中职学校管理学籍档案的有效管理探究

【摘 要】本文在对现阶段中职学校学籍档案管理的主客观缺失简析的基础上，探究现代中职学校学籍管理的创新思路，并提出了一些关于中职学校学籍档案管理科学有效的微观对策。

【关键词】中职学校 学籍档案 归档整理 管理

前言

正如众所周知，现代中职学校的学籍档案蕴藏着丰富的教育管理信息源。为此，现代中职学校的学籍档案工作也不失为学校综合工作中的一个重要或基础的组成部分；学籍档案工作的好坏，不仅是衡量中职学校教育教学管理水平的一个十分重要的标志，而且也是评价中职学校全面建设的重要综合指标。

一、现代中职学校学籍档案管理的主客观缺失探源

现代中职学校在综合管理工作中残存的学籍档案管理问题，突出地表现在其主观与客观方面因素的严重缺失：重视欠力度、管理欠规范，专业人才缺少、先进设备缺乏。

（一）中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂，其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学（包括教学计划、课务、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等）等档案管理也多种多样；同时，少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较，认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒，“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此，中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。

（二）中职学校的学籍归档程序欠明确欠适当，档案信息的存储有欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”，对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确；较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限，档案数据储存分散，未进行备份，防病毒措施较差，易于丢失。

（三）中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时，信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长，学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩存放而导致其积压堆积众多；同时，新近学生的学籍，应做齐料的却没有及时补足，或任意增删改弃而致档案或遗失或信息不全或索引困难，这都势必会影响日后档案的开发利用。

（四）中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏，档案管理设备落后。一方面，中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才源培训和使用的方式依然陈旧，抑制着学籍档案的正常管理；另一方面，随着时间的推移与学生学籍档案不断地增加，原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。

二、现代中职学校学籍档案管理的思路创新探析

现代中职学校学籍档案管理工作的深入开展，需要努力通过自身管理方面的革新与大力通过管理设备的技术改造来实现。

（一）大力加强学籍管理人才建设。现代中职学校要树立“人才强国”的战略思想，努力培养忠诚学校档案管理工作、懂得学籍档案管理的人才队伍；努力营造适宜专业人才张扬个性、勇于创新的良好工作氛围；加强学籍档案管理者的信息化继续教育，以使之在档案管理实践中不断成长。

（二）务实创新学籍档案管理理念。创新是社会进步的源泉，也是中职学校档案管理工作进步的源泉。学校领导理应树立整体观念，正确处理学校全盘工作和学籍管理工作的辩证关系，重视和提高学籍档案管理工作的地位，进一步尊重学籍档案管理工作者的劳动价值；确实打破“重藏轻用、被动服务”的陈旧观念，努力实现学籍档案管理工作的“四化”目标，即现代知识化、先进科技化、优新信息化和综合社会化。

（三）努力创新管理内容与方式。中职学籍档案管理虽是以收藏与管理学籍档案为主，但应根据学校与学生需求，适时动态调整工作内容；必须有目的、有计划、有重点地收集整理学籍档案，以使学籍管理工作呈现“三化”：管理规范化、专业系统化、存储有序化，以便能及时准确、务实高效地为学校领导与师生提供便捷优质服务。从现代学籍档案管理的评价标准考察，学籍档案管理的水平高低主要取决于学籍档案工作者对学籍信息源的开发利用程度和为学校教职工服务的效果。

（四）努力改造学籍档案管理设备。现阶段的中职学校要适当加大投力度，购买先进的学籍档案管理设备以及配套管理软件，尽快实现学籍档案管理工作的信息化、科技化；要及时修补软件安全漏洞，实行实时自动升级，设置访问权限。

三、现代中职学校学籍档案管理的微观对策

（一）进一步建章构制，完善管理体系。为了充分发挥学籍档案的积极作用，确保学校的全面健康发展，现代中职学校要进一步加强学籍档案工作的制度建设，具体制定学籍信息登记制度、学籍归类存放制度、学籍档案借阅制度等；努力构建科学的学籍档案管理体系，明确学籍档案的搜集、整理、归档、汇总、借阅等各环节的工作分工，形成档案管理网络；规范学籍档案制作和控制程序，严格各环节的管理权限，对学籍档案中的各类修改信息应予备注，不可任意删除。

（二）规范学籍档案收集，明确归档整理程序。现行的学籍档案包括纸质档案与电子档案。务必要求学生及时、完整、准确地填写纸质档案，并按时间顺序分年分班整理归类入柜；同时要认真填写学籍电子档案，遇有休学、退学、转学等异动情况及成绩、奖惩情况，应及时在纸质和电子档案中填写注明。要通过电脑刻录光盘备份，或采用电脑备份或移动硬盘备份。

（三）严格履行查阅外借手续。查阅、外借或复印学籍档案料须经学校有关领导审批，并要做好签名登记，注明查阅的内容、目的与起止时间；归还档案时应认真检查是否完整。

（四）健全学籍档案检查制度。中职学校务必建立相应的学籍档案核查制度，定期或不定期地进行检查督促。

【参考文献】

［1］蔡杜娟. “浅析中职学校档案管理的现状及对策”. 中国科技博览，2011（35）.

［2］肖箐. “中职学校的学籍档案管理及其综合利用”. 中国校外教育，2010（11）.