新时期高校数码照片档案管理探讨

【摘 要】随着计算机技术、电子技术的发展，无纸办公条件的改善，在高校中形成的电子数码照片也随着增多，数码照片的应用也越来越多，如何进行收集、整理以及归档这些数码照片，如何管理以及充分利用好这些数码照片档案，是新时期档案管理工作者不断努力的方向，下面主要进行探讨新时期高效数码站片的档案管理的具体措施。

【关键词】数字时代；高等院校；数码照片；档案管理

引言

随着信息时代的到来，信息资源网络化和数字化发展，高新科技已经逐渐影响到人们的学习、工作以及生活等各个方面。在新时期下，高效档案事业作为高校发展以及社会主义文化建设的重要组成部分，因此加强高校档案事业的管理，不断提高管理水平，从而为学校的教学、科研以及发展等各项工作提供优秀的服务，充分发挥高校档案事业在教育中具有重要的作用。下面主要进行分析如何加强新时期高校数码照片档案管理。

一、高校数码照片档案管理的现状

1、管理制度不健全

目前很多人员对数码照片及其收集、整理、归档和保存等问题的理解，还存在很多的分歧，尽管国家档案局颁布《照片档案管理规范》等相关的文件，并对照片的档案管理提出相关要求，但是由于数码照片是最近几年才出现的事物，并且在相关的政策中没有具体精心规定，并且在很多的高校中也制定了关于档案管理的制度以及法规，但是对于数码照片的档案管理制度还不够完善，甚至在一些高校中没有建立照片档案的收集、整理以及归档等岗位责任制，并且对照片管理工作没有约束机制，从而造成高校数码照片档案管理存在一种无章可循，无法可依的状况，导致高校数码照片档案管理状况混乱的现象[1]。

2、照片档案收集难度大

在高校档案管理中对数码照片的收集难度比传统照片的收集难度更加难，造成这种现象的原因一方面是由于数码照片不需要进行洗印，并且没有底片就能够使用，并且拍摄照片比较方便、简单，所以在很多高校中拍照已经不是宣传部门以及办公室的专利，并且数码照片只保存在计算机上，从而造成照片的收集更加广泛，所以高校档案管理人员如果想要了解各个部门的照片情况，则难度是非常大的。另一方面由于高校档案管理人员较少，并且与学校各个部门沟通以及联系不多，并且院校中各个部门又不能及时递交整理的档案，从而造成高校档管理部门，很难得知各个部门数码照片的情况，从而造成数码照片收集的工作的难度增加。

3、数码照片的查阅以及利用难度比较大

目前由于很多高校中没有对数码照片进行检索的系统，从而造成数码照片的查阅难度增加，造成高校中数码照片资源很难进行开发利用。在信息时代里，很多高校以及各个部门、单位对数码照片档案资源的利用呼声很高，不仅在招生宣传画册、材料以及宣传页等方面需要运用到大量的照片以及图片，而且在校园的日常活动、校园历史展览以及图片的展览等活动都需要运用大量的照片和图片，但是在各个部门中由于没有专门的档案管理人员或者没有对照片进行整理，从而造成很多数码照片无法利用，从而导致高校中数码照片的资源利用率低下。

二、新时期加强数码照片档案管理的措施

1、制定相关的管理措施，建立健全的管理制度

对于高校档案管理首先应该制定相关的管理措施，建立合理完善的数码照片档案管理制度，并且还应该不断提高档案管理部门在院校的重要性，激发档案管理人员的积极性和主动性，并且还应该不断提高档案管理人员的综合素质和综合能力以及管理能力，保证档案管理经费的充足性，从而不断研究创造出符合实际工作的档案管理系统的软件。在高校数码照片档案管理工作中，一方面高校档案管理部门应该针对目前档案管理部门以及数码照片的管理现状，采取切实有效的方法和措施加强数码照片档案管理[2]。另一方面，档案管理部门应该加强对档案管理工作的研究调查，并且还应该充分进行征求院校中各个部门以及管理人员的意见，建立科学合理完善的数码照片档案管理系统，保证数码照片的收集、整理以及归档等具有严格、明确的规章制度和管理措施，从而提高高校数码照片档案管理水平。

2、数码照片的收集

在高校中数码照片档案的收集比传统照片的收集复杂、困难，所以在进行对高校数码照片收集时，可以开展日常收集、专题收集、定期收集等方法，特别对对于教学、宣传以及科研等各个部门开展切实有效的收集，在高校数码照片档案收集中为了保证收集的及时、准确以及可靠，并且能够控制数码照片的源头，高校档案管理部门应该与各个部门建立良好的协作关系，加强沟通和交流，从而保证高校数码照片档案顺利的开展。并且在进行拍摄照片时，应该选择像素比较高、分辨率以及图像压缩率能够调整等，并且还应该及时对收集的照片进行登记，并且对数据的类型、格式等进行调整，从而保证高效数码照片的实用性。

3、建立数码照片档案资料库，积极开发利用资源

为了不断提高高校数码照片利用的效率以及更好的保存照片，可以将数码照片同储存在计算机中，并且还可以通过计算网络技术，将数码照片以及相关档案的使用者不受空间和时间的限制能够随时随地，方便的获取信息资源，不断实现数码照片的档案的利用率以及信息资源的共享，数码照片档案的价值主要体现在为学校工作服务，为社会文明建设服务，所以高校数码照片档案管理人员应具有服务意识，积极开发利用数码照片档案的资源[3]。比如可以在校园内开展照片展览、使数码照片上传到校园网中，展示校园的文化建设和发展啊历程，从而不断提高学校的知名度，扩大学校的影响力。

三、总结

综上所述，在高校中不断加强高校数码照片档案管理水平，建立科学完善的数码照片管理制度，加强档案管理人员的管理水平，对提高高校数码照片的利用率和使用效率具有重要的作用。并且随着数码照片档案管理系统的建立，从而使档案数字化、信息化的工作水平进一步，从而促进数码照片的利用率得到提高，对提高高校的知名度和影响力，促进学校的发展具有重要的作用。