略谈高校秘书素质微探

目前，高等学校从事秘书工作的人员大多是文书专业毕业生，而且相关一部分是“五大”生，没有学历的也不少。秘书队伍素质参差不剂，纠其原因：一是对秘书工作的性质、特点、地位和重要性没有足够的认识，忽视对秘书人才的选拔、教育、管理和使用。二是秘书未能获得相称的地位和专门的业务职称。有时甚至将一些有资格参评的事务性秘书拒之在评定专业技术职称之外，严重影响了秘书工作人员的积极性。三是有少数秘书工作人员，缺少责任心，敷衍搪塞，衙门作风。四是有的秘书素质较低，工作不得力，挫伤了群众的积极性，严重影响学校的改革和发展。因此，提高机关作风，促进教学改革和发展具重要的现实意义。

一、明确秘书工作的指导思想

高校秘书的工作涉及面广，事务繁杂。称积的秘书应当是领导的得力参谋和助手，因此必须明确秘书工作的指导思想。王兆国同志在全国秘书长、办公厅主任座谈会上说：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务做好“三服务”即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。”这不仅是中央办公厅秘书工作的指导思想，而且是一切部门秘书工作的指导思想。因此，高等学校秘书工作的指导思想，概括起来应是：围绕贯稳执行党和政府包括教育方面的方针政策和学校的各项工作，努力做好“三个服务”：一是上情下达，下情上报，为上级领导机关服务，二是为本级的领导服务，发挥参谋助手作用；三是为基层单位服务，发挥综合，协调和后勤保障作用。1994年，中央又在“三服务”的基础上提出“二高一全”的指导思想。即“全方位、全过程、高效率。”全方位指遵循领导决策意图，从调查研究、信息反馈、促督查办、综合协调等各个方面，为决策提供尽可能的依据和支持；“全过程”是指按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节，实行全过程跟踪服务；“高效率”是指提高办文、办事、办公等各项服务工作的速度和质量，使决策落实得又快又好。这一指导思想，既抓住了服务的关键――为领导服务，又提出了服务的基本标准和要求，因此更集中地体现了“三个服务”的精神。

二、明确秘书工作的特点及其重要作用

（一）政治性

高等学校秘书工作的政治性是由从属于领导、辅助院校各级领导进行决策而决定的。秘书工作在协助各级领导贯彻党和国家的教育方针、各项政策方面负有重要责任。秘书工作要经常调查了解分析部门和基层单位贯彻落实党的方针政策的情况，并及时向领导汇报，以保证本部门本单位在政治上与党中央保持一致。从事秘书工作的同志要有较高的政治觉悟和党性原则，要有高度的政治责任感，要学习掌握党的教育方针和各项政策，在工作实践中不断提高自己的政策水平，切实做好高等学校的秘书工作。

（二）服务性

秘书的服务是由从属性和辅决定的。高校的一切秘书工作都是为领导机关和基层服务的。它本身不能脱离领导而存在，它的工作都是围绕领导工作展开的。领导的工作涉及到那里，它的工作范围就延伸到哪里。李欣同志在全国秘书学建设与秘书工作学术讨论会上说：“秘书工作总是要围绕领导的要求来进行工作，一切为了一个中心――为领导服务来进行工作。”秘书工作服务的内容是多方面的。

（1）领导方面。例如，在领导进行决策时出谋献策，提供信息，反映群众的呼声和意见，使领导做出正确的决策，起到参谋助手作用。

（2）日常工作方面。贯彻领导机关的决定，汇总情况，行使管理，领导不可能事必躬亲，许多工作是需要秘书处理的。

（3）技术方面。办公自动化是秘书工作自身发展的必然趋势。实现办公自动化可以改善办公室的管理手段和工作环境，可以为领导提供更方便的服务。计算机应用、档案管理、信息搜寻、网络通讯、传真电话等技术的应用，大大提高了工作效率。过去一封发往美国的信函大约需要十几天，网络技术的应用只需几分钟便可完成。在信息时代，时间就是金钱，时间就是一切。高等学校的秘书工作人员要努力学习，尽快掌握办公自动化技术，改变工作方式，提高服务效率和质量。

（4）生活方面。即包括为领导个人的生活服务，也包括为本部门全体职员的服务。

（三）被动性

秘书每天都要处理一些公文、电话、信件等，从这个意义上讲秘书的工作是被动的。但完全有可能变被动为主动，以积极的态度当好参谋助手。分析研究某一时期带有普遍性的问题，扭转消极应付的局面。高校秘书工作最忙的时间是开学初和学期末。如不做好准备工作，一味地被动应付，就会手忙脚乱。

（四）机要性

秘书是领导身边的工作人员对领导的活动了解的比较多。秘书收发上下文，知道很多机密。

三、提高秘书工作人员的素质

（一）政治素质

秘书是领导身边的管理人员，工作的特殊决定了必须具有较高的政治素质。高校的秘书工作经常涉及理论问题和政策问题。因此，要认真学习和钻研马列主义、思想，学习邓小平理论，不断提高政治理论水平，提高分析问题和解决问题的能力。

（二）职业道德

秘书是一种无名、无利的事务性工作，必须埋头苦干，兢兢业业，谦虚谨慎，平等待人，文明礼貌。

（三）业务能力

秘书工作的性质决定秘书工作人员必须具备渊博的科学文化知识和适应环境处理各种复杂问题的能力。因此，要不断更新知识，拓宽知识面，包括基础理论、专业和社会生活等方面的知识，不断提高业务能力。

总之，一个高素质的秘书应该是“既长于辞章，是立马千言的秀才，又是善于指挥协调的组织家；既要有杂家的博学，又要有政治家的风度；既是领导的得力助手，能尽忠竭力地为领导服务，又是领导的变诤友，能直言谏诤，以弥补领导的粗疏和过失；既要尊重领导，服务领导，又要有自己独立的人格与个性，能够自尊自重；既勇于工作，敢于进言，又讲究工作艺术，语言艺术和技巧。”