浅谈房产档案管理

【摘要】近年来，随着城市建设的发展，旧城改造成为城市建设中一个十分重要的方面，房产档案管理在旧城改造中显得尤为重要。本文作者结合自己的工作经验，对房产档案管理工作提出了自己的一些看法。

【关键词】房产档案，特点，方法，管理

引言

作为档案众多门类中的房产档案，是城市房产行政管理部门在房产权属管理工作中直接形成的历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。房产产权档案在权属登记、交易评估，房管政策、落实政策、司祛仲裁，规划建设，旧城改造、史迹考证，房地征税等工作中部有重要的作用，提供了可靠的法律保障。因此，做好房产档案工作对稳定社会，解决民事纠纷，明确产权具有现实意义，同时做好房产档案工作为领导决策、研究房产政策，搞好房产管理。本文作者就结合自己在旧城改造中对房产档案管理的一些认识谈谈自己的看法。

一、房产档案工作的特点

（1）法律性。房产档案是除房产权属证书外法律认可的，是确认房产权利归属，鉴证房产权属处置的唯一有效证明。

（2）区域垄断性。房产管理部门都是本地房产唯一管理部门，处于对本地区房产档案的独占和垄断地位。

（3）社会性。随着知识经济的发展，社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录，客观地反映了房地产经济运行的真象，记录了一个个房地产项目建设的过程。

（4）动态性。房产档案形成后，房产权属和房产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌，城市的建设发展，房地产市场的活跃，房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生，房产权属处于不断转移和变更之中，这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。

（5）服务多元化。房产档案的服务不单纯是某一项的服务，而应该是所有信息的全部批露，是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁，是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点，为利用者提供一个交流平台。

二、房地产档案的收集与整理方法

房地产档案的收集、整理实行“谁办理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。即按照各地房地产管理部门的内部分工，各部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料，由该部门负责收集、整理、立卷之后，定期移交给本单位档案综合管理部门归档。

2.1 归档的方法

（1）分类。按照“一案一卷或数卷”的原则，将不同案由的文件材料分成不同的案卷，每办理一宗案 （如进行一次产权登记、办理一次代管或托管等 ） 所形成的材料立一个卷。

（2）去钉取齐。

（3）卷内文件排列。

（4）编制档号。归档的每一份文件材料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”。

（5）填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分固定式与非固定式两种。

（6）填写档案袋封面项目和封底备考表。

（7）装袋入盒。

（8）填写档案盒封面和脊背项目。

2.2 房地产档案文件排列的原则

（1）结论性材料在前，依据性材料在后。

（2）审批材料在前，申报材料在后。

（3）外文材料，译文在前，原文附后。

（4）其他在办案过程中形成的材料，按内容的重要程度或时间先后排列。

三、我国房产档案管理现状与问题分析

目前，在旧城改造中我国的房产档案管理存在的问题较多，主要体现在：我国房产档案由于收集时间不同、标准不同等原因造成了档案存在差异；另外，在实际收集过程中，档案管理人员素质与专业水平的差异也导致了房产档案中存在错误或其他问题。这一问题严重的影响了我国房产档案管理开展，造成了档案查阅与利用的困难。而且，在房产档案中还存在许多不合格材料的现象。这是由于档案收集初期工作人员专业水平或工作失误造成了不合格材料的归档。而后期的复核或使用中缺乏相应的纠正工作，造成了不合格材料长期存在的现状。

由于我国房产档案管理形式较为单一，其内容以文字和图标构成。这一现状使得我国房产档案管理中缺乏相应的高科技技术，造成了传统纸张档案管理成本高、查找困难、不利于数字化发展等问题。以上种种问题造成了我国房产档案管理的现状。这一现状直接或间接的影响了我国房产规划、相关经济活动的开展，甚至造成不必要的房产纠纷。针对这样的情况，我国房产档案管理工作应从档案管理形式的改革入手，针对存在的问题进行相应解决，以此促进我国房产管理工作的开展，促进相关经济活动的开展。

四、加强旧城改造中房产档案的管理的措施

4.1 加强房产档案的基础业务工作

（1）做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，渠道多元，要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。

（2）做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行基本的分类、归档形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行正确的保护管理。其次，必须严格按照档案管理规则，对所收集的档案材料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来，房产档案中最好附有房产照片，与原房产材料一并保存。

（3）做好房产档案的编目工作。编目工作是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学，直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，应解决档案管理动而不乱的问题。

4.2 加快房产档案信息化建设进程

（1）提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成部分必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案，必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平提高。

（2）推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的基础和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算案机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，从而提供高效、便捷的查询服务。

（3）完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息，一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程．中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动。

4.3 完善房产档案工作管理制度

近些年来随着经济建设的发展和广大群众法制观念的不断提高，在城市旧城改造中涉及到房产方面的民事案件和刑事案件不断增多，因而房产档案能否公开查阅问题摆在我们面前。房产档案资料是由产权人提供的历史记录和依据，属于社会财富，不应由哪一个部门垄断。但如允许公开查阅房产档案，会涉及个人财产保密、侵犯个人隐私权等问题，容易导致民事诉讼，给房产管理部门带来不必要的麻烦；如果不允许查阅，许多民事案件固缺乏原始依据将无法受理，从保护当事人的合法权益角度看，是应该允许查阅相关房产档案的。对一些特殊案件，如涉及贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，也必须从产权归属方面取得证据才能定论。因此，从廉致建设、刑事塞件的取证角度考虑，房产档案应该允许有特定职能的部门查阅。另外在旧城改造，如果不允许查阅相关房产档案资料，根本无法进行投资预算，旧城改造则举步维艰。所以从为社会社会经济建设服务的角度出发，向社会公开查阅房产档案是必要的。为此，在查阅房产档案问题上，应尽快建立健垒据有珐律依据的规章制度，在完善管理措施的基础上，把档案用活，最大限度地发挥房产档案的社会效益和经济效益。

4.4 强化房产档案的开发利用工作

（1）树立为大众服务的思想。所谓大众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者，同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期收集，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。

（2）积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。开发房产档案信息，其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的房产档案信息。具体来讲，就是在遵循档案信息收集基本准则的前提下，针对社会的发展趋势和利用者的需求特点，鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的房产档案信息资料，以满足利用者更深层次的需求。

（3）创新房产档案利用服务方式。房产档案利用程度直接取决于档案利用服务方式。传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借，档案展览与陈列服务，制发档案复本、档案证明，档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，在传统服务方式的基础上，迫切需要不断创新服务方式，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效，才能取得良好的社会效益和经济效益。如主动到市场上寻找服务商机，针对不同的人群进行专题性开发等。

参考文献

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