高校科研项目经费管理问题探讨

当前形势下，随着国家对科技投入的增大，我国科技工作稳步发展，科研实力逐步增强。与此同时，各高校的科技工作也出现了迅猛发展的势头，争取到的科研经费也与日俱增。高校的科研经费，根据来源不同，主要分为纵向和横向科研经费。纵向科研经费是指国家、地方政府部门下达的财政性支出和由国家及社会团体设立的基金资助研究项目（非营利性）经费。横向科研项目经费是指企事业单位委托的非财政性支出的研究项目经费。

近年来，由于各方面的原因，高校科研经费管理工作尚未跟上发展的需要，致使科研经费管理乱象横生。为此，教育部、科技部、财政部相继出台相关监管措施与办法，规范科研经费的管理与使用。本文主要针对目前高校科研经费管理情况作初步探讨，以期实现高校科研工作可持续发展。

一、高校科研项目经费管理存在的问题

（一）组织管理淡化，法人观念淡薄，科研经费管理问题严重

目前，基本上是高校项目负责人凭借其专业所长与科研能力，各个出击，单枪匹马出战，去申请各类科研项目。项目负责人千辛万苦申请回项目，除税收和上交一定数额的管理费外，其余经费均由项目负责人自行支配。作为学校和院系只是形式上参与其中，并无实质上的控制和管理。项目负责人认为，项目经费是我争取来的，作为学校与院系无权干涉。基于此，项目负责人在开支项目经费时，往往缺乏规范性，致使乱支乱用科研经费的现象比比皆是。尤其是横向科研经费，其中大量列支与项目无关的费用或者某类经费的使用，如有些项目的招待费在整个项目开支中占了大部分，甚至许多家庭开支也列支其中。这不仅造成项目经费管理的不规范，滋长项目经费使用人以公济私的思想，而且严重影响了科研经费的使用效益，在社会上造成了恶劣的影响，形成了一股不良的科研工作风气。

（二）科研管理各自为政，院校上下难以形成合力 当前科研管理模式，是科研项目挂靠相关的院系，由院系科研秘书负责相应的管理工作。在学校一级，科研项目由科技处统一负责管理，科研经费则由校财务处进行相关账务处理。从院系来看，科研秘书有些是兼职，只负责项目申报等事务管理，起不到真正的指导协调作用。科技处则主要负责项目的申报、结题、成果等方面的管理工作，对项目经费使用则无从管理。财务处由于未参与项目的申报、立项等工作，对于项目实施的过程、管理重点并不清楚，只能根据一般的规章制度与项目的预算进行定性的规范和管理。这往往造成科研经费管理死板、僵化，不能适应科研工作的纷繁复杂与实际需要，只能审核票据的表面合法性，对项目经费的实际控制有名无实，往往容易与项目负责人形成矛盾与摩擦，一定程度上加剧了管理的难度。

（三）预算管理脱离实际，预算调整趋于随意，无法实现经费的合理控制 在项目申报之初，大多数项目负责人对项目实际开支并没有一个较清晰的概念，除非是已做过相似项目。但为了能获得项目立项，项目负责人一般会根据已有的经验，参考相关的资料，做出一份也许并不切实际的预算。等项目申请批复下来，实际工作中又会出现很多变化：如要添置某种设备，要额外增加劳务支出，要改变工作地点、工作条件等。这些往往不在事先的预算范围之内，造成实际开支与预算脱节。对于预算调整，有些在可操作范围之内，有些则缺乏可操作性，这就形成了经费使用与预算的差距。另一方面，项目可能会出于制度管理的需要限制一定的合理预算调整，也会出于对科研项目的保护，对各类预算调整大开绿灯，这些都给科研项目的合理开支造成一定的失真。而财务人员由于缺乏对项目的了解，并不清楚实际的项目开支真正需要什么、不需要什么，在审批预算调整时往往缺乏导向原则。

（四）科研项目经费开支趋于集中化与季节性，缺乏实时监控与跟踪反馈 一般经费开支随着项目的执行程度，就会及时在财务形成相应的支出。但实际情况比较复杂。有时候经费尚未到位，工程业已开工，经费需要垫支；更多的时候，项目都几近结题，经费才到账，项目负责人只有突击开支、报账，致使险象环生。有时，项目经费如期而至，工程开工在即，但是，而高校科研人员往往身兼数职，需要教学、科研兼顾，谁都不能偏废。项目往往只能等待或者先派一部分人参加，还有一些人同时奔赴教学与科研的第一线，穿梭于教室与项目工作地之间，疲于奔命。那么，大多数时候报账工作就会集中在暑期后或年底前。一些老师出于便利的考虑，也会安排在年底一次性报账。这些安排直接导致了项目开支的集中化与季节性，致使账务反映严重趋于不合理与不规范。由于时间的集中性，又造成了财务报账的拥堵，给财务管理与项目经费使用双方均造成困扰。由于双方的不互通，项目负责人不了解经费使用进度，或忙得忘记了经费的报账工作，造成了许多项目结题时帐务开支还留有很大的空白。

（五）重视技术验收，忽视财务验收，项目财务决算流于形式，结题不结项现象严重 在项目决算工作中，项目负责人一般比较重视项目技术验收。技术验收不过关，项目便达不到要求，无法交差。一旦项目技术验收过关，对于财务验收，则往往只是走个形式，这就造成了项目负责人对项目经费使用管理的淡漠，更多时候造成项目经费使用的随意性与不合规。在项目决算过程中，项目负责人往往会要求财务提供不真实的报表，以应付检查。这些都是项目决算管理不规范所致。

（六）项目经费成本核算缺位或非专业化趋势明显，缺乏项目绩效管理 一般来说，科研项目经费划拨到学校，除扣取一定的管理费以外，剩下的项目经费则划转到项目经费卡上，由项目负责人全额支配。这种管理费的扣划对全校所有的项目，除区分横向、纵向经费以外，均采用一个标准，即不管什么项目，都提取一样的费用。而在实际的科研项目执行过程中，每个项目耗费的水电、对房屋设备的使用、无形资产的使用都是不一样的。即有些项目可能对学校公共资源消耗较少，但却过高的提取了管理费。而有些项目耗费的公共资源较多，但却简单地做了平均化的处理。这样不仅对不同的科研项目管理上存在不公平，对学校公共资源的消耗的回收上也会存在出入。通常，目前学校计提的管理费大多不足以弥补学校在这方面的支出。这对学校资源也是一种间接的掠夺，使本就不多的学校经费更加捉襟见肘。另一方面，学校并未对每个科研项目进行成本核算，具体分析项目的真正耗费与实际收入，缺乏相应的绩效管理。学校只考察项目负责人争取回多少的项目经费，而项目究竟带来多少效益则不得而知。

（七）宣传贯彻规章制度力度不够，与经费开支相关的人员素质良莠不齐 多年来，出于提升科研实力、保护科技工作者积极性的考虑，往往形成了对科研经费的松散化管理。给科研工作者提供宽松的环境，这是应该也是必须的。为使科研经费管理工作在正确的轨道上稳步运行，深入持久的宣传工作，必不可少。在许多项目结题时，项目负责人对项目开支的政策缺乏全面了解，经费类别难以区分。由于工作繁重，很多时候委托其他人前来办理报账手续。而前来办理报账的人员并不了解相关项目，有些只是临时客串角色，对需处理的事务并不清楚。受理报账的财务人员由于对项目并不了解，所以常常造成账务处理的偏差。同时，由于财务人员对政策的了解、理解不够全面，同样也会出现账务处理张冠李戴的现象。这些往往形成双方的误会与积怨，不利于科研经费管理的正常运作。

二、高校科研项目经费管理加强对策

（一）强化法人观念，深化项目组织管理，上下齐心共促科研经费稳步增长 鉴于目前科研项目组织管理相对薄弱的现状，建议高校应逐步强化“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制。学校作为科研项目管理的责任主体，应承担起相应的法人职责。在项目申报环节，学校应联合科技部门以及相关院系共同出面，促成各类项目成功申报，在必要的环节提供应有的帮助。在项目申报成功后，主动关注项目的开展与实施，提供应有的资助，如房屋、水电及各类设备的使用与共享。让项目负责人在各个环节都能做到没有顾虑，并能得到相关指导。只有从源头上真正担负起责任，并将相应的责任贯彻始终，项目负责人才会真正体会到学校及相关部门对项目的重视，才会主动接受各方的监管，切实做到规范使用项目经费，合理开支项目费用，并相应配合校方接受各类检查，维护学校的正面形象，服务学校及社会，促进社会风气的好转。这样，高校科研经费管理才能步入良性循环，高校科研经费才可能得到迅猛增长。

（二）加强科研项目经费的使用管理与指导，院校联手推进科研经费的规范管理 由于目前科研经费管理部门多，各自为政，难以协调，给科研人员造成很大困扰。为此，学校内部有必要统一协调，整合各方资源，更好地服务科研工作。高校可在内部成立科研管理工作指导小组，分别由科研、财务、院系等各方成员组成，指导小组下设常务办公室，由办公室牵头统一指导，协调各类科研业务。在项目申报、使用、结题的各个环节，小组内部互相通报、共同议事。科技部门负责项目组织管理，财务部门负责项目经费预、决算及经费使用的指导，院系负责项目申报、实施等各方面的协调工作。院系工作人员可由学院的科研秘书担当此职，发挥科研秘书的工作优势，并对他们开展必要的业务培训，以建设一支院系科研管理生力军，充分发挥承上启下的作用。科研管理工作指导小组定期开展活动，学习相关科研业务，通报近期科研项目进展情况，协调各方关系，指导科研人员正常开展科研业务，必要时请相关专家予以协助指导。在科研项目运转的过程中，对科研人员提供必要的指导与协助，促进科研工作的顺利开展与实施，推进科研经费的规范管理，切实提高科研项目的社会效益。

（三）明晰科研项目预算管理，规范预算调整，实现科研项目管理的合理调控 科研项目预算管理，对科研项目的使用起到决定性的指导作用。但是，在实际工作中，预算调整比比皆是。调整的原因很多，如申报之初项目负责人对项目的认识不足；项目负责人对项目的开支不合理，随意调剂。对于项目预算管理的先天不足，首先要对科研人员加强相关业务指导，要求科研人员多进行学习，深入了解项目的实际需要，多借鉴他人的成熟案例，做到尽量考量全面，合理进行预算；二是多对项目人员进行财务政策宣传，让他们认识到预算工作的严肃性，避免心存侥幸，先不做好合理控制，寄希望于预后调整。对于哪些可以进行预算调整的情况，也必须事先告知科研人员，以免预算调整无法实现时，影响项目的正常开展。从项目经费管理方面来说，科技与财务部门也必须加强学习，尽量深入了解科研项目的实际情况，对确实必须的调整予以政策范围内的积极支持，保证各个科研项目的合理需要。目前，预算管理环节是科研项目管理的相对薄弱环节，科技、财务以及项目管理人员必须切实行动起来，加强学习与合作，实现可研项目管理的合理调控。尤其是财务人员，必须切实担负起项目预算的指导职责。

（四）采取灵活多样的报账模式，合理开展经费核算，并适时做好项目经费使用跟踪反馈 财务报账工作确实是一件让人们都头疼的事情。报账中的种种不顺，造就了报账工作很让人不愉快的现状。对于报账拥堵问题，财务部门只能合理疏导。在报账淡季，财务主动出具书面催报通知，适时提请项目即将到期的科研人员及时到财务报账，并要求予以回复，列出明确报账安排时间表。对于其他科研人员则尽量提醒早日安排报账，以避开报账高峰。另外，学校应适当考虑科研人员的工作需要，在教学与科研工作之间合理调配，保障科研人员的合理需要。也可采取灵活多样的报账方式，适当缓解报账压力。如成立一个单独的报账应急小组，集中处理大账业务。也可将此项业务做预约处理，由科研人员将账务提前预约交至财务人员手中，财务人员再安排特定的时间来进行部分帐务处理。这样，不但减少了报账等待时间，还有效地缓解了报账工作的柜面压力。必要情况下，可在工作之外安排时间开展报账工作。有了时间与人员的保障，报账工作的顺利开展便顺理成章，账务处理的质量也会显著提高，科研项目经费使用的规范性也将得到保障。除此之外，开发相关的财务分析软件，对科研经费的使用进行实时监控与分析反馈，让大家对各个项目经费的实时使用情况有一个全面的了解与掌握，也将有助于项目经费的及时、合理开支使用，大大提高科研项目经费核算工作质量。

（五）规范科研项目决算管理，重视科研项目结题工作，及时清理结余资金 科研项目的决算管理相对于预算管理，同样重要。如果决算不过关，就不能实现科研项目的顺利验收。项目负责人一般会全力以赴，以顺利实现项目的技术验收。一旦项目技术验收过关，对于财务验收则要求放松，多数情况下只是走个形式。由于对决算管理的不重视，再加上监管不力，导致了很多不合理合规使用项目经费的情况。为此，科技部、教育部、财政部已加强了这方面的监管力度，如通报不合规使用情况，追回项目结余资金等。在实际工作中，应该逐步规范科研项目决算管理，建立一套可操作行的流程，明确决算手续，公示决算名单及相关决算报表，以强化社会监督与管理，提高科研项目经费使用的规范性。作为财务部门，还应该开发相应的决算报表程序，以及时高效开展项目决算工作，减少双方账表核对工作量，有效防范虚假报表的产生。在实际工作中，还存在大量的结题不结项的情况。对于这些项目，应及时加以清理，严格要求项目负责人及时处理这部分资金，以缓解财务系统的账务堆积，使科研项目经费管理做到有始有终。

（六）加强科研项目成本核算与分析，将绩效管理贯彻到科研管理工作之中 对于科研项目开展成本核算与分析，目前只是处于探索与试验阶段。对于一个科研项目，真正的成本开支究竟是多少，不同的项目各不相同，其核算方式也各不一样，大多无法比较与相互借鉴。由于各个项目在使用公共资源时，所占用的公共资源无法单独计量，这也给成本核算造成一定的困扰。为此，应该革新核算计量手段与方式，合理评估各个项目的成本开支，尽量做到合理摊销项目管理费用。只有实现了项目管理费的合理摊销与计提，才能实现各个项目管理的公平有效，保护项目负责人科研工作的积极性。同时合理的成本核算与分析，有助于科研人员认清所申请项目的实际效益情况，以利于日后理性地申请项目。对于科研项目，除了进行必要的成本分析与核算，还应对项目进行必要的绩效管理，全面分析项目所带来的效益，并据此对项目工作人员给与适当的奖励，以鼓励科研人员多争取项目，并从项目中得到应有的回报。对于科研项目取得的成果，应积极扶植科研人员实现成果转化，以实现科研项目的社会效益，促进社会进步与发展。

（七）加强政策宣传与教育，全面提高科研经费管理相关人员的业务工作水平 科研经费管理工作，是一个不断更新、不断变化的工作，各项规章制度往往根据实际工作需要不断进行调整。尤其近年来，科研管理工作更趋规范化。为此，应不断加强学习，多组织业务工作人员进行宣传与讨论，将各项规章制度实时贯彻到各项工作之中。每一个新政策、新办法的出台，都要充分征求各方面人员的意见与建议，确保执行制度的可操作性，正确理解政策监控的目的所在，以实现合理监控。在报账工作中，还应要求科研人员确定相对稳定的报账人员。对与项目有关的报账人员，定期开展相关业务培训，以实现报账双方的相互理解、相互配合。对于临时报账人员，也应做好耐心的宣传解释工作，以实现双方的合作，促进账务处理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]杨煜红：《新形势下高校科研经费管理存在问题及对策研究》，《科技成果管理与研究》2009年第11期。