办公自动化系统在企业中的实施

摘 要 介绍办公自动化系统在神华准能公司建设的背景、总体框架、系统的功能，并对开发技术平台和系统的部署进行阐述。该系统采用当前流行的浏览器/服务器设计模式，应用了IBM办公协同平台——Lotus Domino/Notes。该系统实现了准能公司及各二级单位的公文流转、合同审批、移动办公等功能网络化、自动化，极大的提高了公司工作效率和管理效能。

关键词 综合能源企业；OA系统；Lotus Domino

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2013）17-0106-02

1 系统建设的基础模型及总体框架

1.1 系统建设的基础模型

本系统采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起我公司办公系统基础模型，即“六要素四平台”模型。

六要素是指：人、事务、资源、计划、文告及文档。从办公业务入手，提取了组成办公业务的具有一定角色能力的人，由人员参与或执行事务；完成工作所需的条件、物质、材料、信息等资源；有计划的安排，并且达到一定的目标；通过通知、领导指示、各种表单等典型的交流流转信息模块，统一存储管理的文件，如各种表格、文档。

企业在日常业务中的所有工作都由这六个要素的部分或全部来组成的。要想形成办公系统中一项完备的功能，必须了解某一项业务的要素组成，并将这些要素按照工作流程组织起来。

通过这种整合“六要素”的方法，已经能够比以往更加全面、准确的把握每一项办公业务的功能，接下来的问题就是如何将这些功能组合在一起形成一套完整的办公系统，也就是前面所说的“重新整合”的过程。

我们的做法是将这些功能“并排”的放置在一起，从横向上发现彼此之间相似或共用的部分，比如：人力资源管理、固定资产管理、合同管理、网上报销中均有流程控制，待办事宜、收发文及请示、合同生效、应收/付款、合同结束时以及通知公告均需要信息提醒。将这些功能中相似或共用的部分集合起来进行分类，可以分为四类：工作流、即时消息、知识管理和安全管理。每类功能通过几种技术的组合和集中实现，就可以形成该类功能的平台。这就是我们前面提到的“四平台”，即工作流平台、即时消息平台、知识管理平台和安全管理平台。图1表现了办公系统中“六要素”和“四平台”的关系。

1.2 系统总体框架

1.2.1 信息门户层——企业信息门户

企业门户是一个信息展示平台，是企业与员工的交互平台，它集信息、集成、查询为一体，包含了公司通知、公司信息、规章制度等信息以及合同管理、办公系统、企业邮箱的链接等。

1.2.2 业务应用层——办公自动化业务系统

1）办公系统是用来服务于日常业务的，本业务系统主要提供了安全高效的公文流转、合同管理及企业内部邮箱等功能，系统为整个企业搭建了一个协同一体的网络工作环境，避免了以往手工业务时效性差、周期长等缺点。

同时，利用办公系统中强大的工作流引擎实现公司内部流程和制度内控管理，并建立企业的知识管理平台，实现企业内外各种相关知识的与管理，并借助信息门户实现各种知识的学习使用。

2）业务系统：企业内其他各种业务系统支撑着企业关键业务的正常运行，各自分别拥有不同的信息资源，作为企业信息资源的提供者，可以借助应用集成的体系框架，将内部的各种信息资源开放出来，提供给相关人员查看。企业现有的、未来的业务系统都将纳入到整个系统的规划中，成为企业信息系统的一部分，实现紧密的集成。

1.2.3 基础组件层——工作流平台、即时消息平台、知识管理平台、安全管理平台

办公系统就是基础组件层中的不同组件的有机组合，形成满足需求的各项具体功能。例如在公文处理过程中，工作流平台提供了审批流程的控制；即时消息平台可以通过各种机制主动通知当前处理人，以提升事务处理的效率；知识管理平台可以实现纸质文档的电子化，建立完善收文处理流程，同时通过知识文档中心，根据权限保存并公文信息，延长公文的生命周期，使其能够对后续的业务活动提供持续的指导；安全管理平台可以确保公文的安全性、修正的不可抵赖性、控制公文的访问权限，保护公文内容的安全。

对于企业信息门户以及应用系统集成来说，工作流平台同样可以提供公共信息管理的审批流程，满足对信息的管理控制要求。而数据交换系统作为基础组件，可以实现业务系统数据的获取、分析处理到结果展示的全过程，形成完整的企业信息资源目录。

1.2.4 中间件层

本系统的中间件层即是Lotus Domino/Notes，它介于应用层与系统软件层之间，它把网络上各个分散的应用系统衔接起来，实现信息与功能的共享。同时，中间件层使得用户无需了解软件系统及网络的结构，只要在允许权限内就可以访问和操纵数据。

1.2.5 系统软件层、硬件设备层

指企业内部的局域网环境，以及为本项目中应用系统运行而配备的服务器设备及操作系统，将是本系统的基础设施。目前，我公司已经建立较为完善的广域网系统，还需要为本系统的运行配置相应的服务器、存储系统、操作系统等相关基础设施。

2 办公自动化系统的功能

采用上述基础模型的系统架构，需要考虑的技术要点如下。

1） 完全基于浏览器的B/S访问模式。

客户/服务器（Client/Server）和浏览器/服务器（Browser/Server）是现在开发应用系统的两大主流技术。由于管理、部署、维护的简便性，B/S架构成为当前许多信息系统的首选，它适合访问量大，多客户端的情况。C/S则是在处理大量的高速存储的数据时有更多的优势，其交互性也比B/S强。B/S体系结构具有以下优点：

①系统性能较好。由于采用基于HTTP（超文本协议）的WEB服务器和WWW浏览器，所以B/S占有优势的是其异地浏览和信息采集的灵活性和系统的交互性。

②便于维护。B/S模式所有的客户端只是浏览器，基本不需要做任何的维护，也不需要在客户机上安装应用程序，减轻了客户机的负担，当系统升级时，只要在服务器端更新应用程序即可，可维护性得以提高，实现了客户端的“零维护”。

③通用、可跨平台。B/S模式采用开放、通用的TCP/IP、HTTP等协议，从而保证了其应用的通用性和跨平台性。

④使用简单，易于扩展。不需要像C/S模式系统那样对用户进行专门的培训，使用简单，便于扩展。

2） “随需应变”的系统部署能力。

本系统使用基于多服务器、多应用的体系架构的协同办公平台系统体系框架。在这一体系框架下，各服务器及应用节点并不是独立存在，相互之间有着紧密的联系，可通过框架底层实现相互间的数据通讯及用户同步，在体系框架上很好的解决了各应用之间的协同问题。通过分布系统部署极大地降低了对中心服务器的硬件要求，可以支持更大规模的企业。分布式管理概念的引入和基于浏览器的用户管理，降低了系统管理员的工作强度。使得下属机构具有更强的灵活性和自主性。

3） “框架+组件”的体系架构。

“框架+组件”的体系架构能确保系统具有良好的可扩充性。由于采用的先进的“框架+组件”技术，使得本系统提供了对用户完全开发的模块接口，公司在今后可以自行开发其他的业务模块，按照模块接口的要求导入到框架之中，便可以在系统中使用了。

4）灵活的工作流管理方式。

工作流要解决的主要问题就是对企业内诸如公文流转、合同审批等的业务流程进行管理，使其高效运营、流程自动化。严格定义流程，防止了流程的不规范及人为的拖延等因素，使得信息传递变得流畅，解决了信息传递过程中造成的时效性差、失真等问题。

为了能够更好的支持流程管理，本系统采用了一套流程定制工具，该工具具有很好的系统结构和系统扩展性，能够满足各种业务流程的审批要求，可灵活定制审批流程和对流程进行轻松的调整与修改，并可将审批流程的管理权限下放到各使用部门，提升流程适应企业业务变化的能力，降低信息部门维护负担。

5）完善的痕迹保留功能。

Indi.doc控件提供修改痕迹保留功能，支持在需要审批的文件上直接批注。可按不同环节、不同人员查询批注意见，批注意见不影响原件，原件及批注意见可以分离。每个人所写入、删除的内容，都能够从颜色和标签两方面标志其修改内容。

6）全面支持移动办公。

协同办公要解决公文处理时效性差的问题，若一个公文长时间得不到处理或者多个文件堆积，都会严重影响工作的效率。处于业务流程中的各级领导在文件处理中担当着重要的角色，为避免因领导出差造成的文件处理延时问题，本系统采用的了VPN的组网方式。利用无线拨号通过VPN加密通道即可进入公司局域网，实现实时的登录OA系统，这样就可以有效的解决上述问题。

7）利用手机办公。

如果公司领导在外地出差，通过手机设备登录到办公系统，在领导的待办事宜中会收到下属部门提交上来的审批文件，对文件的内容进行审核，浏览各部门审核意见，然后直接在手机上签发审核意见。

3软件技术平台选择

3.1 选择Domino+JAVA的技术路线

OA作为文档流程型应用，关注的是非结构化数据的处理、用户角色权限的控制、消息的传递等；而信息门户关注的是开放式信息集成架构、多业务系统集成能力等；两者基本上属于完全不同类型的应用，因此难以用一种技术平台，既满足非结构化文档流程控制要求，又能够很好的处理结构化数据。正是基于这样的认识，提出采用Domino+JAVA的技术路线来完成系统的建设。

3.2 选择IBM Lotus Domino/Notes R7作为办公系统支撑平台

Lotus Domino/Notes 具有如下的优势：

1）文档型数据库。

Lotus Domino/Notes是一个文档型数据库系统，数据存放在文件中，数据库就是一个应用程序中的数据、逻辑和设计元素的集合体。文档型数据库既避免了关系型数据库的一些缺点，又可以高效率的管理非结构化数据及多媒体信息等。

2）对工作流机制的支持。

Lotus Domino/Notes提供了强有力的工作流机制，它根据路由将信息从一个环节传到下一个环节，帮助用户形成数据，并且根据处理过程调整工作流向，适合工作流应用程序的开发，可以方便的实现文档流转功能。

3）安全性高。

安全级别很高，从Domino应用服务器、网络、数据库、文档、表单、视图、域提供从上到下的安全级别。

4）可集成性。

Lotus Domino/Notes可以集成其它邮件系统、关系数据库等。

5）Domino Designer开发工具。

IBM Lotus Domino/Notes提供了一套面向对象的开发工具，应用程序开发人员和 Web 站点设计人员通过它可以创建安全的、能够通过 Lotus Notes 或 Web 浏览器访问的协作应用程序。开发人员很容易使用表单、视图、网页、框架集、集成的即时消息、XML、Java、JavaScript 等来创建核心业务解决方案。

Lotus Domino无论是安全性、功能完整性、还是对于文档性业务的办公系统需求，都是最理想的平台。基于以上理由，我们选择了Lotus Domino构建办公系统平台。

3.3 基于IBM WebSphere Portal Server建设公司企业信息门户

企业门户（Portal）的主要目的是使用户可以有效的整合企业内部的各种应用资源，使企业内的用户可以使用单一的入口访问多种类型信息。无论信息存贮在何处（如公司内部网络或Internet）、无论信息的格式如何，Portal都可以按照用户喜好的方式个性化地收集、展现这些信息，并能够由多种类型的设备（如PC 的Web 浏览器，或WAP移动电话上的浏览器）来对这些信息进行存取。

Portal是新一代的工作台，所有的员工都可以在这样一个工作平台上进行日常工作。Portal给企业内部员工提供了依据各自权限的、个性化的工作界面，通过该界面可以对企业后端业务系统和其他IT应用系统进行访问。

参考文献

[1]苏海云，李仲学.矿山企业OA技术的现状与展望[J].中国矿业，2004（11）.

[2]孔令标.基于Lotus的矿山办公自动化系统[J].煤炭工程，2002（6）.

[3]李俊杰.潞安集团办公自动化系统实施分析[J].煤，2011（6）.