如何打造档案智能化管理模式

摘要：社会步入信息化大数据时代，从档案管理的法理、政策及业务背景视角出发，利用信息技术探索档案智能化管理模式，提升档案管理的现代化智能水平，是当下档案管理模式转变的必然趋势。通过研究档案智能化管理的内容及应遵循的原则，明确了实现档案智能化管理模式的发展方向。引入和借鉴“块数据”概念，分析其在档案智能化管理模式探索上的工具价值，并就利用“块数据”打造档案智能化管理模式提出针对性对策，希望以此推动档案管理事业智能化水平的提升。

关键词：档案管理；块数据；智能化；模式

社会发展进入大数据时代，社会各行各业的运转也进入新的发展阶段。大数据信息化背景下，无论是行政机关还是企事业单位的档案管理都面临新的机遇和挑战。信息化乃至智能化的影响，倒逼档案管理模式改革和优化，因此，探索档案智能化管理模式，是推动档案管理模式与时俱进，更好适应社会发展需求的必然要求。

一、背景介绍

1.法理背景。新修订的《档案法》已于2021年1月1日起正式施行，标志着我国档案工作步入法治化和现代化的重要阶段，也将对我国档案工作的管理提供强有力的法律指引和支持。新《档案法》对档案管理工作提出了新的要求，指出各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用[1]。因此，提高档案管理的现代化信息水平，是当下档案管理模式转变的必然趋势。2.政策背景。在“十四五”规划开局的背景下，建设社会主义现代化事业迎来了新的起点，档案管理工作也应加快改革步伐，开好局起好步。在坚定“四个自信”的当下，档案管理工作应充分利用新兴信息技术挖掘档案资源价值，展示档案文化自信。3.业务背景。档案资源是国家文化资源的重要组成部分，一个地方行政区域的档案事业发展离不开各行各业档案管理工作的有序高质量开展。科学、先进、完善的档案管理模式有利于推动当地档案事业高效管理、科学决策，从而提高档案管理水平。

二、档案智能化管理内容及应遵循的原则

1.档案智能化管理内容。目前，档案管理逐步推行信息化建设，但大部分单位的档案管理工作还只是停留在信息化的初步阶段，体现为对档案的机械存储、简单的逻辑归档和简易的网上查阅，档案管理系统功能开发设计比较粗糙，存在较多技术壁垒，从而影响档案管理发挥信息化的功能和作用，达不到对档案资源的合理利用和应用效果。由此可见，简单地追求档案管理信息化建设，没有从思维上和业务开发上真正融入信息化的精髓，很难实现对档案管理的质的突破。为了满足当前信息化时代对档案资源管理的需要，很多学者或档案管理工作者都致力于研究和创新档案管理理念，探索全新的信息化档案管理方法。其中，有研究档案管理和档案数字化工作的学者提出新型信息化档案管理办法，图1为该方法具体管理内容[2]。该管理内容涵盖了档案管理的五个方面内容，包括档案门户管理、安全保障、信息利用、业务协作和资源管控。从以上定义可以看出，档案管理的办法和内容已经从信息化的层次上升为智能化的层次。智能化相对信息化更关注对管理对象的更高层次的开发和利用，更注重对数据的挖掘、共享、协作以及管控。具体来讲，档案智能化管理的内容，不应只局限于对档案的信息化数字化归档、分类和查阅，还应关注档案数字资源的开发利用、与其他部门档案资源的共享和协作、档案数字资源的自定义查阅、档案资源的安全性保障和维护以及档案门户网站的运营等。2.档案智能化管理应遵循的原则。依据新《档案法》关于档案信息化建设的规定，可以总结出档案智能化管理应遵循的原则：一是规范性原则。新《档案法》第三十七条规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”背景元数据和过程元数据是电子档案元数据不可或缺的组成部分[3]，保证元数据的来源可靠和按照规范化程序存储，是确保电子档案真实安全性的重要因素。二是标准化原则。新《档案法》第三十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”为了避免电子档案在不同系统间出现衔接壁垒，或系统重复再造资源浪费等现象出现，统一电子档案的数据标准，显得尤为重要。只有数据标准统一了，数据才得以顺畅地交换、共享和应用。三是共享利用原则。新《档案法》第四十一条规定：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”档案管理智能化时代，更加突出档案数字资源实现部门间、行业间、区域间的共享共用。四是安全性原则。新《档案法》第三十五条第二款规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”随着档案管理数字化深入发展，电子档案的信息安全保障问题日渐凸显。强化对档案电子资源的安全保障和系统维护运营，是实现档案智能化管理可持续发展的重要保障。

三、“块数据”对档案智能化管理的工具价值分析

1.“块数据”内涵。中国首个大数据战略重点实验室（贵阳）出版的《块数据———大数据时代真正到来的标志》一书中对“块数据”进行了定义：“块数据”就是一个物理空间或者行政区域内形成的涉及人、事、物的各类数据的总和[4]。“块数据”实现功能的机制被形象地比拟为计算机的主板，各条块的数据则为可插拔的板卡，板卡上的数据可以通过主板实时进行交换和共享。这里发挥重要作用的主板需提供可以兼容不同板卡的卡槽标准和格式，才能使板卡基于主板实现格式转换和数据交流。具体到业务应用，“块数据”体现为完整的大数据体系，包含：一是管理要素标准，涵盖本管理行业最基本的管理要素的规范化标准；二是数据底板，作为融合基础要素标准的数据中台；三是数据图层应用，跨部门间的数据交换和开发可在数据底板上叠加应用。以档案管理智能化模式为例，利用“块数据”可以实现的智能化效果，如图2所示。2.“块数据”工具价值分析。利用“块数据”打造档案智能化管理模式，价值优势体现在：一是“块数据”的数据管理能力带来技术优势。“块数据”数据管理应用的层次可以分为前端、中端和末端，依次负责数据的产生、数据的开放共享和数据的交叉融合[5]。通过利用“块数据”工具，可以实现对数据的采集、清洗、比对、关联以及挖掘，还能根据需要应用的业务场景对数据进行分析和开发应用。这正是实现新型业务管理智能化模式所需要依赖的信息化工具，尤其是针对需要处理复杂繁多数据的档案管理业务来说，利用好“块数据”尤为重要。二是“块数据”的数据应用能力破解档案管理信息化掣肘问题。“块数据”不仅可以实现对数据的全周期管理，还能通过统一数据标准，借助数据中台实现对数据跨部门跨行业的交换和共享。新型档案智能化管理，根据共享利用原则，档案数据资源的跨部门跨行业共享利用是必然的趋势；同时“块数据”通过完整的数据管理，通过将数据打成颗粒再重新组合应用，可以有效提升原始数据的安全管理，从而防范档案管理安全性隐患，符合档案智能化管理应遵循的安全性原则。

四、利用“块数据”打造档案智能化管理模式

1.建立档案数据标准。档案智能化管理模式突出解决档案数据海量、数据冗杂无序、数据交换壁垒重重等问题，而“块数据”能实现对数据从产生到共享到融合的全周期管理。如同“块数据”底板已实现对数据标准的统一和融合，建立在“块数据”基础上的档案智能化管理模式也应首先解决档案数据标准问题。因此，需要梳理档案数据涵盖的基础要素有哪些，如前文图2所示示意图，档案数据至少包括文字、图形、影像、声音等要素，此类基础要素都应建立各自的数据标准。只有明确了数据标准，才能统一数据收集、交换和融合的格式，才能提高档案管理的效率性、准确性和科学性。2.搭建档案共享平台。档案智能化管理模式已不满足于各个部门主体画地为牢自搞一套档案数据信息化管理方法，而是鼓励不同单位、不同部门、不同区域之间进行有益的档案数据共享。因此，搭建适合于跨部门跨区域档案数据共享的平台尤为重要。基于统一的档案数据标准，构建档案共享平台已是水到渠成。一是要构建一个融合基础管理要素标准的数据中台，实现对档案数据的收集、拆分、重构、交换和应用全过程的管理和支撑。二是要推广档案数据标准的使用及数据中台的部署，积极推动在档案管理行业内形成统一的档案数据标准并使之以行业标准或国家及地方标准固定下来；同时推广档案数据中台的部署应用，让档案管理行业的诸多部门能通过统一的平台实现数据交换共享自由。三是要强化档案数据安全管理，在实现数据交换共享的同时，应致力于研发数据安全管理策略和机制，确保安全性原则真正落实到位。3.开发档案网站运营。档案智能化管理模式不仅仅关注档案行业的内部管理问题，它的发展前景必然是建立一个开放的、全民的、智能的、自主的、自助的多向性资源共享平台，因此，开发面向公众的、可视化的、可互动的档案网站或门户，是实现档案智能化管理的未来之路。首先要基于部门特色开发档案网站。档案网站的基本功能是体现业务和提供服务，应该能够为受众提供专业的档案信息搜索、查询，并可以拥有通过突破地域和时间限制获得档案信息资源的优质体验。其次要突出智能化效果开发档案网站。档案网站可以通过图文并茂的元素展示及形式多样的感官体验实现与受众的互动，让网站成为档案文化宣传的重要途径和档案资源迸发生机的重要窗口。

五、结语

社会已处于信息化和大数据时代，跟上社会发展步伐，探索档案智能化管理模式，是推动档案管理模式与时俱进，更好适应社会发展需求的必然要求。无论从档案管理的法理背景、政策背景，还是业务背景来看，利用信息技术提升档案管理的现代化信息水平，是当下档案管理模式转变的必然趋势。通过研究档案智能化管理的内容及应遵循的原则，明确了实现档案智能化管理模式的发展方向。引入和借鉴“块数据”概念，充分分析“块数据”在档案智能化管理模式探索上的工具价值，并就利用“块数据”打造档案智能化管理模式提出几点针对性对策，希望以此推动档案管理事业智能化水平的提升。

参考文献

[1]百度百科网.中华人民共和国档案法[S/OL].[2021-04-07].

[2]王偲璇.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公自动化，2021，26（5）：55-56+38.

[3]王玉玲，杨生吉.新档案法视域下档案信息化管理应遵循的原则与创新举措[J].档案管理，2021（2）：15-17.

[4]中国新闻网.科研新书《块数据》首发解读大数据时代新思想[EB/OL].[2021-04-07].

[5]陈刚.块数据的理论创新与实践探索[J].中国科技论坛，2015（4）：46-50.

作者：陈丽莎