基层档案室加强档案保护工作之探讨

摘 要：档案是有寿命的，档案的磨损和毁坏有时是隐性的、存在一定的潜伏期，不易及时显现并被发现，档案保护工作对于基层档案室保护档案、延长档案的自然寿命和保护档案机密有着重要的意义。本文通过对基层档案室档案保护工作中存在的问题及对其形成原因进行分析，提出了基层档案室档案保护工作的对策及建议。

关键词：基层档案室；档案保护；对策；建议

档案保护工作是档案管理工作中最为重要的日常工作之一，它对于保护档案、延长档案的自然寿命和保护档案机密有着重要的意义。作为基层档案室工作人员，始终站在保护档案的角度高效地提供档案服务，是档案工作人员应该肩负的双重职责，但目前就区、县级档案室而言，由于管理和认识水平的局限，保护和服务是一把双刃剑，许多档案工作人员不能很好地站在档案保护的角度，在保证档案服务的基础上，最大限度地延长档案寿命。如此下去，档案原件受损问题就会越来越严重。如何在档案服务过程中加强对档案的保护是基层档案室工作人员应该思考的问题。

一、基层档案室档案保护工作所存在的问题

基层档案室主要指机关和企、事业单位的档案保护和管理机构。基层档案室不同于综合性档案馆，档案保护工作所面临的困难也比综合性档案馆大得多。

（一）档案类型多、数量大，保护技术含量高、管理任务重

由于基层单位业务工作复杂，形成的档案类型和数量甚至比一些地县一级的综合性档案馆馆藏档案的类型和数量还要大，而且随着信息化技术的发展，目前现代新型载体材料的档案所占的比重也越来越大，这些新型载体所需要的存放环境条件及存放方法也有较高的要求，对于这些新型载体的保护难度大、保护的技术含量也很高。基层档案室既要保证全部档案得到全面的有效的保护，又要区别不同载体形式，采取不同的技术标准和手段保护好声像、磁性和激光记录等特殊形式的、特别重要的特色档案，所面临的保管和保护任务都非常重。

（二）档案工作不受重视，档案工作人员少、待遇低

在基层单位，档案工作一般被归类于综合行政部门，不是单位的一线工作，。档案室普遍被认为就是一个仓库，档案工作人员的工作类似于仓库管理员，将全单位每年的工作材料进行简单的存放，档案工作人员平时辛苦的工作付出，也极易被忽视。基层档案室的档案管理人员普遍很少，有的甚至没有专职的档案管理人员，档案管理人员往往身兼数职，承担的任务较重，没有精力将工作全部放在档案管理与档案保护上。

（三）档案管理制度不健全，严格执行难度大

档案保护工作是为提供利用服务的，长期以来由于强调档案整理和利用，在一定程度上导致了档案保护意识的削弱，出现对于档案材料过度使用的情况，导致档案材料受损程度严重。一些基层档案室的档案管理制度不健全，一些应立卷归档的文件材料，存留在相关处室及个人处，即使立卷归档，移交到档案室的材料也不完整。有些制度在执行方面也存在一定难度，有制度但没有严格执行，缺乏必要的监督机制，导致档案保护工作不到位。如以我院为例，按照档案管理规定，对借出的档案，档案室要按照《档案借阅制度》到期进行催还。在上级单位借阅我院档案材料长达一年半时间不还时，我院档案室时时催还让借阅者办理续借手续，但都未得到上级单位的响应，制度的执行受阻。这样势必会造成档案的磨损程度加大，限制了档案的再利用，给档案信息的开发、利用、检索等服务带来诸多不便。

二、基层档案室档案保护工作存在问题的原因分析

（一）部分单位对于档案保护工作重视、支持力度不够，对于档案管理及保护工作中所必需的资金、设备、房间等问题解决的不好，使档案管理人员心有余而力不足。

（二）基层档案室中的专职档案人员未按规定人数配备，有的档案工作人员兼职过多，任务过重，无精力做好档案保护工作。

（三）档案人员专业知识更新较慢，难以适应新政策、新形势要求，导致档案保护工作处于被动局面。

（四）使用人员缺乏档案保护意识，在使用档案材料时出现过度使用情况，使得档案材料可使用年限缩短。

三、基层档案室档案保护工作的对策及建议

（一）加大对基层档案室档案保护工作的重视

做好基层档案室档案保护工作离不开人、财、物的投入、基层档案室的经费均来自于单位内部的预算开支，因此要做好档案的保护工作，必须取得单位领导的重视和支持，基层档案人员要通过合理、灵活的方式向领导反映档案保护工作的重要性和紧迫性，并要取得其他职能部门的认同和配合，档案人员要认真做好档案工作，要积极主动采取多种形式开展档案信息的服务工作，让档案工作的功效体现在其它各大职能部门工作中，实现档案保护工作的效果最大化。

（二）提升档案管理人员的档案保护技术素质

基层档案室档案管理人员多数不是档案管理的科班出身，大多是从别的工作岗位转到档案管理岗位上来，缺乏档案保护技术的专业素养。因此必须加大对档案管理人员的培训力度，提升档案管理人员的档案保护技术素质。

（三）从细节入手，防止档案材料被过度使用

1.尽量减少档案翻阅和复印的频率

从档案保护学的角度来讲，档案接触的强光越多，纸张越容易变脆，字迹越容易褪化，但在日常查阅利用时却忽视了复印过程中产生的强光对档案造成的损害，只要利用者要求就让其复印。以我院数据统计为例，仅2000年的几年当中，提供利用近一千六百多人次、案卷近六千多卷次，基建部分的全宗档案图纸，提供利用达几十余次之多。由于没有复制件，查阅利用只能提供档案的原件，这样就使大量重要的档案要反复查阅、复印，造成不少的人为损坏，再加上文件复印中机械磨损、灯光照射和污染，加快了档案的破损速度。档案管理人员要及时了解所需，多做调查研究，对于特殊案件的档案，可先进行复印然后再提供复印件，这样就避免了档案重复翻阅和复印的情况发生，对档案的保护十分有利。

2.发挥编研资料替代档案原件的作用

档案室的编研工作是充分依据室藏内容进行的，其最终目的也是为了更多满足利用者查找的需要。如果事先编辑了单位机构沿革、历届党代会、人代会、书、大事记、先进集体、先进个人汇编等资料，日后要查这方面的材料就没有必要再去调阅档案原件，直接提供编研成果或到公共区查找，非常便捷。不仅为利用者节省了时间，而且提供的资料还比较集中系统。

3.在利用中加强对档案的监管，发现破损及时抢救

对于基层档案室来说，由于受时代条件的限制，室藏档案都有不同程度的破损和字迹褪化现象。上个世纪五六十年代，经济困难，档案用纸和书写材料普遍低劣，纸张老化，字迹褪变的现象比较严重。对于这些“体质”较差的档案，尽量避免对它的伤害。这部分档案虽然借阅次数很少，但更应在利用过程中精心呵护。因此，档案管理人员特别要在利用中注意发现档案的破损情况，力争将对档案的检查、修复等工作，贯穿档案利用工作始终。

4.把好服务利用的保密工作

档案管理人员要不断强化服务意识，转变服务观念，拓宽服务领域，改进服务方式，坚持优质服务要有高起点、高质量、高标准。要处理好利用与保密的关系。因为有些档案材料如诉讼档案属于机密材料，如果不按规定范围和手续，滥为提供，就会造成严重的后果。所以，在提供利用工作时必须注意保密工作，正确处理利用和保密的辩证关系，既要积极利用，提供利用效率，又要做好利用过程中的保密工作，不能无原则的提供利用。在利用过程中，严格按照《档案保密制度》、《档案借阅制度》和档案工作程序办理，认真审核查阅利用手续，控制住提供利用范围，坚决把住档案出门关，做到不该借的一律不借，避免泄密。

参考文献：

[1]档案保护工作中存在的问题及对策，《机电兵船档案》2012年第6期。

[2]新时期档案管理信息化对策探讨，《现代商贸工业》，2013年第2期。

[3]基层档案室档案保护工作的困难与对策，《湖北档案》，2011年12月。

（作者通讯地址：北京市昌平区人民检察院，北京 昌平区 102200）