个技术系统。另一方面，数字档案馆是超大规模的档案信息资源在多媒体状态下重组和再创造的创新工程。

数字档案馆的特征主要有以下几方面：第一个特征是档案管理自动化。第二个特征是馆藏资源数字化。第三个特征是档案信息组织标准化。第四个特征是空间的虚拟化。第五个特征是传输的网络化。

在数字化、信息化的时代背景下，随着城市建设步伐的加快，城建档案作为城市规划、建设、管理中重要的信息资源和国家档案事业的重要组成部分，作用也日益凸显。从宏观上可以定位在服务于城市的规划设计、建设、管理及发展，为城市的良性运作提供智力保障。

数字城建档案馆是传统城建档案馆在网络环境下发展起来的。它既包括许多数字资源库，也包含与其相关的创建、查找及利用这些数字信息的整个技术系统，它能够处理和连接各种形式(常常是多媒体的声、像、文等)的数字化对象，使用户无论在何地、何时都能存取它的信息。

1 数字城建档案馆的建设内容

数字档案馆的基础设施建设不同于传统档案馆，它不仅仅局限于库房建设。根据数字档案馆的功能需要，数字档案馆工程需要建设大容量的分布式资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统。需要配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统和其它相关系统等。

在数字档案馆基础设施建设中，必须考虑安全和保密问题，数字档案馆组网必须对馆内网、政府专网和公众网三网实现物理分离，数字档案馆馆内网与其它两个网通过脱机存储设备来交换数据。基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、档案数字化加工等设备以及其它支撑设备等。在计算机网络和通信基础设施的建设方面，由于数字档案馆是内外结合的国际网结构。只靠档案部门单独建立计算机网络和通信基础设施，无论从理论上还是从实践上都不合理也行不通。实际上只有大环境上具备了高速数字通信设施和网络环境的基本条件，才有可能建设数字档案馆。

数字档案馆的核心是档案信息资源建设。具体任务包括如下方面：第一是现有数据库的充实与完善。以档案信息库的建立为基础，进一步整合扩展为档案信息中心数据库。将这些资源库按照数字档案馆应用系统的要求进行组织加工，通过网络为用户提供信息资源的联网。第二是现有馆藏档案的数字化工作。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地把纸质档案、胶片、照片、录音、录像档案数字化，并实现信息资源的联网。第三是对电子文件的产生和归档等全过程的管理。随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产过程的记录将产生电子工作环境，解决电子文件的管理问题已成为关注的焦点。

2 数字城建档案馆的技术架构及关键技术

根据目前主流信息技术的发展趋势，结合数字城建档案馆的实际业务需求，数字城建档案馆系统总体架构由多层结构组成，最底层为操作系统，其上依次为数据库服务器、应用服务器／Web服务器，在此基础上，建立档案管理的应用平台。档案管理平台由应用支撑平台、城建档案信息服务平台、数据交换平台和业务平台组成。应用支撑平台包含所有底层核心技术，城建档案信息服务平台提供城建档案数据的交换能力与互操作能力、城建数字资源业务平台包括数字化档案管理的各种业务管理应用，如档案管理、声像档案管理、综合管线管理、远程归档、业务监控、档案利用、综合分析、可视化管理、信息等。在信息表现层，用户可以通过产品提供的界面进入，也可以采用门户技术实现多系统的信息统一呈现，提高档案系统与其他系统的可扩展性。

在数字城建档案馆的建设框架的基础上，结合现有城市建设档案馆的实际情况，数字城建档案馆的建设工作宜按照统筹规划、分步实施、逐步完善的原则，贯彻整体设计，急用先建、急用先行、讲求实效的方针，分别完成基础设施建设、标准规范的制定、应用系统开发建设，数据资源建设等各个方面，最终构建完善的数字城建档案馆。

在充分利用现有资源的基础上，需加强基础设施建设，包括机房、网络、主机、存储以及数字化设备等基础硬件设施，为城建信息资源的管理和共享提供保证。具体为：

1) 数字城建档案馆需要大型数据库管理系统，这是由数据库服务器、应用服务器、文件服务器、视频服务器、外网服务器、海量存储与备份设备以及其他附加设备组成的服务器群；

2) 高可靠性的数据安全系统，如UPS电源(不间断电源)，防止意外断电引起数据丢失等情况；防火墙等信息安全设备。

3) 高速交换机、路由器、光端设备、高性能服务器和其他网络设备等；

4) 扫描仪等档案数字化加工专业设备等基础硬件设施；

5) 网络环境建设：分为两个层次：馆内局域网、与互联网连接的公众网，并实行两网物理隔离，形成相互独立的网络，网络拓扑结构如图1所示。

根据城市建设档案馆数字档案馆要求建设具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的城建档案核心数据库的总体思路，需要积极建设以下数据库：城市基础空间数据库、城市综合地下管线数据库、项目级著录信息数据库、工程级著录信息数据库、案卷级著录信息数据库、文件级著录信息数据库、数字化档案文件、CAD文件数据库、照片档案信息数据库维护、声像档案。

数字城建档案馆建设所应用的网络技术、3S技术、海量数据存储与管理技术、元数据技术、数据共享与互操作技术、可视化与虚拟现实等关键技术已经基本成熟，有些部门已在利用这些技术建设专业信息系统，并初获成功，从而为“数字城建档案馆”的建设积累了丰富的经验。

第一、海量数据技术：包括存储、管理、检索和压缩“数字城建档案馆”工程所包含的大量信息；第二、数据共享与互操作技术：“数字城建档案馆”需要统一的协调。这不仅需要数据共享协议，而且需要互操作协议；第三、元数据技术：解决由于信息量日益巨增而产生的信息管理以及信息分发与共享要求迫切的问题；第四、多元数据融合与数据挖掘技术：多元数据融合实现信息可视化、人性化、自然化新特征，挖掘多元数据的潜在价值；第五、3S(GIS、GPS、RS)技术：利用3S技术(即空间地理信息系统、卫星定位系统和遥感)，使与地理空间分布有关的信息更有效、迅速地利用和传播；第六、超链接技术：基于图形、图像实现各系统之间的超链接技术；第七、信息处理技术：面向公众的信息采集共享和服务技术、大型软件可靠性技术、信息反馈处理技术、信息压缩技术、编码与数字处理技术等。

3 结论

通过数字城建档案馆的建设，实现信息服务模式由“被动”转化为“主动”。用户可以通过互联网直接登录城市建设信息网站进行信息查询，各类用户根据其不同的权限，可以查询到整个城市的建设状况、建设进度、房屋信息、地上建筑物、地下构筑物的基本情况，为社会公众畅通的档案利用渠道，同时也为各级政府、各职能部门提供及时、直观的城市建设信息及决策依据。

参考文献：

[1] 安小米.城市建设文件-档案信息集成管理与集成服务的理论框架[J].档案学通讯,2004(2):88-92.

[2] 毕建新,吴佩华.数字档案馆的信息资源建设[J].北京档案,2002(8):28-29.

[3] 陈金冠.综合档案馆区域性数据库建设实践探析[J].中国档案,2003(9):21-22．

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[5] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001．

[6] 傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社,2002．

城建档案数字化管理篇6

关键词：信息化；城建档案；档案管理；

中图分类号：C93文献标识码： A

一、信息化下城建档案管理存在的问题

当前，城建档案管理的现状不容乐观，还存在着诸多亟待解决的问题，致使城建档案管理陷入困境。城建档案管理的困境，主要是由于档案管理法制建设不健全、城建档案管理信息化薄弱和城建档案管理工作不规范，其具体内容如下：

1、档案管理法制建设不健全

档案管理法制建设不健全，致使城建档案管理工作陷入困境。在城建档案管理中，城建档案执法细则有待进一步完善，档案管理法制建设不健全制约着城建档案事业的发展。2008年1月1日，《城乡规划法》的颁布实施，从法律条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，但相应的实施细则尚无进一步修订或完善。另外，城建档案管理的法律意识较低，使得城建档案的行政执法过缓，也造成了档案管理法制建设的不健全。

2、城建档案管理信息化意识薄弱

城建档案管理信息化意识薄弱，也是城建档案管理工作的瓶颈。在城建档案管理的过程中，信息化建设的现状不容乐观。具体说来，城建档案管理信息化薄弱主要表现在三个方面，一是城建档案管理的信息化建设的观念亟待转变。在城建档案管理信息化建设中，由于管理人员的信息化意识不足，在城建档案管理实际工作中没有发挥信息化的优势，仍然停留在传统的城建档案管理的阶段，不利于现代城建档案管理工作的进行。二是城建档案管理信息化的硬件投入滞后。在城建档案管理工作中，由于对信息化建设的硬件投入不足，使得城建档案管理的硬件设施落后。三是城建档案管理的软件系统开发过于缓慢。城建档案管理的信息化建设，软件系统开发至关重要，当前城建档案管理的软件系统无法满足档案管理人员的需要。

3、城建档案管理工作不规范

城建档案管理工作不规范，也是城建档案管理工作迫切需要解决的问题。在城建档案管理中，城建档案管理工作不规范，主要表现在三个方面，一方面，档案收集来源不均衡。总的来说，在城建档案管理工作中，档案资料的收集管理环节还比较薄弱。另一方面，在管理权限上，专业部门内部档案收集较多，而外部收集较少，档案资源收集容易存在漏项、空白的地方。另外，在档案资源处理方面，城建档案工作也存在着不规范的地方。盲目收集和没有分类管理，都不同程度地造成城建档案管理人力和物力的浪费。因此，优化城建档案管理工作势在必行。

二、信息化下城建档案管理的对策

1、意识到位是档案数字信息化管理的前提

城建档案工作人员要树立城建档案信息意识，档案管理工作的信息化，应是以人为主体的信息化，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展，这就要求档案管理人员的思想意识必须到位。城建档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量，其能动性事关信息化建设的成败，只有让城建档案工作人员在思想上树立城建档案信息的意识，认识到城建档案信息化建设的重要性，城建档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心城建档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使城建档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。那么社会城建档案意识在城建档案信息化建设中必然有能动的影响，成为城建档案信息化建设的基本推动力，提高城建档案信息化技术水平。

2.设备配置是档案数字信息化管理的保障

城建档案数字信息化发展，是推进城建档案管理更好地为经济社会发展服务的有力抓手，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，进一步提升城建档案的资源优势，服务经济社会发展大局。档案室存放着丰富的信息资源，却因管理方式落后导致利用效率不高，面对使用者的多样化要求，很难高效地开展提供服务。随着信息化设备、技术的广泛应用，档案管理的方式必须跟上信息化的步伐，需要投入大量的资金来配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪、声像防磁柜、微波消毒柜、自动报警器和消防器材，以及各种安全监控等措施软件系统、人员技术等等配套设备来保障，在档案管理过程中，通过计算机系统软件的操作及推广，建立档案的信息资源操作平台。城建档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高城建档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着城建档案信息化建设的成败。在传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上，实现档案实体和档案信息载体分离，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，才能实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计，便于作深层次加工、贮存，从而实现档案管理数字信息化。城建档案中心目录及全文的数字化，城建档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各单位部门每年移交大量的城建档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质城建档案和数字城建档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了城建档案信息数字化的进程。

3、规范服务模式是档案数字信息化管理的核心

档案服务是档案工作的核心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，使档案事业充满生机与活力。城建档案的数字信息化发展，可以使各项工作更趋于规范化运行，按统一的标准与规范，形成城建档案数字资源库集群，并通过高速网络及数据互操作技术，将这些数字资源库集群连接起来，建立数字城建档案的数据仓库与交换中心，实现数据共享，更好地为城市建设服务。这些数字化的城建档案信息关乎城市未来的运转，既影响相关决策机构的判断与决策，更会影响到经济社会发展的各个环节。城建档案的数字信息发展可以使城建档案的管理更加规范有序，更加高效快捷，更能发挥效益。城建档案数字信息化发展有利于城建档案的开发，城建档案的数字化给城建档案信息的开发与利用提供了更加便利的条件，为深层次服务提供可能，应当着重把握档案服务模式创新。如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。建立档案网页，开展网上利用服务，用户可以通过网络直接登录城市基础设施信息服务平台进行信息查询，不仅可以满足用户对查率、查准率的要求、还可以对查询结果可进行显示、排序、转存、打印输出等功能。同时，城建档案数字化还可以支持社会各部门开发专业应用系统或建立其他专业的信息服务平台，如支持城市道路交通智能化、城市环境保护智能化、住宅小区智能化、城市建设管理智能化、城市生态建设或改造虚拟现实等实现信息资源共享，实现档案信息资源数字化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

结束语

城建档案数字信息化管理的发展应分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献:

[1] 姚万军.浅析新时期档案的管理、构建及组卷工作探讨［J］.中国误诊学杂志，2007(09)

[2] 侯淑君、卢太金.关于城市档案的构建与实施初探［J］.教学与管理，2011（4）

城建档案数字化管理篇7

关键词：数字化；城建档案；整合管理；深圳

Abstract: the twenty-first century is the age of information, is the age of the knowledge economy, the social development speed beyond the previous any a s. With the rapid development of economy, urban construction are underway in, and members of the file system is also to modernity by traditional gradually transition, as China's reform and opening to the window of the city of shenzhen, is through the use of modern Internet network, information technology platform will traditional of the municipal files material digitization and informatization, so as to explore the construction of digital city construction archives blueprint idea, emphasize the digital integration, integrated management of scientific operating mode.

Keywords: digital; The municipal files; Integration management; shenzhen

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、前言

数字化城建档案馆，是现代城建发展过程中产生的新事物，它以传统型城建档案馆为基础。经历风雨二十载，其历程经过了从无到有、从小到大、从传统型管理到现代化智能服务，我国城建档案系统获得全面而又长足的发展进步，无论是实践经验的积累，还是理论成果的创新，无论是工作人员的合理配置，还是先进科技的成功应用，无论是馆藏建设投资力度，还是新技术开发研究，实事求是地说，其取得的成绩令人振奋，摆在眼前的成就让人有目共睹。然而，在以信息技术为主导的新世纪里，社会结构在稍瞬即逝间便会发生翻天覆地的变化，随着社会的发展，市场经济体制的建立和完善，必将推进城乡一体化，同时社会信息化普及率的不断提高，逐渐使得公众法律意识和信息权意识觉醒，城建档案工作在日益社会化的过程中，也给我们城建档案系统带来了机遇，同时也带来了挑战。在“十二五”期间，城建档案系统要有新气象、新变化，以崭新的面孔来诠释数字化城建档案馆以新的内涵，以崭新的课题研究来打破长久以来形成的观念滞后、定位含糊、思想封闭等落后观念。正如列宁所说“没有革命的思想，就没有革命的行动”，“思想是行动的先导”，只有怀着始终创新的精神，走可持续化发展道路，我国城建档案系统才可能迈出数字化探索的“万里长征第一步”。

二、提出问题

数字化城建档案系统，随着时代潮流的进步与发展，使传统型城建档案系统发生了深刻变化。通过将计算机数字引入城建档案系统，利用“0”和“1”代码使传统纸质文档资料实现电子化、数字化、信息化。

在信息科技高速发展的今天，传统城建档案系统由于存储占用空间大、信息共享度低，不能有效满足人们群众日益增长的信息化需求，一定程度上成为制约城建档案系统发展的瓶颈，而在苦苦探寻中数字化城建档案系统由于以数字符号为代表、存储占用空间小、单位成本低且共享利用程度高等优点而备受青睐。城建档案馆是记录城市变化，反应城市建设过程中城市整体规划和管理的历史活动载体，它正从的后台走向公众所了解的公共管理的前台，逐渐让公众所知晓和了解。信息科技促使电子政务的广泛开展，在一定程度上对数字化城建档案起到了推动作用，数字化城建档案具有巨大存储量、查阅快捷方便以及满足数字化管理等诸多优点和功能，是现代城建档案管理必不可少的工具，在改革开放的今天，深圳城建档案存储资料的容量和速度都甚过以往，这就要求城建档案管理必须借助新形式、新方式、新手段来强化城建档案管理，以尽可能少的成本、更便捷的方式来提供更满意的服务。

三、深圳市城建档案系统的建设现状与存在问题

回顾历史，展望未来，深圳市城建档案系统正朝着“以创新求发展，以发展促服务”的工作思路和策略正大步向前迈进。对深圳市城建档案馆的历史考察研究，我国可以沿着历史轨迹将时间追溯到上个世纪七十年代末，自1979年3月经国务院批准设立深圳市经济特区起，同年11月便建立起深圳市档案馆，负责全市档案工作。上世纪八十年代，成立深圳市城建档案馆，具体负责城市建设档案工作；经过十多年的发展与创新，在九十年代末，成功晋升为“国家一级城建档案馆”。

（一）、深圳市城建档案系统建设现状

1．工作成果丰硕。在具体城建档案工作中，所有职员均表现出积极的姿态，发挥出“敢想敢干、勇于拼搏”的奋斗精神，每位同志只问付出、不求回报的甘于牺牲、任劳任怨的奉献精神和团队协作、顾全大局的精神，成为深圳城建档案系统工作取得一次次胜利的关键所在，特别是2011年在深圳市举办的世界大学生运动会，对全市档案工作者都是一次史无前例的考验，随着“大动会”的成功举办，我馆收获颇多，无论是物质成果，还是精神成果乃至制度成果，都为今后档案工作提供了很好的借鉴与参考[1]。

2．馆库建设突出。改革开放以来，深圳市城建档案馆库建设速度呈直线上升趋势，截止2011年年底，全市共完成1.5亿的基建投资额，土建工程已全部完工封顶，这为今后城建档案馆库投入使用奠定了坚实基础。同时，各区结合本区实际制订出科学合理的馆库建设方案，使长期困扰各区档案工作发展的瓶颈难题得以解决。

3．业务操作科学。近年来深圳市档案工作建设以科学化、规范化、制度化为原则导向，确保深圳市档案事业沿着健身、有序、可持续化方向发展。进入“十二五”时期以来，深圳市档案事业进行了有计划、分步骤调整，实现稳中求进的战略目标，先后出台和实施了《深圳市档案事业发展“十二五”规划》、《深圳市档案中介机构管理办法》，通过上述努力使得目前深圳市档案工作规范化水平明显提升，规划化程度、科学化水平更上新台阶。

4．信息化稳步推进。自2000年实施数字化档案建设以来，目前深圳市档案目录中心已初步形成，市档案馆汇集了市辖六区档案馆二00七年以前全部馆藏目录共928829条，其相关信息开通网上查询功能。但值得指出的是，此种查询仅限于平台内部查询，而不支持互联网络查询，在一定程度上离我们所理解的支持全网查询还存在着一定距离，这或许也是今后需要加以改善的着力点。

（二）、深圳市城建档案系统建设过程中存在的问题

1．管理意识淡薄。深圳市城建档案系统在相关档案文件整理入库过程中，经常存在着文档资料入库难、资料收集不齐全等现象，个别辖区仍然停留在“一部橱子、一张桌子、一人管理”的境况状态之下，由于工作环境缺乏竞争而导致管理意识淡薄，在全面推进数字化发展的今天，一些辖区由于大量的城建档案接收、检索、归类和入库工作很难得以保障，给数字化城建档案系统建设带来的相当程度的瓶颈[2]。

2．执法力量薄弱。依据全国统计数字显示，按照我国城建档案工作管理办法规定，凡竣工建筑单位的档案资料要及时上缴当地档案部门存档，但在具体实践过程中，由于受到主客观条件的制约，档案的收缴、催缴以及与相关建筑管理部门的联合执法行动，在一定程度上或多或少地受到人员、机制以及财政资金上的约束，导致城建档案执法力量薄弱，这已成为近些看来制约城建档案事业发展的瓶颈因素。

3．制度建设滞后。深圳市城建档案工作在制度建设方面表现滞后，具体体现在对已竣工建筑单位档案材料未按规定时间上缴，长久以来形成的欠缴现象突出，在具体实践中其制度层面并没有强有力的约束机制加以制约，导致相当建筑单位在思想认识上并未引起高度重视，也并没有因为欠缴档案而受到具体处罚，未履责风险小。在改革开放事业蒸蒸日上的今天，此种作为是不利于数字化档案事业可持续化发展，在今后一个相当长的时期，有关部门必须注重加强制度建设，加强因未履责而应承担的相应法律责任，做到有法可依、有法必依，共同推动档案事情向前发展。

4．人才储备缺位。任何一个行业（专业领域）的提升与发展都离不开与之相配套的专业性技术人才的智力支持与保障，以城建档案系统为代表的数字化管理也同样如此。城建档案事业的发展与壮大需要与之相适应（协调）的内外部环境、政策法规、科学技术等诸多环节的专业性技术与实践性人才的脑力支持与推动。我国城建档案系统在远景规划上却出现了严重的人才培养与储备缺位与不足，具体表现为：高端人才供应不足、中低端人才缺乏相应保障的尴尬被动局面。

四、深圳市城建档案系统建立数字化城建档案馆的构想

随着深圳“城市档案数字化工程”的启动，作为城建档案信息中心的数字化城建档案馆，承担起大容量的信息查询与管理功能。但与电子商务、电子政务等专业性平台相比，目前深圳数字化城建档案系统在发展水平和社会化服务功能上还存在着诸多不足。但由于数字化城建档案平台其本身表现出的显著优点，已成为信息时代推动社会前进、推进档案事业向前发展的必然趋势和方向而备受青睐。

（一）、概念界定：数字化城建档案

数字化城建档案，又称信息化城建档案，是伴随计算机信息技术而产生的一种现代档案管理与服务的技术平台，通常以传统档案资源为对象通过利用数字化技术来深入开发和研究，最终被人们广泛接受和应用，同时不断提高城建档案收集、归类、管理、决策的效率和水平，进而提高城建档案馆的社会和经济效益的过程。具体到现实中的城建档案馆，数字化档案就要实现档案管理诸多环节的自动化，管理形式的网络化，辅助决策的智能化以及信息使用的数字化[3]。

（二）、深圳市数字化城建档案建设内容

1.数字化城建档案馆以传统城建档案馆为基础而建立。

众所周知，虚拟与真实互为矛盾，但又彼此相连。数字化城建档案馆，是一种概念和数字，我们将其视为“虚”；而传统城建档案馆，是一种真实存在的东西，我们视其为“实”，这便构成了“虚实结合”，“虚”来源于“实”，而“实”又离不开“虚”，在此基础上数字化城建档案馆的构想便得以出炉。数字化城建档案馆发展的好坏、信息资料是否齐全，在一定程度上取决于传统城建档案馆资料是否齐全，而数字化城建档案馆只是在网络虚拟空间对现实中的传统城建档案馆的真实反映。

2.数字化城建档案馆强调多种信息技术的综合应用。

伴随计算机信息技术的发展，数字化城建档案馆需要综合应用数字化、网络化、信息化等技术手段实现城建档案资料的跨平台查询与服务，在提高检索精度，减少等待时间的同时，强调的是处理速度的快速提升。而处理速度的快速提升则依靠的是基础设施的大量投入，它不仅仅局限于库房建设，根据建设需要，数字化档案馆需要投入大容量的分布式数据库、大规模并发用户的访问处理器，另需要配置大型高速路由器、交换机以及终端处理设备。

3.数字化城建档案馆收录的信息资料来源广泛。

数字化城建档案馆收录的信息资料形式多样，内容丰富，除传统馆藏城建档案信息外，还包括未归档的相关城市规划、管理、服务各类电子文档资料以及实物材料。信息资料的广泛来源，为充实数字化城建档案资料奠定了坚实基础。

（三）、深圳市数字化城建档案建设关键技术

依据目前国际上权威信息技术的发展态势，结合深圳市数字化城建档案馆实际开发需求，作者认为数字化城建档案馆平台的结构应由多个程序组成，最底层为基础层（即操作系统），其上分别为中间层（即数据库服务器、WEB服务器），高级层（即档案管理应用平台）。值得关注的是应用支撑平台，它是所有底层平台的核心技术，在其支持下能够实现数据的档案管理、查询、监控、分析及信息等功能。

五、结语

综上所述，深圳市通过利用信息技术平台，开发出数字化城建档案馆，逐步实现信息技术服务模式的转变，变“被动”为“主动”，为社会、为民众提供更为方便、快捷的服务，赢得了良好的社会声誉，同时也为各级政府和相关职能部门的决策提供参考和依据，其中所发挥出的作用令人难以估量。当然，我们应该清醒认识到数字化城建档案馆的建设是一项复杂的系统工程，不可能一蹴而就，这要求我们在实践中必须长期而细致地不断加以发展和完善，在研究开发和实践应用中量力而行、循序渐进，用信息化、数字化、智能化思想统揽全局，从而使深圳市数字化城建档案馆实现历史性跨越式发展的良好局面。

参考文献

[1] [EB/OL]. szdaj.省略/content.aspx?cid=637973c8-bf7d-4ed8-bf09-2e0fbd45a59b.

林波局长在2011年全市档案工作会议上的讲话.2012-3-8

[2] 王淑珍，张志敏.数字城建档案馆与集成化管理[J].城建档案，2004（1）：33-34.

城建档案数字化管理篇8

关键词：规划审批档案；档案管理；信息化建设

一、前言

规划审批档案是指在城市规划管理活动中形成的具有凭证作用和保存价值的文字、图纸等相关材料，它包括建设用地规划审批档案（含选址意见书）、建设工程规划审批档案、建设工程竣工核实档案。在整个城市建设档案管理中，规划审批档案占馆藏比重多为90%以上，且由于规划审批档案更具应用性和保密性，更成为了城建档案管理中的重中之重。当前，随着数字技术、信息技术、网络技术在我们城市生活中的渗透，信息化技术在城市规划当中的应用得到了长足的发展，而作为城市规划内容之一的规划审批档案管理，加强其信息化建设，对于促进城市规划档案资料管理具有积极的促进作用。为此，本文就城市规划审批档案管理的信息化建设进行简要阐述，以供参考。

二、城市规划审批档案的特点及档案数字化的优点

（一）城市规划审批档案的特点

1. 法律权威性。城市规划审批档案包括了由规划行政主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等“一书两证” 的原件，是按相关法律及其他法规性文件所规定的法定程序形成的，汇聚了诸多职能部门，如发改委、国土部门、规划部门、环保部门、消防部门等的相关单位的审批意见，是土地使用、工程建设的凭据，具备法律的权威性。在办理建设项目产权证的过程中，它起到法律凭证的作用。

2.客观真实性。城市规划审批档案直观的反映了建设项目各方面的情况，在“一书两证”载明建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等信息，具有客观真实性。

3. 内容广泛性。因为城市规划管理业务的类别众多，城市规划审批档案内容也相应体现出广泛性，包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物广告、建筑物装修等内容。

4. 地位重要性。城市规划审批档案是城市规划管理工作中的前提和条件，其涉及城市规划管理中的建筑用地的申请、审批工程的选址、施工放线、批后管理等等工作内容，可以说，规划审批档案不完整或是管理工作不到位，都将给城市规划管理工作带来一定的困难，其在城市规划管理工作中具有非常重要的地位。

（二）档案数字化的优点

1. 档案管理数字化，通过现代化的检索工具，支持模糊查询及组合查询，用户在查询时非常方便，能快速的检索到自己需要寻找的档案信息，使之能快速的提供详细、即时的数据信息。

2. 改善档案的利用方式，将纸质档案转为数字化档案，可增强对档案原件的保护，使档案的使用更为安全，同时又可很好地防止档案原件被篡改，大大减少了原件受损或遗失的可能性。

3. 档案数据数字化，可使档案信息实现超时空流动，让办公人员足不出户就可以方便地调阅利用档案，扩大了档案的利用空间，使之由原始的保管中心转变为信息的控制中心。

4. 档案数据数字化，即改变了原始的档案纸质信息只供一人查阅的局限性，它可以同时供所需的用户进行查阅，不受时间和空间等限制，大大提高了其使用效率。

三、当前城市规划审批档案数字化建设的现状及面临的问题

（一）随着城市建设的快速发展，建设项目的数量激增，规划审批档案的数量明显增加。且随着公民法治意识的增强，当前越来越多人开始关注城市规划设计与审批管理，使得规划审批档案的利用率开始逐年增长。但当前，我国大部分城市规划审批档案管理中数据的提取率和入库率还很低下，致使著录数据检查不方便和入库不及时，暂时不能满足于人们对信息的即时需求。

（二）纵观当前我国大部分城市规划档案数字化使用的系统，后台数据库结构和档案管理系统数据库结构完全不同，其是先借助外部程序，将数字化系统的数据进行转换处理，使之结构与档案管理系统数据库结构相同后，方可进行入库工作。而在数据提取成功后，如发现其中的数据出现异常，则需把数据修改后再全部重新提取。这样一来，不仅数据导入步骤繁多，且修改步骤复杂繁琐，重复劳动量大，工作效率不高。

（三）我国现阶段城市规划审批档案管理水平普遍不高，往往只能满足于计算机的简单操作，不能站在整个城市规划的全局上，对规划审批档案进行高层次的现代化信息管理，使之更好地服务于城市规划管理。

四、完善城市规划审批档案信息化建设的建议

（一）完善软硬件基础设施

要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。

（二）制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，推进规划审批档案的数字化

要完善规划审批档案管理的信息化建设，则应制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，继续做好规划审批档案的管理和利用工作，加强对各档案管理工作的指导，推进规划审批档案的数字化，整合各档案管理系统和档案数据，采取各种措施做好档案安全工作。

（三）优化城市规划审批档案系统的措施

1. 完善数据检索功能

规划审批档案数字化系统主要是对建筑工程审批和竣工验收审批这两类规划审批档案进行著录、扫描录入数字化，并对此建立匹配相应的索引信息，存储到后台档案管理系统的案卷件表中，以供以后的处理和利用。而在这一过程中，要完善数字化系统的检索功能，则是加强对档案著录数据以及关联影像文件的检查，以减少档案数据资料的出错率。

如：①卷内文件序号按流水递增，当插入新文件时，后面的文件序号可以自动按序增加。②对文件的页号与序号按规则自动检测，不可出现页号小于序号的情况。③按阶段设置的逻辑关系来检查用户输入的各文件阶段信息及逻辑关系是否正确，建筑工程审批档案的阶段中必须有工程阶段，竣工验收审批档案默认所有阶段为竣工阶段。④在著录信息提交时按设置规则检查档号是否合法，过滤某些字段中的非法字符。

2. 简化数据入库的工作流程

对数据入库的工作流程进行优化，即主要是依据档案管理系统的数据库存储结构对数字化系统数据存储方式进行改造，即分为“文件著录信息”和“电子影像”，然后简化数字化系统和档案管理系统的接口操作流程，按档案类型、档案号等条件将接口表数据分批量导入到正式库，如“接口表（以档案管理系统为准）”+“影像文件（按服务器目录存放）”，随后进行档案资源管理和档案的利用管理，最终提高档案资源的采集、管理以及利用的效率。

3. 其他方面的系统优化

为更进一步的减少档案管理人员的工作量，提高工作效率，在进行信息化建设的过程中，还应做好以下系统的优化工作，即：①部分字段信息设置默认值或者可以根据规则继承信息；②根据序号前后相邻的两个文件的页号，自动计算出文件页数；③著录控件大小和位置按用户操作习惯调整；④在进行著录过程时，可按三个层次将案卷进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录；⑤在进行著录过程中，可直接在全引目录上对如“”房档“案件”等特殊形式的档案在电脑上按人名、地址和时间等用案卷目录直接录入，然后分门别类，给出一个分类号；⑥为提高检索效率，可在著录的过程中，用“关键词”代替原本的“主题词”，即用揭示主题内容的关键词、词汇等进行标识，在录入电脑后用电脑的批量处理功能进行一一分类。

（四）不断提高城市规划档案管理人员的综合素质

城市规划档案管理人员不能只满足于掌握简单的计算机应用知识，而应不断更新自身的观念，调整心态，学习并掌握必要的网络知识和现代化技术，对纷繁复杂的规划审批数据进行标引、分类和有效管理，使之能发挥出最大的利用价值，满足于城市规划管理的最大需求。

当前，我国城市规划档案管理部分应加大对档案管理工作人员的信息化培训工作，按照分层次、分阶段和根据业务需要的原则，不断提高其业务能力和技术水平，使其能熟练掌握先进的现代化信息技术以及应用新技术、新设备和新方法。同时，还可公开向社会上引进一些具备信息服务设计、系统分析能力、数据开发和分析能力、网络设计和管理能力等人才，使之能全方位地对信息系统进行维护，确保规划审批档案的安全性和应用性。

（五）继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围

加强和完善城市规划审批档案管理信息化建设，其最终目的是服务于城市规划管理。因此，在完善信息化建设的进程中，则应继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围，逐步改变传统的规划审批档案信息形式和提供利用方式。首先，应整合规划审批档案信息资源，通过建立城市规划审批档案特色专业数据库，应用信息技术改造和提升传统信息开发和服务利用方式，扩大服务范围，改进服务质量，提高城市规划审批档案信息的开发深度、利用率，提高其对社会的贡献率。其次，应围绕网上应用，面对新一批网上档案信息的用户，可有计划地上载开放档案目录，并向专业特色的城市规划审批档案原文信息服务发展，向社会提供网上查询和多方面的网络利用服务，进一步发挥城市规划审批档案信息资源服务社会的作用。

参考文献

[1]胥朝芸.城市规划审批档案信息化建设浅析——以杭州市城市规划档案馆为例[J].云南档案，2009（10）.

[2]赵慧敏.事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J].商情，2012（37）.