加强水利科研档案信息化管理措施分析

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水利科研档案管理属水利科研的基础工作。水利科研档案既是水利科研成果的集中体现，也是设计、施工、监理、基建等活动的重要依据。水利科研档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程。要有序推进档案信息化管理，必须转换档案管理模式及更新档案管理理念、加强档案基础工作，提高档案人员素质。

1 水利科研档案信息化建设特点

随着社会信息化进程的加快，网络技术的迅速发展，水利科研档案管理模式正在向以计算机管理为手段、以网络传递为环境的数字化管理模式转变，电子档案将成为未来水利科研档案的主体，新时期档案管理模式呈现以下特点:档案信息载体电子化、档案信息组织形式网络化、档案信息查询检索自动化、档案信息流通网络化。

2 档案信息化建设影响因素分析

2.1 重“藏”轻“用”的管理观念比较突出主要表现为：①注重档案的实体管理，以及对文件材料的归档工作，强调案卷的数量、案卷装订的美观；②注重档案管理硬件设备的投入和库房设备的齐全；③忽视档案信息资源的开发利用，将档案的收集、保管情况作为衡量档案工作的主要标准，过分强调档案的归档率，使得档案馆（室）大体上只是个科技文件保管单位，档案资源多表现为一种静态的、封闭的资源，档案工作出现了一种高积累、低附加值产出的现象，档案信息化功能弱化，利用效率不高，从而使科技成果不能快速转化成生产力。

2.2 档案实体编号混乱主要反映在以下几个方面：①档号不规范，编号方案、形式不统一。②在文书档案中存在案卷标题不规范、问题标注含混不清、卷内无文件级检索目录、文件标题不全、责任者不明等现象。③组卷规则不规范、不统一，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的。④文书档案、质量检测档案、合同档案和基建档案等，均应按文件级管理的却硬是牵强组卷，按案卷级管理。

2.3 电子文件归档电子文件归档改变了传统文件的归档过程，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子文件的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。但在水利档案中，对大量的地形图、地质图、遥感图像的信息处理，要保持以上特性是一件比较困难的事情。如何规范电子文件格式的转换、图片文件的处理及数据压缩等都还需要进一步研究和探讨的。

2.4 缺乏复合型档案管理人才随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化需要一些既精通档案管理业务，又具备计算机技术、慢吞吞络知识和数据库管理系统知识的年轻人。目前，普遍存在档案管理人员知识结构老化，年龄偏大，信息处理能力不强，不能很快地运用新技术处理档案管理信息等问题。

3 加强档案信息化管理的几点建议

3.1 加强档案基础管理工作首先，要做好档案实体的前期处理工作。笔者认为，档号的编制要规范，要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以便于保管和查找。水利科研档案档号宜采用：全宗号--年度号--分类号--案卷号--件（册）号的形式；文件档案宜采用文件级管理，档号形式采用：全宗号--年度号--保管期限--件号。这种形式比较适合水利科研单位档案的保管，也便于利用计算机管理。其次，档案著录要规范。尽量采用最精确的词语涵盖案卷的内容，对于有多个称谓的个人、机关、团体的档案，在著录时应使用同一个称谓、同一题名，以确保检索点的一致性和唯一性。

要加强水利档案标引质量的控制，档案的标引包括分类标引和主题标引，首先要确定适合本单位使用的《分类法》和《主题词表》以及标引深度，在具体标引时要正确分析档案的主题，规范标识符号，对档案中有检索价值的局部主题、隐含主题、次主题要用多个主题词做更详尽的标引，尽量做到前后标引一致；对于主题内容相同的档案资料或不同档案资料中相同的主题内容，应注意保证标引结果的一致性，以降低档案资料的漏检率，提高查全率、查准率。

3.2 加快档案管理文档一体化的进程文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程，要加强文件管理的超前控制，就必须要求每一个单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换格式要标准和规范，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。档案部门应改变传统档案工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，让本单位科研人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。

3.3 利用局域网提供档案信息在线服务传统档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案实体的方式，在信息化时代里必然要发生根本变化。因此，要创新服务理念和服务模式，由过去那种被动的、手工式的档案提供利用方式，尽快转变为主动的、现代化的档案服务方式。长科院档案部门已经实现了在单位局域网上建立档案资料查询网页，向本单位科研人员提供数据库系统查询档案资料信息，并可通过单位局域网的即时通信系统“飞鸽传书”、“腾讯通”、电子信箱等服务方式与档案管理人员联系，进行信息交流，档案管理人员可在线回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，通过改变服务模式，提高服务质量。

3.4 加强信息技术人才的培养档案部门应尽快建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案队伍，以满足档案信息化建设的需要。目前应加强对现有档案工作者信息人意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。长科院正在制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力，以适应档案信息化的发展。

参考文献

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