加强医院档案信息化管理 努力为医院全面建设服务

摘 要： 医院档案信息作为医院的重要资源，档案信息化管理对实现领导决策科学化和医院现代化建设至关重要。笔者就如何提高和加强医院的档案信息化管理工作做简要论述。

关键词： 信息化建设； 管理； 应用

中图分类号： R197.3 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）06-0014-01

医院档案是档案事业的重要组成部分，加强医院档案信息化资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设尤为重要。在当前迅猛发展的信息社会下，医院档案信息化和医院档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然要求。

一、医院档案信息管理的特征

医院档案信息管理是实现医院管理目标的重要手段。明确医院档案信息的特点，有助于医院管理者更加自觉、主动地做好医院信息管理工作。

（一）医院档案信息管理具有资源管理的特征。现代社会中，信息已成为无形的财富和重要资源。医院档案信息作为医院的重要资源，日益受到医院管理者的重视。作为医院档案信息管理系统中的管理者和被管理者都是具有一定体质、智力、知识和技能的人力资源。小生产状态下的医院管理是完全依靠医院管理者的反映、认识和记忆能力。但现代医院管理规模之庞大、内容之复杂、反应速度之快捷都大大超出了医院管理者自然能力所能驾驭的范围。建立并依靠医院档案信息系统开展医院档案信息管理，就成为弥补人力资源不足的重要手段。随着网络技术的发展、普及及应用，医院管理系统中的各部门实现了档案信息资源共享。所有医院管理者都努力地去准确获取信息和及时利用信息，把医院管理成功寄托在对信息的占有和使用上，正是看到了医院档案信息的资源价值所在。信息作为一种战略资源正经历着由信息事务性管理向信息资源性管理的转变。所以，医院档案信息管理也必然具有了资源管理的特征。

（二）医院档案信息管理具有质量管理的特征。医院档案信息普遍地存在于医院工作活动之中，并随时都在大量产生着新的信息。医院档案信息原本是沟通管理系统间各个环节和层次的桥梁和纽带，它的价值和意义就是体现在有效的沟通中。但医院的档案信息质量并不是自生自灭的自然流淌。所以，医院档案信息管理必然依赖于对信息的管理。对众多的医院信息给予去粗取精、去伪存真、合并归类的处理，才能成为医院管理所需要的高质量的医院信息，才能保证医院管理的决策正确。反之，也就不能保证医院管理的正常运行。所以医院档案信息管理具有质量管理的特征。

（三）医院档案信息管理具有自成体系的理论和技术的特征。随着档案信息管理作用的增强和技术的成熟，其独立的理论和技术系统性正逐渐形成。医院档案信息管理系统组建涉及到临床医学、医院管理学、卫生经济学、医学工程等方面的学科知识，形成独立的管理系统。而从事医院档案信息管理的人必须具有医学、计算机、管理学、统计学等相应的知识和技能，才能胜任此项工作。由此，医院档案信息就具有了自己的理论和技术特征。

二、医院档案信息的收集与管理方法

在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门收什么，收来的文件用处不大等问题十分突出。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与业务部门的沟通和联系，并指导有关人员做好文件的归档工作。

（一）严格按照本单位归档制度的有关规定惊醒接受。档案部门和业务部门要按照规定对应归档文件惊醒认真清点，在核实后无误后办理交接手续。

（二）建立相关制度，加强对零散文件的收集。一是将文件材料的形成纳入有关部门的岗位职责，确保文件完整地移交档案部门。二是对外出人员和开会人员，应按规定将带回的文件向档案部门移交。

三、医院档案信息的应用

档案部门对收集的档案需要进一步的基本的分类、排列和编目，它是文件档案工作的一个重要环节。只有把这一环节做好，才能发挥医院医院档案信息的应有用。

（一）全面完整地运行系统

医院档案信息化管理的内容相当丰富。对于系统中的各模块要有步骤、有计划地全面启动并全面理顺工作流程。特别要尽快转变到新的网络上来，这样才能优化工作流程，切实做到方便病人、方便临床的应用要求。

（二）合理利用档案信息资源

1. 为医院管理决策提供依据。决策是医院管理的基本职能，科学的决策必须以全面反映客观事物的信息资料为依据。因此，了解情况掌握信息是对医院决策者的起码要求，是正确决策的基本前提。医院管理者只有充分掌握各种必要的医院内部和外部的有关信息，才能使自己的思想符合实际并作出正确决策。对于医院管理者来说，所有复杂的信息不可能依赖人脑的记忆，而必须是要通过医院档案信息管理系统和其他渠道来提供。有了高质量的医院信息，才有助于医院管理者的科学决策。因此，医院档案信息管理时时刻刻都在为医院的正确决策提供着依据。

2. 充分利用医院信息平台。医院管理就是按照一定目标通过信息对医院系统进行组织、指挥、协调和控制。完整意义上的医院档案管理系统应当是一个相对封闭的信息回路结构，这个回路结构专门用于把各执行机构和部门的执行结果反馈给控制中枢（医院管理指挥决策中心）。网络是档案信息系统的基础数据传输平台。对于医院来说，通过网络可以提高办事效率，缩短时间等，并提高数据的准确性，减少管理漏洞。在实际控制中正是根据反复不断信息输入、输出和对多回路的源源不断的反馈，才使医院的管理活动得到及时调整。因此，做好医院档案信息管理就成为医院管理中的又一个控制手段。

3. 医院档案信息管理是实现医院管理协调的纽带和桥梁。医院档案管理系统有着自己的组织机构。组织要保持自身的稳定性和发挥最佳的组织功能，必然离不开档案信息。医院信息使医院档案管理系统中的各个层次、各个环节的活动协调于医院系统的整体之中，从而使医院组织功能得到充分地发挥。医院档案信息管理的沟通上下、联系左右的重要作用，把医院各部门联系起来，在医院管理核心领导下朝着共同目标统一行动。因此，医院档案信息是协调各部门行动、沟通联络医院各工作环节和管理层次的纽带和桥梁。

只有全面加强医院信息化建设，立足当前，着眼长远，牢固树立医院档案信息化可持续发展意识，才能使医院信息化建设步入良性循环轨道。为医院全面建设服务，为社会服务。