论加强房产档案管理

摘 要:做好房产档案管理,既能为社会公众提权归属查询,又能为政府部门提供研究房产政策、解决民事纠纷、规划发展战略的重要依据。就房产档案的特点并针对这些特点展开论述如何加强房产档案的管理。

关键词:房产;档案;特点;管理

中图分类号:F2

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2010)07-0057-01

1 房产档案工作的特点

(1)法律性。房产档案是除房产权属证书外法律认可的,是确认房产权利归属,鉴证房产权属处置的唯一有效证明。

(2)区域垄断性。房产管理部门都是本地房产唯一管理部门,处于对本地区房产档案的独占和垄断地位。

(3)社会性。随着知识经济的发展,社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录,客观地反映了房地产经济运行的真象,记录了一个个房地产项目建设的过程。

(4)动态性。房产档案形成后,房产权属和房产情况并不是固定不变的,随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌,城市的建设发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生,房产权属处于不断转移和变更之中,这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。

(5)服务多元化。房产档案的服务不单纯是某一项的服务,而应该是所有信息的全部批露,是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁,是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点,为利用者提供一个交流平台。

2 加强房产档案的管理

2.1 加强房产档案的基础业务工作

(1)做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散,渠道多元,要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。

(2)做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化,进行基本的分类、归档形成有序体系的过程。首先,房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理,严格把关,并对重要的材料进行正确的保护管理。其次,必须严格按照档案管理规则,对所收集的档案材料科学分类,合理排列,整齐装订。另外,为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来,房产档案中最好附有房产照片,与原房产材料一并保存。

(3)做好房产档案的编目工作。编目工作是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学,直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要,应解决档案管理动而不乱的问题。

2.2 加快房产档案信息化建设进程

(1)提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主,利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理,是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成部分必须朝着现代化的方向发展,否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案,必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,促进房产档案管理整体水平提高。

(2)推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的基础和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算案机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,从而提供高效、便捷的查询服务。

(3)完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息,一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合,将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息;另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点,房产档案的更新速度很快,因此在档案数据库的更新、维护上要实现实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动。 (4)建立房产档案数据分析系统。

2.3 强化房产档案的开发利用工作

(1)树立为大众服务的思想。所谓大众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者,同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料,对一些重要的单位和个人定期收集,建立广泛的房产档案信息利用服务网络,随时掌握房产档案利用者的动态。

(2)积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。开发房产档案信息,其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的房产档案信息。具体来讲,就是在遵循档案信息收集基本准则的前提下,针对社会的发展趋势和利用者的需求特点,鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的房产档案信息资料,以满足利用者更深层次的需求。

(3)创新房产档案利用服务方式。房产档案利用程度直接取决于档案利用服务方式。传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借,档案展览与陈列服务,制发档案复本、档案证明,档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展,在传统服务方式的基础上,迫切需要不断创新服务方式,只有积极地把档案推向市场,充分发挥其现实功效,才能取得良好的社会效益和经济效益。如主动到市场上寻找服务商机,针对不同的人群进行专题性开发等。

参考文献

[1]蒋素怀.关于房产权属档案数字化建设的思考[J].科技创新导报,2008,(12):148.

[2]刘爱玲.高校房产档案信息管理模式的探讨[J].科技创新导报,2008,(6):119.