高校教务秘书能力探究

摘要：教务秘书工作有自身的特殊性，这对教务秘书的能力也提出一些特殊的要求，要求教务秘书具有组织协调能力、语言表达能力、计算机操作和维护能力等，具备这些基本的能力有利于提高工作效率和工作质量。

关键词：高校；教务秘书；能力

教务管理是学校管理工作的核心，是保证教学工作正常开展的基本前提。教学秘书是高校教务管理队伍中的一支骨干力量，教务秘书工作质量的高低，与其能力和素质密切相关。一个优秀的教务秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上级交办的工作，由此，必须具备组织和协调能力、出色的语言表达能力和沟通交流能力等。

一、组织和协调能力

现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。教务秘书工作要涉及到组织协调，比如组织学生有序地参加各种考试，安排考场、座位，科学合理地组织安排教学档案等。教务秘书的职责还包括协调工作，协调不同部门之间的关系，协调教师与教师之间的关系，协调教师与领导、教师与学生的关系等。教务管理人员是学校、院系与教师、学生之间的桥梁与纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息、协调关系的作用。协调组织工作做好了，可以营造良好的人际关系，促进部门之间的融洽相处、提高工作效率、工作质量。

在工作过程中，教务秘书要学习组织协调方面的理论，在实践中不断提高工作艺术水平，做到使多个部门、多个成员互相配合，充分利用一切可以利用资源，为做好工作打下基础。既有数量的配合，又有各项工作的时间配合、行动配合。

二、语言表达能力

这是教务秘书应该具备的一项基本能力。语言表达能力包括：书面语言表达能力和口头语言表达能力。学校管理的信息传递大部分是通过书面文字的形式完成的，对教务人员来说，能熟练起草一般性的公文和文件，如通知、请示、报告、调查、会议纪要、教学情况分析、工作计划、总结等等。书面语言运用方面要做到准确、简练。准确：在表达中不论是选字用词、判断推理、多种综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标点的使用，格式的安排，都必须准确无误、无懈可击。简练：无论是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”，“言简而理周”。

口头语言是传递信息的主要手段，是教务秘书重要的工作工具。教务秘书应用口头语言主要做三方面的工作，一是传达学校各种会议精神；二是向师生宣传解释学校的各项政策；三是向学校汇报系数学工作的相关情况。这些工作都要求教务秘书要具有较高的口头语言表达能力，做到把内容表达清楚、表达准确，易理解和掌握。教务秘书在熟悉业务工作的同时，要加强教育学、社会心理学、逻辑学、修辞学、管理学等知识的学习，提高自身的文学修养和精确表达思想的能力，做到语言条理清楚、准确清晰、简明扼要、措辞得当，以提高沟通效果。

三、计算机操作和维护能力

电脑已经成为教务工作的重要工具，掌握相关的计算机技术和技能，能大大地提高工作效率，改善工作质量。首先，要掌握office软件和相关教务软件的应用技巧。目前，高校基本普及网络化办公，运用教务软件进行排课、选课、学生成绩管理，这大大提高了工作效率，同时又能保证工作的质量。这都要求教务秘书要熟练掌握相关软件的应用，充分发挥网络办公的优势。其次，懂得计算机安全维护常识。计算机病毒泛滥，稍有不慎，可能对宝贵数据造成损坏。具备计算机安全常识是非常必要的。比如，经常给软件升级，装杀毒软件，对重要数据经常备份等等。此外，了解一些计算机基本维护常识，比如，磁盘碎片整理、各种启动模式的操作、系统恢复等。

四、创新能力

教务秘书工作的主要特点是完成上级指派的任务和完成计划规定的常规工作，在做什么方面是别人确定好的，无需自己考虑，要考虑的就是怎么去做，高效率、高质量地去做。教务秘书工作的创造性体现在具体的日常事务处理中。

1、简单事务高效化。教务秘书每日都要面临着一些简单琐事，由于上级领导工作的计划灵活性，许多事情常常是临时想到的，于是，教务秘书不得不要应急处理临时分配的任务，常常忙得焦头烂额。为了高效有序地做好教务工作，在每一学期都应制定较为详细的工作计划，使得每一个月、每一周、甚至每一天要做的事，都包括在计划之内，尽量减少“突发事件”，便于工作有序进行。

2、复杂事务条理化。教务秘书工作要处理一些较为复杂的事，这要求要谨慎有条理，做到一丝不苟，万无一失。比如，考试监考的安排，不容出半点差错，每场考试的时间、地点，监考人员都不能有冲突，这要求我们在工作中要认真细致。还有教学档案的保管，教学档案种类比较多，若没有恰当的分类方法，很容易使档案凌乱、混杂。

五、自我调控能力

自我调控能力是指自我调节和控制能力，从内容上看可分为认知调控、情绪调控和行为调控。认知调控是指对所从事的工作的性质、目的、意义等，在认识上的调节和控制。由于种种原因，教务秘书对自身的工作认识会产生这样或那样的偏差，如对教务工作重要性认识不足，对自身角色和身份缺乏认同，这会影响对工作投入和工作的积极性，影响工作效率，同时也不利于自身的发展。情绪是指人们在心理活动过程中对客观事物的态度和体验。人的情绪有两种――消极的和积极的，教务秘书在工作中，要学会调控自己的情绪，使自己的情绪处于最佳的状态。要通过不断的反思，养成一套规范化的行为(语言)，在突境中，也不至于行为不当，影响工作。

六、社交能力

当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。牢固树立服务意识，热心为师生提供各种帮助，做到谦虚、尊重人、热情、善解人意、多办实事，努力营造一个祥和、融洽、互相信任的氛围，建立起良好的人际关系，为高效地开展工作创造良好的环境。

首先，教务秘书的工作需要与各种各样、各个层次的人交往，这些人具有的不同特征和个性，与他们处理好关系，是有效开展工作的前提，能够提高效率。

其次，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，与不同的人群进行交流，可以了解他们对教学管理工作的不同想法，听取他们对工作的建议和意见，能拓宽视野，建立新的思维方式，有利于工作创新。