加强档案信息化建设 提升档案工作质量

摘 要：信息化建设是档案管理确定的发展方向。档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。作为档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求。

关键词：信息化；档案信息化工程建设

1 关于档案信息化

档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。具体而言，是以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。反思我们的档案信息化工作，我们深感：在进行档案信息化建设中必须注重软硬件工程建设并举；注重档案科技发展规划和实现规划措施的落实；加强档案科技发展工作、促进档案事业发展和腾飞，需要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养，建设高素质档案管理队伍。档案事业的发展和腾飞，既要依靠科学技术的发展进步，又要依靠高素质管理的人才队伍。

2 档案信息化建设势在必行

档案管理是机关事业单位信息化建设和发展的重要环节 档案信息化发展的技术环境已经具备。计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。

目前，虽然在档案学术与科研领域对档案信息化学术研究的论文、专著和科研成果很多，但大多研究还只是停留在实践方法与技术应用层面，系统的档案信息化理论体系尚未形成，档案信息化建设与理论探讨还处在“摸石头过河”阶段。这几年的档案学术研究及其成果已为档案信息化系统理论体系构建提供了丰富的内容，这些研究涉及电子文件管理、数字档案馆建设、档案网站建设、档案信息安全体系建设、档案信息资源整合、档案数字化等诸多方面，而且在实践方面也取得重大进展，为档案信息化的发展提供了科学的依据。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，机关事业单位档案信息化管理势在必行。

3 推进档案信息化建设

档案信息化建设要以促进、完善信息化和提升档案管理水平为总目标。应将档案信息化建设纳入整体信息化建设的规划和方案，档案信息化建设要适应事业单位信息化管理的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证档案信息化建设健康有序发展。

大力推进基础设施建设。继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。加强档案目录数据库建设。充分利用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。

依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

4.积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的应该通过接收电子档案、对各种类型的档案进行数字化等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库。积极推进档案信息标准化和规范化建设。各级档案行政管理部门和档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章；结合档案信息化建设的实际情况，适时制定相关电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则。

5.加强档案信息化管理人才队伍建设。加强档案业务人员培训工作。坚持各级档案部门领导干部进修制度，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

6.加强网络安全保障组织建设。建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。

档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

4 结语

总之，档案管理工作是一门深奥的学问，档案工作的发展探索是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进，不断促进档案管理的信息化建设。

参考文献

[1]沈运青，提高档案意识发展档案事业[J].龙岩师专学报（社会科学版）第15卷第2期.

作者简介

倪佩莹（1986-），女，浙江省绍兴人，本科，毕业于浙江工业大学，初级政工师；研究方向：档案管理。