高校照片档案的数字化管理

照片档案的数字化管理就是运用计算机、信息技术，结合传统的档案收集、整理、归档、保管、利用等方法，建立电子文档。与传统的档案管理方法相比，照片档案数字化具有储存量大、操作便捷、保存期限长、用途广泛、信息共享等优点。

一、照片数字化管理的必要性

高校档案部门经过多年的发展和努力，已经积累了大量反映学校历史发展与变迁、具有收藏和保管价值的照片档案。作为一种记录历史的载体形式，它，生动、详实、形象地记录了学校的发展历程。随着时间的推移，这些照片档案的重要性和保存价值也日益凸显出来。而目前高校在照片档案的保管与检索利用等方面存在着许多不足之处，影响了照片档案的质量，限制了价值的充分发挥。

1、传统照片档案难于保管。照片档案主要包括以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的传统意义上的照片和以电子数字形式存储在磁性介质上的数字照片。由于传统光学照片是由感光材料制成，不管是彩色照片还是黑白照片，耐久性差，受外界影响较大。无论你如何注意保护，都会随着时间的推移，出现影像褪色、渗化、失真甚至消失等现象；在环境因素的影响下还会出现腐蚀和霉变，影响照片档案的原价值和有效利用。同时，照片档案对保管条件的要求非常严格，既要防潮、防湿；又要防虫、防光；还要防干、防灰尘。否则，就会成为一堆垃圾。只有对照片档案进行数字化管理，才能够有效防止上述情况的发生，达到永久保存的目的。

2、传统照片档案占用空间大、管理混乱、检索利用不便。首先，由于照片档案大都是用相册或卷筒纸来进行手工操作，这样就占用了档案库房的很大空间，而且存放位不同，有的照片尽管内容彼此密切相关但由于规格的差异而必须分开存放，失去了叙事的连贯性，保管和查找起来也很不方便。第三，照片档案缺乏统一的行之有效的分类标准，导致各行其是，各定规章，使得照片档案的管理非常混乱，给检索利用带来很多不便。此外，已存档的照片借出使用后一旦收不回来就无法弥补。

二、照片档案数字化管理的可行性

档案数字化是随着计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案管理中的应用而出现的一种新事物。利用信息技术对信息资源进行收集、整理、开发、利用是数字化的主要内容，照片档案数字化管理正是顺应了时展的要求。

1、先进的现代化设施为照片档案的数字化管理提供了物质基础。随着计算机在高校档案工作中的广泛应用，扫描仪、彩色打印机、数码照相机、光盘刻录机等先进输入输出设备的出现，大容量的数字化存储设备加光盘、硬盘库的推出，为照片档案的数字化管理奠定了物质基础。高校档案工作将以管理纸质档案为主扩大到管理光盘、硬盘为载体的机读档案，将从实体档案管理转变为档案信息管理。

2、新影像技术的发展是照片档案数字化管理的关键。由于新的影像技术的发展，特别是数字技术的发展，使得照片的产生方式发生了重大变化，如数码相机、数码摄相机在信息形式存储在磁性介质上的数字照片档案。这部分档案产生时就是以数字形式进行存储的，它没有传统照片档案的底片，也不能以传统照片档案的管理方式进行管理。计算机技术与声像技术的发展为照片档案的数字化管理提供了强大的技术支持。

3、网络技术的应用与普及是照片档案数字化管理的保障。随着宽带技术的迅速发展，各高校都普遍建立了局域网，实现了校园的网络化管理。信息的存储、传输、检索和利用也越来越多地依赖计算机和网络技术，从而大大加速了信息开展利用的步伐。这就给高校照片档案向数字化、网络化方向发展提供了契机，运用现代扫描、刻录技术把照片档案制成光盘或存储在电脑硬盘中，然后登录上网，实现照片档案资源的网上共享。计算机和网络技术的发展为照片档案的数字化管理开辟了前所未有的发展空间。

三、照片档案的数字化存储

照片档案的数字化主要通过以下两种途径实现：第一种是对传统照片(或底片)利用扫描仪或数码相机等设备进行数字化转换，取得数字化图像并输入电脑中。这种方法，根据扫描仪档次的高低，能得到不同精度的数字化图像。这是对历史照片最有效的保护方法之一。第二种就是利用数码相机拍摄各项活动，直接形成数码照片(数字化图像)，并通过接口电缆传送到电脑进行保存。用这种方法得到的照片没有底片。对传统照片进行扫描是实现照片档案数字化的重要途径，本文主要侧重这一问题进行阐述。

1、确定照片档案数字化的有关规定

(1)图像色彩模式的选择。数字图像的色彩模式有RGB、CMYK、LAB等。选择图像的色彩模式时应遵循保真度高与通用的原则。一般扫描仪和数码相机记录的是RGB模式的图像信息。RGB模式是扫描工作中最常用的模式。建议在扫描照片时，无论是黑白照片还是彩色照片都应选择36位RGB模式彩色作为数字图像模式。这种模式不仅通用性与保真性能好，而且能使图像色调与层次更加细腻丰富，最大程度地还原照片档案的原始信息。

(2)扫描分辩率的确定。扫描分辩率决定了图像的清晰度和图像文件的大小。在二者之间成正比例关系(即：要提高图像的清晰度，就会增大图像文件；要减小图像文件，就会降低图像的清晰度。)增加分辩率会使文件大小成几何级数增长。分辩率的大小比较难以把握，但通常情况下一般是由照片档案的最终用途来确实。如果照片使用时不需要放大，直接打印输出或出版成册，分辩率设为300DPI就足够了。如果照片在最后使用时需要放大，分辩率就要相应地增加。(3)照片档案的存储格式中IIFF和JPEG是采用最广的两种格式。

“FIFF”格式的图是无损失压缩图像，在存储时虽然占据空间较大，但图像清晰，打印效果好，适合举办展览或出版画册；同时，又可以在各种操作平台和图像处理的软件中通用并转换成其它格式。JPEG格式的图像是有损失压缩图像，存储时图像信息会损失一些，不适合打印；但是占据空间小，便于传输文件和网页图像使用，在显示器上浏览，不影响视觉效果。在照片档案的数字化存储过程中可根据具体需要采用不同格式。

(4) 色彩位数和灰度级。色彩位数也称色深，是反映扫描图像色彩与实物接近程度的性能指标。灰度级是表示灰度图像高度层次范围的指标，表明由暗到亮的扫描范围大小，即扫描仪从纯黑到纯白之间平滑过度的能力。色深和灰度级的数值大小与扫描质量成正比，即色彩位数越深，灰度级越大，所能表达的色彩和层次就越丰富，扫描效果也就越好。值得注意的是，虽然色彩位数和灰度级数值大小与扫描质量成正比，但没有必要盲目追求大数量级的色彩位数和灰度级，因为它需要有较大空间和较长时间以及较高成本的扫描仪。一般黑白照片采用256级灰度图像方式扫描，彩色照片适合用24位真彩方式扫描。

照片档案由于年代久远，不可避免地存在这样那样的缺陷，如出现掉角、染上污渍、折痕等；有的照片在拍照过程中还会出现红眼、曝光不足、颜色严重偏差等问题。这些不完美的照片档案通过扫描输入到电脑后，还必须借助Photoshop等图像处理技术来进行编辑处理。在不破坏真实性的前提下利用Photoshop软件对照片档案进行必要的处理，如校色、锐化(增加清晰度)、修饰去除因照片档案的本来面貌，真实地再现当时的历史场景和人物的音容笑貌，而且为照片档案的再利用、最大限度地发挥照片档案的价值提供了更好的条件。

3、数字化照片档案的信息管理

照片档案通过图像扫描技术换成数字文件后，如果不对这些数字化的信息资源及时进行结构化的组织，而是随意地存储在计算机的硬盘罩，那么采集到的数字化档案信息就像一盘散沙，杂乱无章，没有头绪。为此，必须建立照片档案数据库，将数字化的档案信息有序存入数据库房。以便于信息的管理、传输和开发利用。数据库的建立是照片档案数字化管理的关键。

数字化照片档案的信息管理主要体现在：(1)照片档案数字化过程中描述信息的著录。如卷宗名称、档号、底片号、类别、照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、照片来源等详细要素。著录项目、内容、格式等要遵循一定的标准和规范，严把质量关，这对档案自动检索系统和档案信息网络化起着决定作用。(2)构建照片档案数据库和目录数据库。照片档案数据库一般按照类别管理较为科学，以湖南艺术职业学院为例，照片档案数据库包括：年度图片库、各类演出剧照、各大小活动图片、历史资料图片、知名校友图片、职工图片、校园建设风景图片、学生活动图片、教学情况图片等九个图片数据库。目录数据库(也就是对每张照片档案进行的信息录入)，既要符合国家标准，又要便于实际操作。

(3)提供照片档案的查询，设立内容关键词、时间、档号、类别、照片来源等多种查询途径，使用户快速、准确、便捷地查找所需的照片档案。

4、制作光盘

输入完成的各类照片档案，为了长久保存和数据安全，同时也为了腾出硬盘空间以继续输入，应该将已完成的数据刻录制成光盘，以光盘形式存储。为了便于管理，应在对目录下每一张照片或每一类照片进行详细说明，并在根目录下建立一个说明文件Readme.txt详述该光盘的刻录责任者、著录方法和目录所包含的内容等。最后做成自动播放光盘，便于演示和查询。

刻录好的光盘要妥善保管，装进盘盒（或盘包），写上说明。有条件的学校可以购买防磁柜把光盘存放其中，否则要尽量使库存房的温度保持在20C左右，并定期做好光盘的维护工作。