论企业信息化过程中的管理体制创新

【摘要】促进企业信息化、实现管理现代化已经成为企业发展的必由之路。本文分析了企业信息化建设过程中存在的主要问题,认为要实现企业信息化,首先就必须实现企业管理体制创新,这既是企业保持竞争优势和成长活力所必需的,也是企业长远发展的根本。并就如何实现管理体制创新,提出了四项对策。

【关键词】信息化 管理体制 创新

著名的未来学家托夫勒在所著的《第三次浪潮》一书中讲到,信息化浪潮是上帝送给中国的礼物,这是中国和世界同步的难得机会,可中国的企业现在大多还缺乏和国际企业竞争的实力。的确,中国国内的许多企业目前与国际先进企业相比,还有不少差距。随着中国融入全球经济环境进程的加快,国内企业实实在在感受到了竞争的无情,尤其对于信息化管理方面落后的企业,如何以信息化管理来替代原有的传统管理,尽快提升企业的核心竞争力参与全球经济一体化竞争,成了企业决策层最关心的问题之一。

一、我国企业在信息化建设中存在的问题

从国外企业的发展经验来看,促进企业信息化、实现管理现代化已经成为企业发展的必由之路。同国外企业相比,我们的企业在生产、经营、技术等方面都存在很大的差距,管理体制方面的差距更为突出,尤其在信息化建设方面存在很多问题。

1、信息技术在多数企业的应用普及程度低

信息化带动工业化的前提是企业参与,然而目前作为市场经济的主体――企业却参与和重视不够。据有关部门对国家重点企业的调查分析,即便是在生产技术水平高、管理能力强的重点企业中,也普遍存在着信息化建设投入不足、建设成本过高、信息管理水平低、运用计算机网络进行经营管理的企业少等问题。据统计,目前全国企业上网率不到50%。大多数传统企业对信息技术还处于不涉足、不认识、不了解、不掌握、不实施等状态,虽然绝大多数国家重点企业已经接通互联网或建了自己的网站,实现了所谓的信息化,但多数企业内部的信息化目前仍然处于较低的水平。包括银行、电讯等电子化程度较高的企业也没能很好地通过现代信息技术和网络资源有效地开发、利用和管理信息资源,也没有充分地借助网络开展商务活动。目前企业内部没有实现信息集成,仍然是一个个信息孤岛的现象普遍存在。一些企业仅在网上开设了主页和E-mail地址,有的企业虽然上了网,但由于企业内联网与外联网发展的参差不齐,以及企业网站长时间不更新信息等原因,已成为有名无实的空网站。

2、企业管理模式还不适应信息化的要求

企业信息化,不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是将传统的管理方式照搬到计算机网络中,而是借助现代信息技术,引进现代管理理念,对不适应市场经济客观要求的管理模式进行全面而深刻的变革。我国的企业的管理模式尤其是国有企业,多年来所采用的管理模式,一直是按计划经济的需求构建的。这样的管理模式偏重于生产、人员、后勤的管理。在市场经济条件下,这样的管理模式得到了一定的改变,但并没有按信息经济的要求做彻底的改造。企业的内部控制信息缺乏及时准确性。如生产部门无法在最短的时间内得到准确的生产进度资料和自制半成品的库存资料;财务部门无法进行及时的经济效益分析信息;市场部缺乏原材料成本变化及供应情况的信息,也没有设置客户跟踪、用户需求信息系统,生产作业的统计信息与质量反馈信息依然不能及时反映到管理层,再加上生产与管理部门分处两地,使得信息传递、交流的迟缓性更加严重。

3、管理层的知识结构与信息化不相适应

企业信息化建设不是一般意义上的信息系统的建立和信息技术的应用,其本质是通过运用现代管理技术、研发技术、制造技术和IT技术,对企业现行管理模式、研发模式和制造模式及其业务流程进行根本性的思考和渐进式的重组,从而提高企业管理水平和生产力水平。然而,我国大多数企业的管理层中很少有懂信息技术的人员参与到企业的决策管理层。企业管理层中大多是由搞企业管理出身的干部加少数与企业生产产品有关的专业技术人员组成,也有少数由懂生产的技术人员、财务人员等其他人员组成。他们虽都很关心企业信息化建设,但是对信息化的理解程度不高,信息化工作的目标究竟是什么?怎样才能到达我们的目标?不少管理者只是“有些了解”。这样的人员所具备的知识结构要适应信息经济的需求,显然是有困难的。

二、企业在实现信息化过程中的管理体制创新

管理是企业永恒的主题,是最现实的生产力。以信息化管理来替代原有的传统管理,是“一场没有流血的革命”,它带来了一种新的经营管理思想,它影响着所有的管理者,不管他们是否意识到这一点。不是要不要,也不是愿不愿意,而是历史的必然,是企业进入二十一世纪的“生存之路”。否则,企业将在竞争中被历史淘汰。为此,要实现企业信息化,首先就必须实现企业管理体制创新,这既是企业保持竞争优势和成长活力所必需的,也是企业长远发展的根本。

1、要把企业信息化建设与引进先进的管理理念相结合

我国企业管理水平的落后在很大程度上又集中体现在管理思想和理念上。比如,推行现代物流管理方式,以订单流带动物流、资金流,实施流程再造,建立适应市场竞争要求的供应链,大幅度减少中间管理层,弱化行政色彩等等,都是管理思想上的重大突破。一些企业的实践表明,企业信息化的难点不是技术,也不是资金,而是管理思想的转变和理念的更新。为此,企业信息化的过程,也是引进现代管理理念的过程。企业信息化中的许多先进成熟的软件系统,如ERP(企业资源计划)、CRM(客户关系管理)、SCM(供应链管理)等,不仅是一种先进的管理程序和手段,实际上也体现了当代最先进的管理思想和管理理念,是许许多多优秀企业管理经验的结晶。企业管理体制要创新,就必须确立先进管理思想和理念。企业信息化建设为学习和借鉴国际先进的管理思想提供了有效途径。当然,学习国外先进管理理念有一个从中国国情出发、从企业实际出发的问题,不能照搬照抄,要在“结合”上做文章。

2、要把实施企业信息化与建立现代企业制度紧密结合

建立现代企业制度是企业制度创新的核心内容,企业业务流程重组是企业管理创新的核心内容,企业信息化是实现制度创新、管理创新的重要的技术基础。从某种意义上讲,企业信息化的实现是建立在现代企业制度的基础之上的。建立现代企业制度,接受现代企业经营理念和建立现代管理体系,信息化起到技术支撑的作用,没有这个技术支撑,就达不到好的管理。实施企业信息化不是简单地用计算机等现代信息技术来代替现行的人工管理过程,而是一个由表及里的、涉及到改善和优化企业管理的管理创新过程,因此,在实施过程中不能完全沿用原来已有的管理方法,由于企业信息化的实施具有涉及面广、技术难度高、综合协调工作复杂、投资较大、效益难以直接计算及需要坚持不懈的努力等特点,因此,必须以增强企业竞争力为出发点,以取得实效为目标,采用创新的管理办法来进行严而有序、新而有效的管理。

3、必须建立新的相应的管理制度,确保企业信息化工作长期持续、稳定协调地向前发展

信息化不是赶时髦,看见别人在做什么我们就赶快跟什么,而是要从企业的实际情况出发,以推动企业的发展为目标。首先要做好调研,弄清企业的真正需求,找出制约企业发展的“瓶颈”,做好整体规划,制定企业信息规范,以科学的态度保证数据的完整性和准确性,为信息的正常交流打下基础。其次,要加强对所有员工尤其是各级管理者的信息技术培训,培养一支过硬的信息技术应用和现代化管理队伍,适时动员和鼓励有关领导和员工积极学习、使用信息技术,以消除部分人对信息化的抵触情绪。实践表明,要达到上述目的,必须建立新的相应的管理制度,包括网络系统运行维护管理制度、数据信息采集录入制度、信息系统安全管理制度、各类人员持证上岗制度、奖惩考核制度等。由于实施企业信息化是一项长期而复杂的工程,因此新建立的管理制度一定要从实际出发,便于操作执行,逐渐地完善配套,使信息化工作有章可循,制度化顺利开展。

4、必须创建新的管理标准,确保企业信息化工作沿着规范化的道路向前发展

信息化是一项复杂系统工程,离不开标准化的支持和引导。由于信息化固有的性质,决定了企业信息化建设必须要坚持“统一标准、统一管理”的原则。企业的管理标准,通常是指技术标准和工作标准。企业信息化的技术标准,除执行国家规定的一系列标准外,企业最重要的是要新制定统一的各类信息的编码标准。企业信息化的工作标准,主要是根据信息集成应用和适应业务流程重组的需要,在组织机构作相应改革前提下,重新制定企业各部门的工作职责,既明确一定的分工,更要注重信息集成应用的职责整合。制定管理标准是企业的重要的基础工作,每一个企业都要“量体裁衣”地开发他们自己的信息化管理标准,根据实际情况,确定要做什么与先做什么,不是技术越先进越好,也不是花钱越多越好。一定要统筹规划、严细工作、量力而行、协调一致,以保证企业信息流顺畅地、规范化地运行,达到预期的目的。

5、对企业信息化项目的投资管理进行创新改革

实施企业信息化是一个高投入、高风险、高回报的工程项目,在投资管理上与常规的企业技术改造项目有明显的不同。首先在作项目投资规划时,不仅要从实际需要出发,作出硬件设备投资计划,而且还必须作出购买软件、技术培训、实施服务及二次开发合作的投资计划,必要时还应包括咨询服务所需的资金。按现有的管理办法这些资金项目是分归不同“口”,如技改设备、科研项目、教育培训等部门管理的。考虑到企业信息化建设项目的综合性及持续性,应在组织创新落实后,由企业信息化管理部门归口负责,对投资计划作出统筹规划,确保硬件、软件、服务、开发及咨询经费计划全面配套解决。其次,在项目具体实施过程中,考虑到企业信息化建设项目的技术性和应用性,在硬、软件的采购及开发服务合作合同的谈判中,一定要充分发挥信息技术部门、管理应用部门的作用,把有限的资金用在刀刃上,以免造成浪费。并且要按照项目实施的进程,逐一作好资金使用计划的安排落实。再一方面,项目实施有阶段性结果时,要及时做好资产管理工作,除了按企业现有规定作好硬件设备转为固定资产的手续外,更要注意作好软件资产的管理,软件在今后的使用过程中需要维护、修改、扩大用户数、升级、换版、更新以及软件资产成本如何分摊等问题,现在多数企业中还没有完善的软件资产管理办法,需要根据实际情况制定新的管理办法。最后,关于企业信息化的投资效益管理,是一项难度较大的工作,更需要认真探索,用创新的精神制定出新的管理办法。