医院药品采购条形码运用

医院药品采购是集科学、政策与管理为一体的工作。传统的采购模式是由专职的药品采购员完成的,而随着医药市场的繁荣与医疗卫生体制改革的深入,药品采购逐渐实行网上采购,逐步实现药品采购专业化、信息化和社会化的目标〔1,2〕。但由于我院每次采购药品的品种数目太多,如果采用逐一输入不但增加操作人员的工作量,而且每输入一个药品,要等待网络上传一次,网络不畅通时输入一次就要等待很长时间。药品采购平台里一个大批量输入药品的地方,就是流水号输入框。在流水号输入框里可以把大量的采购药品流水号一起输入,流水号之间用逗号分隔。可以使大量的采购药品只要上传一次就行了,可以极大提高输入速度。但是,流水号输入框里要输入的是采购药品的流水号,人是记不住的,最好的方法是把医院信息系统(hospitalinformation,system,HIS)里的药库管理系统采购计划数据一次性导出来,再把导出来的药品代码转换成为采购平台的流水号。但是,药库管理系统安装在连接医院内部网络上的电脑上,而药品采购平台安装在连接在因特网上的电脑上,不可避免的会被侵入大量病毒。为了防止医院内部网络的病毒入侵,连接医院内部网络的每一台的U盘接口都被封住禁用了。那么,怎样才能把医院内部网络里的电脑上流水号数据拿出来,放到药品采购平台里的流水号输入框里去呢?为此作者设计了一套用条形码进行数据传输的方法。

1所需器件和准备

两台台式电脑、一台打印机、一个条码扫描枪。一台电脑连接因特网,安装药品采购平台系统和一个条码扫描枪。另一台电脑连接医院内部网络安装药库管理系统,安装打印机和Microsoftoffice里面的Access数据库软件,并且要把药库管理系统里的药品目录与药品采购平台里的药品采购供应目录里的药品施行对应匹配,并把匹配好的信息存放在Access数据库的数据表中。之后在Access里创建以药品采购计划单为数据源、以采购药品流水号的升序为排序依据的两个报表:一个是采购单报表,采购单报表内容是由药品名称、药品规格、剂型、生产厂家、药品流水号、采购数量等字段组成;另一个条形码输出报表,条形码输出报表的内容是一条条的条形码。条形码的编码数据是由采购药品流水号和逗号组成(见图1)。

2数据传输的操作

从药库管理系统中导出一个已经被核对确认的药品进货计划单,将其保存到规定目录下的规定数据文件,如“C:\MyDocuments\计划单•xls”。打开Access里的条形码输出报表和采购单报表和条形码输出报表并打印出来。将这些报表拿到安装药品采购平台的电脑那里,用条码扫描枪把报表上的条形码逐条扫描到药品采购平台的流水号输入框里。扫描完成后,点击“查询并添加”按钮。网络上传一次后,把需要采购的所有药品列出。之后点击流水号升序排列,使其与采购单报表的排列次序相同。根据采购单报表里的采购数量数据,依次把每个药品的采购数量输入到采购平台中采购数量输入框后,点击“加入采购单”按钮即可。

3条形码扫描输入与人工输入的比较

药品采购平台的一般的操作方法为:在药品名称的输入框输入药品首拼码后,按“回车”确定后,采购平台将上传输入的首拼码信息并刷新一次网页,显示与输入的首拼码匹配的几个药品名称。正确选择其中需要采购的药品名称,在采购数量输入框里输入采购数量后,点击“加入采购单”按钮,采购平台上传输入的信息并刷新一次网页。药品名称和采购数量被加入到采购单列表中。此方法将药品名称和采购数量逐一输入,每输入一个药品名称和采购数量都要经过二次上传输入信息并刷新二次网页。网络拥堵的时候,输入一个采购药品要花很长的时间,本院一次药品采购一般需要采购几十种甚至上百种药品,这样逐个输入不但工作量大,网络拥堵的时候每次都要等到网络上传数据、刷新网页,时间来不及。而且在输入过程中,还要人工选择一次(输入首拼码而出现好几个药品名称)正确的药品名称。稍有不慎,就可能选择错误,所以,在输入时还要认真小心。只有用流水号输入,其药品才是唯一的,不需要再去选择。而且流水号输入框里可以把大量的采购药品流水号一起输入,只要流水号之间用逗号分隔,就可使所有采购药品一次性上传,网络传输时间可减少几十倍。但是,采购药品流水号人记不住,而且人工输入在输入过程中较易把数字输错。用条形码扫描的方法,把采购药品的流水号和作为分隔符的逗号一起,逐条的扫描到流水号输入框里,不但可大大提高输入速度,而且还不会造成输入错误。自从条形码扫描方法使用以来,本院并未出现过因为条形码扫描错误而造成的差错。

4讨论

药品采购药库管理是药剂科重要组成部分,必须科学合理地做好用药调查,既要保证药品的及时供应,同时又要想方设法提药品周转率,防止药品在医院里存放时间过长产生过期或近效期。本院每次药品采购一般要采购几十种甚至上百种药品,如果要对采购单逐条输入将浪费操作人员很大的精力,且花费相当多的时间。经常会发生无法及时输入采购单而耽误药品及时到货,而使药品不能及时发放到各药房。因此,引入一种科学、便捷、严谨、安全、高效的药品采购模式成为必然〔3,4〕。为了提高工作效率,本院设计了药库管理系统导出数据、药品采购平台导入数据的程序。药品采购平台和药库管理系统之间进行数据导出、导入方法进行数据交换能够极大提高工作效率、减少人为差错,这一点是非常肯定的。但是安装药品采购平台的电脑连接在因特网上,安装药库管理系统的电脑是连接在医院内部网上的。要使二者之间能够进行数据交换,一般是要采用网络连接或者U盘传递的方法,这些方法都不可避免的会带来病毒的侵入。

医院信息系统是整个医院能够正常工作的保证。医院信息系统如果因为病毒的入侵而造成系统无法正常工作的话,那会给整个医院造成非常严重的后果。所以本院把安装在各个科室的每一台电脑都进行了非常严格的U盘和网络连接禁用。以前的药品采购平台虽然设计数据导入程序,但是由于没有找到一种能够保证不会传播电脑病毒的数据传递方法,所以一直没有使用。现在利用条形码进行数据传递是最合适的方法,既可以实现数据的传递,又不会因此造成病毒的侵入,是一个非常值得推广的好方法。