高校人事档案管理面临的问题与策略

一、大数据时代的内涵与特征

大数据源于信息技术革命。随着近年来互联网和信息行业的快速发展，大数据成为继物联网、云计算之后信息技术行业又一大颠覆性的技术革命，对许多组织的管理方式方法带来了新的发展机遇，同时也带来了很多挑战。2011年5月，全球著名的管理咨询公司麦肯锡咨询公司了名为《大数据：创新、竞争和生产力的下一个前沿领域》的研究报告，报告指出，分析“大数据”将成为竞争的关键。如果再辅以正确的政策和有利条件，“大数据”将引发新一轮的生产力增长与创新。麦肯锡研究报告的内容促进了美国在“大数据”方面开展一系列实际行动。2012年3月22日，美国总统奥巴马宣布启动“大数据研究与发展计划”，在研发计划中，美国政府并投资2亿美元来促进这个计划的实施，把对大数据的研究上升为美国国家战略部署总体蓝图，其重要性不言而喻。那么，什么是大数据？目前，学术界对于大数据并没有给出一个统一的定义。有定义认为，大数据是指利用常用软件工具来获取、管理和处理数据所耗时间超过可容忍时间的数据集。也有研究认为，大数据技术定义作为新一代的技术架构设计，通过使用高速捕获、发现和分析手段从海量数据中获取价值。我国数据信息权威李国杰院士则认为“大数据是指在可容忍的时间内无法用传统IT技术和软硬件工具对其进行感知、获取、管理、处理和服务的数据集合。”虽然目前对于大数据没有绝对统一的标准定义，但是，大数据自身却具有一些共性特征。目前，学术界比较统一的认识是大数据具有四个基本特征：第一，数据量大。这是指数据在量的方面的累计，也是大数据的核心特征。数据量大的主要原因是互联网的普及，通过互联网，人们在获得信息的同时，也产生了大量的信息。第二，数据种类多。这指的是数据本身的外在表现形式。传统的数据类型简单，普遍使用表格形式、文本和字段加以呈现并进行数据处理。随着互联网的快速发展，除了普通的表格形式、文本等形式外，还有微博、视频、图片、二维码等形式的大量的半结构化与非结构化数据。面对庞大的数据量，人们也能很快在互联网上获得自己需要的信息。第三，价值密度低。指的是大数据时代的数据因为数据基数大，较以前的少量数据而言，数据的价值与数据的总量呈反比例关系。换言之，分母大，分子小，因而得到的价值小。这是它的基本属性。因此如何从大量的数据中搜索出实用的数据是需要研究的重点。随着信息数据的无限增值，信息数据的价值密度反而趋小。第四，处理速度快。指的是大数据时代的数据处理效率。这是它的重要特性。随着数据量越来越多，数据信息传播速度加快，必然要求数据的处理速度也越来越快，否则大量的数据根本无法得到有效处理，从而引发数据处理技术创新。从以上特征可以发现，大数据的本质并非表面的“大容量”，其概念内涵是“大价值”。因此，大数据技术的真正内涵是，它不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有不同价值和意义的海量数据进行挖掘、专业化处理和运用，才是标志着大数据时代的到来。

二、大数据时代高校人事档案管理面临的挑战

我国高校人事档案传统的管理模式是收集、管理、利用三环节。但是，随着我国人事管理制度的不断深化，加上大数据时代的出现，对高校传统的人事档案管理工作提出了更高的要求和挑战。

1.高校人事档案信息资源收集的挑战。当前，我国高校人事档案管理主要包括三个方面：第一是在编教职员工的档案。这是高校人事档案的主体部分；第二是已经退休人员的档案。第三是离职人员未提走的档案。由于高校教师学历比较高，因此流动性也较为频繁。很多教师离开学校去另外一家单位工作后，由于种种原因，档案还没有转走而仍然留在学校的。从学院学科发展情况来看，高校人事档案管理更是错综复杂。如果按照学科门类进行人事档案管理的话，那么需要归档的人事档案数据庞大且形式多样。而且，这些档案大都是纸质档案，档案管理信息化程度较低。因此，面对大数据时代，如何有效收集高校人事档案信息，实现高校人事档案从纸质档案管理到档案数字信息化管理，是高校人事档案信息资源收集面临的挑战。

2.高校人事档案管理业务的挑战。在传统的高校人事档案管理方式下，“收”是各学院和处室向人事管理部门或者档案管理部门移交部门职工的工作信息，或者由教职工本人向档案管理部门或者人事管理部门提供工作档案信息。“管”的意思主要是手工管理。当前，我国高校人事档案管理还是传统管理模式，教职工人事档案管理都是通过手工翻阅查询教职工的档案信息，由于纸质人事档案的保存时间有一定的局限性，人事档案的查阅次数越多，那么人事档案的破损率就越高，因此，在大数据时代，如何对高校人事档案实现数字化管理，以电脑信息化管理程序代替传统的手工劳动，采用云平台存储、计算和分析高校人事档案，使得纷繁复杂的高校教师人事档案管理程序化和规律化，这对当前高校人事档案管理提出了挑战。

3.高校人事档案服务人事管理的挑战。在我国高校，传统的人事档案管理缺乏开发和服务理念，管理设备和技术比较陈旧，管理权限归属部门不统一，传统的人事档案管理以纸质文档管理为主，要查找教师的档案信息，必须去保管档案的部门申请查找，程序还比较负责，使得高校教师的人事档案整年处于被动利用状态。这些情况影响了高校人事档案管理的规范化和合理利用。然而，高校人事档案的主要作用是对人事档案建立数据库，通过高校人事管理人员对人事档案数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，将原来沉淀在库的“死档案”变成高校人事管理的“活信息”，为学校高层进行人事决策提供参考，从而提高档案价值。

三、大数据时代高校人事档案管理创新策略

从高校传统的纸质人事档案管理到人事档案数字信息化管理，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段、工具难以满足大数据时代的档案信息资源管理。这就需要充分研究当前高校人事档案管理工作现状，改革创新管理模式，利用大数据的优势将其管理走向数据化和信息化，才能有效发挥高校人事档案服务教学、科研和社会服务的功能。

1.树立“大数据”的人事档案管理理念，实现数据资源有效融合。高校人事档案是高校人才信息的基础，全面记载了教职工的自然状况、政治思想、职务职称、业绩成果、专业特长等基本信息。随着大数据技术的发展，对于高校人事管理工作者来说，需要更新传统的人事档案管理观念，树立敏锐的数据信息管理意识，将大数据中的教职工信息与现实中的具体的人有效结合起来，通过调动教职工数据信息，能够结合现实中的教学、科研等具体工作，进行资源分配。举例来说，如果需要针对全校学生开出一门管理伦理学课程，在确定哪位教师最适合上这门课的时候，可以通过人事档案管理数据，进行信息搜索，将具有管理学和伦理学学科背景的教师全部找出来，接下来一个一个进行分析，最后通过面谈，确定合适的任课教师人选。由此看来，需要对这些人事档案的基本信息进行数字化管理，以便为高校人力资源管理提供有效的科学依据。

2.构建大数据管理平台，实现高校人事档案管理可视化。数据开放和数据标准是数据资源融合的基础和关键。对于高校人事档案管理部门来说，将不同部门、不同院系的教职工个人信息在学校层面上运行，就需要构建一个多中心多层级的学校数据平台，分别存放各个学院、系部、处室等数据主体和学校外部各个行业领域的数据。在这个学校层面的数据平台上，通过对学校的人事档案数据进行采集、整合、共享及利用后，能够通过当今的高科技数据处理技术将教职工人事档案信息实现可视化。例如，学校教师中教授、副教授、博士的比例，通过数据图一目了然。与外校同等层次的高校相比，学校学科发展的优势和弱势，通过数据分析对比形成图形，对比效果简单明了。这就是大数据技术的优势。而且，在大数据管理平台上，有利于将学校科研处、教务处、人事处关于教职工的人事档案信息进行有效整合，教职工的所有信息都在学校这个大平台上拉通，有利于人文社科、理工科院系发展进行不同层次的比较，使得整个学校发展情况实现可视化。

3.以服务高校人事管理为目标，实现对人事档案信息的有效开发利用。高校人事档案管理是高校实现人才资源管理的基础性工作，能够为学校在教学、科研和社会服务等方面提供重要的数据和信息支持，以便促进高校教师的合理流动和优化配置。高校实现大数据管理的前提是充分了解高校的人事管理和人事发展规律，而不是基于数据本身，数据本身是没有含义的，需要通过对学校人事档案管理的数据进行有效分析利用。因此，高校人事档案管理部门在收集全校教职工的人事档案大数据之后，依据这些数据信息，统计分析当前学校师资队伍的学缘结构、年龄结构、专业结构等，有利于学校人才队伍的优化，以便于学院在课程设置、科学研究和社会服务方面实现人尽其才，才尽其用，最大限度地发挥教师的学科知识优势。

作者：陈媛华 单位：西华师范大学人事处