高校档案“互联网+”数字化管理研究

【摘 要】伴随着电子文件的广泛运用，实体档案正在向虚拟档案转变，互联网时代的到来，也使高校档案管理工作面临着前所未有的机遇与挑战。基于完善和强化高校电子档案管理工作，进一步探索通过“互联网+”优化高校电子档案管理的相关策略，给传统档案工作插上“互联网+”的翅膀，使档案工作逐步向自动化、信息化、网络化转变。

【关键词】高校；互联网+；档案管理

2015年，全国“两会”政府工作报告将“互联网 +”从民间智库提升为国家战略，把“互联网 +”比作“风口”。对于新形式下的高校档案管理工作来说，从思想认识到工作实践，都需要主动适应和迎合新的变化，促进档案管理工作与互联网技术的有机结合，让档案管理工作更有效率、更为精确，促进档案服务朝着数字化、网络化迈进。

一、互联网 + 档案的目标与实质

1.存储介质由纸质向电子、数字多媒体、网络等等多元化介质互补融合的方向发展。数字化是实现档案工作现代化的基本前提。档案数字化之后存入电子介质，就有了比传统档案管理更加丰富的组织形式。文字、图像、声音、画面都可以轻松地组织到一起，从而更加清晰生动地还原真实。数字化档案的最大优势还在于其可以利用网络。各个不同地方的档案信息通过网络互联就可以建立起一个大而可靠的档案数据库，统一进行保存、管理。同时它也可以为有档案需求的人提供方便快捷的查阅修改等服务，从而打破了档案“久居深宫”的状态，更好的达到提升管理，服务社会的目的。

2.档案信息的特点由真实性可靠性进一步向综合性完整性转变。在档案网络化转变发生之后，管理体系最大的特点就是其综合性。与办公自动化系统、人事系统、层级文件审批系统等等各种系统相结合，使得档案管理员从单位内部办公文件的归档整理到单位之间人员流动文件审批的各个过程都可以快速清晰地在网络档案系统当中进行处理。同时文件处理、审批、交换的流程都可以在系统中有完整的保存。在文档的整体组织框架中也可以对档案数据库进行分层次的管理，使各部门进行分别的管理与汇总，从而提升了提高资料保存的完整性。

3.档案管理与档案服务更有效率，成本更低。在档案与网络紧密结合的条件下，可以迅速而又方便地进行各方面的信息采集并将其纳入单位内部局域网的建设中，使得信息在整个网络环境当中能够被快速的共享。达到简化工作流程、节约人力、物力、财力资源，达到资源的高度共享，加强各部门、各工作环节的沟通交流，提高档案管理效率乃至整个事业单位管理效率的目的。

二、高校档案管理工作中存在的问题

1.档案互联共同、资源共享格局尚未形成。当前，教育系统电子档案管理方面缺少相应的交流学习，缺乏深入细致的探讨和研究，统筹发展的观念欠缺，各自为政、管理水平参差不齐现象严重，无法实现资金共享、技术互补、资源共通。

2.档案管理安全性能较低。目前，高校档案管理各环节间所使用的安全防护软件不配套，在短时间内需频繁更换安全密钥，安全防护软件自动升级不频繁，档案管理各环节流程衔接不紧密，易在信息交接时出现安全隐患，导致管理网络陷入瘫痪。

3.管理人员规范意识、技术水平欠缺。高校档案管理人员技术水平和管理意识直接影响了高校档案管理“互联网+工作进程。然而，在实际工作中，部分档案管理人员的技术水平达不到要求。加之对档案管理人员技术培训的缺乏，导致工作人员管理意识不强，不能实现自我提升。

4.档案管理的风险评估体系不健全。高校档案管理除了安全软件防护，还应有完备的风险评估体系，以此来防范档案管理中有可能出现的风险，规避安全漏洞，拿出应对风险相关应急方案。目前，高校档案管理缺少相应的风险评估体制，导致档案管理风险的发生。

5.管理模式标准化、规范化欠缺。不同高校所使用的电子档案管理软件五色杂陈，导致档案分类差异万千，导致全国高校档案衔接不畅，增加档案统一规范化管理工作的压力。

三、档案管理“互联网+”的思考和探索

（一）打破思想藩篱，创新思维

档案工作者应培养互联网网络思维，特别是移动网络思维，善于将自身工作与网络结合来开展工作。在“互联网+”浪潮下，要积极应对新形势，利用网站、微博、微信等新媒体公众平台提供档案服务，利用网络开展远程业务指导、教育培训、经验交流、学术交流等。利用网络组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作，延伸档案工作臂膀，壮大档案队伍。在档案服务方面，形成网络创新思维，解决伪“互联网+”的倾向。

（二）加强数字化建设，进行数字资源整合

目前，档案管理人员应注重纸质档案数字化，强化互联网、新媒体信息的收集、整理、归档的意识，对互联网信息、新媒体信息的分类等方面进行研究。此外，在政府部门牵头下，档案机构应共同协作，建设全国开放档案信息资源平台，真正将互联网与档案融合，不断完善“互联网+档案”的资源建设，逐步把全国已上网开放的档案信息集中收集起来。积极推进档案信息资源共享，通过信息平台或传播渠道把档案信息传播到公众中去。目前，国家档案局网站已经开通“国家开放档案信息资源共享利用系统”，但内容有待丰富与补充，要构建一个涉及内容更广泛的信息利用平台。

（三）换位思考，建立用户思维，实现高效查询利用

在建立“互联网+档案”模式中，档案机构应建立用户思维、产品思维和平台思维。用户需求与用户体验是此模式下的重要问题。互联网+档案可以形成一个档案信息供给平台，平台的良好运作可以推动档案事业的发展。2015年1月，温州市档案局及县（市、区）档案局（馆）正式推出“智慧档案”，实现跨馆服务、异地查询。此外，基于互联网的开放系统，打造档案服务评价平台，从大数据中获取档案服务评价信息，促进档案机构服务质量的提升。把档案机构的服务对象进行细化，从而有针对性地提供“个性化”服务。

（四）做好互联网下档案信息安全防范

在传统档案安全问题中，主要涉及档案实体安全及信息安全。在“互联网+”时代，档案的安全防范同样存在于这两个方面。保存时的安全问题，可以通过技术路径进行解决，在“互联网+档案”模式下，主要安全问题突出表现为信息泄密问题。在“互联网+档案”的模式下，档案利用的便利性与档案泄密的高发性是一对主要矛盾，所以，在该模式下，对档案利用者的身份认证及权限设置是个关键点，只有实现对档案利用者的身份有效核实、权限准确分类，才能保证档案信息的安全。随着档案信息资源平台的建设，平台可实现与公民身份证系统的有机嵌合，实现对档案资源的实名查询，根据身份信息确定应用权限分类。在互联网时代、大数据时代，主趋势是实现信息及数据的互联、共享，消除信息“孤岛”，加快各类信息平台的整合，避免重复建设和数据“打架”。

“互联网+”是一个新的机遇，在电商行业看来，互联网时代，具体的产品或服务是竞争力的核心，如何吸引用户的眼球、增加用户的黏性及提高用户的转化率是关键。对于档案事业的发展同样适用，“互联网+”档案信息管理和信息高效服务，对于档案事业的发展来说真可谓是“柳暗花明又一村”。

参考文献：

[1]陈广群，林慰平.档案管理信息化建设的思考[J].科技广场，2010（4）.

[2]王兰成，刘晓亮，黄永勤.论互联网新媒体档案信息资源的建设与服务[J].档案与建设，2014（1）.

作者简介：

周林（1975-），女，汉族，河南信阳人，本科学历，新疆医科大学校长办公室综合档案室，研究方向为高校档案管理。

王栋林（1982-），男，汉族，江苏南通人，研究生学历，新疆医科大学校长办公室信息督查科，研究方向为高校行政管理、中国古代文学。