如何应对数据化管理档案的保密与泄密问题

摘 要：随着档案信息化、数字化的发展，档案动作逐渐转换为计算机操作模式，同时对档案的保密工作也和之前产生了翻天覆地的变化。数字化档案虽然为相应的档案管理和查找提供了便利，但是也为档案的保密工作提供了信息的问题。只有解决了数字档案的泄密问题才能帮助档案管理部门进行相应的档案改革，建立完善的新型档案管理制度。

关键词：数据化档案；档案管理；档案安全

随着计算机技术的发展和以及网络安全的进步，档案的管理逐渐向数据化方向发展，起初因为计算机的不安全性和网络的未知性很多档案管理机构不敢使用计算机进行档案处理，后来意识到计算机有着很高的便捷性，逐渐的从传统档案形式到数据化档案形式开始转变，并逐渐形成一种风潮。但是随着一些重要档案也用于数据化管理，数据化档案管理的安全性又受到不少人士的质疑。所以要做好相应的数据化档案的保密工作。

1 做好数据化档案的前期准备工作

做好档案的管理工作就要把档案进行实现的分类。数据化档案按照档案的保密性质可分为，一般档案、秘密档案、机密档案、绝密档案。按照档案的网络连接又可分为互联网档案、局域网档案、专线档案、不联网档案。这些档案越往上的安全登记越高，同时如果造成泄密，所造成的影响也就越大。所以要按照相应的档案等级建立其相应的安全保护措施。

1.1 建立专门的档案管理部门

档案管理应该是独立的部门，同时应该具有独立的档案管理办公室，这是档案管理的一个基础之一。在档案管理部门内部安装相应的监控，同时一定要对其办公室的出口，包括窗户等进行监控，用时对相应的资料存储设备也进行监控。同时监控的视频窗口应该在监控室的一个醒目的地方，能帮助值班人员随时的查看。另外根据相应的档案的重要性，还可以使用相应生物体征识别的方式精心设置门锁，一般多采用指纹职别的方式，但是指纹容易被复制，所以一般采用门卡、密码、指纹等多种方式进行多重的方式防止数据的防盗。有些档案是依靠局域网和专线等方式进行相应的数据传递的，但是针对于长距离布线的安全性一直是档案工作的一个难点问题，如果让不法分子找到了传递数据的专线就可能造成相应的档案失窃的问题，但是可以利用数据加密的方式，保护档案的安全性，数据加密是重要档案的一个关键手段之一，它的特点就是就是让他人窃取到了相应的档案文件也不能对其档案的内容进行解读，随着信息技术的发展所以档案就更难以被破译。档案的安全保护系数最重要的就是与档案的机要程度是相关的，如果一个重要的文件被放置于互联网上，那么多完美的预防措施也没有相应得作用，因为互联网的漏洞过多。另外一个不怎在重要的文件，比如一些没有什么价值的文章等，如果采用采用严密的保护，这明显不利于档案部门的管理，同时也支出了很多本可以省下的费用。对一般性档案，因为被窃取后获利小，很多非法人员是不愿意进行攻击和窃取的，因为本身窃取档案的行为就面临着被逮捕的风险，并且非法人员窃取档案也是需要一定的经费和时间的，所以对于一般档案，做好监控工作和网络的维护即可，不必如此大费周章，浪费大量资金。

1.2 完善相关法制

对于档案的管理我国与之相关的两部法律《保密法》和《档案法》，但是这两部法律有着一定的局限性，因为在其中档案的价值难以被认定，所以经常造成相应的盗取档案人员的判罚不公，同时档案管理中国家的档案被划分相应等级，但对于相应的私企中档案没有一个明确的分级，同时档案的性质比较难以界定。比如有食品企业，它对其他企业的产品进行调查，并评测消费者满意度，同时建立一个完善的相关企业资料档案。这种档案是可以控制该行业发展的形势，以及未来产品发展方向的。是竞争企业十分想要的档案资料，但是这类的档案在国家的法律档案规定中，没有相应的地位，在被窃取后维权也得不到应有的赔偿。因此这就造成相应的档案的重要性与法律规定的性质严重不符的现象。同时有些档案的价值并不高，反而受到特别重要的保护，其中比较突出的就是学生个人档案，学生个人档案主要记载了学生的成绩，和各个学期教师的相关评语，因为这个个人档案最后会进入企业领导的手里，所以在档案中很多教师都尽量的好评，即使有犯错误行为也不进行填写，所以档案的实际价值很低，但是个人档案却属于国家秘密档案的范畴中，个人信息的确属于一种重要的信息，但是学生档案的有效信息过少，所以可以适当的放宽学生档案制度，然后采取一种简单的档案形式，减少相应的档案减少工作。同时档案的保护应该向一种更加准确，更加合理的方向上发展，改变档案的分类的不公平制度，另外要加大退盗取企业档案的处罚力度，然后对企业损失能够做出合理的估算，帮助企业维护自身的合法利益。

2 遵循档案数字化管理工作流程，引入有效监理制度

档案数字化管理过程中，存在文件丢失或者泄漏的问题，但对于很多企业来说，部分档案的保管十分重要，关系着公司重大事件决策，如投标方案，如果不妥善保存，被其他公司窃取，会给企业带来严重的经济损失，在档案数字化管理过程中，应引入“第三方”监理制度。

2.1 细化档案数字化管理程序细化档案数字化管理程序，确保环节之间的紧密联系性，遵循科学的管理方法和理念，严格规范每一份档案的进出。数字化档案管理主要依托计算机和互联网，资料的进出具有一定随意性，因此在文件需要被查阅或传送时，必须做好相关保密措施，多维度审查借阅单位的资格，当文件被“返档”时，应仔细核查文件是否缺失或整改，如果出现此类现象，应马上报告管理层并追踪借阅者，提高档案数字化管理工作的效率。

2.2 确定监理单位与监理人在档案数字化管理过程中，可以引入有效的监理制度，主要包括以下三个部分，首先，选择合适的监理单位，管理部门应考核单位资质、成立时间和工作成果，结合档案数字化管理工作量、工作人员等方面因素，通过比较分析等方式，综合选择最合适的监理单位。

结束语

在档案的数据化过程中，档案管理迎来了很多新的调整，但是数据化带来的相应优点要更大于缺点，数据化的缺点就是增加了资料出现意外和被盗取风险，所以要控制这种风险就要学会相应的档案管理方法。在提高档案安全性的过程中，首先要认知到档案本身的重要程度，然后根据档案的程度选择档案安全管理的设备还有网络模式。然后积极维护设备和网络的安全。另一方面，国家应该加快相关法律的完善，加大偷盗档案的处罚。在企业和有关档案管理部门中应该加强人员的素质，提高档案管理能力，多个方面出发就能减少档案泄露的现象。

参考文献

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