基于ERP的财务管理需求分析与研究

[摘要]文章通过对财务管理的需求分析，概述了财务管理的功能，明确了财务管理分系统与其他分系统之间存在的信息联系，从而实现最大透明和快速的信息传递，达到财务管理与后台业务信息的高度共享。实现提高企业财务管理水平的目的。

[关键词]财务管理；信息；需求分析

企业实施erp系统(Enterprise Resource Plannlng)的实质就日常业务处理而言。是将财务部门与业务部门成为相互间的信息系统的供求方，是运用信息技术将企业内的资金流、物流和信息流集成，实现企业内部的生产、库存、经营、供销等业务与财务的互动管理，把实物形态的物资流动直接转换为价值形态的资金流动，保证业务和财务信息的交互协同，使其协调动作，从而实现整个系统工作绩效最优。

一、财务管理需求分析

企业财务的基本职能是反映与监督公司的财务状况和经营成果，包括各项成本费用支出和收入，为财务信息的内外部使用者提供真实、全面、适用的财务信息，指导企业改善管理、增收节支，提高经济效益。财务管理存在如下管理需求：

第一，实现业务(采购、生产、库存、销售等)与财务集成，避免人工登账的麻烦与失误，确保财务信息能及时反映业务情况。避免数据的重复输入和重复存储，提高数据的准确性和一致性，实现物流、资金流、信息流的统一。

第二，加强对应收账款的管理，有效地控制赊销情况，防止人为坏账的产生，准确掌握客户欠款情况，定期进行账龄分析，对各项应收账款及时对账和催款。

第三，采购的物料要及时地进行验收、入库和记录，通过财务与库存的集成，及时、准确地了解企业库存状况，并采取科学的控制手段降低库存，减少库存资金的占用。

第四，建立客户和供应商的信息档案，详细记录主要客户的回款情况、资信状况。记录供应商的生产运营情况、供应的产品信息及与各个供应商的历史交易情况。

第五，通过建立固定资产和在建工程的信息档案，对企业固定资产和在建工程的状态和分布情况能够实时掌握和跟踪分析，加强对其利用和控制。

第六，成本核算需要采用标准成本制度，定期比较实际成本与标准成本的差异，并进行成本差异分析，为企业全面降低成本提供依据。

第七，提高财务分析和预测能力。以公司的财务报表为主要依据，对公司的财务状况经营成果进行分析和预测，为企业管理者提供准确、及时的信息。

二、财务管理分系统功能描述

财务管理分系统负责企业的资金运行情况和财务状况进行反映和监督。收集、存储、传递、加工、分析各种会计数据，输出会计信息。并对资金的运用和周转进行预测、计划、控制、分析和决策，以充分发挥资金的最大使用效益。将会计信息传递给有关部门，为各有关部门的计划、决策活动提供数据支持。为企业管理者的经营、管理活动提供有效的帮助。

财务管理分系统在功能上划分为总账管理子系统、应收账款管理子系统、应付账款管理子系统、固定资产管理子系统、现金管理子系统、成本管理子系统、财务分析子系统等七个子系统。

(一)总账管理子系统

总账管理子系统是财务管理分系统的核心部分，通过开放的数据接口、标准化的业务流程使之与应收账款、应付账款、固定资产管理、现金管理、成本管理、财务分析等子系统以及涉及资金运行的业务子系统相集成，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，避免了人工登账的麻烦与失误。该子系统在功能上可进一步划分为基础数据管理、凭证事务处理、期末处理、账簿管理等四个模块。

1.基础数据管理

该模块主要进行账务初始化工作，包括定义会计科目结构、会计期间、选择记账本位币、外币种类、汇率、输入期初余额等账务初始设置信息；定义财务集成的会计科目、业务来源、凭证类型等财务集成参数。财务集成是指在采购、销售等业务的处理过程中，系统自动采集业务数据、自动生成记账凭证。

2.凭证事务处理

会计凭证是会计核算的基础，是审核经济业务的依据。凭证事务处理主要用于日常会计处理，包括会计凭证的录入、查询、审核、删改、打印及会计凭证的过账。与财务分系统集成的业务所产生的会计凭证是在处理事务的同时自动生成的，除此以外的会计凭证在本模块录入。

3.期末处理

企业为了总结一个会计期间的资金运行情况，考核经营成果，必须定期进行结账工作。该模块的功能就是进行会计的月末和年末处理，包括自动结转损益、结账等。

4.账簿管理

账簿为经济管理提供全面、连续、系统的经济信息。账簿管理模块采集系统内会计凭证的数据。自动生成凭证汇总表、总分类账和明细分类账。

(二)应收账款管理子系统

通过销售发票、收款单等单据的管理，对企业的应收账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的应收账款余额资料；提供各种分析报表，如账龄分析表，坏账分析等i控制信用额度，及时进行到期账款的催收。以防止发生坏账。该子系统与总账、销售业务等子系统实现信息共享，自动引入发票，自动生成会计凭证，从功能上划分为客户信息管理、发票事务处理、收款事务处理、催款管理等四个模块。

1.客户信息管理

客户信息的完整、准确是公司销售渠道稳定的保证，是防止坏账发生、提高应收账款周转率的前提。该模块的功能包括客户信息的输入、修改、取消、查询；提供客户报表(查看客户信息)、客户付款历史报表(查看客户付款历史记录)、客户销售合同完成情况进度表等。客户信息包括客户名称、编号、类型、纳税登记号、地点、联系人、信用额度等。该模块的客户信息与销售子系统是共享的。

2.发票事务处理

销售发票是确认收入的依据，是公司的收款对象。该模块负责销售发票的管理，包括销售发票的录入(可以从税控系统、销售子系统引入或手工录入)、更正、复制等业务，自动生成记账凭证，自动计算税金和折扣。此处还可按销售分部或品种查询已发出商品的待开票情况。

3.收款事务处理

该模块的功能是进行收款业务的财务处理，包括录入收款(收款对象、收款方式、金额)，选择发票核销。

4.催款管理

催款是提高应收账款周转率、减少坏账损失的有效措施，是应收款管理的重要环节。该模块的功能包括查询客户账户信息；自动进行信用限额控制；生成特定对象的对账单；在系统提供的过期发票或发票行范围内选择催款的对象，根据账龄、金额，用不同严重等级来生成催款函，向客户发送；自动生成不同种类的账龄分析表，欠款分析表、坏账分析表、回款分析表等。

(三)应付账款管理子系统

应付账款管理子系统负责处理由公司采购等业务引起的应付账款处理。通过发票、付款单等单据的管理。对公司的应付账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的应付账款余额资料，提供各种分析报表，有利于公司合理地进行资金的调配，以保证良好的信誉。该子系统与采购管理、总账管理、固定资产

管理、现金管理等子系统结合运用，提供完整的业务处理和财务管理信息。从功能上可进一步分为供应商信息管理、发票事务处理、付款事务处理等三个模块。

1.供应商信息管理

供应商信息的完整、准确是企业供货渠道稳定的保证。该模块功能包括供应商信息的输入、修改、取消、查询，并可以提供供应商报表(查看供应商信息)、供应商付款历史报表(查看企业付款历史记录)等。供应商信息包括供应商名称、编号、类型、纳税登记号、地点、联系人等。该模块的供应商信息与采购子系统是共享的。

2.发票事务处理

采购发票是应付账款产生的依据，是公司的付款对象。该模块负责采购发票的管理，包括发票类型的定义、录入已收到的发票(可以从税控系统引入或手工录入)、批准发票、根据已批准的发票生成记账凭证、发票的调整、查询等功能；实现按供应商显示发票，查询每一供应商的全部采购发票；对未付款的发票进行账龄分析。并按照账龄列出应付款的余额，输出账龄分析表。

3.付款管理

该模块进行付款业务的财务处理，功能包括录入付款I付款对象、付款方式、付款金额等)；查询对特定供应商公司的应付账款余额，并生成对特定供应商的对账单；选择发票或发票行进行部分或全额支付；自动生成相应的会计凭证。

(四)固定资产管理子系统

固定资产管理子系统主要处理与固定资产有关的业务活动。实现日常管理功能。对固定资产按照部门及存放地点进行跟踪，建立固定资产使用记录，管理其使用状态，加强对固定资产的控制和利用；自动生成固定资产业务处理对应的会计凭证。通过标准接口进入总账系统。该子系统在功能上可进一步划分为基础数据管理、资产事务处理、在建工程管理等三个模块。

1.基础数据管理

用于建立固定资产管理子系统的基础数据，包括定义固定资产的类别、折旧方法、使用状态等数据。维护固定资产信息，包括信息的输入、修改、查询。产生固定资产清单、固定资产使用情况分析表等报表，以准确反映公司固定资产的实际情况。固定资产的信息包括编号、名称、使用部门或存放地点、原值、使用年限、启用日期、使用状态发生的变化、重估、计提折旧的变化、使用的折旧方法等。

2.资产事务处理

该模块功能是对固定资产事务的财务处理，包括新增(原始录入、购入、租入)、报废、出售、内部转移、重估、盘盈、盘亏、大修、运行折旧等。有关固定资产的各种业务所产生的会计凭证。系统自动生成。

3.在建工程管理

该模块功能包括在建工程信息的输入、修改、取消、查询及在建工程建设期和完工时的会计处理。将建设过程中消耗的材料、人工、动力能源、工程设备折旧、利息，按项目归集成本。在工程竣工验收后，根据工程决算表。得出工程总造价，将在建工程转成固定资产，总造价作为固定资产的原值。建设期间和完工报交时发生的业务所产生的会计凭证，系统自动生成。在建工程信息包括在建工程名称、编号、建设期、预计完工时间、工程累计造价等。

(五)现金管理子系统

现金管理子系统负责对现金、银行存款、票据的各种业务的管理，包括现金对账、银行对账、现金流预测。并提供各种报表的查询和打印，有效管理和控制公司的现金循环。该子系统在功能上可进一步划分为现金对账管理、银行对账管理、票据管理、现金流预测等四个模块。

1.现金对账管理

该模块从总账管理子系统采集整理相关数据生成现金日记账，并以此为依据，核对现金日记账账面余额与实际库存数额，编制现金盘点单，按规定及时完成盘盈盘亏处理业务，自动生成会计凭证。

2.银行对账管理

银行对账的目的是处理由于“未达账项”的原因造成的银行对账单上的存款余额与公司银行存款日记账上的余额不一致的实际情况。该模块从总账管理子系统采集整理相关数据生成银行存款日记账，并录入银行对账单，逐项进行核对，自动生成银行未迭账、公司未达账账单和银行存款余额调节表。

3.票据管理

该模块的功能是负责对所有的收付款票据进行管理和查询，包括支票、本票、汇票等各种票据以及汇兑、托收承付、委托收款等结算凭证。

4.现金流预测

现金流预测反映某几个会计期内已经或准备流入、流出的情况，从而指导现金计划。增加资金流动性，为公司进行财务和投资决策提供帮助。现金管理与总账、应收、应付、采购、销售等子系统的集成。是现金预测的数据来源。

(六)成本管理子系统

成本是一项综合经济指标，企业经营管理中各方面工作业绩都可以直接或间接地在成本中反映，成本控制是企业的一项重要的工作任务。该子系统对标准成本、实际成本数据进行比较分析、对公司的标准成本的执行和控制状况进行评价和剖析。该子系统从功能上可以进一步划分为标准成本管理、实际成本管理、成本差异分析等三个模块。

1.标准成本管理

该模块功能包括成本的初始化设置(基础资料设置、系统参数设置、提供成本业务处理所需的各种要素等工作)、标准成本的建立、更新和查询。根据历史同期数据、按主要成本项目编制标准成本。

2.实际成本管理

该模块定义了实际成本的成本计算方法，通过与总账、应收、应付以及其他业务模块的集成，使该模块能收集到实际成本数据，运行实际成本计算方法计算实际成本。并可按主要成本项目进行查询。

3.成本差异分析

成本差异分析是实际成本脱离标准成本的信号，反映成本控制的状况。该模块可计算出标准成本与实际成本的差异，并反映具体产生差异的成本项目。通过分析其发生差异的具体原因，为成本控制、业绩考核、标准成本的修改提供依据。

三、财务管理分系统与其他分系统之间的信息关系

财务管理分系统与其它分系统之间的主要信息关系如图1所示。

四、财务管理分系统目标

第一，通过定义与事务处理相关的会计科目和核算方式，使系统在处理事务的同时自动生成记账凭证，避免人工登账的麻烦与失误，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，确保财务信息及时准确地反映业务情况。

第二，进一步完善对应收账款的管理，建立合理的赊销管理制度及信用额度等级划分，定期对应收账款进行账龄分析，对各项应收账款及时催款和对账，对长期的呆账、坏账及时进行处理，提高应收账款周转率和企业资金的流动性。

第三，在实现了业务与财务完全集成的基础上，使库存信息能实时地更新并传递到财务系统，保证财务系统库存数据的准确性，在保证生产正常进行的前提下，合理降低库存。减少其资金占用。

第四，建立客户和供应商完整的信息文档，管理主要客户的资信情况及回款情况，及时更新客户和供应商的变化信息，以确保企业生产和销售的稳定。

第五，在实现了业务与财务全面集成的基础上，系统自动结转产品的各项成本、费用，并生成相应的会计凭证，避免了人工操作带来的不利因素。

第六，提供财务分析手段，及时产生各种财务分析报告，以全面透彻地反映企业财务状况和经营成果；提供财务预测功能，综合各种影响因素，对企业的资产利用和资金需求作出预测和估计。

[参考文献]

[1]丹尼尔・奥利瑞萨姆纳.ERP实施指南[M].高天游，等译人民邮电出版社，2003(第一版)

[2]罗伯特・斯库塞斯，玛丽・萨姆纳.管理信息系统[M].李一军，等译，东北财经大学出版社和McGraw-Hill出版公司，2000(第一版).