房产档案现代化管理的思考

随着计算机技术和网络信息系统的发展，现代化的管理手段以计算机网络系统为平台，采用数字化的管理方式，使管理水平不断提高。目前，在档案管理中基本已实现了数字化处理，将实物档案通过扫描或照相技术转换为电子档案，电子档案的形成提升了档案利用的效率和途径。房产档案是专业性的部门档案，较普通档案有其特殊性。我们在管理工作中结合其特点，进一步利用数字化信息技术，使房产档案的管理工作再上一个新台阶。

一、运用地理信息系统（GIS）的设想

地理信息系统 （Geographic Information System）

是由电子计算机网络系统所支撑的，对地理环境信息进行采集、存储、检索、分析和显示的综合性技术系统。地理信息系统技术为房产档案管理打开了一个崭新的管理视角，它不是单纯意义上计算机技术和测绘技术在房产管理中的运用，而是以GIS技术为基础构建房产信息化管理，并在房产档案的管理中加以灵活运用。 建立“以图查房，以图管档”的新型管理模式，将房屋测绘数据、楼盘信息与现有的房产档案信息数据进行一一对应。实现房产业务数据、房屋档案数据与房地产平面图之间相互关联的“图档一体化”管理，使房产登记管理及房产档案管理转为以图形管理为核心的模式。房产档案管理由原来的单一管理模式，转化为三维一体的综合管理方式，为不动产统一登记提供了新的思路。

实际工作中，房屋的交易与变更比较频繁，业务数据系统和档案信息系统要保证及时、同步的更新。如果相关的房屋信息没有及时更新，造成房屋基本信息不准确，会影响房屋的下一次交易。特别是拆除的房屋，如果信息与档案的脱节，导致审核人员无法确定该房屋的真实状态，就要进行实地查看，不仅给工作带来不必要的麻烦，还会降低案卷查全率。应用房产GIS数据整合，通过对房屋定位、楼盘表关联查询，可以很快地调出房屋的权属信息和自然状况，把每个房屋的坐标、权利属性、自然属性关联在一起，形成完整、准确、全面的房屋基本信息。

由于房产GIS技术将房屋图形系统、楼盘表数据与档案数据进行整合，只要房屋发生变更，系统就会将这三块数据同时更新，实现各业务模块信息数据的无缝对接，形成统一的信息管理模式，实物档案也能及时修改。就操作上看，在一个系统中可查询房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态，减少工作环节，提高效率，更有利于疑难问题的解决。引入GIS技术，还有利于各种档案信息的统计查询，为拆迁、住房保障等工作提供强大的基础数据。

二、建立三维虚拟档案库房管理系统设想

利用计算机技术，建立三维虚拟档案库房管理系统，实现数字档案和实物档案的一一对应管理，发挥数字档案与档案原件相互补充、有效管理的优势。南京市房产档案馆已存有房产档案超百万卷，有两个库房且不在同一个地方，近几年随着房地产市场的发展，房产档案的利用率不断增加，如何提高档案调阅的效率、更高效更便捷的找到档案是目前工作的一个重点。

南京市房产档案馆现有中央门和华侨路两个库房，中央门库房主要存放2004年以后分户立卷的档案，有100多万卷，华侨路库房主要存放2004年以前按幢立卷的档案和已拆除房屋的档案，也有几十万卷。存放档案的量之大，档案利用率之高，让库房管理工作变得越来越重要，同时有效改善库房管理工作模式、提高效率是亟待解决的问题。工作人员经常为找一份档案跑两个库房，既费时又费力。如果建立三维虚拟档案库房管理系统，在电脑虚拟库房内点击打开任意档案架，即可动态显示档案。系统会自动进行检测，提供导航图标（即索引），显示此档案所在的具置，引导工作人员打开档案柜，方便快捷地找到相应的查询内容，提取档案。并导入电子档案数据，提供显示和打印的服务功能，做到对实物档案和电子档案和综合、全面利用，可以大大提高工作效率。

三、房产档案数字化运用的新设想

实现档案数字化管理的基础上，可以利用业务数据与档案数据之间的关联，依托GIS开发房产档案的多样化查询。

1.各项房屋基本信息的查询

工作人员在GIS电子地图上指到某一幢房屋，就可获取该幢房屋的面积、层次、结构、建筑年代等基本信息，也可查到该幢房屋的户数、产权人和共有情况等产权基本信息。反之，也可以根据产权人的姓名、房屋坐落和房产证号等查询到对应的电子地图上某房屋的具置和周围配套设施等。

商品房还可以根据预售许可证号或商品房备案合同编号，查询楼盘的所在位置、预销售信息等。此外，还可以将房屋的限制状况，如法院查封、行政限制、拆迁冻结等信息进行绑定。工作人员只要进入电子地图管理系统，就可以获取该房屋的所有信息，提高档案的管理和利用效率。

2.强化电子地图上的数据统计功能

在大数据时代，各行各业都在广泛运用GIS这一新兴技术。房产档案管理也可以通过对各类房屋数据的整合，强化房屋基本状况信息的统计功能。如在电子地图上划定相应范围，可提供该范围内所有房屋的基本数据和统计，并对统计结果进行打印输出。利用这些功能对一个物业小区范围内的房屋情况进行统计，在此基础上对房屋的冻结查封限制、物业管理、拆迁管理等内容进行查询统计。通过GIS与房产档案信息数据的结合，实现查询和统计的一体化便捷操作。