应对高校档案“爆涨”的策略研究

摘 要：本文通过对高校档案“爆涨”的原因分析，提出解决高校档案“爆涨”的策略，以此促进高校档案工作的顺利开展。

关键词：高校档案 爆涨 原因 策略

“爆涨”——就是急剧上升，快速膨胀。目前，高校档案正面临着这样一个“爆涨”局面：由于近年来档案的归档数量剧增，导致档案储存空间涨满，随时有被胀破的危险。也许，这有点危言耸听，但这种现象确实存在，特别是在一些基础薄弱的高等院校尤其明显，必须引起我们的高度重视，研究一个行之有效的解决方法。

一、引起高校档案“爆涨”因素

1.高校扩招

近年来在党和国家政策的扶持下，全国各地高校不断扩大招生，在校学生人数快速攀升。同时，为了满足办学需要，各地高校又掀起了新一轮扩建或新建校区的热潮，以教学、科研、基建工程、学生档案等类别为主的档案随之急剧增加，档案库房严重堵塞。但是，档案馆库却没有随着扩招而得到有效扩大，导致馆藏档案数量大幅增加而馆库涨满。

2.对外活动和合作交流加强

随着教育改革的推进和发展，各高校为做大做强，大力开展各项活动和对外交流与合作，各种形式多样的重大活动接连不断，其活动数量之多及交流合作之频繁是前所没有的，并由此产生了大量与教学、科研、行政管理等方面相关的档案。

3.财会类档案的长期积累

一直以来，财会类档案在高校库藏档案中占有很大的比例，特别是会计凭证数量巨大。随着学校的发展和经济活动的增加，财会类档案的流入量仍然会呈现出不断增长的趋势。

4.入“口”不严，出“口”堵塞

目前，大多数高校档案馆的档案普遍存在只进不出的现象，特别是近年来，为丰富馆藏和档案开发利用的需要，各高校加大了档案的收集力度和收集范围，往往是“来者不拒”，多多益善。同时，在确定档案保管期限时，往往采取“宁长勿短”做法，缺乏对档案归档入库前的质量鉴定。另外，没有定期对到达保管期限的档案进行鉴定，由此造成库存档案越积越满、馆库不堪重负。

5.电子信息数据的巨量增长

随着现代信息技术的广泛应用，各高校工作重点转移到档案信息化和数字化档案馆的建设中，归档文件双轨制的实施（纸质文件和电子文件同时归档），使档案存入量成倍增加。一方面，纸质档案在全文数字化过程中产生巨量的电子文件和数据；另一方面，办公自动化的兴起，又源源不断产生大量电子文件；同时，在信息资源共享时代，借助网络平台又需要接收大量的情报信息。这些电子文件和情报信息的大量流入，导致电子信息数据库存储空间涨满，服务器内存告急。

二、“爆涨”对高校档案工作的影响

档案存量的急剧上升导致馆库涨满，必将对档案工作造成严重后果。首先，大量档案的流入，造成了档案库房紧张，信息数据运转失灵，档案保管成本提高，档案管理工作难度增大。其次，库存档案数量的增加，势必造成档案内容庞杂和质量的下降，不利于档案的开发利用。再次，存量档案过多，不利于优化馆藏和档案的科学管理，并造成库房空间的浪费和能耗增加，不利于节能环保。长此发展，必将阻碍档案工作的顺利进行，严重影响档案事业的健康发展。

三、解决高校档案“爆涨”的策略

1.严把档案归档“入口”大关

随着社会的发展，未来档案保管必然会走上“少藏精藏”的发展道路。因此，放弃数量上的追求，寻求质量上的保证，严把档案“入口”大关，是解决高校档案“爆涨”的重要环节。加强对档案入库前的质量鉴定，拒绝一切无利用价值和无保存价值的档案流入库房。同时，准确地把握档案的保管期限，对难于确定保管期限的归档文件，宜遵循“就低不就高”的原则，防止无形增加馆藏数量，影响馆藏质量。通过以少而精的典藏达到优化馆藏、节约储存空间的目的。

2.疏通档案“出口”渠道

努力实现由“丰富馆藏”转变为“优化馆藏”，定期对库藏档案进行鉴定和销毁是疏通档案“出口”的重要渠道。改变档案“一朝入库，一劳永逸”状态，对于已经归档入库的档案，定期开展档案鉴定工作，对保管期限已满且无保留价值的档案坚决剔除销毁，腾出更多的空间放置档案，获得保管利用的最大效益。

3.合理排架增加储藏量

科学布局，合理排架，是做好档案保管工作的基础。采取科学合理的排架，妥善放置档案箱柜，改变档案装具等方式能有效地发掘潜力、增加档案存量。因此，大量采用密集架的储存方式不失为扩容之计，在档案库房里，采用密集架进行档案储存，优点是节省馆库空间的同时能获得多几倍于五节箱柜的储存容量。但是，采用密集架时要充分考虑房屋结构、楼面荷载等因素，要符合《档案馆建筑设计规范》的要求，确保库房安全。

4.以“云储存”提高数据存量

目前，不少高校在进行数字化建设中，为解决数据库“爆涨”问题，多采用磁盘阵列增加内存以提高服务器储存量。但是，在电子信息爆炸式增长时代，这种存储方式是远远赶不上电子数据增长的速度，从长远发展来看，还是建议采取“云储存”的方式解决为好。“云储存”不仅能提供海量的存储空间满足日益增长的电子信息数据的巨量需要，并且其存储系统具有高安全性、可靠性，能很好地适应未来发展需要，支持应用平台平滑扩展、无缝升级，是解决高校档案数据库“爆涨”最有效途径。

5.加快档案馆库建设

新建、扩建档案库房，既是解决档案“爆涨”的出路，也是档案工作持续发展的根本。日前，国家档案局提出到2020年实现“两个翻一番”、“一个翻二番”的目标任务，这其中的一个“翻一番”目标就是：到2020年全国各级档案馆全部建成面积达标、功能达标的新馆，同时，档案馆建筑面积比2010年翻一番。为此，各高校档案部门要努力争取学校支持和财政拨款，加快新建、扩建档案馆库的进程。同时，新建馆舍时要有前瞻性，要预留10至15年储藏空间，满足工作的需要，实现档案工作的可持续发展。

总之，积极解决工作中出现的新问题，探索档案管理工作新模式，高校档案工作才能又好又快地发展。