国际商务跟单员的职责及素质构成分析

国际商务跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心枢纽。它按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。

根据我国与WTO的约定，从2004年底起中国外贸企业准入将实施备案制，目前集中在外贸企业出口的大量业务将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，因此出口类企业的发展进入一个高速飞跃期，产品外销国际市场的订单类加工企业已成为我国外贸产业的主力，这也客观上造成了对各类应用型外贸专业人才如报关员、商检员、国际商务单证员、跟单员、国际货运等供不应求的局面，其中跟单员因为其极强的专业性、涉外性、复杂性和风险性等特点而成为各出口企业急需的紧缺型人才。

国际商务跟单员这个专业岗位的出现不是偶然的，它是外贸企业内部专业化分工的产物，是外贸企业内部管理结构有效调整，外贸经营管理规范化和科学化发展的产物。它的出现不但进一步划清了外贸企业各岗位的责任界限，而且充分调动了企业跟单人员的积极性和创造性，对提高对外贸易企业的管理水平和经营效率，避免外贸业务操作失误和风险具有重要的意义。

一、跟单员的主要职责构成

1.对企业进行有效的风险控制，保证风险防范机制的正常运行

外贸企业的风险控制可分为高级风险控制――涉及企业长远利益和根本利益的风险控制；中级风险控制――涉及企业经营战略中的决策风险控制；初级风险控制――涉及企业业务工作效率的风险控制。三种风险可以相互影响和转化，其风险控制也不是固定不变的。一般来说，外贸跟单的风险控制主要是业务性风险控制。如：产品质量风险控制――及时发现和更换不符合合同条款规定的产品；交货期风险控制――为避免错过装运期督促生产企业按期交货；结汇风险――及时改变结算方式和更新不合格的业务单证等。如果这些风险不能有效控制，或风险信息传播渠道受阻，就可能影响企业中级或高级风险的控制，导致企业丧失防范或规避风险的有利时机，进而破坏整个企业的风险防范机制。因此，外贸跟单岗位的出现将在外贸业务的基础环节上防止失误与漏洞，对外贸企业有效进行风险控制，保证风险防范机制的正常运行具有重要意义。

2.为决策者提供及时、全面、准确的信息支持

在外贸跟单业务中，跟单员始终处在生产和流通环节的前沿，掌握着第一手信息，其拥有信息量有时甚至超过上级决策者，因此在信息处理上具有独特的条件和作用：一是可以随时依据信息变化和本岗位的职责范围做出相应决策；二是将自己不能直接处理的信息传递给上级部门，供上级部门参考和做出决策；三是对上级和自己决策的效果进行检测、评价和反馈，从而在最大限度上避免决策失误和风险。随着国际市场需求的多样化、产品小批量化以及履约节奏的加快，外贸跟单员对信息的处理能力直接关系到企业的经济效益、服务品牌、信誉和形象。特别是在条件不确定的情况下，外贸合同的顺利完成往往来自于一项决策的成功，而一项成功的决策往往来源于跟单员对信息的正确把握与处理。

3.为客户提供更专业、优质和全面的服务

跟单员是是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带，是订单的执行者，客户的服务者，其工作跨越了一个企业运作体系的每一个环节，他不但精通生产管理流程和控制，而且还需要了解产品特性、市场需求；他不但有过硬的专业知识，还有与银行、海关、商检、货代、保险公司等部门的良好的关系网络；它不但是一名优秀的管理者，同时还是一名熟练的业务执行者。他通过分析订单，对客户需求的产品作出最准确、最恰当的描述，并对生产的全过程进行质量监督，对产品质量作全面的把关；他根据订单，以最少的成本、最快的效率完成产品的出运工作。因此客户所获得的服务永远是专业的、全面的、优质的和超值的。

二、跟单员基本素质构成

跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作。有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理；有些时候，跟单员是老板的助理；更多的时候，跟单员是客户的助理，他不但要面对客户，还需要面对各种职能部门。

岗位的职责特点决定了一名合格的跟单员必须要具备以下一些基本素质：

1.扎实的业务知识是发展的基石

合格的跟单员必须是“通才”。首先，他精通生产管理，了解工厂生产环节的运作情况，对于原材料的特性、生产的工艺流程、产品的特点、款式、质量体系标准以及客户的需求等都了然于胸。

其次，他熟知国际贸易法律和惯例。跟单员是企业对外活动的一个窗口，是与国外客户直接联系的一个重要纽带。因此，他必须了解合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律知识。必须熟知有关贸易术语、国际汇兑以及国际货运等方面的国际贸易惯例。只有知法、守法、懂法，才能及时准确地处理业务中的各种突发事件，从而维护企业的合法权益。

再次，他是国际贸易业务专家，熟知国际贸易操作流程，了解运输、保险、报关以及国际汇兑等方面的综合业务知识。

最后，他还必须至少掌握一门外语，能熟练的与客户进行沟通交流。实践表明，跟单员的外语表达和沟通状况对业务成果构成直接的影响。

2.全面的能力是成长的保障

（1）分析与预测能力。通过分析客户掌握客户的需求、特点、经营风格、信用状况、资金状况等，为决策者提供全面、完整、准确的客户描述。通过分析产品了解产品特性、生产流程、市场需求、价格走势，以便于争取最优惠的价格并提供给客户最优质的产品。分析原材料的种类、市场供求状况争取获得最低的生产成本。基于这些全面而准确的分析能够对客户的需求、企业的生产能力及物料的供应情况等有一个准确的判断和预测，从而有效地组织生产、交货、收款等工作。

（2）沟通与协调能力。跟单员因为其工作性质和内容决定了其对内要与生产部门建立良好的沟通渠道，以便得到生产部门的全力配合，从而及时、优质地完成订单的生产。对外要与运输、保险、银行、海关、商检局等部门构建良好的关系网络，因为这些部门的合作是决定产品能否及时出口的关键所在。但问题的关键在于跟单员对这些部门既没有直接的领导关系，也没有直接的附属关系，他的角色只是督促这些部门来帮助完成订单，实现产品出口。如何达到目的？沟通技巧、借力使力、四两拨千斤的能力和手法就特别重要！因此，一名优秀的跟单员不能只是埋头苦干，他必须善于用文字和语言建立与各部门通畅的沟通渠道，用人际关系处理的技巧和方法构建与上级、与同事、与外单位人员的紧密的合作关系，用人格的魅力、敬业的精神吸引和影响身边的工作人员，通过他们来完成自己想要做的事。

（3）决策与应变能力。国际贸易业务环节多、参与部门多，这些环节环环相扣，任何一个环节的失误都可能导致满盘皆输的后果。这就需要处理业务的跟单员必须具备非常强的应变能力，一旦碰到意外的变故，要能表现出高度的冷静和强烈的自信，发挥自己敏捷的思维判断能力，对现状作出最准确的判断，从而调动一切可能的力量变被动为主动，争取以最少的成本化解危机。只有这样，才能摆脱困境，化险为夷。

3.强烈的创新意识是成长的动力

古人云：“兵无常态，水无定形，守业必衰，创业有望。”时代在发展，环境在变化，社会需求更加多样化、个性化，所以跟单员要树立起强烈的创新意识，通过观念和思维的创新提高为客户服务的质量和效率，通过工作思路和方法的创新获得最稳固的内外部支持。不断学习，不断总结，不断研究外部环境的变化，不断对自己提出新挑战。在创新中提升，在提升中创新，在创新中发展，在发展中创新。

（作者单位：廊坊师范学院）