论企业内控管理与ERP的结合应用

作者简介：

王见（1970-），女，汉族，河北人，中级会计师，大学专科，研究方向：内控管理方面、预算管理、财务系统管理。

摘 要：作为一种新型的企业管理模式，ERP以计算机网络系统为载体，作为一种先进理念和重要工具，在企业的信息化进程中尤其是在企业内部控制管理中得到广泛的应用，企业如何建立与ERP环境相适应的内部控制措施，并使二者能够有效结合应用，使ERP在内控管理中发挥更大的作用，是需要解决的重要问题。

关键词：企业；管理；结合应用

一、ERP对内控管理的影响

1、改变内控管理的环境。ERP系统不仅可以使会计信息实现网上实时处理，而且能够在任何地方的终端机上完成业务信息的录入，全面共享经营信息，提高企业内部控制的时效性，企业可以充分利用ERP系统具有的分析、测算功能，根据生产计划科学合理的确定系统中库存数量，通过建立预警机制，根据库存量自动即时的生成采购计划，既能充分的保证生产经营的需要，也可以有效降低库存，减少产品的库存积压和对流动资金的占用。

2、改变内控管理的重点。在ERP系统实施以后，软件系统就成为了关键控制重点，由过去对人员相互之间的牵制转为在ERP系统下对操作人员和计算机的控制，这种情况下对初始数据的录入、各种经营信息的输出、人机交互的处理、相应的岗位分离和授权等各环节的控制成为了内部控制的重点。随着内部控制环境的改变，对内部控制评价标准也随之改变。所以内部控制评估人员既要掌握一般的评估知识，还要具备信息方面的专业知识，冷静的分析判断问题，做出正确的评估。

3、改变内控管理的方式。在ERP系统下，数据可以实现集中处理，内部控制逐渐程序化，而在ERP系统实施以后，内部控制就可以在计算机的控制下来完成大部分的工作，这样数据处理的集中性使得系统的组织控制功能逐步弱化，系统程序控制也逐步代替原有的结构控制策略，ERP系统下的内部控制更为严格，也更复杂，如对系统中操作权限的控制功能和数据的录入、输出控制功能的设定等，在ERP程序下进行数据信息的录入和输出处理对程序的精确度提出很高的要求，所以ERP系统在初始时应具备判别信息失误的能力，同时操作权限的设计，防止非相关人员进入程序操作，防范因控制权限的扩大而带来的控制失效。

4、扩大了内控管理的范围。ERP系统覆盖了企业运营管理的各个层面，如计划、生产、采购、财务、人力资源等方面，ERP系统也扩大了内部控制的范围，使财务部门由以往单一的会计人员扩大为会计人员与ERP系统操作员两部分人员组成，人员的增加需要企业加强对业务人员的制约管理，还要加强会计人员和操作人员之间的相互牵制。

5、提高内控管理的能力。ERP系统的实施，能够把产供销数据从各个业务活动中直接输入到财务系统，实现制造和销售系统与财务系统的高度集成，减少人工的重复录入，一方面财务部门增强了对往来款项的管理和资金流的监控，实施掌握每日经营销售情况及资金的回笼和往来款项的增减变化情况，另一方面，通过跟踪企业业务流程的成本变化，强化对成本和费用的控制。

二、内控管理对ERP的要求

企业内部控制方案必须以企业的管理流程为导向，这是大势所趋，但这必须建立在企业本身的业务流程的基础上，因此必须对企业本身的业务流程进行梳理和提炼，为避免梳理工作不够精细和不必要的浪费，要对存在风险的流程进行必须要识别控制，风险的识别途径包括：

1、固定的业务流程，针对固定业务流程，企业内部控制的财务和业务的相关人员需要进行密切的协作，在ERP系统环境下分析产供销相关环节的作业、管理、信息过程，对业务流程中各个环节前后衔接及相互之间的关系予以明确，制定一个与固定的业务流程相对应的控制规则。

2、重复的业务流程，通过对内部控制流程进行有效的梳理，使每一项作业都制定一个相应的标准和考核指标，对多部门重复存在的业务流程进行规范、统一。

1、 重要的业务流程，每项任务都需要制定相应的标准，明确对企业的经营情况有重要影响的业务流程中每项作业内任务组合的考核指标，包括量化与非量化指标。业务部门的增减或调整不会影响到重要的业务流程，当企业的战略目标调整时可以随之变化。

3、风险成因涉及的业务流程，需要重点关注风险成因涉及到得业务流程，把每一项任务具体分解到执行任务的个人或者功能模块，也就是把量化指标作为业绩考核的标准。

在将内部控制具体化的过程当中，内部控制管理人员和ERP系统建设人员需要共同做好大量的工作，企业业务部门骨干对流程业务进行详细的描述，使一些内部控制手段能够固化到系统当中，讨论哪些内部控制仍需要传统的方式来施行而不能完全依赖ERP系统。ERP系统是一个人机共同作用的控制系统，必须经过充分沟通，统一认识，明确控制的处理方式，否则就无法建立起完善的内部控制体制。

三、ERP能够为内控管理带来的成效

1、有效提高资金流、物流、信息流。ERP系统通过对经营、销售情况的掌握和对资金回笼、应收账款的余额等进行监控，可以对往来账进行分析、催收管理、加速资金的周转速度，提高资金使用效率，通过对采购、销售、存货业务环节的实时掌控、分析，使物流的跟踪和控制得到不断强化，企业的决策管理者能够及时了解情况、发现问题，提高经营决策水平，ERP系统实施之后，打破了以往局限的业务处理方式，企业内各部门都各司其职，保证各业务环节信息及时、全面、深层次的传递给决策层，保证了信息交流的顺畅。

2、实现精细化管理和规范化运作。ERP系统实施后，企业的经营运作重心由原来的职能部门转变为现在的业务流程，这使得企业的各业务部门活动都与资金流、物流、信息流结合在一起，ERP系统具有高度集中的特性，数据经过一次性输入后，在系统平台上经过逻辑处理后可以实现信息完全共享，最大程度上满足利用平台数据进行分析、决策的需要，促使企业优化组织结构，使其更具灵活性。通过ERP系统企业可以对内部控制体制进行更好的通盘设计，对各种业务流程进行整体协调，有利于各业务系统的统一控制。

3、实现财务管控向业务管控的延伸。在ERP系统中，财务与各项业务的关系非常紧密，财务部门在每一笔业务发生时都能获得相关信息，从财务入手更容易对财务的各项成本费用进行监控和管理。

四、ERP与内控管理有效结合应用的建议

1、建立专业的技术支持团队。内控管理在ERP系统下保持正常运行，需要建立专业化的人才保障伍，这些人才需要懂相关的业务、ERP系统和内控管理。针对不同的内控要求，对相关业务人员进行业务和内控培训，强化其专业能力和管理意思，落实内控责任，明确权责。

2、细化管理制度。ERP系统在内控管理要求正常运行，必须建立符合内控管理要求的制度，从岗位职责、操作规范、运行考核等方面对ERP运行管理制度进行细化，使相关制度层层遵照执行、逐级管理，并使ERP系统运行、报告的考核处理流程一致、规范，保证ERP系统运行符合要求。

3、强化线上控制。根据内控管理的要求，在ERP系统中将内控的全部控制节点固化，通过对内控的线上进行控制，对系统用户的业务处理进一步规范，使ERP系统和内控操作处理更标准化和规范化，减少系统用户的随意性处理。

ERP系统的建设需要持续一个较长的时间，内控管理体制也在不断的修改和完善，为此企业要不断的进行ERP系统运行下内控效果的测试，将有助于完善内控，也有助于管理者对内控效果做出清晰的评判。（作者单位：新疆雪峰科技（集团）股份有限公司）

参考文献：

[1] 冼进、孙忠华.基于ERP的财务与控制系统的设计与实现.[J].计算机与现代化.2011（6）

[2] 夏勇.ERP环境下内部控制系统建立与实施要点分析[J].中国管理信息化.2010.14

[3] 潘晓波.浅谈ERP环境下的企业内部控制.[J].现代经济.2011.05