手机办公系统浅析

摘 要：随着社会的发展，作为通讯工具使用的手机也开始作为办公的工具走进了人们的视线。本文简单设计和说明了手机办公的各种应用。

关键词：手机办公；OA；网络

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 14-0000-01

OA的英文简称是OFFICE AUTO，就是办公自动化的意思。作为网络时代的产物，与传统办公方式相比，其优越性主要体现在效率高，节省办公费用等方面。当今社会，办公自动化系统已经成为大中型企业必不可少的系统之一。

社会是发展的，企业的管理要求也不断提高。仅仅是企业内部的办公自动化系统已经不再满足需要，如何实现无缝的，远程访问网络办公模式，成为迫不及待的需求。

随着科技的发展，随着智能手机等移动终端技术日趋完善，3G、4G、WIFI等无线网络日益普遍，为手机办公的实现提供了可能。手机办公作为桌面办公系统的一种有效延伸，可以克服空间和时间对办公环境的限制，解决领导、经办人员不在工作岗位造成的工作延误，进一步提高公司的执行效能。

手机办公系统可以包含公告，系统内部邮件，通讯录，公司资源预约和审批等功能。本文对这些功能进行了简单的设计和说明。

一、公告功能

公告功能主要实现办公系统中的信息公告在手机终端上查看，包括了公告的列表信息和详情信息。默认首先显示公告列表，列表包括主题、发件人和时间，点击“上一页”、“下一页”按钮可以实现列表翻页；点击列表主题，进入公告详情页面，可以查看公告主题、公告时间、公告人和公告内容；点击附件后，可以查看有无附件，点击对应的附件名称后下载该附件，并调用手机自带阅读器打开该附件；点击阅读状态按钮，可以查看该公告的已读人员列表，显示人员名称和阅读时间。

二、系统内部邮件功能

收件箱

以列表方式显示办公邮件收件箱，默认显示主题、发件人、发送时间和阅读状态；列表支持翻页功能；点击邮件主题，显示邮件详情，支持附件功能。

发件箱

以列表方式显示办公邮件发件箱，默认显示主题、收件人和发送时间；列表支持翻页功能；点击邮件主题，显示邮件详情，支持附件功能。

发邮件

按部门选择收件人后，输入邮件标题和内容，发送办公邮件。

三、通讯录功能

通讯录主要分为公共通讯录和个人通讯录两个模块。

公用通讯录

查看办公系统中公用通讯录列表，列表支持翻页功能；列表显示姓名、部门和电话号码；点击姓名后查看该联系人的详细基本信息。

通讯录支持姓名、部门、号码模糊查询功能。

通讯录支持号码直接拨打电话、发送短信功能。

个人通讯录

查看办公系统中个人通讯录列表，列表支持翻页功能；列表显示姓名、部门和电话号码；点击姓名后查看该联系人的详细基本信息。

通讯录支持姓名、部门、号码模糊查询功能。

通讯录支持号码直接拨打电话、发送短信功能。

个人通讯录支持删除、修改和新增功能。

四、企业资源预约功能

企业资源预约功能可以包括会议室预约，办公装置预约和交通工具预约等功能。

1.会议室预约功能

可以根据会议室的空闲情况先行预约会议室。

2.办公装置预约功能

可以根据办公装置的空闲情况先行预约。

3.交通工具预约功能

可以预约或联系公司的交通工具（手机特有的GPS可以定位）

五、审批功能

公文审批功能可以包含各种类型公文的申请，审批，退回和拒绝功能

例如请假，出差，报销，耗材购买，业务公文的申请审批等功能。

审批功能说明如下：

（一）审批流程

申请：拥有该业务申请权限的人可以通过该系统输入适当的申请信息，然后选择该业务的下一个审批者（或者是通过系统配置，就可以省略），然后提交申请。系统将通过系统内部邮件或者短信提醒下一审批者。

审批：

拥有审批权限的人员接到邮件或短信通知后，可以即时通过手机在待审批文档一览众，打开需要审批的文档，输入修改意见和签名（电子签名：指纹认证，手机签字）。

通过审批但还有下一层审批的话，审批者还可以继续指定下一个审批者。

拒绝审批的话，该公文审批过程将中断。将邮件或短信通知所有参与过审批的人员，文件将被直接发回给申请人。

只是有所修改的时候，可以选择退回。将邮件或短信通知上级审批人员，文件将被发回。

（二）系统中有待处理文件列表，已处理文件列表，草稿列表三种类型。

查看待办发文列表，列表支持翻页功能；列表显示标题、发送人和发送时间；点击标题后查看待办发文详情，支持正文、附件下载后直接打开；点击“审批”按钮后进入意见输入界面，默认常用意见为“审批”、“拒绝”、“退回”，可以直接点击常用意见输入，意见输入后点击“下一步”进入流程环节界面，选择流程“下一步操作”和主办、协办人后提交发文流程。

（三）请假申请

现代企业内部要求严格的考勤管理。通过手机上的请假系统，可以及时的进行请假申请。

例如用户不在公司但又需要请假时，也可以通过手机申请事假，病假，代休，补休，年假等。比之口头申请，电话申请，亦或是事后补申请单，更能满足现代企业管理的需求。

（四）出差申请

用户可以在出差前预申请出差费用和日程信息。包括开始日期，结束日期，住宿旅馆，住宿费用，出差目的地，交通工具，交通费用等。在出差过程中，根据实际的情况通过手机上的出差系统修正出差信息，在公司的信息管理上将变得到更加实时有效。

（五）报销申请

出差等需要报销的情况可以使用报销申请系统。例如在出差结束后，可以直接使用出差申请中填入的数据申请报销。根据人员等级和所属，以及报销金额的大小可以设置不同的报销流程。可以想象，在出差过程中我们就可以将相关报销信息填写完整，并把各种发票凭证通过手机照相上传到系统中。回到公司后即可以立即完成报销。

（六）业务公文的流转

大中型企业的负责人经常没有固定的上班时间和地点，如果需要审批而负责人不在或者需要负责人立即审批的情况该如何处理呢？

通过手机办公系统就能很好的解决这个问题。需要审批时，发送短信给审批人。审批人不需要电脑不需要网络，直接通过手机即可完成公文审批的功能。实现了随时随地办公的要求。

总之，随着现代企业对管理要求的提高及人性化的考虑，随着科学技术的不断发展，各种远程办公系统的各种应用将不断出现。手机办公系统为企业提供了一套高效，经济，易用，可扩展的办公系统，必将成为未来的发展方向之一。

[作者简介]蒋丽卿（1981.07-），女，计算机讲师。