商业企业建立索证制度的必要性及策略

质量管理是任何商业企业经营管理永恒的主题。商业企业在日常的商品采购活动中，是否能严把质量关，与符合要求的供方建立业务关系，并采购进来质量合格的商品，将直接关系到消费者的切身利益，也将影响到正常的市场秩序的建立和维护。

当然，商业企业在采购环节把好质量关的方法很多，如到产品质量信誉好的企业进货，严格按照质量标准进行进货检验等，都是经过时间证明了的有效的提高进货质量的方法。此外，商业企业建立采购环节的索证制度，亦是提高采购质量的重要手段，但是这一手段目前还不能被很多商业企业所理解和掌握，这也在一定程度上影响了采购环节的质量管理水平。尤其目前我国很多企业正在积极贯彻和建立ISO9000：2000质量管理体系标准，而建立采购环节的索证制度与贯彻该标准有着密切关系，企业是否重视并正确建立索证制度，将直接关系到企业所建立的质量管理体系的有效性。同时，我国一些地方政府也正在积极推行商业企业进货索证制度，以完善市场秩序。所以，商业企业有必要加强对建立采购环节索证制度必要性的认识，并制定出一套科学有效的实施策略。

商业企业建立索证制度的必要性

所谓索证制度，即商业企业在开展采购业务活动时，向提供商品或服务的供方或合作伙伴，索要有关生产经营或产品质量资质证明等证件（复印件即可，以下同）的制度。

从宏观上看，商业企业是承担商品流通领域经济活动的基本经济组织，它一头连着生产领域，一头又连着消费领域；从微观上看，采购、运输、储存、销售是商业企业的基本业务环节，并顺序相连而构成商业企业的基本经营过程，其中商品采购环节，作为企业基本经营过程的首要环节，其质量管理的水平，或者说所采购商品和服务的质量，将直接关系着以后各业务环节的进行和质量，并直接影响商业企业对消费者提供服务的质量。所以，建立采购环节的索证制度对社会和商业企业都将具有重要意义。

1、保证企业自身经营活动的质量

建立采购环节的索证制度可以在正式采购商品之前，明确商品或服务的供方在资质和生产经营方面的基本情况，同时对供方提品或服务的能力，以及对产品或服务的质量保证能力进行了解，保证企业与符合要求的供方或合作伙伴合作，采购进符合要求的商品或服务，防止假冒伪劣商品进入企业。

2、提高商业企业质量管理水平

从业务过程看，采购环节是商业企业业务过程的首要环节，也是业务过程中最重要的环节，其采购商品质量的好坏，直接影响企业运输、储存、销售和售后环节的质量；从系统角度看，采购环节索证制度的建立，需要涉及相关操作规范的制定、执行、监督和控制，涉及对各供方企业的沟通、评价，涉及对采购商品的检验、跟踪评价，涉及对所索取的资质证明材料的动态管理……而这些都属于企业质量管理的基本工作。如果能在企业形成一套规范、有效、持之以恒的索证制度和管理方法，必然带动企业质量管理水平的提高。

3、促进供方质量意识和质量管理水平的提高

商业企业在采购环节建立索证制度，可以促使那些想与商业企业建立合作关系的供方，树立合法生产经营及提高产品质量的意识，完善生产经营的有关手续，加强产品质量检验，注重产品和企业的口碑、形象，合法经营，不断提高产品质量。

4、增进顾客满意

供方或合作伙伴提供的产品或服务对商业企业的最终产品有着重要的影响。供方或合作伙伴提供高质量的产品或服务，是商业企业为顾客提供高质量的商品经营服务的保证。只有为顾客提供从正规渠道采购的商品并保证商品质量，才能最终确保顾客满意。

5、维护市场秩序

如果每个商业企业在进货时，均向供方索取必要的资质证明材料，并与能提供合格证明材料的供方建立采购进货关系，必定会极大地减少“三无”产品在市场上的流通，甚至杜绝“三无”产品的生存，还能够依次促进供应链上每一个组织与其供方建立更为规范的关系，促进整个市场秩序更为完善。

商业企业建立索证制度的策略

索证制度的建立并非是一件简单的事情，它如同一项系统工程，应该从以下方面采取措施：

1、确定索证的供方范围

建立索证制度首先要明确索证的对象是谁，因为任何一个企业实际上存在着各种不同的供方，必须识别并选择起着关键作用的供方或合作伙伴进行索证。这样，既不会落下关键的供方，也不会盲目增加企业的工作量。通常，凡是直接影响商业企业对顾客经营服务质量的商品或服务的供方，商业企业应该对其进行索证。确定索证对象时应注意以下方面：

（1）划分供方大类。按与商业企业建立的业务关系，将供方或合作伙伴分为以下几种：1）商业企业自营商品的供方，如制造商、经销商；2）直接向顾客进行商品经营或服务提供的租赁方或承包方，如在商业企业租赁柜台或场地，进行商品销售或对顾客提供餐饮、服装裁剪、修理钟表、咨询、商品检验等服务的组织或个人。3）间接为顾客服务的供方，很多商业企业将商场的保安、保洁服务外包给保安公司或保洁公司去完成，后者即是供方。4）联营伙伴。

（2）确定供方初步名单。可以按商业企业商品经营范围及以往业务关系确定初选的具体供方名单。

2、确定索证时机

索证可以在三个阶段进行：1、采购之前索证。此时索证的好处是，可以使商业企业在建立业务关系时掌握主动权，在对供方的基本情况有所了解的基础上考虑是否进一步建立采购业务关系。2、签定采购合同时索证。不论新老供方，只要事先未曾获得供方的有关资质证明，则必须在与供方签定进货合同时进行索要。3、采购之后索证。一般对供方的索证不能在采购之后进行，但如果企业与供方建立了长期的供货关系，就应随时关注供方企业或产品的资质变化或认证情况，并进行跟踪索证。

3、确定索证的内容

供方不同，向其索取的资质证明种类亦不同。但商业企业应该对向供方索证的种类心中有数，以免因索证上的遗漏而将不符合要求的产品或服务采购进来。通常，需要索取的资质证明不外乎以下几种：生产、经营基本证件，特种行业生产、经营证件，产品质量检验证明，企业管理方面的认证证书，质量信誉或历史业绩方面的证明，人员资格方面的证件等。上述各种资质证明的索取，需针对具体供方的情况灵活掌握。

4、确定索证的方法

索证方法可以灵活掌握，只要达到了解、收集、验证供方有关资质证明的目的就可以了。

（1）索取的证件可以是以下两种形式：其一，索要证件的复印件。如，对营业执照、生产许可证等应索要其复印件；其二，索要证件本身。如健康证等应逐一查验或统一保管。此外，索证时可以同时向供方发放调查表，由供方按表中所列证件填写并盖章。但表中所提到的主要证件，供方应提供其复印材料。

（2）证件的提供方应是直接供方。从厂家直接进货的商品，由厂家提供资质证明；从经销商处采购的商品，由经销商提供资质证明；从批发进货时，既可以由具体的供方提供资质证明，也可向批发市场的组织者索证，并与具体供方签定进货协议；出租、联营、外包除了要有合作伙伴的资质证明外，还应与合作伙伴签定质量协议或合同；

（3）对所有供方一律索证。原则上，应该向所有与商业企业建立采购业务关系的供方进行索证，尤其注意以下情况：遇到临时采购或紧急采购而又来不及索证时，事后应视情况追索证件；企业多年的供方，不应因双方关系融洽，自觉对其了解而放弃对其索证；将“名牌”企业作为供方时，不应因其知名度较高而不加索证。

5、确定对供方索证的控制程度

原则上应该对所有供方索证，且要求供方提供有关的全套证明。但索证制度的建立并不是一朝一夕的事情，且商业企业进货渠道和经营方式很多，每种商品在企业经营中所占地位不同，消费者对不同商品或服务质量的关注程度亦有很大区别。所以，商业企业不可能作到对所有供方采取同样程度的索证控制。对供方或合作伙伴索证的控制类型和程度，应取决于采购的产品对随后商业企业商品经营及服务实现的影响。可以考虑采取分类的方式进行管理，如，将经营分为自营、联营及外包而分别管理，并根据商品在销售中的重要程度采取不同的索证方法。其中，对自营的商品，要根据采购商品的重要性，将供方和合作伙伴及采购的商品分为ABC三类，对不同供方及其提供的商品规定不同的索证要求和采用不同的索证管理方法。一般A类商品最重要，是商业企业赢利的重要商品和顾客最为关心的商品，故要对其供方进行重点控制。C类商品主要是种类多、价格低的小商品，且其质量好坏对消费者人身、财产不会造成较大伤害，并多从批发进货。其销售额占总销售额的比例很小，故可以对其供方进行较为宽松的管理。B类商品介于A、C两类商品之间，索证控制程度也应介于A、C两类商品之间。

6、进行索证并建立合格供方名单

按照前面制定的策略分别向供方或合作伙伴进行索证，凡是按照商业企业的要求提供有关资质证明材料，且经商业企业审查这些材料符合要求的供方或合作伙伴，可以考虑将其作为采购的合格供方。当然，是否将其作为合格供方，还应配合对供方的其他考察活动，如产品样品的检验，甚至到供方进行实地考察等。

对满足索证等要求的合格供方，商业企业应将其造册，而列入该名单中的供方应相对固定，以减少企业在索证、供方审查等管理上的工作，并保证采购商品质量的相对稳定。

7、对索取资质证明的管理

对索要的资质证明必须进行相应管理。管理工作可以包括：1、对证件的审查。既包括对索要证件的初次审查，也包括与供方建立合作关系以后对资质证明材料的日常审查。审查关键点应包括：证明材料种类是否齐全，证件的有效期、适用范围、审批机构及盖章情况。2、对资质证明材料的档案管理。对证明材料进行分类、排序、标识、归档、保管等工作，保证证明材料的完好齐备，并在需要查询时方便提取使用。3、动态调整。当供方的企业或产品质量发生变化，或有关资质证明材料变更，及本企业需要改变与供方的关系时，应及时对材料进行增减、删除等调整。

8、制定索证文件

商业企业应将索证的所有要求形成文字形式的操作性文件，文件名称可以是《采购索证制度》，内容应包括本文前面提到的索证的有关工作。该文件经企业高层管理者审批后，分发至与采购有关的业务部门和业务人员，这些部门和人员在日常的工作中，应该对索证的要求和规定心中有数并严格执行。

上述八项索证策略，是商业企业制定索证制度的基本思路，八项索证策略之间也存在循序渐进的内在关系。由于商业企业本身规模不同、业态多样、经营方式各异，且一些商业企业也有自己一套行之有效的索证方法，加之有关行业主管部门在企业采购环节索证方面的要求不同，所以，各企业还应该根据自身情况制定更为有效的索证策略。但商业企业作为社会经济生活中举足轻重的经济组织，建立采购环节的索证制度是大势所趋，每一个商业企业都应从有利于企业、消费者、社会利益的角度着眼，尽快建立采购环节的索证制度。