ERP系统中智能会计凭证生成方案实证研究

[摘要] 已经拥有财务软件与ERP系统的企业，经常存在二者系统孤立、数据“二次录入”等问题，不利于企业的精细化管理。通过精细化管理对智能会计凭证生成必要性的分析，按照会计凭证记账原理提出一套通过凭证模板智能生成会计凭证的实现方案。

[关键词] ERP 会计凭证生成

一、智能会计凭证生成的意义

1.降低二次录入工作量，提高工作效率。对于已经拥有ERP系统的企业而言，大量的基础数据已经在库存管理、销售管理、采购管理、应收应付款管理等模块中先行录入了。如果能够利用某种功能，直接将ERP前端采集的数据，按照既定的凭证模板格式，智能地生成会计凭证。这样，占据会计工作人员大量工作时间的日常事务的凭证制作将可以简化成一个按钮的点击，极大地提高了工作效率。

2.有利于增强管理的实时性。ERP系统中通常采用制造成本法，由于计算机的使用，使实时核算、汇报生产成本成为可能。传统财务管理工作中，通常采用完全成本法核算，在进行成本核算和汇报时，由于类似于管理费用、制造费用等完全成本体系的数据无法动态实时地分摊到各个产成品中，不利于实时成本的准确获取，传统的方式只有在分期核算才可能对变化的成本状况进行适时的核算和汇报。

3.有利于提高数据的准确性。在使用财务软件制作凭证时，仍然存在录入错误的情况。如果采用智能会计凭证生成方案，由于原始数据采集于生产一线，单笔金额小、数据采用计算机自动汇总，因而准确性更高，更便于实施精细化管理，可以从生成的会计凭证追溯到ERP中采集的每笔明细的原始数据。

4.为未来商务智能与精细化财务分析提供依据。通常的财务分析工作能够细化数据的发生，完成基本的数据分析。而未来商务智能模块则能够回答更加细化、行之有效的决策提议。在未来商务智能模块的顺利施行，需要精细化的原始数据，而这些基础工作均可以由智能会计凭证生成方案来完成。

二、智能会计凭证生成实现方案

智能会计凭证的“智能”主要是依据事先定义好的模板。一方面，作为一个能够自动生成会计凭证的模块，应该定义相关的凭证模板(凭证格式及相关规则）;另一方面，ERP系统需要提供单据类型与其他模块生成的单据;再配合用户定义的凭证模板与单据类型的对应关系，智能会计凭证生成模块就可以根据凭证模板生成相关的会计凭证。

1.凭证模板定义。按照复式记账法的会计学原理,会计凭证必须至少存在于一笔借方分录和一笔贷方分录,有时可能会出现“一借多贷”或“一贷多借”的情况。因此,设计凭证模板时可以将之分解为“凭证模板定义”和“凭证模板明细表”,另外,设置凭证模板时还需要先行设置会计科目，以便于设置明细表时参照录入。

2.实现算法

（1)假设按当前会计期间约束后，查出有如下未生成目标会计凭证的“机件入库单”(见表1)。

（2）查询该单据的单据类型为:中药采购入库单，单据类型号为0107。

（3)查询“单据类型凭证模板对应表”（见表2）。

其中“单据类型号”为0107的单据类型对应的“凭证模板编号”为003。

（4)查询“凭证模板编号”为003的“凭证模板明细”(见表3）。

(5)那么，生成的会计凭证计算过程应为:

科目12305:当前单据金额合计÷1.17＝33000/1.17＝28205

科目2210101:当前单据金额合计－该记录前模板借方金额合计＝33000－28205＝4795

科目10201:该记录前模板借方金额合计＝28205＋4795＝33000

最终生成的会计凭证如下（见表4）：

三、结论

经验证，依据ERP系统产生的单据自动生成会计凭证的方法，是可行和高效的。在实际执行中，效果较好,能够很好的解决商品化通用财务软件与ERP系统“两套账”的问题。同时,该方案能够将系统总体拥有成本降至最低,不需要对原有系统做大的改动。不仅方便财务人员的工作,也为精细化管理企业提供了一种思路。

参考文献:

[1]王江涛:ERP中通用成本管理的实现机制[J].商场现代化，2006，(1)上旬刊

[2]吴胜 苏琴:自动生成会计凭证的研究[J].计算机应用,2003，(S2)

[3]郭益和:计算机自动生成转账凭证的方法与实现[J].中国会计电算化,2001，(5）

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。