事业单位档案管理探讨

[摘 要]在经济快速发展的今天，档案管理制度也应顺应时展需求作出调整。传统的人事档案占用面积大、检索耗时等现象已不符合时代要求。近几年来的人事档案管理还存在一些问题需要解决，本文就人事档案管理中的问题及措施进行探索，供同行借鉴参考。

[关键词]新时期;事业单位;档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0331-01

前言

近几年来，档案管理工作中涌现出了大量先进的管理技术和管理理论，有必要加大对档案管理工作的重视力度，采取切实可行的改革方法，提升档案管理工作水平，从而促进档案管理的发展。

一、人事档案现状及存在的问题

（1）对档案的重视程度不够

就我国当事业单位档案管理工作的实际情况而言，其中存在最主要的问题就是事业单位单位对档案管理工作的重视程度不够，从而影响到档案管理工作的发展。一直以来，有绝大多数人包括事业单位领导对档案管理工作的认识都存在着一定的误区，有些人甚至认为档案管理工作仅仅只是誊写和保管性的工作，因此并没有将其列入单位的重要或者主要工作中，同时档案管理工作也不能够给企业或者单位创造明显的经济效益，因此许多企业或单位领导人文只要能够保证档案不丢失和方便查档就行。而也正是源于这种思想，使得档案管理工作的发展受到了严重的制约，同时也是档案管理工作无法满足时展的需要。

（2）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

在管理上，大部分事业单位档案管理人员没有专业的档案保管知识，这就导致管理层次上的薄弱，导致管理手段和水平跟不上社会发展的步伐。其中对于档案的重要性和档案材料的收集整理等方面都做不到全面的考虑，所以业务也就相对不熟练。知识的匮乏导致材料收集意识较为淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

（3）档案交接手续不严密，重视不够

由于档案管理人员存在不是专职该职务等原因，就导致档案办理、检查、移交手续等问题处理不到位，该清理的地方不清理，该签字的地方没有签字都是层出不穷的问题，所以就会导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清等情况，所以就会产生一定的管理困难。

二、新形势下如何做好事业单位档案管理工作

（1）加强事业单位档案管理人员的责任意识，定期收集资料

要充分发挥档案收集工作的作用，首先就要规范档案管理的各项工作。事业单位单位要安排专业的档案管理人员，及时收集各个部门的日常工作记录，并指导各个部门按照规定的档案管理办法记录本部门的日常工作，并定时进行检查，尽可能完整地保留各种有效资料。通过这种规范的档案管理方法，能够有效推动档案收集工作的进行。

（2）优化事业单位档案管理的管理方法

由于对事业单位档案管理工作的不重视，导致事业单位部门也不注重对档案管理方法的优化，大都还在延续传统的管理方法，使事业单位档案管理工作的准确性、完整性、真实性都受到影响，导致事业单位档案管理工作水平的降低。因此，为了提高事业单位档案管理工作的水平，必须优化事业单位档案管理方法，使其更加科学、规范，保证事业单位档案管理的准确、真实、完整。

例如，1.管理人员可以将事业单位档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档，确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证事业单位档案管理的完整性;2.对事业单位档案资料进行相关性的收集、整理、存档，保证某一系列的事业单位档案资料具有连续性，使事业单位档案管理工作更加细致、科学、规范，更有利于事业单位档案管理工作效率的提高;3.利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、档案检索系统、借阅系统等多种系统，对事业单位档案资料进行一目了然的了解，不易导致事业单位档案资料的丢失，而且能够有效延长档案资料的存档时间，对事业单位部门系统了解档案资料有着积极的作用。

（3）完善事业单位档案管理的管理制度

事业单位单位要想在新的形势下承担起新时代给予的挑战，创造良好的发展局面，就必须坚持实事求是，根据自身的实际情况制定档案管理工作制度，在原有档案管理工作的基础上进行创新，寻求新的档案管理工作方式。

缺乏完善的事业单位档案管理制度，也在一定程度上导致事业单位档案管理工作不科学、不规范，抑制了事业单位档案管理水平的提高，因此，事业单位部门必须制定完善的事业单位档案管理制度，为事业单位档案管理工作提供可靠的依据。例如，可以制定档案管理的检查制度、保密制度、归档制度、借阅制度等，档案检查制度是为了确保事业单位档案的准确、可靠，保密制度是为了保证事业单位档案资料的安全性，归档制度能够为事业单位档案管理提供科学、合理的归档依据，借阅制度是明确档案资料的借阅记录。但无论何种事业单位档案管理制度，都是为了提高档案管理工作的管理水平，因此，各项制度的建立必须遵循科学、合理原则，能够真正的对事业单位档案资料起到保护、保管的作用，从而促进事业单位档案管理水平的提高。

（4）严格事业单位档案的交接程序

目前，事业单位部门的档案交接程序十分不规范，多数人员在离岗、调岗时，不按规定进行部门档案的交接，甚至不交接，@都使事业单位档案管理材料的完整性、准确性受到影响，十分不利于事业单位档案管理工作的正常运行，因此，事业单位部门必须将档案资料的交接程序严格化、规范化，例如，当工作人员出现调岗、离职等情况时，要将自己负责的所有项目资料进行签字、上交，并注明交接时间、监交人、移交人等，并将借阅的资料进行整理、催还，并注明借阅原因、催还情况等，使管理人员能够一目了然的了解档案资料的各项情况，利于以后的管理、使用，有效防止了事业单位档案资料的丢失、不完整等情况，有利于事业单位档案管理工作的有序进行。

事业单位档案具有十分重要的价值，为保证事业单位工作的连续性起到了不可替代的作用，在事业单位工作人员变更时，档案工作实现工作的前后衔接、决策的有效执行提供了准确依据;在事业单位推动改革发展，提高行政效能中，具有非常重要的参考价值。所以说，事业单位单位要在思想上高度重视档案管理工作，要在日常运行过程中强调档案管理的规范性，促进档案管理的发展。

（5）做好宣传，提高知名度

事业单位档案的工作是一种繁杂、保密的工作，决定了事业单位档案工作的重要地位。在往常，对档案部门有一些片面的消极见解，认为档案部门是一个弱势部门。在这种不良的情况下，档案的工作首先要加大宣传力度，在工作人员心中树立典型，积极的参与业务的各种工作、中心工作，争取做到尽善尽美，为档案工作建立新的积极的形象，在部门领导心中建立良好的工作形象，使领导关注重视档案工作，得到相关部门的理解和支，在思想上和工作安排上，对档案部门增加管理力度。其次提高我国国民法律意识，增加《档案法》的宣传强度。

三、结束语

事业单位档案管理工作对提高事业单位部门的工作效率、工作质量有着重要的作用，因此，事业单位部门必须加强对事业单位档案管理工作的改革，解决事业单位档案管理中存在的问题，优化管理方法，加强管理意识，完善管理制度，从而切实提高事业单位档案管理工作水平。