浅谈加强医院档案管理

随着信息时代的到来，医院档案管理工作变得越来越重要。医院档案管理不仅可以对医院和各项工作、研究本医院的经营业绩和科学发展提供第一手资料，而且可以对医院工作的历史提供可靠的依据。尤甚是在信息形势和网络技术飞速发展的今天，档案信息资源的开发与利用十分重要。信息发展突飞猛进，医院档案的管理范围不能不随之扩大。以往传统的文书文档管理已不能满足需要，必须转化为多层次、多形式的档案模式。于是，电子文档管理已成了医院档案管理中的新内容，而且这种新内容的意义越来越重要。因此，提高电子文档档案的管理质量便成了各医院亟待解决的问题。

1.据调查，医院档案管理较多的存在着以下现象：

一是分工不清使档案管理失于规范。目前，关于医院档案管理工作，还没有统一的标准，医院档案管理一般都是由综合办公室负责，而综合办公室管理的一般都是文书档案、科技档案等；医院的医疗病历档案由专门的病案室管理。至于电子病历和一些医疗电子网络信息，则由信息科管理。显而易见，一个单位内档案由多部门管理，很难让其达到规范。

二是制度不完善，使档案使用率不能达到理想的高度。各单位都是根据自己的实际情况制定医疗、护理、人事、行政、后勤人员等等的管理制度，而关于档案方面的管理制度则往往被疏忽。例如，在医院目标考核中，就没把档案管理这一项纳入考核内容。如此，档案的使用率就降低了。

三是对档案管理意识较弱，使档案资源浪费。电子档案管理虽然在一些医院也建立了，但实际运行效果较差，原因是人员对档案管理知识和意义了解太少，对它的巨大作用缺乏认识，所以就不够重视，档案资源白白的被浪费了。

四是不重视对档案管理人员的培养，档案管理人员素质不高。其实，这也是缺乏认识导致的。信息时代要求档案管理人员不但要具备档案管理的专业知识，而且要具备良好的医疗技术知识、医疗管理流程，当然还要具备计算机网络常识和实际操作能力。这些，从事档案管理人员不是一开始就具备的，需要进行专门培训，而我们的医院却忽视了这一工作，原因便是对这一工作的重要意义认识不够。因此，许多档案管理人员跟不上时代的发展，直接影响了本医院档案管理水平和资源的利用率。

2.为提高医院整个工作的水平和质量，以上存在问题亟待解决

首先要提高对档案管理工作的认识，尤甚是提高医院领导的认识。有句老话说“形势好不好，关键在领导”，医院档案管理工作也是这样。“关键”的作用是决定性的。医院领导的思想意识必须跟上时展的步伐，充分认识到档案管理不但是医院整个管理的重要组成部分，而且对领导决策有不可忽视的启发和指导作用，这些是其他工作无法替代的，应该把档案管理不容置疑地纳入重要议事日程。领导的认识上去了，还要做好宣传工作，让大家都知道档案管理工作的重要性。只有这样，才能使档案管理工作在医院的整个发展上发挥应有的、无可替代的作用。

其二，制订档案管理的各项规章制度，并使其日臻规范。没规矩不能成方圆。有一套好的档案管理制度才能使档案管理工作的质量不断提高，为医院的整个发展服好务。医院应结合本单位实际情况，根据《档案法》和有关法律、法规，制订出适合本单位的、切实可行的档案管理制度。

其三，要重视档案方面新知识、新技术的开发利用。信息时代，档案知识和技术也在不断更新，不了解新的知识和技术并及时进行运用，就不能跟上时代的发展，于是便会影响档案的利用价值。由此，档案管理人员的知识就要不断更新。档案管理人员要不断学习新知识、新技术，提高自身素质，通过网络使用多元化信息资源，使医院档案更好的为医疗、教学、科研工作服务，充分发挥其社会效益。

其四，重视对档案管理人员的培训。档案管理水平如何，档案管理人员的素质是一大决定因素。医院的人才培养计划中一定要将这一项列入在内。除督促档案管理人员不断给自己的知识和技术“充电”外，可聘请专家讲课，让档案管理人员外出进修学习，还可通过对临床一线医疗、教学和科研，让档案管理人员充分了解各方面对档案信息的需求，并让他们不断总结档案管理经验，提高管理水平。当然，创造条件吸引一批具有现代科学知识和专业技能的人才，也是一个好措施。

其五，加强档案室的硬件建设。“工欲善其事，必先利其器”。应给档案室配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作。如具备条件，将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强科与科之间、院与科之间的资源共享，这样能更好地满足医院各方面工作对信息的需要，使各方面工作都得心应手，更好地推动医院的发展。

信息时代给医院的发展创造了良好的条件，医院档案由原始的手工登记和管理过度到计算机录入和管理，标志着医院档案管理工作进入了一个新时期。信息技术对医院的发展是挑战，也是机遇。推进网络资源建设，全面实现资源共享，对提高医院档案管理水平，为医院和各项工作提供丰富的信息资源和最优质的服务是一条捷径。医院要想迈入发展的快车道，加强档案管理工作，让其真正实现现代化，是一项很好的措施。

参考文献：

[1]蒋莉君，谈医院档案管理，西部医学.2008（20）02：444-445

（作者单位：河南省商丘市第三人民医院；河南 商丘 476000）