高校档案信息网站研究

[摘 要]信息时代的来临，给档案事业的发展带来了新的机遇，建设现代化的档案网站已成为高校档案部门信息化工作的重要内容。高校档案网站不仅是宣传档案馆（室）、档案法、进行历史文化教育的基地，同时也是服务用户的窗口。

[关键词]高校档案;档案网站

随着网络的迅速普及和社会信息化程度的提高，我国各级各类高校相继建立了自己的校园网。在高校档案馆从为学校服务扩大到为社会服务，而社会各方面的信息获取正越来越多地借助于互联网的今天，高校档案网站的建设显得尤为重要。

高校档案网站是对传统档案利用服务和信息交流渠道的有力拓展，既可以满足各个层次的交流需要，最大限度地扩大档案工作空间，实现高校档案信息的社会共享，增强全民的档案意识及对档案进行有效利用，同时也可以充分发挥高校档案的教育功能和宣传功能。

国内有条件的高校先后建立了众多级别、层次、规模、内容、技术、发展水平参差不齐的档案网站。一方面，这些网站的建设有效地突破了地域时空的限制，拓宽了信息交流的范围;另一方面，由于我国尚未制定可行的档案网站建设整体规划，也没有相应的法律法规来规范，因此这些档案网站还存在诸如重建轻用、更新速度缓慢、数据库资源匮乏、内容单一、功能简单、访问率低等众多问题。

1、提高高校档案网站内容建设的质量首当其冲

1.1以馆藏档案信息资源为根本，加强网站内容建设。内容信息是高校档案网站的主体信息，在这方面，各高校档案网站的差异较大。各信息类型中，较为缺乏的是特色档案、编研成果和档案学术研究信息三种。高校档案网站以本校的档案信息为依托，其面向的主要对象就是本校师生，应在档案部门人力、物力、财力允许的情况下，将丰富的传统馆藏尽快数字化，并大量收集已形成的电子文件，加大数据库建设的力度，在开发档案目录数据库的同时，大力开发档案全文数据库和多媒体档案信息。高校档案网站因其所属单位的性质，学术研究气氛较之档案局网站更浓，应发挥其优势，积极开展编研工作并通过网站加以宣传，提供利用。一般档案编研成果属于二、三次文献，基本除去了需要保密的部分，可以在网上提供利用。同时，高校档案部门应在网站上揭示档案教育、档案学术问题、档案协会、档案刊物等学术研究信息，丰富网站的内容，为广大档案工作者、档案学者提供服务。

1.2充分挖掘馆藏资源特色。这既是档案部门在人力、物力、财力有限的情况下开发馆藏资源的一种途径，也是网站增强吸引力、发挥效应的重要途径。高校档案部门可以结合本校教学、科研、管理等工作来开发具有自身特色的信息资源。如可以将部分可公开的馆藏珍贵档案、特色档案等数字化后在网络中进行在线展览。

1.3档案网站内容的更新。档案网站的信息内容应该适时的更新。在进行网站设计时最好将一些可以定期更新的栏目，如新闻动态等放在首页上，对一些有关档案工作的新闻加以报道。这样，可以使首页的更新频率更高些。档案部门应对档案网站所提供的信息内容进行统筹考虑，确立一套从档案网站信息的收集、审查到的管理制度，既要考虑档案信息的准确性和安全性，又要保证档案信息更新的及时性。

2、加强高校档案网站的功能建设势在必行

2.1增强档案信息检索功能，提高网站易用性。网站在拥有丰富的档案信息资源、庞大的数据库系统后，只有提供强有力的检索工具，才能使利用者有效的查阅信息。内容丰富的网站要尽可能提供“站内检索”和“站外检索”等多种检索方式。“站内检索”提供对站内信息的检索，包括页面信息的查询和网站数据库的查询;“站外检索”主要是提供一些专业的搜索引擎入口，方便浏览者对相关信息的查询。具体来说，检索功能可以从检索范围（档案目录或全文数据库、现行文件、法规标准、新闻动态等档案信息），检索方式（分类浏览、简单检索、高级检索），检索结果处理（阅览、复制、下载或打印），检索工具的有效性（该检索工具是否切实有效，利用它是否能准确检索出已有的、符合条件的所有相关信息），易用性（即该检索工具是否简便易于使用，是否有检索范例或帮助信息）等方面进行设计和实现。不同的高校建设档案网站时应该根据实际需要，没有必要建立远超出实际条件的非常复杂的检索工具。

2.2增强互动性。互动性互联网的特点。高校档案网站应设电子信箱、留言板等网络联系方式，讨论和解答有关档案工作的问题等等，力求在互动中加强网站的服务功能，使网站真正的成为学校档案工作者和网站浏览者交流的平台。高校档案工作部门通过及时回复EMAIL，解答疑难问题，可大大增强网站与访问者的互动性，从而提高网站的访问率和档案信息利用的效率。各高校档案网站应积极建立多种交流方式，充分听取用户的意见和建议，使网站真正成为档案馆（室）与社会对话的窗口，成为档案工作者、网上用户、档案专家等相互交流的园地。

3、改善高校档案网站建设其他方面的质量必不可少

3.1网站的设计。网站设计时各页面要风格一致、色彩和谐。根据各级高校自身的实际情况来确定网站的结构、栏目的设置、网站的风格、颜色搭配、版面布局、文字图片的运用等。网站设计时还要根据网站的定位，考虑访问者的背景和构成，力求美观、主题鲜明，给人庄重、精致、典雅的感觉。同时要注意网页的色彩和谐，可先确定一种能表现主题的主体色，然后根据具体的需要，应用颜色的近似和对比来完成整个页面的配色方案。

3.2网页的优化。在网页设计中，网页的优化是较为重要的一个环节。它的成功与否会影响页面的浏览速度和页面的适应性，影响访问者对网站的印象。适时检查档案网站无效的或断开的链接，提高URL的使用效率，科学地存放不同类型的文件，尽可能减少根目录的文件存放数，并按栏目内容建立子目录，目录的层次建议不要超过3层，维护管理方便。页面层次较少，无法承载大量信息，而页面层次太多，又会使读者打开时失去耐心，制作起来也较为复杂。

4、在档案信息上网的过程中要正确处理好档案信息的上网和保密的关系

高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性在网上档案资源开发利用中必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用的。一般地说，凡公布会损害国家安全或者集体、个人利益的档案，均属于限制利用的范围。因此需要高校档案工作部门根据具体情况确定档案的上网等级。对于的档案，如专利、发明等可以提供一部分普通的信息，以不泄密、不造成经济损失，同时又能吸引潜在用户来查阅档案为原则。对这部分档案可进行有偿转让。此外，档案工作人员应对现存的档案及时地进行重新鉴定，争取做到该保密的一定要保密，该开放的一定要及时开放。

总之，高校在建设档案网站时一定要遵循国家的有关规定，正确处理档案信息的共享性和保密性的关系。对于档案部门来说选择哪些档案信息上网要根据各馆的具体情况来权衡。既不应由于档案具有保密性而阻止档案信息的共享性，也不能为了实现网站档案信息的丰富而忽视档案的保密性。

高校档案网站建设实际上是一个不断充实和完善的过程，通过不断的发现问题，解决问题，修改，补充，使网站结构趋向合理，内容更加丰富，形式更富有感染力。高校档案部门要抓住机遇，充分利用档案网站这一服务平台，发挥高校档案馆（室）信息资源优势，把档案网站建成档案工作的宣传窗口和档案信息资源的利用中心。