高校秘书金玉良言的艺术

【摘 要】高校秘书不仅要“妙笔生花”，还要“能说会道”。良好的语言表达能力是高校秘书必备的基本素质。高校秘书“说”的工作无处不在，上情下达、下情上传、联络内外都需要良好的表达能力。

【关键词】高校秘书；良好；语言表达；必备；基本素质

一、精于思，而美于言

“慧于心，而秀于口。精于思，而美于言。”也就是我们通常说的，只有想的清楚，才能说得明白。高校秘书说什么和怎么说，都反映其思想品质。

所谓“思是源，言是泉”。口才看上去是嘴上功夫，实质构建于其思想。俗话说：“有麝自然香”，言语表达是内在智慧的外在表现，是以知识、学识、见识为基础的。

“思维是语言的基础，语言是思维的表现。”思维与表达是相辅相成的。言语表达的高下取决于思维能力的强弱。语言表达的流畅清晰与表达者的思维密切相关。首先，培养思维的敏捷性与应变能力，即使面临尴尬环境也能应答自如；其次，建立良好的发散思维和聚合思维，在思考问题时，既能够开放性的思考，又能够将复杂多样的信息进行整合。

二、善说、会说是高校秘书必备的业务能力

语言表达是一门科学，也是一门艺术，不仅要把话说得明白，还要说得巧妙，这样才更有利于各项工作的开展。如何将话说得中肯动听、巧妙婉转，高校秘书应当注意做到以下几点：

（一）说话符合其身份

高校秘书是领导的参谋与助手，说话应以礼待人，态度和气，晓之以理，动之以情，那么对方便会欣然接受，即使难办理的事情也可能得到解决。

（二）说话符合原则政策、也符合实际

作为领导助手，时时处处代表本部门单位的立场，因而在与人交谈时，不能随便表态，不能想说什么就说什么，想怎么说就怎么说。

（三）说话时去虚假，讲实情

高校秘书无论是提供信息、协调关系，还是处理事务、辅助决策，都应去虚假、讲实情，即不论情况是好是坏、是喜是忧，都应如实地向组织和领导反映。

（四）说话时去武断，讲分寸

高校秘书的工作性质和工作环境决定了他们说话时必须把握分寸，避免简单、片面、主观和武断。在有些情况下，多说一句添乱，少说一句抱憾；说深难以拨出，说浅了不能奏效。因此，从思想认识到语言等多方面把握好分寸十分重要。

说话有分寸就是讲究表达艺术，说来让人听着顺耳并乐于接受，特别在重要问题的时候需要格外注意措辞。要把话说得委婉含蓄一些，特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用商量询问的口气，不但能够避免被动，还会收到意想不到的效果。

（五）说话时去繁冗，讲效率

高校秘书说话必须简洁明确，讲求效率，表达应一语中的、逻辑严密、词约意丰。为了提高表达的效率，在说话时还应注意少用修饰语、倒装句，不带“这个”、“那个”等口头语，做到通俗易懂、直抒胸臆。表达时分清主次，长话短说。可以通过限制说话时间、创造说短话的语言环境等方法，提高说短话的能力。

三、得体的表达需要的是循序渐进、系统训练

（一）心理训练法

此方法的目的是对良好的心理素质的培养，让高校秘书们敢于表达自己的想法。在面临复杂环境中，让他们产生某种畏惧心理而不敢说话，建立高校秘书良好的自信心，为讲话做好充分的心理准备才是至关重要的。

（二）知识积累法

知识积累是提高高校秘书语言表达的重要基础，丰富的知识积累让说话有着丰富的内容，做到“有话说”。积累的知识丰富多样，如生活知识、社会知识、公共管理学、社交礼仪、专业知识等，这些多样化知识的积累可以让高校秘书在语言中运用自如，使其能适应职业生涯发展的需要，真正成为知识修养深厚、视野开阔、知识结构完备的人。

（三）态势与礼仪训练法

端正的态势，使秘书的行为举止有着一种无声的自然得体的力量，能起到“此时无声胜有声”的效果。良好的态势是形体动作的美化语言，是现代人职业文明的标志，能够给人以声形俱佳的印象。而规范的礼仪在高秘书工作中具有特殊的意义，是不容忽视的内容，也是其重要的习惯或语言，要注重在训练中使礼仪逐渐内化为高校秘书人员的一种修养和技能。

四、语言表达要求

（一）语言组织严密性。语言的组织严密要求在组织语言的过程中，一般选择最为恰当的词汇，采用最为有效的语法组织形式，将自己所表达的内容准确无误地通过语言反映出来，一般说来，思维越严密，其表达就越准确，其传达与沟通效果就越佳。

（二）语言富有条理性。在表达之前，应该在头脑中将所表达的内容按照一定逻辑排列起来，要遵循语言的表达规律，这样在表达中才能做到心中有数，不慌不忙，富有条理，让听者听得明白，听得清楚，才能容易让别人理解和接受。

（三）语言清晰、准确。在工作与交流中，使用普通话。表达时清晰、准确是语言表达的最基本要求，即要求说话者口齿清晰、发音准确字正腔圆。担任高校秘书工作的基本条件是表达清晰准确，如果表达不够清晰，就无法有效地进行沟通与协调，日常事务很难有效地完成。表达的准确性，要锤炼评议，能够准确的对语言进行选择，在情况的传达时，能够挑选出最为恰当的语言去表达。

（四）语言简洁。语言表达简洁明了，不能拖泥带水。要抓住目的和主要内容进行表达。一句话能够说清楚不要说两句话表达，一个词能够说清楚，就不要嗦。

（五）语言富有文采。对于一般工作而言，高校秘书人员能够使自己的语言表达满足上面三方面的要求即可，当碰到一些特殊的场合和对文学修养较高的领导沟通时，就显得力不从心。因此，高校秘书人员的表达还需要有文采，这种文采的使用一定要恰到好处，让人既觉得你富有才能，又不觉得你是在卖弄辞藻，夸夸其谈。说话要富有文采，就要求高校秘书具备一定的文学修养，要多看一些文学书籍，既能够提高自己的语言表达能力，又能提高自身的人文修养。

（六）语言不失幽默感。幽默是一种语言的艺术，也是一种智慧。它的良好使用能够化解交往过程中的尴尬，能够加深与同事的友谊，改善与同事的关系，形成一种良好的人际氛围，使工作更加顺心。语言表达的幽默感是高校秘书进行人际交往最为有效的手段和工具，充分展现了其智慧和个人魅力，在恰当的场合与时间，采用恰当的幽默的语言，能够让大家心情愉悦，能够让领导和同事充分感受到你的才华和个人魅力。这要求高校秘书锻炼自己的幽默能力，语言的幽默性来源于说话者要结合特定情况将常规的事情非常规化，将常规的语言进行非常规的表达，就会起到幽默的效果。

总之，高校秘书良好的语言表达是思想品德、知识结构、生活阅历和语言技巧等方面的综合体现，是长期实践的结果。要从多方面努力，才能够提高语言表达能力。

称职的高校秘书，会办事、会撰文、会说话。要胜任本职工作，就必须重视语言技巧，善于说话。不但要讲究与领导说话的艺术，也要讲究与同事间说话的艺术。由此可见，高校秘书的口才在职场中是多么的重要。

参考文献：

[1]赵丽光 浅析秘书从业人员口才要求 吉林省经济管理干部学院学报 2011年8月

[2]陈蕴贤 浅谈秘书口才 黎明职业大学学报 2002年9月

[3]钟小安 秘书说话的艺术 秘书之友 2004年第8期

[4]李小妲 构建秘书演讲口才的训练模式 山东行政学院学报 2012年4月