医院照片档案管理研究

在社会生活、工作中，国家相关组织、社会组织和个人直接以静止摄像摄影反映各种活动状态，且具有一定保存价值的历史记录即为照片档案，主要分为题名、照片和底片，在各部门、单位档案中占据着重要地位。在档案管理中，人们主要注重文书档案、会计档案、科技档案、人事档案的管理，对照片档案的管理并不在意，使得照片档案的收集方法与管理方式比较差。但在医院档案中，医院照片档案具有重要的地位，应积极采用先进的管理方法对照片档案进行管理。医院照片档案不仅能够将医院的历史、重大变化以及重要人物反映出来，还能够作为教学材料、宣传材料、凭证材料进行教学、宣传等，对医院具有重要作用。例如：将医院照片档案进行整理并编制出画册、史册，能够直接将医院的文化进行宣传，以加深人们对医院的印象。而随着科学技术的发展以及数码相机的广泛使用，照片档案中，逐渐出现大量的数码照片，极大改变了照片档案的载体。对此，医院照片档案应采取怎样的措施使传统照片和数码照片档案能够完整归档，对医院照片档案的管理具有重要意义。

一、医院照片档案管理的现状与存在的不足

（一）没有严格依据制度进行照片档案管理

当前，多数医院档案管理人员忽视照片档案管理制度，没有贯彻落实照片档案管理的相关规范。医院对于照片档案归档以及管理均有相应的规章制度，但是档案管理人员收集照片档案时，没有按照规章制度的要求进行，相关部门不移交照片档案，没有及时处理，使得照片档案出现缺失，破坏了照片档案的完整性。

（二）缺乏档案归档意识

档案管理人员的档案管理意识不足，照片档案没有及时归档。部分档案管理人员容易忽视照片档案工作，将重心放在相关文书档案上，没有认识到照片档案的重要性，容易忽视整理和收集照片。部分部门的管理人员倾向于本科室自己管理照片档案，以便后期查阅利用。部分人认为照片并非医院拍摄，应该由拍摄者自己保管。这些情况均是归档意识不足的表现，不利于照片档案的管理。

（三）缺乏系统性照片档案管理方法

照片档案管理方式存在漏洞，没有形成系统，照片档案可能在形成、收集、保存等各个管理环节中缺失，使得照片档案的完整性遭到破坏。以往拍摄照片时，均是由医院宣传部门或相关部门进行统一拍摄，能够集中这些照片档案并进行有效管理。而随着技术水平的提高，医院各个部门多数使用数码相机，在本部门、科室进行相关的教学、科研活动时，均会将这些照片存在本科室的电脑或光盘上，没有将这些照片归档，进而无法继续开发照片的有用性，使得照片档案不全，且在后期需要利用相关照片时，无法找到这些照片档案。

（四）照片档案管理水平较低

一般情况下，档案管理人员并非专业的管理人员，对档案管理的专业知识和相关业务并不清楚，对照片档案进行管理时，缺乏相关管理措施，使得在照片档案管理中，出现照片缺失、照片缺损的情况。

二、加强医院照片档案管理的路径

（一）建立照片档案管理制度

根据统一管理的原则对照片档案进行管理。数码照片档案与传统照片档案的管理存在较大差别，需要较为特殊的管理方法进行管理，且收集数码照片的难度较大，方式较复杂。因此，应理清照片生成部门与各档案管理部门间的关系，建立关于传统照片与数码照片档案管理的相关规章制度，严格遵照制度进行照片档案管理。在此过程中，档案管理部门应全权负责，对生成、收集、归档的数码照片、传统照片的各项工作进行协调，且根据国家规定以及相关部门制定的法律法规对照片档案进行统一管理，使照片档案管理完整。收集照片档案时，应保证照片档案清晰，能够很好地反映事实，且将数码照片存放在光盘中进行存档；部分照片模糊不清，或是假照片时，应及时剔除；部分照片拍摄的主题相同时，应从中筛选出最具代表性，具有较高保存和利用价值的照片，确保存档的照片真实、客观、清晰、完整。对数码照片进行归档时，应按照要求标明档案时间、照片载体、文件格式、像素、光盘份数等。对传统照片进行归档时，应确保照片真实、清晰，与底片一同归档，对照片反映的人物、事件、时间、地点进行说明，并附上摄影者。

（二）掌握照片档案归档范围

医院照片档案主要是医院具有保存和利用价值的照片，这些照片均应有医院档案管理部门进行统一管理。具体范围包括：一是党政方面的事宜，如重要领导到医院考察工作的照片，具体职能活动以及开展的重要活动的照片。二是各部门、科室的教学、科研活动的照片，医院开展的专家学术交流会议，国内外重大科研活动的照片，评审科研成果的照片，新技术的研发、学习、教育活动的照片等。三是建设活动的照片。如建设文明医院、环保医院活动的照片，医院管理水平达标的照片等。四是医院文化建设的照片。医院开展各项文化建设活动的照片，如文化宣传活动、文艺晚会等照片。五是对医院有重要意义，具有保存价值的照片。

（三）提高档案意识和档案管理水平

强化各部门、科室工作人员的档案意识，加强照片档案宣传工作，提高各个部门配合照片档案归档工作的积极性。国家以及档案相关主管部门明确规定了照片档案管理相关工作，应该按照规定进行收集和归档，并将这些法律法规进行宣传，以提高医院各部门、科室的档案意识，让各个工作人员深入了解照片档案的价值与意义，认识到各种重大活动中的照片对医院的未来发展的作用。开展多项档案知识学习活动，以科室为单位，以讲座、课堂的形式宣传照片档案的重要性及相关的知识，并呼吁各科室积极配合照片档案归档工作，使各个部门、科室能够自动将照片档案进行移交。在照片档案宣传工作中，努力赢得相关领导的支持与配合，让领导人员能够意识到照片档案管理的重要性，进而重视照片档案管理工作，为照片档案管理工作奠定基础。除此之外，还应加强档案管理人员的专业水平和相关业务水平。随着社会时代的变化，档案工作的形式发生了重大变化，必须由具备较高的管理水平的档案管理人员进行管理。对此，应积极对档案管理人员进行培训，增加档案管理人员的专业知识，包括档案的收集、整理、保存、使用知识等，同时，加强档案管理人员对相关法律法规的学习，让档案管理人员能够正确进行照片档案管理。

（四）加强照片档案系统管理

当前，照片档案载体中，数码照片档案是重要的组成部分，进行照片归档时，应明确数码照片、传统照片的数量、内容、收集时间，制定系统管理制度规范照片档案归档。整理传统照片和数码照片时，应统一按照规范进行存放，包括编目、文字说明等。且对照片管理室进行有效管理，使照片档案室的条件符合照片档案的管理要求，保证照片档案室避免强光照射，避免高温、高湿度，避免有害气体和磁场影响档案室档案，防止照片档案损坏。

三、结束语

照片档案具有较高的利用价值，能够直观反映相关信息。人们通过照片以及附加简洁的说明就能直接了解医院的历史与重大转变，具有较高的宣传价值，能够反映医院特色文化，并能直观反映医院开展的各项教学、科研活动更加清晰，给人们留下深刻的印象。

作者：张莉佳 单位：浙江省诸暨市人民医院